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Polarlys

Sachgerechte und kostengünstige Aktenvernichtung


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Hallo zusammen!

Mich würde interessieren, wie Ihr die sachgerechte Aktenvernichtung so durchführt. Bei der Umstellung auf eine papierlose Praxis und auch im laufenden Betrieb fallen ja allerhand eingescannte Akten/Faxe/Arztbriefe etc. an. Die Möglichkeit eines Aktenvernichters (der für medizinische Daten und Röntgenbilder mindestens P-4 sein sollte) erscheint erstmal die kostengünstigste Variante der Aktenvernichtung. Allerdings macht das Ding viel Krach und das ganze Papier will ja auch entsorgt werden. Dann ist er oft heißgelaufen, muss pausieren, kurz: er nervt oft.

Die andere Möglichkeit erscheint die Entsorgung der Akten über einen Dienstleister. Es werden da Kisten angeboten (ich habe einen Anbieter gefunden, dessen Kisten das Volumen von etwa 3 Aktenordern schlucken und deren Entsorgung 22 Euro kostet), die in der Praxis verschlossen abgeholt und (hoffentlich) sachgerecht und datensicher entsorgt werden. Diese Methode finde ich sehr interessant. Hat jemand schon mit einem Anbieter gute Erfahrungen gemacht? Wenn ja, mit welchem?

Vielen Dank für Eure Hilfe!

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Guten Tag :-)

Wir haben einen etwas größeren Aktenvernichter angeschafft, welcher nicht nur 5 Seiten auf einmal vernichten kann. Ich hatte mich damals auch mit externen Unternehmen hierfür beschäftigt, aber auf Dauer amortisiert sich die Anschaffung eines großen Aktenvernichters schneller, als die Kosten für ein externes Unternehmen. 

Der Aktenvernichter läuft nicht schnell heiß und bei uns benötigt die MFA maximal 2-3 Minuten pro Tag (in Ausnahmefällen auch mal 5 Minuten) für die Vernichtung.

Viele Grüße!

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Wir haben uns einen Rexel AUTO+ 100 -  für 180 Euro angeschafft. Der arbeitet selbständig und auch leiser als alle Vorgänger.  Er verfügt über eine Klappe zum Öffnen. Dort kann man bis zu 100 Blättern einlegen. Dann Klappe einfach schließen und er arbeitet ohne Babysitter, heisst keiner muss dabeistehen.

Auf Wunsch kann man auch bei geschlossener Klappe Einzelblätter zum Schreddern in den dafür vorgesehen Schlitz stecken ( gut vor allem für Karteikarten, da die in der Sammelablage nicht gut zu schreddern sind). 

Gescannte Befunde werden i.d.R. nicht geschreddert, sondern dem Patienten mitgegeben.

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Am 27.1.2017 um 13:07 schrieb Polarlys:

Hallo zusammen!

Mich würde interessieren, wie Ihr die sachgerechte Aktenvernichtung so durchführt. Bei der Umstellung auf eine papierlose Praxis und auch im laufenden Betrieb fallen ja allerhand eingescannte Akten/Faxe/Arztbriefe etc. an. Die Möglichkeit eines Aktenvernichters (der für medizinische Daten und Röntgenbilder mindestens P-4 sein sollte) erscheint erstmal die kostengünstigste Variante der Aktenvernichtung. Allerdings macht das Ding viel Krach und das ganze Papier will ja auch entsorgt werden. Dann ist er oft heißgelaufen, muss pausieren, kurz: er nervt oft.

Die andere Möglichkeit erscheint die Entsorgung der Akten über einen Dienstleister. Es werden da Kisten angeboten (ich habe einen Anbieter gefunden, dessen Kisten das Volumen von etwa 3 Aktenordern schlucken und deren Entsorgung 22 Euro kostet), die in der Praxis verschlossen abgeholt und (hoffentlich) sachgerecht und datensicher entsorgt werden. Diese Methode finde ich sehr interessant. Hat jemand schon mit einem Anbieter gute Erfahrungen gemacht? Wenn ja, mit welchem?

Vielen Dank für Eure Hilfe!

Wir sammeln Altakten und fahren sie ca. 1 x alle 2 Jahre zu einem ortsansässigen Unternehmen. Rein in den Großschredder und fertig. Das Unternehmen hat einen Vertrag mit dern KVNO, so dass für ausreichende Sicherheit gesorgt sein sollte.

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Vielen Dank an alle Drei für die guten Tipps. Die Sache mit dem "Auto-Schredder" klingt für mich schon mal interessant. Vielleicht finde ich auch hier noch einen lokalen Dienstanbieter.

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Stelle auch gerade die Praxis auf papierlos um und da fällt eine riesige Menge an Datenmüll an. In der Kvno kann man diesen kostenlos z. B. In Düsseldorf abgeben. Ich fahre dann ca. Alle 2 bis 3 Mobate mehrere Kisten dorthin. 

