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Je größer die Arztpraxis, umso wichtiger wird sie - die regelmäßige Teambesprechung. Medizinische Fachangestellte und Ärzte können transparent und zur gleichen Zeit Informationen austauschen, und die "stille Post" mit den damit verbundenen Missverständnissen und Informationsverlusten hat ausgedient. Die regelmäßige Teamsitzung spielt aus diesem Grund auch eine wichtige Rolle im Qualitätsmanagement (QM). Hier kommt dem Vorgesetzten - sei es Chef, Chefin oder Praxismanager - eine besondere Verantwortung zu. Neben der Organisation der Teamsitzung sollten nämlich auch "atmosphärische Störungen" im Vorfeld registriert und vermerkt werden, damit diese bei der nächsten Besprechung angesprochen werden können. Nur, wenn eine Teambesprechung gekonnt durchgeführt wird, wird sie erfolgreich die Teambildung in der Arztpraxis stärken. Termin und Dauer einer Teamsitzung Selbst in großen Gemeinschaftspraxen mit vielen Angestellten und viel Gesprächsbedarf sollte eine Teamsitzung nicht zu oft stattfinden. Wöchentliche Teamsitzungen bringen Frust, da die Sitzung meist die Arbeitszeit verlängert und im schlechtesten Fall zu Überstunden führt. Eine Teamsitzung alle drei Monate hat sich dagegen meist als nicht ausreichend erwiesen. Günstig ist es, die Teamsitzung einmal im Monat abzuhalten - wenn möglich, immer am gleichen Tag, beispielsweise am letzten Mittwoch im Monat. Feste Tage geben den MFAs und Ärzten Planungssicherheit. Das gilt für die Freizeit genauso wie für Punkte, die auf die Agenda gebracht sein möchten. Ein Mittwoch bietet sich prinzipiell an, weil Praxen in der Regel nachmittags geschlossen haben. Zur Planungssicherheit gehört auch, dass jeder weiß, was auf ihn zukommt. Anders als in manch einem Verein muss die Länge der Besprechung vorgegeben sein. Maximal eine Stunde, dann sollte alles abgehandelt sein. Kann sich das Team bei einem bestimmten Punkt nicht einigen, sollte dieser auf der nächsten Sitzung erneut zur Sprache gebracht werden - es sei denn, die Klärung ist sehr dringlich. Je länger eine Teamsitzung dauert, umso mehr leidet ihre Qualität. Hier ist der Moderator gefragt, um die Sitzung für alle in einem erbaulichen Rahmen zu halten. Die Moderation wird von dem übernommen, der sich auch um die Organisation kümmert: Chef/in oder Praxismanager/in. Vorbereitung auf die Teambesprechung Jeder Mitarbeiter sollte im Vorfeld über die Themen der kommenden Teamsitzung informiert werden. Für das Qualitätsmanagement ist es eine wichtige Voraussetzung, dass schriftlich niedergelegt wird, was besprochen wird oder wurde. Bei aufkeimenden Konflikten kann auf diesem Weg immer auf die Agenda oder später auf das Protokoll verwiesen werden. Damit sich die Teilnehmenden auf die Teamsitzung ausreichend vorbereiten können, ist es ratsam, die Agenda eine Woche vor dem Sitzungstermin zu verteilen. Ob dies in Papierform oder via E-Mail geschieht, liegt im Ermessen des "Veranstalters". Auf die Agenda gehören alle Punkte, die sich seit der letzten Besprechung angesammelt haben. Das gilt für Erfolge wie Probleme. Alle heißt dabei auch wirklich alle: MFAs, die Verbesserungsvorschläge einbringen möchten oder Probleme in dem einen oder anderen Bereich des Qualitätsmanagements sehen, gehören ebenso angehört wie der Praxismanager oder Inhaber! Es gibt nur wenige Punkte, die im Rahmen eines Qualitätsmanagements anfallen können, die nicht auf die Agenda der Teamsitzung gehören. Dabei handelt es sich um Konflikte, die zwischen bestimmten Personen schwelen oder Punkte, die nicht den Gesamtbetrieb, sondern einen Einzelnen im Team betreffen. Für diese Fälle gibt es die Mitarbeiterbesprechungen. Während der Teamsitzung Das Qualitätsmanagement soll auch die Wirtschaftlichkeit einer Arztpraxis erhöhen. Dies kann nur mit Hilfe von motivierten Medizinische Fachangestellten und Ärzten gelingen. Zudem werden Menschen, die gerne an ihrem Arbeitsplatz sind, seltener krank - you know. Deshalb ist es in der Teamsitzung wichtig, Lob und Anerkennung auszusprechen. Zum einen motiviert ein Lob, zum anderen kommt Kritik besser an, wenn es beispielsweise heißt: "Die Fehlerquote in den Abrechnungen ist zurückgegangen, dafür unser Dank. Allerdings kann/muss dieses und jenes noch verbessert werden/schneller gehen ..." Im nächsten Schritt müssen Konflikte gelöst werden. Jeder Konflikt ruft eine Störung in der Arbeitsatmosphäre hervor. Dieses wird ganz sicher von den Patienten bemerkt, was im schlimmsten Fall zum Arztwechsel und einem Loch in der Kasse führen kann. Auch das beste Qualitätsmanagement ist zum Scheitern verdammt, wenn auftretende "Störfeuer" nicht bestimmt und abgestellt werden können. Dabei sollte es vermieden werden, einen anderen zu bewerten. Ein guter Ansatz ist, seine eigenen Wahrnehmungen zu schildern. Ein Feedbacknehmer sollte stets direkt angesprochen und Situationen nicht verallgemeinert werden. Jemand, der ein Feedback gibt, sollte eben jenes auch annehmen können. Dazu gehören aktives Zuhören und Ausredenlassen. Wird ein anderer Standpunkt vertreten, kann der im Anschluss dargelegt werden. Es ist immer hilfreich, die "Netikette" für alle sichtbar im Raum zu platzieren. Das kann helfen, wenn es bei Debatten die Temperatur steigt. Nach der Sitzung Damit der Ablauf der Sitzung im QM-Handbuch dokumentiert werden kann, muss während der Sitzung ein Protokoll geführt werden. Ist dieses von den Anwesenden angenommen und bestenfalls unterschrieben, kann zu jeder Zeit auf dieses Sitzungsprotokoll zurückgegriffen werden, sobald Fragen zum Ablauf oder zu anderen Themen auftauchen. Ebenfalls können urlaubende oder krankgeschriebene Mitarbeiter sich auf diesem Weg nachträglich über die Teamsitzung informieren. Wie sind Eure Erfahrungen mit der Teambesprechung? Teilt sie mit uns im Forum!

