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    Für Medizinische Fachangestellte (MFA / Arzthelferin), Praxismanagerinnen und und niedergelassene Ärzte in der Arztpraxis / MVZ
    Teramed.de
    Veränderungen in Laboratorien, Entwicklung von Technologien und auch regulatorischer Rahmenbedingungen liefern hinreichende Gründe,
    um die Anforderungen kontinuierlich anzupassen. Die Qualität der Untersuchungen im Labor ist zu sichern und weiter zu verbessern, damit Risiken für den Patienten und das anwendende Personal nach Möglichkeit gering bleiben. Auch für die QM-Beratung und für Hygieneberatungen ergeben sich somit neue Aufgaben. 

    Die Bundesärztekammer publizierte deshalb im Dezember 2019 die überarbeitete Fassung der „Richtlinie der Bundesärztekammer zur Qualitätssicherung laboratoriumsmedizinischer Untersuchungen“ (Rili-BÄK). In dem umfangreichen Kompendium sind unter anderem neue Messgrößen zu finden, der Bereich
    Qualitätsmanagement erfuhr einige Weiterentwicklungen und die Verfasser passten die Vorgaben  für die Messung des HbA1c an.
    Fristablauf nach zwei Jahren 
    Ab der Veröffentlichung der Neufassung der Rili-BÄK beginnt eine Übergangsfrist von zwei Jahren, in der die medizinischen Laboratorien die vorgestellten Anforderungen erfüllen sollten. Ebenfalls innerhalb der Frist haben auch die Diagnostik- und EDV-Unternehmen die Neuerungen in der QM-Beratung umzusetzen.
    Bereits im Oktober konnte der Vorstand der Bundesärztekammer der nun herausgegebenen Version zustimmen. Seit 2007 haben die Richtlinien einen Aufbau, der auch in der aktuellen Fassung beibehalten wurde. Der allgemeine Teil A bringt grundlegende Anforderungen für die Labormedizin, fünf B-Teile beziehen sich auf quantitative und qualitative laboratoriumsmedizinische Untersuchungen, direkte Nachweise und Charakterisierungen von Infektionserregern und Ejakulatuntersuchungen. Teil 5 dieser Gruppe befasst sich mit molekulargenetischen und zytologischen Untersuchungen mit aktualisierten Anforderungen auch an die Hygieneberatung.
    Im Teil C beschreibt die Ärztekammer die Zusammensetzung des Rili-BÄK-Beirats, in Teil D die Fachgruppen in den Abteilungen von D 1 bis zu D 5. Referenzinstitutionen unterliegen allgemeinen Anforderungen, wie sie in Teil E definiert sind. Die Teile F und G regeln den Übergang und legen das Inkrafttreten der Neufassung fest. 
    Risiko- und Qualitätsmanagenent 
    Besonders Weiterentwicklungen im Qualitätsmanagenent sind in Teil A Bestandteil der Überarbeitung. Im Jahr 2015 formulierte die „Qualitätsmanagement-Richtlinie (QM-RL) des Gemeinsamen Bundesausschusses (G-BA)“ verbindliche Anforderungen, aus denen die RiLi Teile übernimmt. Nach DIN EN ISO 9001:2015 ersetzt der Begriff „dokumentierte Information“ nun die Bezeichnung „Dokument“.  
    Damit ist die Laboreinrichtung in der Lage, zusätzlich Videos zu nutzen, um Tätigkeiten und Aspekte der anfallenden Aufgaben zu beschreiben oder zu dokumentieren. Daraus ergibt sich, dass auch der laboratoriumsmedizinische Bereich in Zukunft Programme für Qualitätsmanagement einsetzen darf, die prozessorientiert arbeiten. Prozesse müssen nicht mehr in SOP (Standardanweisungen) beschrieben werden. Sie werden vielmehr in Workflows abgebildet, womit eine höhere Prozesssicherheit gewährleistet ist.  
    Orientierung an der wissenschaftlichen Community 
    Die Einführung der Option von „Peer Reviews“ ist eine zusätzliche bedeutende Änderung. In der Welt der Wissenschaften sind diese Kommunikationsformen inzwischen weitgehend etabliert, wenn es um die inhaltliche Bewertung und Verbesserung von Fachbeiträgen geht.
    Ziel ist die Erhöhung von Standards noch vor der Veröffentlichung der Arbeiten. Peer Review bedeutet eine kritische Reflexion der ärztlichen Handlungen. Der Dialog mit den Fachkollegen führt zur Selbstreflexion, somit sind Verbesserungspotentiale leichter zu identifizieren.
