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In vielen Arztpraxen beherrscht die Bürokratie den Arbeitsalltag der Ärzte und medizinische Fachangestellte. Das ist sicherlich richtig und eine der unangenehmen Seiten der medizinischen Arbeit. Allerdings sollte man klar und deutlich zwischen den Verursachern unterscheiden: externe oder interne Bürokratie. Wir können zwar nicht die Formulare und Anfragen der Kassen oder stetigen EBM-Reformen kurzfristig verhindern, aber wir können die eigenen Praxisabläufe überdenken und Anfangen, Bürokratie bei uns selbst abzubauen. Bürokratieabbau in der ArztpraxisViele Arztpraxen sind durch einen Führungsstil geprägt, in der die medizinischen Fachangestellten und angestellte Ärzte nur ihre Arbeit nach direkten Arbeitsanweisungen ausführen dürfen. Dies führt zu einem ständigen Rückfragen und gebremsten Abläufen. Konkret sollte man damit anfangen die Interaktion der medizinischen Fachangestellten mit den Ärzten / Praxisinhabern zu erfassen: Wann muss eine medizinische Fachangestellte oder angestellter Arzt mit dem Praxisinhaber(n) persönliche Rücksprache nehmen? Hier ein paar Beispiele von typischen Arbeitsabläufen, die oft nicht selbständig ausgeführt werden können (dürfen): Blutabnahmen für Gesundheitsuntersuchungen, präoperative Eingriffe oder im Rahmen der MedikamentenüberwachungRezepte/Überweisungen: Physiotherapie, Logopädie, Ergotherapie, FacharztüberweisungenWundversorgung (auch bei chronischen Wunden), NahtentfernungHausbesuche: Entscheidung über die Notwendigkeit und DringlichkeitTelefonate: Anrufer, welche sofort einen Arzt sprechen möchtenBestellungen für den Praxisbedarf / BürobedarfPersonalmanagement: Lohnverhandlungen / Fortbildungen / Urlaub / EinsatztätigkeitenAbrechnung (KV/HZV/GOÄ)Papierausdruck und Vorlegen aller "wichtigen" Unterlagen, FormulareMedikamentenpläneTermine zur WiedervorstellungGründe für eine hohe interne BürokratieGründe für eine interne Bürokratie sind oft hierarchisch geprägte Strukturen und Ängste über Fehlentwicklungen, im Besonderen betriebswirtschaftlicher oder medizinischer Natur: finanzielle Nachteile zum Beispiel durch zu ausgedehnte Laboranforderungen, Praxisbedarf / Büromaterial, Rezeptwünsche, fehlerhafte Abrechnungen, h0he Gehälterfalsche medizinische Entscheidungen / Einschätzungen (Hausbesuche / Wundversorgung / Übersehen von wichtigen medizinischen Informationen)Verpassen von wichtigen Nachrichten / AnrufernVerärgerung von Patienten / Kollegen und damit Rückgang der BehandlungsfälleGleichwohl ist der Faktor "Macht" nicht zu unterschätzen: der Praxisinhaber stellt sich dadurch immer an die oberste Stelle in der Organisation "Arztpraxis" und übt damit auch gleichzeitig einen enormen Druck auf sich selbst aus, sowohl emotional als auch zeitlich. Lösungen für einen BürokratieabbauMan sollte sich klar machen, dass Ärzte auf die medizinische Versorgung spezialisiert sind und medizinische Fachangestellte in Ihrer Ausbildung und Berufserfahrung die Praxisorganisation sowie zunehmend auch medizinische Routinetätigkeiten selbständig durchführen können. Die Rückbesinnung und Konzentration auf die Kernaufgaben ist sicherlich nicht nur sinnvoll, sondern wird auch von vielen Ärztinnen / Ärzten gewünscht. Um Aufgaben delegieren zu können, sollte der Praxisinhaber also erst einmal lernen, Arbeitsbereiche zu delegieren. Hierzu muss dieser sich klar machen, wie diese Aufgaben ausgeführt werden sollte und welche Werte ihm wichtig sind. Kann der Praxisinhaber diese Führungsaufgabe nicht erfüllen, lohnt sich über die Einstellung einer Praxismanagerin nachzudenken. Praxisabläufe strukturierenDie Einführung von strukturierten Praxisabläufen ist der einfachere Schritt. Es wird gemeinsam mit den medizinischen Fachangestellten überlegt, ob die Rücksprachen mit der Ärztin/dem Arzt durch vorherige Absprachen reduziert