Einwilligungserklärung des Betreuers für die Grippeimpfung (Influenza) z.B. im Pflegeheim.

Terminvereinbarung: Patientenzentrierte Dringlichkeitsentscheidung Nach einer namentlichen Vorstellung der MFA und Eingangsfrage („Was kann ich für Sie tun?“) wird festgestellt, dass sich das Gespräch um einen Terminwunsch handelt. Mit Hilfe einer geschlossenen Frage unterscheidet die MFA, ob es sich um ein dringliches Anliegen oder einen regulären Termin handelt: „Haben Sie ein dringliches Anliegen oder möchten Sie einen regulären Termin vereinbaren?“ Im weiteren Gespräch können die folgenden Situationen unterschieden werden: Akut erkrankt (innerhalb der letzten 3 Tagen oder Verschlimmerung einer vorbestehenden Erkrankung) Abfrage der Beschwerden („an welchen Beschwerden leiden Sie?“) Bei Schmerzen: Abfrage der Intensität anhand der Schmerzskala (1-10) Abfrage der Dauer der Beschwerdesymptomatik (plötzlich (letzte Stunden), seit 2-3 Tagen, schon länger (Wochen) Wiederkehrende Erkrankung? „Was glauben Sie selbst zu haben? (am Herz? Infekt? Notwendigkeit der AU?) Red-Flag innerhalb von Stunden? => Notarzt / DRK benachrichtigen Termin in der offenen Kurzsprechstunde am gleichen Tag anbieten Bei Hausbesuchsanforderung: Checkliste Hausbesuchsanforderung verwenden Subakut / längere Erkrankung Abfrage der Beschwerden („an welchen Beschwerden leiden Sie?“) Bei Schmerzen: Abfrage der Intensität: Schmerzskala Abfrage der Dauer der Beschwerdesymptomatik (plötzlich (letzte Stunden), seit 2-3 Tagen, schon länger (Wochen) „Was glauben Sie selbst zu haben? (am Herz, Infekt?) Wiederkehrende Erkrankung / Symptomatik (chronisch rezidivierend)? Grey-Flags? => Termin in der offenen Kurzsprechstunde am gleichen Tag oder innerhalb von 2 Tagen in der Regelsprechstunde anbieten Abfrage, bei welchem Arzt? Termin beim Wunscharzt anbieten, gegebenenfalls früheren Alternativtermin gleich vorschlagen Dringliches Anliegen (sozial, organisatorisch) Termin in der offenen Kurzsprechstunde am gleichen Tag anbieten (Regeln kommunizieren) Regulärer Termin: Routineuntersuchungen Gesundheitsvorsorge: Checkliste GU verwenden Präoperativ: Checkliste Präoperativ verwenden DMP-Kontrolltermine: Checkliste DMP verwenden