    Im Anschluss verbessert sich für die Labormedizin besonders die Krankenversorgung sowohl inhaltlich als auch qualitativ mit der Folge einer erhöhten Sicherheit bei der Patientenversorgung. Die Peer Reviews können nach der aktualisierten Rili-BÄK alternativ zu den bisher vorgeschriebenen betriebsinternen Audits durchgeführt werden. 
    Messgrößen: Neuerungen und Definitionen 
    Im Teil B 1 führten intensive Diskussionen zur Aufnahme von 30 neuen Messgrößen. Allerdings sind nur Vorgaben formuliert, die sich auf interne Qualitätssicherungen beziehen. Für die hinzugefügten Größen entfällt also das Berechnen laborinterner Fehlergrenzen, was die Mitarbeiter deutlich entlastet. 
    Zusätzlich passt die Rili Vorgaben für externe und interne Qualitätskontrollen den geänderten medizinischen Erfordernissen an. Seit geraumer Zeit kann entsprechend den Leitlinien das HbA1c für eine Diagnose des Diabetes mellitus Verwendung finden. Dabei wurde offenbar, dass vorhandene Qualitätsvorgaben den medizinischen Erfordernissen nicht länger genügen. Die Messunsicherheit und mit ihr die Streuung ist schon dann größer als der Unterscheidungsbereich zwischen erhöhten und unauffälligen HbA1c-Werten, wenn der Variationskoeffizient mit +/- 4 Prozent angegeben wird. Deshalb kommt es für das interne QS-Verfahren zu einer stufenweisen Erhöhung auf +/- 5 Prozent, nach der vorgegebenen Zwei-Jahres-Frist zu einer Absenkung auf +/- 3 Prozent. Die Akzeptanzgrenze für Ringversuche beträgt nunmehr +/- 8 Prozent.  
    Die Mitglieder des Beirats 
    In den Bereichen B 4 und 5 finden sich nur unwesentliche redaktionelle Veränderungen. Nach Rücksprache mit Organisationen, die im Beirat vertreten sind, wurde die Zusammensetzung der vertretenen Mitglieder geringfügig angepasst. Auch die Teile der Gruppe D erfuhren lediglich redaktionelle Korrekturen und inhaltliche Präzisionen. Teil E ist nun spezifischer bezüglich der internationalen Ringversuche.
     Der robuste Mittelwert  
    Im Folgenden weitere Änderungen, eine Auswahl der neu aufgenommen Messgrößen und andere Aktualisierungen, besonders bezüglich des Qualitätsmanagements. In den Begriffsbestimmungen sind zunächst weitere Artikel aufgenommen. Hier ist besonders zu nennen der robuste Mittelwert als ein verlässliches Verfahren zur Schätzung einer Grundgesamtheit, das auf Ausreißer unsensibel reagiert. Die NAT oder die Nukleinsäureamplifikationstechnik, etwa als Polymerase Kettenreaktion (PCR), wurde hinzugefügt sowie geschlossene NAT-Systeme. Sie enthalten bereits sämtliche erforderlichen Reagenzien. Dazu gehören gebrauchsfertige Einzelabpackungen, die für die Vorbereitung von Proben sinnvoll sind. Nach der Zugabe der Probe können von außen keine weiteren Reagenzien eindringen. Im Verlauf der Prozesskette erfolgt außerdem kein Öffnen des Systems, deshalb sind Kontaminationen oder Freisetzungen der Amplifikate weitgehend ausgeschlossen. 
    Unter A 5.1 wird nun ausdrücklich der fachlichen Leitung das Qualitätsmanagement zugeordnet.
    5.2 legt fest, dass ausreichend qualifiziertes Personal in der erforderlichen Anzahl verfügbar sein muss, um die labormedizinischen Aufgaben durchführen zu können. Gleiches gilt für die Umsetzung der Qualitätsmanagements, für eventuelle Notfall-versorgungen sind die entsprechenden Vorhalteleistungen einzuplanen. 
    Punkt 6.1.5 fordert, das Labor muss seinem Personal eine Anleitung zur Verfügung stellen, in der die Annahme von Untersuchungsmaterial 
    beschrieben wird, außerdem seine Kennzeichnung und die Bearbeitung. 