werden kann. Beispiele sind: Laborprofile für Blutabnahmen bei Gesundheitsuntersuchungen, Präoperativen Untersuchungen, MedikamentenüberprüfungenBei welcher Diagnose erhält wer, wie oft Physiotherapie und muss wieder pausieren ? Sind schon Eigenübungsblätter / Patienteninformationen mitgegeben worden ?Facharztüberweisungen: handelt es sich um eine Routinekontrolle oder einen Patientenwunsch ?Chronische Wunden / Nahtentfernung: es gibt Ärzte, die sich bei der Versorgung von chronischen Wunden / Nähten "verkünsteln". Ehrlich, so schwer und kompliziert ist die Wundversorgung nicht, dass ein "studierter Arzt" 5 Minuten überlegen muss, wie diese zu versorgen ist. Klare schriftliche Anweisungen und Fortbildungen helfen hier entscheidend weiterHausbesuche: ein Formular zur Einschätzung der Dringlichkeit / Notwendigkeit der Hausbesuch reduzierte bei uns 90% der AnforderungenTelefonate: unsere Lösung für das leidige Thema Telefonate wirkt etwas drastisch. Es werden keine Telefonate während der Sprechstunde in das Behandlungszimmer durchgestellt, es sei denn es handelt sich um einen lebensbedrohlichen Notfall. Die MFA müssen bei jedem Anrufer die Rückrufnummer, den vollständigen Namen und den Grund des Anrufes notieren und tragen dies in die EDV in eine spezielle "Warteliste" ein. Die Ärztin/der Arzt kann dann selbst entscheiden, wann sie / er zurückrufen möchte.Papierausdruck: die meisten Praxen arbeiten zwischenzeitlich mit "elektronischen Befunden". Man sollte diese Befunde nicht nur aus reiner "Gewöhnung" zur Vorlage des Arztes wieder ausdrucken. Auch den ärztlichen Befundbericht für einen Reha-Antrag kann man bequem am PC ausfüllen !Termine: es sollten klare Regelungen geben, wie lange Termine dauern (bei uns: Gespräch 15 min, Vorsorgen 30 min, Präop 15 min, Akutbefunde 5 min). Auch sind Dringlichkeiten der Termine vorher festzulegen und mit den Terminzeiten zu koppeln (akute Beschwerden / AU am gleichen Tag allerdings nur 5min, Vorsorgen innerhalb 1-4 Wochen mit 30 min, chronische Beschwerden innerhalb von 1-2 Wochen mit 15 min)Personalmanagement: durch die Einführung des Tarifvertrages der medizinischen Fachangestellten (Arzthelferin) war das "heisse" Thema Lohnforderungen / Ungleichbehandlung schnell vom Tisch. Ausserdem hilfreich ist eine konkrete Anzahl von Fortbildungstagen für alle Mitarbeiter, die schriftliche Erfassung des Arbeitsaufgaben und die selbständige Einteilung des Urlaubs durch eine gemeinsame Absprache der MFA.Die Delegation von Aufgaben erfordert dagegen deutlich mehr Vertrauen und eine andere Form der Kontrolle. Hier gibt es wichtige Aspekte zu beachten: es werden immer Fehler gemacht, nur die objektive Besprechung und Beurteilung dieser führt mittelfristig zu weniger Fehlern (kein Fingerzeigen !). Die medizinischen Fachangestellten (Arzthelferin) lernen schnell, dass Sie bei Unsicherheiten ohne Nachteile für sich selbst Rückfragen stellen können.hochwertige Fortbildungen (z.B. Abrechnungen / Wundversorgung / Hausbesuche / Versorgung chronisch Erkrankter) können das praktische Wissen aber auch das Selbstvertrauen der Mitarbeiter stärken. Die finanzielle und zeitliche Investitionen lohnen sich!die Kontrolle muss zwangsläufig indirekt erfolgen: die erste GOÄ-Abrechnung kann vielleicht noch gemeinsam durchgegangen werden, danach sollte man aber die Selbständigkeit fördern und die Kontrolle nur noch über den Vergleich der Abrechnungen führen. Auch Praxis- und Bürobedarf kann nur durch eine Kostenkontrolle im Monatsvergleich erfolgen. Es würde mich brennend interessieren, welche Praxisabläufe Sie optimieren konnten, oder wo Sie noch Schwierigkeiten in der Umsetzung habe. Hinterlasse einfach einen Kommentar oder schreibe in dazu in den Foren