Erkennnen von medizinischen Notfällen: Grey-Flags Grey-Flags sind Angaben aus der persönlichen Anamnese, Risikofaktoren oder Risikosituationen, die den Krankheitsverlauf negativ beeinflussen können: Alter >65 Jahre (evtl. realistischer > 70LJ) Schwangerschaft Diabetes mellitus (v.a. bei Insulintherapie und/oder HbA1c > 7 mg/dl) Relevantes Trauma in den letzten 14 Tagen Chirurgischer oder medizinischer Eingriff (Operation, Punktion, Infiltration) in den letzten 14 Tagen Schwere chronische Grunderkrankung: Organversagen (z.B. Nieren-, Leberinsuffizienz) Tumorleiden und Tumortherapie Autoimmunerkrankung Herzleiden, chronische Herzinsuffizienz, generalisierte Arteriosklerose Atemwegserkrankung (z.B. chronisch obstruktive Lungenerkrankung/COPD, zystische Fibrose, interstitielle Lungenfibrose) Neurologisches Leiden (z.B. fortgeschrittene Demenz, Multiple Sklerose, Parkinsonerkrankung) Sichelzellerkrankung Chronisches infektiöses Leiden (z.B. Tuberkulose, Hepatitis) Immunsuppression: Z.n. Splenektomie Z.n. Organtransplantation, Stammzelltransplantation Zytostatika, Kortison, Radio-/Chemotherapie HIV-Infektion/AIDS NNR-Insuffizienz Prothesenträger: Gelenksprothese Herzklappen oder Gefäßprothese Alkohol, Drogen oder Medikamentenmissbrauch Hämorrhagische Diathese Reiserückkehrer Incompliance Liegen diese Risikofaktoren vor, sollte auch bei einer scheinbar harmloseren Symptomatik ein frühzeitiger Termin (bestenfalls Taggleich) vereinbart werden. Mehr dazu:

Erkennnen von medizinischen Notfällen: Red-Flags Folgende Symptome weisen mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit auf lebensbedrohliche Umstände bzw. Folgeschäden hin, v.a. wenn diese plötzlich, innerhalb von Stunden, aufgetreten sind: Bewusstlosigkeit starke Brustschmerzen/-enge Luftnot in Ruhe Schwankschwindel Einseitige Lähmung Einseitiger Verlust des Sehvermögens Blut- oder Teerstuhl, Bluterbrechen (Hämatemesis). Suizidgedanken Sollte eines dieser Symptome plötzlich, innerhalb von Stunden, aufgetreten sein, so muss sofort der Notarzt gerufen werden. Liegen diese Symptome schon länger vor (> 24h), dann sollte dennoch ein Termin am gleichen Tag in der Arztpraxis vereinbart werden. Bei diesen Symptomen kann es sich um eine lebensbedrohliche Situation handeln, ein ärztliche Untersuchung ist jedoch zu weiteren Abklärung erforderlich: Augenverletzung / rotes Auge Zeichen einer allergischen Reaktion Starke Bauchschmerzen Infekt mit schwerer Beeinträchtigung Fieber > 39,5°C fehlender Stuhlgang über 5 Tage, Kopfschmerzen (stark – „wie noch nie“) Bluthusten (Haemoptoe) Blaufärbung (Zyanose) der Lippen oder einer Extremität akuter Schmerz (Koliken) in der Nieren- und Leistengegend, Harnverhalt, Hämaturie, akute Schmerzen im Hoden (Hodenverfärbung), Verletzung (Wunde, starke Schmerzen) Starke Schmerzen (>5 auf der Schmerzskala von 1-10) Auch ein „komisches Bauchgefühl der MFA“ sollte beachtet werden, da diese die Patienten und ihre Begleitumstände oft sehr genau kennen. Auch hier sollte ein Termin frühzeitig, am besten als Notfalltermin zwischendurch, in der Arztpraxis erfolgen.