     
    Die Abteilung 7: Das Qualitätsmanagement 
    Zunächst die Definition dieses Aufgabenbereichs: „QM bedeutet, dass Organisation und Arbeitsabläufe festgelegt“ werden. Sie sind einschließlich der erzielten Resultate regelmäßig zu überprüfen. Die Dokumentationen des QM sollen sämtliche relevanten Prozesse abbilden. Die Mitarbeiter sind entsprechend zu unterweisen, um die Dokumentationen jederzeit auf dem aktuellen Stand zu halten. In der sich anschließenden Liste der Inhalte des Qualitätsmanagements wurde Punkt 2, „Ziele und Strategie“, um das Risikomanagement erweitert sowie um Maßnahmen für die Weiterentwicklung der Laboreinrichtung und die Verbesserung seiner Qualität. Punkt 4 a beschreibt die Anforderungen an die Mitarbeiter. Zusätzlich zu Qualifikation und Schulung finden sich hier Besprechungen, unter l nennt die Neufassung neben internen Audits nun auch die oben begründeten Peer Reviews. Der Unterpunkt m, Datenschutz und Informationssicherheit, wurde ergänzt. 
     
    Die Qualitätssicherung 
    Von den speziellen Teilen bezieht sich Teil B 1 auf die quantitativen laboratoriumsmedizinischen Untersuchungen. Für die „Durchführung der Qualitätssicherung“ gilt nun unter 2.1.2, dass die Fehlergrenzen des Herstellers gelten, wenn sie enger sind als die in Tabelle B 1a bis d, Spalte 3 genannte zulässige Abweichung.  
     In Tabelle B 2-2, externe Qualitätssicherung, sind Positionen hinzugekommen. Unter der laufenden Nr. 25 sind es Antikörper gegen das Masern-Virus, unter 27 Antikörper gegen das Mumps-Virus. Nummer 40 nennt die selbe Indikation für das Varicella-Zoster-Virus.  
     Die molekularbiologischen Verfahren als Teil der internen Qualitätssicherung werden durch die bereits genannten NAT-Systeme ergänzt, die ebenfalls zu kontrollieren sind. Für ein sequentiell arbeitendes NAT-System, das während des Arbeitstages durchgehend in Betrieb ist  und bei dem eine Prozesskontrolle intern durchgeführt wird, gelten besondere Anforderungen bei der Qualitätskontrolle. 
     
    Die Kontrollproben 
    Bei den qualitativen Tests sind an jedem Arbeitstag vor der oder parallel zur Testung wenigstens sowohl eine
    positive Kontrollprobe als auch eine negative durchzuführen. Außerdem während 24 Stunden, spätestens jedoch nach Ablauf von
    16 Stunden, zumindest eine positive. Kontrollproben, deren Zielwerte in wenigstens zwei verschiedenen Konzentrationsbereichen liegen sollen, 
    sind regelmäßig wechselnd einzusetzen.  
    Ausnahmen sind geschlossene Testsysteme, etwa ein Kartuschen-System, die dem Nachweis einer erregerspezifischen Nukleinsäure dienen.
    Bei diesen Systemen kann die laboratoriumsmedizinische Einrichtung auf zusätzliche Kontrollproben bei jedem Test verzichten. Bedingung ist, dass Verfahrenskontrollen in ausreichendem Maß integriert sind, die das Funktionieren der Reagenzien garantieren, und zwar einschließlich der Extraktion, der Aufreinigung sowie der Amplifikation und der Inhibition.  
    Liegt eine Vorgabe des Herstellers nicht vor oder deklariert das Unternehmen eine Kontrollprobe als nicht erforderlich, ist das Laboratorium gehalten, 
    als interne Vorgabe positive und negative Proben und ihre Frequenz begründet festzulegen. Die festgelegte Frequenz und die Ergebnisse der Testungen sind dokumentationspflichtig. 
     
    Nukleinsäurenachweis im Rahmen der risikobasierten Qualitätssicherung 
    Bei einem quantitativen Nachweis von Nukleinsäure sollen zwei Kontrollen verwendet werden, und zwar mit einem bekannten Gehalt des unteren bzw. oberen Bereichs der Quantifizierung. Die Werte dürfen vom Sollwert maximal +/- log (Basis 10) abweichen. Für die Multiplex-Analytik gilt, dass während 12 Monaten die positiven Kontrollproben alle Erreger repräsentieren, die mithilfe des Systems nachweisbar sind (risikobasierte Qualitätssicherung). Zu dokumentieren sind Frequenzen und Ergebnisse dieser Kontrollproben.  
    Zusätzlich ist zu beachten, das alle Module in einer ähnlichen Frequenz Verwendung finden, wenn das Analysegerät mit verschiedenen 
    Testplätzen ausgestattet ist, wenn dies durch das Gerät nicht anders vorgegeben ist.  