Fester Verteilungsschlüssel einfach aber nicht immer eine gute LösungEin fester Gewinnverteilung im Verhältnis von 50:50 oder 75:25 kann eine verlockende Einfachheit der Gewinnbeteilung darstellen. Die Buchhaltung und auch die Partner selbst können mittels einfacher Rechnung den zustehenden Gewinn berechnen. Eine gleichmäßige Gewinnverteilung bietet den Vorteil, dass Sie sich nicht um unnötige Statistiken kümmern oder exakt Ihre Arbeitsleistungen sowie etwaige Überstunden bei der Abrechnung berücksichtigen müssen. Entscheiden Sie sich für einen festen Verteilungsschlüssel, z.B. 50:50, sollten Sie Ihrem oder Ihren Kollegen gegenüber das nötige Vertrauen aufweisen, um diese Abmachung dauerhaft akzeptieren zu können. Ansonsten sind Missgunst und Neiddebatten vorprogrammiert. Gewinnverteilung nach abgerechneter LeistungAllerdings wird dieser Verteilungsschlüssel nicht in den Fällen gerecht, in denen einer der Partner zumindest subjektiv mehr leistet als andere Kollegen. Dies kann sowohl zeitlich als auch bezüglich der Wertigkeit der Arbeit sein. In diesem Fall ist eine separate Erfassung der abgerechneten Leistungen nötig. Im Bereich der Privatabrechnung nach GOÄ kann dies noch annähernd funktionieren. Mit der Abrechnung nach EBM und den Selektivverträgen müsste allerdings eine fast vollständige Trennung des Patientenstamms aufgrund der hohen Pauschalisierung der Abrechnungsziffern erfolgen. Natürlich sind einzelne medizinische Leistungen gewinnträchtiger als andere und bestimmte Leistungen, wie zum Beispiel IGEL- und Selbstzahlerleistungen, Akkupunktur, Sonographie oder Echokardiographie können korrekt in der Leistungsstatistik erfasst und dementsprechend finanziell zugeordnet werden. Der Aufwand für eine solche nachträgliche Aufschlüsselung der Abrechnungsziffern nach Leistungserbringer kann jedoch enorm sein und in einem schlechten Verhältnis zu einem möglichen höheren Gewinnanteils eines der Praxispartner stehen. Weiterhin müssten die anteiligen Betriebskosten (Leasingkosten, Personalkosten, Raumkosten) korrekt berechnet und zugeordnet werden. Experten raten von einem Gewinnverteilungsschlüssel nach Wertigkeit der Tätigkeit ab, da zahlreiche medizinische Leistungen zudem mit Synergieeffekten einhergehen und für jede Arztpraxis unverzichtbar sind. Bei regelmäßigen Arbeitszeiten: Erfassung der ArbeitszeitenEine separate Leistungserfassung der absolvierten Arbeitszeit gilt als sinnvoll, falls die Arbeitsleistungen getrennt voneinander erfasst werden können. Falls in Ihrer Gemeinschaftspraxis die Arbeitszeiten konstanten Regeln folgen, können zum Beispiel Halbtagsschichten schriftlich festgehalten werden und der Gewinnverteilung zugrunde liegen. Um dieses Gewinnverteilungsprinzip für Ihre Abrechnung umzusetzen, ordnen Sie den Gewinn Ihrer Arztpraxis samt der dazugehörigen Betriebskosten in dem Umfang zu, in dem die Ärzte zum Umsatz beigetragen haben. Achten Sie auf effektiv absolvierte Halbtagsschichten, die sich auf Zeiträume zwischen drei und fünf Stunden belaufen. Erfassen Sie diese Halbtagsschichten pro Quartal, ohne hierbei die Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus den Augen zu verlieren. Stellen Sie nach einem gewissen Zeitraum fest, dass die verschiedenen Arbeitszeiten auch längerfristig stets in einem ähnlichen Verhältnis stehen, ist es ratsam, über eine grundsätzliche Regelung der Gewinnverteilung unter Berücksichtigung der Arbeitszeiten nachzudenken. Im Gesellschaftervertrag sind dann unbedingt Regelungen zu Urlaubs-, Fortbildungs- und Krankheitstage aufzuführen. Elektronische Zeiterfassung sinnvoll bei wechselnden ArbeitszeitenWechselt die Anzahl der Arbeitsschichten sehr häufig oder ergeben sich unterschiedliche Fehlzeiten in Form von Urlaub oder Fortbildungen, sollten Sie sich um ein Zeiterfassungssystem für eine gerechte Gewinnverteilung bemühen. Natürlich gestalten Sie die Gewinnverteilung in diesem Fall besonders fair, wenn die zeitliche Mehrarbeit leistenden