Vorgehen bei Auffälligkeiten im Labor Vergleichen: Blutparameter mit Voruntersuchungen vergleichen => schon einmal erhöht? War das von einem Arzt gesehen und mit dem Patienten besprochen? Gibt es eine Notiz hierzu in den medizinischen Daten des Praxisprogramms? Unterscheidung von Laborparametern im Routinelabor: die Interpretation von einzelnen Laborwerten ist etwas für erfahrene Medizinische Fachangestellte und auch nicht für alle Ärzte einfach. Hier lohnt es sich in den meisten Fällen auf das „Vergleichen“ zu besinnen. Anhaltspunkte für einzelne Laborwerte, bei denen ein Arzt informiert werden sollte: HB: höher als 14 mg/dl oder niedriger als 11mg/dl Leukozyten: höher als 11/nl oder niedriger als 3,5/nl MCV: kann mit einem Arzt im einem Termin besprochen werden Leberwerte (GOT/GPT) oder y-GT: höher als 80U/l Cholesterin: kann mit einem Arzt in einem geplanten Termin besprochen werden Creatinin: höher als 1,2 mg/dl Glukose: höher als 150 mg/dl (wenn nicht kurz davor gegessen) => evtl. gleich Hba1c-Bestimmung, niedriger als 50mg/dl Kalium / Natrium: immer Arzt informieren TSH: ft3 nachfordern und Arzt informieren (schwierige und sehr individuelle medizinische Interpretation) CRP (eigentlich nie im Routinelabor): höher als 20mg/l Mehr dazu:

QM-Arbeitsanweisung Vorgehen bei Übermittlung der Laborwerte Wer ruft an? Patientenname und Geburtsdatum abgleichen Zuerst im Praxisprogramm nachsehen, warum eine Blutuntersuchung durchgeführt wurde: Routineuntersuchung? (z.B. im Rahmen einer Gesundheitsvorsorge / DMP / Medikamenteneinnahme / Präoperativ) oder Anlassbezogene Untersuchung? (z.B. akute Erkrankung, fieberhafter Infekt) Entscheidung, ob die MFA die Laborwerte im Zusammenhang mit dem Grund der Laboruntersuchung treffen kann oder ob dies ärztlich gesehen werden muss. Anlassbezogene Untersuchung: Rücksprache mit dem Arzt erforderlich: Info an den Patienten, dass sich hier der Arzt persönlich das Labor zuerst ansehen muss. Info an Patienten, dass die MFA persönlich dem Arzt die Blutwerte vorlegen wird. Falls nötig, wird er sich selbst persönlich melden, oder die MFA wird zurückrufen. Rückfragen, wie man den Patienten am besten telefonisch erreichen kann: evtl. Handy-Nr.? Info an Patienten, dass es evtl. 1-2 Stunden dauern kann, bis ein Rückruf erfolgt. Routineuntersuchung: Laborbogen im Praxisprogramm aufrufen Auffälligkeiten? Mehr dazu:

QM-Arbeitsanweisung Überweisungsbestellung Mehr dazu:

QM-Arbeitsanweisung für die Rezeptbestellung Mehr dazu:

Mustereinladung zur Schulung Diabetes mellitus (II)

Mustervorlage für die Einladung zu den Diseasemanagement-Programme (DMP).

Mustertext und Vorlage für die Einladung zur Gesundheitsvorsorge (Check-up). Je nach Teilnahme am Selektivvertrag (Hausarztvertrag) bzw. privater Versicherung können auch mehr Laboruntersuchungen angeboten / beinhaltet sein.

Einarbeitungsplan für neue Medizinische Fachangestellte (MFA) für die Anmeldung, Büro, Geräte, Assistenz und Labor / OP.