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    Unsere Haut ist als natürliche Barriere gegen pathogene Erreger enorm wichtig. Im Rahmen unserer Hygieneberatung ist eine zunehmende Sensibilisierung zu bemerken. Lesen Sie, wie man sich nicht zwischen PSA und Hautschutz entscheiden muss.
    Ob bei der Arbeit oder während des Einkaufens, in allen möglichen Bereichen des Alltags kommt man nicht drum herum, Gegenstände anzufassen, die schon durch mehrere Hände gegangen sind. Seien es Türklinken, die Toilettenspülung oder der Stift, den man sich zum schnellen Notieren seiner Gedanken doch noch schnell von seinem Kollegen leiht. Der Übertragungsweg des neuartigen Coronavirus per Schmierinfektion – also beispielsweise durch die Weitergabe der Viren über Oberflächen, noch nicht mit Sicherheit nachgewiesen werden konnte, so gibt es doch genügend Krankheiten, die auf diesem Wege ansteckend seien können. Erkältungen und Magen-Darm Infekte sind dabei nur zwei von zahlreichen Möglichkeiten. Dementsprechend wird empfohlen, die Händedesinfektion und das Händewaschen mit Seife in die Alltagsroutine einzubauen. Dass das mit Blick auf das Hautbild nicht unbemerkt bleibt, ist keine Überraschung. So kann das gewissenhafte Durchführen von Hygienemaßnahmen eine raue Hautoberfläche und kleine Risse auf dem Handrücken zur Folge haben. Die Konsequenzen dessen sind neben einem unangenehmen Gefühl auch der Verlust wesentlicher Funktionen unseres größten Organs:
    Der natürliche Schutzfilm der Haut
    Die Haut hat einen eigenen Schutzfilm, der gegen Keime vorgeht, welche nicht Teil unserer natürlichen Hautflora sind. Dieser besteht aus verschiedenen Stoffen mit niedrigem PH-Wert, welche mit unserer Hautflora korrelieren und in der Kombination eine schlechte Lebensumgebung für die meisten Keime und Bakterien darstellt. Durch das regelmäßige Händewaschen und die Verwendung von Desinfektionsmitteln wird dieser natürliche Schutzfilm zerstört. Durch die kleinen Mikrorisse in der Haut können anschließend Bakterien oder Keime ungehindert in den Körper eintreten. Doch wie kann man diese Folgeerscheinungen vermeiden, reicht doch der natürliche Schutzfilm der Haut nicht zur Vermeidung von Ansteckungen aus?
    Gesundes Hautbild durch Einweghandschuhe?
    Regelmäßiges Händewaschen schützt vor Infektionen mit Erregern. Waschen Sie Ihre Hände also nicht nur bei sichtbarer Verschmutzung. Denn Krankheitserreger sind mit dem bloßen Auge nicht zu erkennen. Achten Sie ebenso darauf sich vor allem unterwegs nicht ins Gesicht zu fassen, da Augen, Nase und Mund eine Eintrittspforte für Erreger darstellen.
    Die Verwendung von Einmalhandschuhen ist hier eher kontraindiziert, da sie ein falsches Gefühl von Sicherheit vermitteln können, was oft zu einer Vernachlässigung der beschriebenen Händehygiene führt. Durch ein dauerhaftes Tragen von Einmalhandschuhen kann die Haut geschädigt werden. Lässt sich ein Tragen von Einmalhandschuhen über einen Zeitraum von länger als 30 Minuten nicht vermeiden, so ist ein Tragen von dünnen Baumwollhandschuhen unter diesen zu empfehlen. Diese sind dann natürlich auch regelmäßig zu waschen. Daher prüfen Sie genau wo welche Maßnahme sinnvoll ist.
    Besser ist es, dem Austrocknen der Haut präventiv entgegenzuwirken. Das Waschen der Hände und die Desinfektion werden also durchgeführt, durch verschiedene Hautschutzmittel greifen sie diese allerdings nicht mehr so stark an.
    Prävention und Nachsorge
    Viele Unternehmen in der Gesundheitsbranche, in welcher die Händedesinfektion für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von größter Wichtigkeit ist, arbeiten daher bereits mit Hautschutzplänen. Dazu können Handcremes gehören, welche vor der Arbeit aufgetragen werden und die Wirkung von Desinfektionsmitteln nicht abmildern, wie herkömmliche Cremes. Auch kann ein rückfettendes Desinfektionsmittel verwendet werden. Für den Abschluss des Arbeitstages wird zuweilen noch eine fetthaltigere Handcreme zur Verfügung gestellt. Diese darf nicht mit dem Desinfektionsmittel zusammen genutzt werden, da es seine Wirksamkeit mindert, unterstützt aber dafür der Regeneration der Haut.