Partner in höherem Maße an dem Gewinn der Praxis beteiligt werden. Im Gegensatz dazu sollten Sie darauf Acht geben, dass die Partner Regelungen im Krankheitsfall finden und zum Beispiel eine ausreichende Krankentagegeldversicherung abschließen.. PraxisbeispielIn unserer hausärztlich orientierten überörtlichen Berufsausübungsgemeinschaft mit 4 Gesellschaftern und 3 Standorten hat sich die online Zeiterfassung mittels dem Internet-basierten System von Timetac bewährt. Hierbei nutzen wir lokale Zeiterfassungsterminals in den Arztpraxen mit kleinen RFID-Chips am Schlüsselanhänger. Zusätzlich werden mit Hilfe einer Smartphone-App für Iphone und Android mobil die Zeiten auf Hausbesuchen eingetragen. Aufgrund der flexiblen Möglichkeiten der Zeiterfassung und Zuordnung können so auch Arbeiten, die nicht direkt am Patienten erfolgen, zum Beispiel Abrechnungsprüfung, Buchhaltung oder Personalmanagement erfasst werden. Zur Vermeidung von übermäßigen Zeitbuchungen außerhalb der Patientenversorgung müssen Notizen zu den erfassten Zeiten eingegeben werden, zum Beispiel "Abrechnungskorrektur Quartal x" oder "Personalgespräch mit MFA, WBA y". Aufgrund der Vorhaltung einer Samstagssprechstunde werden bei uns zur Motivierung der Ärzte die Arbeitszeiten samstags zwischen 8 und 12:00 Uhr mit einem 50-prozentigen Zeitaufschlag als Überstunden automatisch beim Einloggen mit dem RFID-Chip gewertet. Für die Überprüfung der Zeitbuchungen und Statistiken nutzen wir die online-Übersicht per Webbrowser und korrigieren unter Umständen Fehlbuchungen oder ergänzen vergessene Zeiten. Alle beteiligten Ärzte können so auf die aktuelle Stundenstatistik transparent zugreifen. Auch die Mitarbeiter der Buchhaltung im Steuerbüro erhalten Einsicht in die aktuellen Zeitbuchungen für die korrekte Berechnung der Gewinnverteilung für die BWA. Seit Einführung eines solchen Zeiterfassungssystem sind Neiddebatten aufgrund der erhöhten Transparenz der ärztlichen Arbeitszeiten deutlich zurückgegangen. Alternativ können die Arbeitszeiten auch mittels der Praxissoftware erfasst werden, hauptsächlich dann, wenn fast ausschließlich vor Ort in der Arztpraxis gearbeitet wird. Die Zeiten für weitere Verwaltungsarbeiten oder Hausbesuche müssen dann getrennt schriftlich dokumentiert und in der Zeitbuchungsstatistik nachgetragen werden.

Es gibt einen interessanten Zusammenhang zwischen Praxisertrag und Reinerlös: Während die reine GKV-Abrechnung zwar den niedrigsten Wert bei den Praxiseinnahmen bringt, etwa 30 Prozent unter dem bundesdeutschen Durchschnitt aller Arztpraxen, aber mit 53 Prozent bei weitem den höchsten Reinertrag bietet, liegen die Margen bei der GOÄ-Abrechnung deutlich niedriger. Deshalb ist es wichtig, bei der GOÄ Abrechnung immer soweit wie möglich alle Leistungen tatsächlich richtig und umfassend zu berücksichtigen, um hier nicht unter Umständen in eine Kostenfalle zu fallen und die Rentabilität der Praxis zu verschlechtern. Dafür ist aber eine genaue Kenntnis der GOÄ erforderlich, daneben auch umfassendes Praxiswissen. Finanziell gesehen zahlt sich das immer aus. Einzelpositionen sorgfältig berücksichtigen, Steigerungssätze einsetzen Noch mehr als bei der Kassenabrechnung nach EBM sind in der Privatbrechnung nach GOÄ sehr viele Einzelpositionen mit oft kleinen Beträgen aufgeführt. Hier handelt es sich aber um die häufigsten Abrechnungspositionen - deshalb sollte hier sorgfältig immer alles berücksichtigt werden, was im vorliegenden Fall abrechenbar ist. Auch den möglichen Einbeziehung des Steigerungssatzes sollte man, wo gerechtfertigt, auf jeden Fall in Erwägung ziehen, denn darauf basiert die GOÄ um ein wirklich leistungsgerechtes Honorar zu erzielen. Dabei spielt beispielsweise auch die GO-Nr. 5 eine Rolle, die symptombezogene Untersuchung. Sie kann pro Behandlung nur einmal abgerechnet werden, wenn aber ein