Sachgerechte und kostengünstige Aktenvernichtung

[Polarlys]

Hallo zusammen!

Mich würde interessieren, wie Ihr die sachgerechte Aktenvernichtung so durchführt. Bei der Umstellung auf eine papierlose Praxis und auch im laufenden Betrieb fallen ja allerhand eingescannte Akten/Faxe/Arztbriefe etc. an. Die Möglichkeit eines Aktenvernichters (der für medizinische Daten und Röntgenbilder mindestens P-4 sein sollte) erscheint erstmal die kostengünstigste Variante der Aktenvernichtung. Allerdings macht das Ding viel Krach und das ganze Papier will ja auch entsorgt werden. Dann ist er oft heißgelaufen, muss pausieren, kurz: er nervt oft.

Die andere Möglichkeit erscheint die Entsorgung der Akten über einen Dienstleister. Es werden da Kisten angeboten (ich habe einen Anbieter gefunden, dessen Kisten das Volumen von etwa 3 Aktenordern schlucken und deren Entsorgung 22 Euro kostet), die in der Praxis verschlossen abgeholt und (hoffentlich) sachgerecht und datensicher entsorgt werden. Diese Methode finde ich sehr interessant. Hat jemand schon mit einem Anbieter gute Erfahrungen gemacht? Wenn ja, mit welchem?

Vielen Dank für Eure Hilfe!

[tom127]

Guten Tag :-)

Wir haben einen etwas größeren Aktenvernichter angeschafft, welcher nicht nur 5 Seiten auf einmal vernichten kann. Ich hatte mich damals auch mit externen Unternehmen hierfür beschäftigt, aber auf Dauer amortisiert sich die Anschaffung eines großen Aktenvernichters schneller, als die Kosten für ein externes Unternehmen. 

Der Aktenvernichter läuft nicht schnell heiß und bei uns benötigt die MFA maximal 2-3 Minuten pro Tag (in Ausnahmefällen auch mal 5 Minuten) für die Vernichtung.

Viele Grüße!

[Bienchen]

Wir haben uns einen Rexel AUTO+ 100 -  für 180 Euro angeschafft. Der arbeitet selbständig und auch leiser als alle Vorgänger.  Er verfügt über eine Klappe zum Öffnen. Dort kann man bis zu 100 Blättern einlegen. Dann Klappe einfach schließen und er arbeitet ohne Babysitter, heisst keiner muss dabeistehen.

Auf Wunsch kann man auch bei geschlossener Klappe Einzelblätter zum Schreddern in den dafür vorgesehen Schlitz stecken ( gut vor allem für Karteikarten, da die in der Sammelablage nicht gut zu schreddern sind). 

Gescannte Befunde werden i.d.R. nicht geschreddert, sondern dem Patienten mitgegeben.

[KoelnDoc]

Am 27.1.2017 um 13:07 schrieb Polarlys:

Hallo zusammen!

Mich würde interessieren, wie Ihr die sachgerechte Aktenvernichtung so durchführt. Bei der Umstellung auf eine papierlose Praxis und auch im laufenden Betrieb fallen ja allerhand eingescannte Akten/Faxe/Arztbriefe etc. an. Die Möglichkeit eines Aktenvernichters (der für medizinische Daten und Röntgenbilder mindestens P-4 sein sollte) erscheint erstmal die kostengünstigste Variante der Aktenvernichtung. Allerdings macht das Ding viel Krach und das ganze Papier will ja auch entsorgt werden. Dann ist er oft heißgelaufen, muss pausieren, kurz: er nervt oft.

Die andere Möglichkeit erscheint die Entsorgung der Akten über einen Dienstleister. Es werden da Kisten angeboten (ich habe einen Anbieter gefunden, dessen Kisten das Volumen von etwa 3 Aktenordern schlucken und deren Entsorgung 22 Euro kostet), die in der Praxis verschlossen abgeholt und (hoffentlich) sachgerecht und datensicher entsorgt werden. Diese Methode finde ich sehr interessant. Hat jemand schon mit einem Anbieter gute Erfahrungen gemacht? Wenn ja, mit welchem?

Vielen Dank für Eure Hilfe!

Wir sammeln Altakten und fahren sie ca. 1 x alle 2 Jahre zu einem ortsansässigen Unternehmen. Rein in den Großschredder und fertig. Das Unternehmen hat einen Vertrag mit dern KVNO, so dass für ausreichende Sicherheit gesorgt sein sollte.

[Polarlys]

Vielen Dank an alle Drei für die guten Tipps. Die Sache mit dem "Auto-Schredder" klingt für mich schon mal interessant. Vielleicht finde ich auch hier noch einen lokalen Dienstanbieter.

[Siebers-Nguyen]

Stelle auch gerade die Praxis auf papierlos um und da fällt eine riesige Menge an Datenmüll an. In der Kvno kann man diesen kostenlos z. B. In Düsseldorf abgeben. Ich fahre dann ca. Alle 2 bis 3 Mobate mehrere Kisten dorthin. 

[pgrimm]

wir haben einen kleinen Papiershredder für die tgl. anfallenden Dinge. Die eingehenden Befunde werden gescannt, mit einem Paginierstempel fortlaufend numeriert und für evtl. spätere Nachforschungen fortlaufend in Aktenordner abgelegt und im "Keller" aufbewahrt, bis die beiden dortigen Schrank voll sind. Dann wird ein lokaler Entsorgungsbetrieb beauftragt- bringt uns eine abschließbare 240 l Tonne, in die entsorgt wird, was reingeht. 

Auf Rückmeldung wird die Tonne angeholt und der Inhalt datenschutzrechtlich korrekt geshreddert. Eins schriftliche Bestätigung erhalten wir mit der Rechnung ( kostet 35 Euro).

[KoelnDoc]

@pgrimm

Warum treiben Sie einen solchen Aufwand mit den Papierbefunden? Warum nicht gleich nach dem Scannen schreddern?

[pgrimm]

@KoelnDoc Es kommt ja sehr selten aber doch einmal vor, dass ein Befund beim Scannen falsch abgelegt worden ist. Das merke ich dann wenn Patient in die Sprechstunde kommt, so können wir den Befund noch einmal finden und auch anhand der "Nachbarbefunde" in der Numerierung eruieren, bei wem  er fälschlicherweise zugeordnet worden ist. Ob das den Aufwand rechtfertigt, muss jeder für sich entscheiden.