    Hautschutz richtig anwenden
    Bei der Verwendung eines Hautschutzmittels ist die korrekte Anwendung unabdingbar. Es wird geraten, die Hände vor dem Auftragen zu reinigen und gut trockenen zu lassen. Anschließend soll das Mittel in ausreichender Menge auf die Hautoberfläche gegeben und gleichmäßig verteilt werden. Es muss darauf geachtet werden, dass auch die Fingerzwischenräume und ‑spitzen, Nägel und Handgelenke und Handrücken ausreichend mit dem Mittel versorgt werden.
    An dieser Stelle sei auch nochmal der Hinweis gegeben, dass das Tragen von Unterarmschmuck überall untersagt ist, wo eine hygienische Händedesinfektion notwendig werden kann. Wird sich an alle oder zumindest die meisten der Hautschutzmaßnahmen gehalten, so kann man mit gutem Gewissen regelmäßig die Hände waschen, desinfizieren und dennoch ein gesundes Hautbild vorweisen.

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    Warum Passwörter vor allem im Gesundheitswesen wichtig sind.
    Bei dem Stichwort „Vorgaben für Passwörter“ werden bei Schulungen in Arztpraxen, MVZ oder anderen Einrichtungen des Gesundheitswesens oft die Augen gerollt. An die Passwortregeln, die für den Schutz der Patientendaten erforderlich sind, hält sich in der Praxis kaum jemand. Doch dies kann schlimme Folgen haben. Nicht nur, dass sensible Daten gestohlen werden können, auch hohe Strafen bis zu 10 Millionen Euro oder 2% des weltweiten Unternehmensumsatzes können eingefordert werden. Daher ist es wichtig alle Mitarbeiter nochmals zu diesem Thema zu sensibilisieren. Das ist die Aufgabe des Verantwortlich in Zusammenarbeit mit der jeweiligen IT-Abteilung und dem internen oder externen Datenschutzbeauftragten.
    Passwörter sind die zentralen Schutzeinrichtungen, um die Systeme vor der unbefugten Nutzung durch Dritte zu schützen. Ein Nutzer kann sich durch eine Benutzerkennung oder mehrere Passwörter identifizieren. Insbesondere zu Zeiten des Verstärkten Arbeitens aus dem Homeoffice ist die Sicherung der Systeme zwingend notwendig.
    Was macht ein gutes Passwort aus?
    Das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) hat neue Empfehlungen zum Thema Passwörter rausgegeben. Daher sollten alle Mitarbeiter noch einmal in diesem Bereich sensibilisiert werden, um sowohl die geschäftlichen als auch die privaten Accounts zu schützen.
    Die wichtigen Regeln noch einmal zusammengefasst:
    Wählen Sie mehr als 8 Zeichen Verwenden Sie Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen Nutzen Sie selbstausgedachte, sinnlose Sätze, wobei jeder erste Buchstabe eines Wortes ein Zeichen des Passwortes ergibt Weisen Sie alle Mitarbeiter darauf hin keine banalen Passwörter sowie Wiederholungs- oder Tastenmuster zu nutzen! Bedenken Sie dabei, dass auch Tablets und Smartphones kleine Computer sind, die vor einem unbefugten Zugriff geschützt werden müssen.
    Hier ein Beispiel für eine Passwort aus einem Satz: Meine Familie wohnt bereits seit 20 Jahren in Köln und mag das Rheinland -> #MFwbs20JiKumdR#
    Als wichtige Neuerung ist zu nennen, dass entgegen den Empfehlungen wie bisher Passwörter nicht mehr alle drei Monate verändert werden sollen, da es in den meisten Fällen dazu kam, dass die Passwörter nur leicht abgeändert wurden und somit auch schnell geknackt werden konnten.
    Wann sollte ein Passwort zwingend geändert werden?
    Geändert werden muss ein Passwort, wenn ein Schadprogramm auf dem PC oder dem IT-System ist, da diese Programme Zugangsdaten aufzeichnen und an Dritte übermitteln können. Zudem kursieren diese Daten dann auch oft im Internet. Daher muss das Schadprogramm schnellstmöglich entfernt und neue Passwörter installiert werden. Zudem sollten Passwörter geändert werden, sobald sie von einem Diensteanbieter dazu aufgefordert werden oder sie Informationen von seriösen Nachrichtendiensten zu bestimmten Angreifern, Spam- oder Pishing-Mails erhalten.