Patient mit mehreren Verletzungen in die Praxis kommt, die einzeln beurteilt und behandelt werden müssen, ist ein erhöhter Steigerungssatz auf jeden Fall gerechtfertigt, ebenso dann, wenn die Behandlung schwieriger oder aufwändiger ist, als eine einfache Verletzung. Auch Mehrfachberatungen am gleichen Tag können abgerechnet werden, wenn die Uhrzeit angegeben wird. Dazu gehört etwa eine telefonische Beratung am Nachmittag nach einer Konsultation am Vormittag. Auch hier geht oft viel Geld in der Praxis verloren. Ebenfalls oft übersehen: Leistungen der Ziffer 2 müssen nicht unbedingt vom Arzt selbst erbracht werden, um abrechenbar zu sein. Auch wenn die Leistung von der medizinischen Fachangestellen erbracht wird, ist sie in der Praxis berechenbar, wie etwa die Ausstellung eines Wiederholungsrezeptes oder eine Blutdruckkontrolle. Beratungen nach der Ziffer 1 können sich im Einzelfall dann auch aus besonderen Teilleistungen zusammensetzen. Für aufwändigere Beratungen - etwa die Besprechung eines MRT Befundes - kann auch eine umfassende Beratung abgerechnet werden, sofern diese über das übliche Maß hinaus geht und mehr als 10 Minuten dauert. Daran sollte ebenfalls gedacht werden. Bei den sich ausschließenden Beratungsziffern 5, 6, 7 und 8 kann, wenn eine höherwertige Ziffer nicht vollständig durchgeführt wird, auch auf eine niedrigere Ziffer zurückgegriffen werden und diese entsprechend gesteigert werden, wenn dazu Anlass besteht. Problem: Laborabrechnungen Vor ein paar Jahren geriet ein Allgemeinmediziner mit dem Gesetz in Konflikt, weil er Laborleistungen selbst mit dem 1,3fachen Steigerungssatz abrechnete, die Leistungen allerdings von einem Laborarzt erbringen ließ, der ihm nur einen Teilbetrag der GOÄ berechnete. Das wertete der BGH als Betrug und bestätigte eine verhängte Freiheitsstrafe. Hier ist also in jedem Fall Vorsicht geboten, um nicht vielleicht sogar unabsichtlich mit dem Gesetz in Konflikt zu kommen. Laborabrechnungen werden in der privatärztlichen Praxis immer nach der GOÄ berechnet, und zwar wie folgt: Berechnet werden dürfen Vorhalteleistungen in der eigenen Praxis (Abschnitt M) immer nur dann, wenn die Probenentnahme direkt beim Patienten oder in der Praxis erfolgt, und die Laboruntersuchung innerhalb von vier Stunden nach der Probenentnahme erfolgt. Dazu gehören etwa Glucose, Hämoglobin, oder BKS. Probenuntersuchungen von körpereigenen oder körperfremden Substanzen, körpereigenem Gewebe (zum Beispiel Tumormarker oder Antikörper) sowie bakteriologische Untersuchungen dürfen nur von den jeweiligen Laborärzten abgerechnet werden. Wichtig allerdings: Beispielsweise ein Blutbild, Elektrolyte oder Enzyme dürfen auch dann als eigene Leistungen abgerechnet werden, wenn sie in von Ärzten ohne eigene Liquidationsberechtigung geleiteten Labor erbracht werden. Dieser Punkt ist für die Praxis auf jeden Fall wichtig, und wird gelegentlich übersehen. Umfassendes Fachwissen und praktische Erfahrung sind erforderlich Um die Abrechnung über die GOÄ erfolgreich und für die Praxis auch wirklich kosten relevant durchführen zu können, braucht es ausreichend Fachwissen und auch praktische Erfahrung. Öfters einmal in Tipps und Hinweisen zu stöbern kann ebenfalls lohnen. Privatärztliche Verrechnungsstellen (PVS) Externe Dienstleister für die Privatabrechnung, wie die privatärztlichen Verrechnungsstellen (PVS), helfen die Abrechnung korrekt durchzuführen. Sie prüfen vor Rechnungsstellung die korrekten Positionen und geben aber auch Hinweise darauf, wenn bestimmte Ziffern vergessen worden sind. Der Aufwand für die eigene Privatabrechnung und Rechnungsstellung sinkt deutlich. Im Vergleich der dadurch anfallenden Kosten zu dem Gehalt eines Arztes oder einer medizinischen Fachangestellten sind diese deutlich geringer. Übersichten zu den Ziffern der Privatabrechnung nach GOÄ finden sie hier.