    Wie kann man Passwörter am besten verwalten?
    Es ist bekannt, dass man für jeden einzelnen Account, sei es beruflich oder privat, ein separates Passwort nutzen soll. So kommen bei den meisten Menschen sehr viele Passwörter zustande. Hierzu ist es hilfreich, einen sogenannte Passwort-Safe zu nutzen. Hier können alle Passwörter hinterlegt werden und der Nutzer muss sich nur ein Masterpasswort merken. In diesem Bereich gibt es neben Open-Source Software auch die Möglichkeit Passwortverwaltungssoftware von Betriebssystemen zu nutzen. Sogar einige Webbrowser bieten an Passwörter zu speichern, hier muss man als Nutzer besonders darauf achten, dass diese mit einem Masterpasswort abgesichert sind.
    Für den Alltag gilt, sensibilisieren sie alle Mitarbeiter und legen sie eine Passwortrichtlinie für ihre Praxis/ ihr Unternehmen fest. Geben Sie Passwörter nicht weiter und verwenden Sie in der Praxis keine Klebezettel oder sonstiges. Ändern Sie alle vor eingestellten Passwörter ab. Für die IT-Abteilung ist es wichtig Passwörter der Nutzer nicht im Klartext zu speichern, da dies ein Verstoß gegen Art. 32 der DSGVO darstellt und mit einem Bußgeld in einem aktuellen Fall von 20.000 Euro geahndet wurde. Dieses Bußgeld, welches in Baden-Württemberg verhängt wurde, fiel auch nur so gering aus, da sich der Verantwortliche intensiv darum gekümmert hat, den Datenschutzverstoß schnellstmöglich zu beseitigen. Wenn möglich nutzen Sie eine 2‑Faktor-Authentifizierung, so kann ein Zugriff auf das System verhindert werden, auch wenn das Passwort geknackt wurde, da eine Information an den Nutzer gesendet wird und dieser bspw. einen Verifizierungscode eingeben muss, um sich eindeutig zu identifizieren.
     


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    Um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter Datenschutz-konform zu erfassen gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zunächst müssen aber bestimmte gesetzliche Auflagen erfüllt werden, sodass die Daten sicher verarbeitet, gespeichert und letztendlich auch gelöscht werden.
    Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt, auch wenn sie pseudonymisiert ist, immer personenbezogen, da die Anfangs- und Endzeiten in der Verarbeitung den gesetzlichen Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes, dem Art. 88 der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung), § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und § 87 Abs.1 Nr.6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) entsprechen. Grundsätzlich gilt, dass alle Verantwortlichen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten die Grundsätze der DSGVO Art.5 einhalten müssen. Neben diesem Artikel muss die Rechtsmäßigkeit, d.h. die gesetzlichen Regelungen des BDSG, des Arb-ZG sowie eventuelle Betriebsvereinbarungen berücksichtigt werden. Die Arbeitszeiterfassung ist notwendig, um den Arbeitsvertrag zu erfüllen. Nach Art. 6 Abs.1 DSGVO hat der Arbeitgeber zudem ein berechtigtes Interesse die Arbeitszeit zu erfassen, um die Stundennachweise zu erhalten. Nach dem Arbeitszeitgesetz muss der Arbeitgeber Überstunden nachweisen. Nach einem Urteil des EuGHs  vom Mai 2019 müssen die EU-Mitgliedsstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten, auch die Regelarbeitszeiten nachweisbar zu erfassen. Hierfür gibt es bislang keine gesetzliche Ausgestaltung in Deutschland.
    Neben der Rechtsmäßigkeit muss die Transparenz der Zeiterfassung geregelt sein. Hierzu sollte diese als einzelne Verarbeitungstätigkeit in das Verarbeitungsverzeichnis aufgenommen werden und unter der Beachtung der Betroffeneninformationen nach Art. 13 und 14 DSGVO zu beauskunften sein.
    Wichtig ist auch die Zweckbindung der Daten. Diese sollten nur zur Erfassung der Arbeitszeiten genutzt werden. Sollten noch andere Zwecke erfüllt werden, so können diese in einer gesonderten Betriebsvereinbarung benannt werden.
    Wie lange diese Daten gespeichert werden müssen/ dürfen, ist im Arbeitszeitgesetze beschrieben. Die Nachweise über die Arbeitszeiten müssen zwei Jahre aufbewahrt werden. Steuer relevante Daten müssen von Unternehmen im Zuge der Abgabenordnung zehn Jahre aufbewahrt werden. Sind diese Aufbewahrungsfristen erreicht so müssen im Sinne des DSGVO alle Daten gelöscht werden.
    Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten und somit vertraulich zu behandeln, hier muss nun auch ein System gewählt werden, welches die Vertraulichkeit berücksichtigt. Nur Personen, die mit den Daten arbeiten, diese also zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, dürfen diese sensiblen Daten einsehen. Sie dürfen nicht von Personen manipuliert oder gelöscht werden, können.
     
    Welche Möglichkeiten der Zeiterfassung gibt es nun für Betriebe?
    Neben der alten klassischen Stechuhr, die man auch aus alten Fabriken kennt und die unter den jetzigen Umständen und den gesetzlichen Vorgaben nicht mehr umsetzbar ist, da insbesondere der Bereich der Vertraulichkeit und Integrität nicht erfüllt werden kann, gibt es manuelle Lösungen und digitale Zeiterfassungssysteme.
    Zunächst zu den manuellen Lösungen: Es gibt hier verschiedene Modelle. Neben der klassischen Tabelle, die von dem Mitarbeiter geführt werden, kann es auch Excel-Tabellen geben, die digital geführt werden.- Diese sind einfacher zu handhaben als die Papierform, dennoch gibt es auch hier einiges zu beachten. Sind die Daten zentral gespeichert, muss es ein Berechtigungskonzept geben, welches den Zugriff auf diese Dokumente regelt. Speichern die Mitarbeiter ihre Daten auf dem eigenen PC, so muss hier der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Daten gegen unbefugte Zugriffe geschützt sind. Beides ist mit Aufwand verbunden. Für beide manuelle Lösungen gilt, dass sie in ein zentrales System übertragen werden, welches den Anforderungen der Dokumentationspflichten des Arbeitgebers genügen. Hier müssen auch im Besonderen die Aufbewahrungs- und Löschfristen eingehalten werden.
    Die zurzeit nach dem Gesetz sicherste Lösung ist eine digitale Zeiterfassung per Chip, Transponder oder auch über eine Smartphone App. Hier werden die erfassten Daten sofort in ein System übertragen und so Fehler minimiert. Ebenso werden über Zugriffskontrollen sowie Sperr- und Löschkonzepte alle datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten.

    teramed
    Je größer die Arztpraxis, umso wichtiger wird sie - die regelmäßige Teambesprechung.
    Medizinische Fachangestellte und Ärzte können transparent und zur gleichen Zeit Informationen austauschen, und die "stille Post" mit den damit verbundenen Missverständnissen und Informationsverlusten hat ausgedient.
    Die regelmäßige Teamsitzung spielt aus diesem Grund auch eine wichtige Rolle im Qualitätsmanagement (QM). Hier kommt dem Vorgesetzten - sei es Chef, Chefin oder Praxismanager - eine besondere Verantwortung zu.
    Neben der Organisation der Teamsitzung sollten nämlich auch "atmosphärische Störungen" im Vorfeld registriert und vermerkt werden, damit diese bei der nächsten Besprechung angesprochen werden können. Nur, wenn eine Teambesprechung gekonnt durchgeführt wird, wird sie erfolgreich die Teambildung in der Arztpraxis stärken.
    Termin und Dauer einer Teamsitzung
    Selbst in großen Gemeinschaftspraxen mit vielen Angestellten und viel Gesprächsbedarf sollte eine Teamsitzung nicht zu oft stattfinden.
    Wöchentliche Teamsitzungen bringen Frust, da die Sitzung meist die Arbeitszeit verlängert und im schlechtesten Fall zu Überstunden führt.
    Eine Teamsitzung alle drei Monate hat sich dagegen meist als nicht ausreichend erwiesen.
    Günstig ist es, die Teamsitzung einmal im Monat abzuhalten - wenn möglich, immer am gleichen Tag, beispielsweise am letzten Mittwoch im Monat. Feste Tage geben den MFAs und Ärzten Planungssicherheit. Das gilt für die Freizeit genauso wie für Punkte, die auf die Agenda gebracht sein möchten. Ein Mittwoch bietet sich prinzipiell an, weil Praxen in der Regel nachmittags geschlossen haben.
    Zur Planungssicherheit gehört auch, dass jeder weiß, was auf ihn zukommt. Anders als in manch einem Verein muss die Länge der Besprechung vorgegeben sein. Maximal eine Stunde, dann sollte alles abgehandelt sein. Kann sich das Team bei einem bestimmten Punkt nicht einigen, sollte dieser auf der nächsten Sitzung erneut zur Sprache gebracht werden - es sei denn, die Klärung ist sehr dringlich. Je länger eine Teamsitzung dauert, umso mehr leidet ihre Qualität. Hier ist der Moderator gefragt, um die Sitzung für alle in einem erbaulichen Rahmen zu halten. Die Moderation wird von dem übernommen, der sich auch um die Organisation kümmert: Chef/in oder Praxismanager/in.
    Vorbereitung auf die Teambesprechung
    Jeder Mitarbeiter sollte im Vorfeld über die Themen der kommenden Teamsitzung informiert werden. Für das Qualitätsmanagement ist es eine wichtige Voraussetzung, dass schriftlich niedergelegt wird, was besprochen wird oder wurde.
    Bei aufkeimenden Konflikten kann auf diesem Weg immer auf die Agenda oder später auf das Protokoll verwiesen werden.
    Damit sich die Teilnehmenden auf die Teamsitzung ausreichend vorbereiten können, ist es ratsam, die Agenda eine Woche vor dem Sitzungstermin zu verteilen.
    Ob dies in Papierform oder via E-Mail geschieht, liegt im Ermessen des "Veranstalters". Auf die Agenda gehören alle Punkte, die sich seit der letzten Besprechung angesammelt haben. Das gilt für Erfolge wie Probleme.
    Alle heißt dabei auch wirklich alle: MFAs, die Verbesserungsvorschläge einbringen möchten oder Probleme in dem einen oder anderen Bereich des Qualitätsmanagements sehen, gehören ebenso angehört wie der Praxismanager oder Inhaber!
    Es gibt nur wenige Punkte, die im Rahmen eines Qualitätsmanagements anfallen können, die nicht auf die Agenda der Teamsitzung gehören. Dabei handelt es sich um Konflikte, die zwischen bestimmten Personen schwelen oder Punkte, die nicht den Gesamtbetrieb, sondern einen Einzelnen im Team betreffen. Für diese Fälle gibt es die Mitarbeiterbesprechungen.
    Während der Teamsitzung
    Das Qualitätsmanagement soll auch die Wirtschaftlichkeit einer Arztpraxis erhöhen. Dies kann nur mit Hilfe von motivierten Medizinische Fachangestellten und Ärzten gelingen.
    Zudem werden Menschen, die gerne an ihrem Arbeitsplatz sind, seltener krank - you know.
    Deshalb ist es in der Teamsitzung wichtig, Lob und Anerkennung auszusprechen. Zum einen motiviert ein Lob, zum anderen kommt Kritik besser an, wenn es beispielsweise heißt: "Die Fehlerquote in den Abrechnungen ist zurückgegangen, dafür unser Dank. Allerdings kann/muss dieses und jenes noch verbessert werden/schneller gehen ..."
    Im nächsten Schritt müssen Konflikte gelöst werden. Jeder Konflikt ruft eine Störung in der Arbeitsatmosphäre hervor. Dieses wird ganz sicher von den Patienten bemerkt, was im schlimmsten Fall zum Arztwechsel und einem Loch in der Kasse führen kann.
    Auch das beste Qualitätsmanagement ist zum Scheitern verdammt, wenn auftretende "Störfeuer" nicht bestimmt und abgestellt werden können. Dabei sollte es vermieden werden, einen anderen zu bewerten. Ein guter Ansatz ist, seine eigenen Wahrnehmungen zu schildern. Ein Feedbacknehmer sollte stets direkt angesprochen und Situationen nicht verallgemeinert werden. Jemand, der ein Feedback gibt, sollte eben jenes auch annehmen können. Dazu gehören aktives Zuhören und Ausredenlassen. Wird ein anderer Standpunkt vertreten, kann der im Anschluss dargelegt werden. Es ist immer hilfreich, die "Netikette" für alle sichtbar im Raum zu platzieren. Das kann helfen, wenn es bei Debatten die Temperatur steigt.
    Nach der Sitzung
    Damit der Ablauf der Sitzung im QM-Handbuch dokumentiert werden kann, muss während der Sitzung ein Protokoll geführt werden. Ist dieses von den Anwesenden angenommen und bestenfalls unterschrieben, kann zu jeder Zeit auf dieses Sitzungsprotokoll zurückgegriffen werden, sobald Fragen zum Ablauf oder zu anderen Themen auftauchen. Ebenfalls können urlaubende oder krankgeschriebene Mitarbeiter sich auf diesem Weg nachträglich über die Teamsitzung informieren.
    Wie sind Eure Erfahrungen mit der Teambesprechung? Teilt sie mit uns im Forum!
     

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