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wir haben einen kleinen Papiershredder für die tgl. anfallenden Dinge. Die eingehenden Befunde werden gescannt, mit einem Paginierstempel fortlaufend numeriert und für evtl. spätere Nachforschungen fortlaufend in Aktenordner abgelegt und im "Keller" aufbewahrt, bis die beiden dortigen Schrank voll sind. Dann wird ein lokaler Entsorgungsbetrieb beauftragt- bringt uns eine abschließbare 240 l Tonne, in die entsorgt wird, was reingeht. 

Auf Rückmeldung wird die Tonne angeholt und der Inhalt datenschutzrechtlich korrekt geshreddert. Eins schriftliche Bestätigung erhalten wir mit der Rechnung ( kostet 35 Euro).

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@pgrimm

Warum treiben Sie einen solchen Aufwand mit den Papierbefunden? Warum nicht gleich nach dem Scannen schreddern?

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@KoelnDoc Es kommt ja sehr selten aber doch einmal vor, dass ein Befund beim Scannen falsch abgelegt worden ist. Das merke ich dann wenn Patient in die Sprechstunde kommt, so können wir den Befund noch einmal finden und auch anhand der "Nachbarbefunde" in der Numerierung eruieren, bei wem  er fälschlicherweise zugeordnet worden ist. Ob das den Aufwand rechtfertigt, muss jeder für sich entscheiden.

 

 

 

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    Bis wann ist die (aktuelle) gesetzliche Pflicht? Im Pflegepersonal-Stärkungsgesetz, das am 1. Januar 2019 in Kraft treten soll, steht dass bis zum 30. Juni 2019 keine Honorarkürzungen erfolgen sollen. Ärzte und Psychotherapeuten müssen die notwendigen Komponenten für den Anschluss an die TI allerdings bis spätestens 31. März nächsten Jahres verbindlich bestellen und dies gegenüber ihrer Kassenärztlichen Vereinigung nachweisen. Können sie das nicht, wird Vertragsärzten das Honorar um ein Prozent gekürzt (siehe § 291 Absatz 2b Satz 14 SGB V). Quelle: https://www.kbv.de/html/telematikinfrastruktur.php
      Leider schwingen diverse Anbieter aber schon seit langem die Angstkeule und wollen damit Ärzte zur Vertragsunterzeichnung bewegen, solange es noch keine Konkurrenz gibt.
    Und die mit der Zeit weniger werdende KV-Förderung trägt ihren Teil dazu bei.
    Ich habe schon mit vielen Ärzten gesprochen, die vor Monaten neue Telematik-Verträge abgeschlossen haben, aber diesen noch nicht verwenden konnten und dementsprechend auch noch keine Förderung erhalten haben.   Wie hoch ist die Förderung aktuell ? Quelle: https://www.kbv.de/html/30719.php   Wieviele Konnektoren sind bisher zugelassen? Laut meinem letzten Stand sind es 4 Konnektoren. Ich werde diese demnächst hier verlinken.   Was passiert nach Ablauf der Frist? das weiss so genau leider keiner.... aber es gibt Widerstand:
    Die Frist wurde bereits von Ende 2018 auf März 2019 verlängert auch dank einer Petition (siehe: Petition 83509).
      Was kann man tun? "Was sollten nun Ärzte angesichts der noch immer drohenden Honorarkürzung tun? Dr. Kriedel rät, die nötigen Geräte zu bestellen. In dem Vertrag sollte unbedingt verankert werden, dass der Finanzierungspreis für das Quartal gilt, in dem erstmals die Stammdaten abgeglichen werden. Entscheidend für die GKV-Erstattung ist nämlich das Quartal des ersten Versichertenstammdatenabgleichs und nicht das Datum des Kaufvertrags oder der Konnektorenlieferung." (Quelle: Medical Tribune  Kein Cent zuzahlung! ) Einen Anwalt fragen oder wenn man schon gezahlt hat klagen:
    https://www.medical-tribune.de/praxis-und-wirtschaft/praxismanagement/artikel/wer-prozessiert-wegen-telematikschaeden/
    Eine Musterklage ist von dem Ärztenetz Medi in Vorbereitung:
    https://www.aerztezeitung.de/praxis_wirtschaft/praxis_edv/article/975768/musterklage-medi-laedt-ti-strategietreffen.html   Unbedingt das Kleingedruckte in den Verträge lesen, die man mit dem Anbieter geschlossen hat:
    In den Verträgen, die ich bisher gesehen habe, versuchten die Anbieter jegliche Haftung für Hackerangriffe auszuschließen.   Meine persönlichen Fragen, die mir hier vielleicht jemand beantworten kann? Muss man alle benötigten Komponenten auf einmal bestellen, um die Förderung zu bekommen?
    Oder kann man zum Beispiel erstmal nur das SMC-B-Kartenterminal bestellen und sich erstatten lassen? Ist ohne VSDM - also die Online-Prüfung der Stammdaten - auch kein Einlesen der Gesundheitskarte im PVS (und damit eine Abrechnung) mehr möglich? Welche Nachteile außer der Honorarkürzung hat man sonst noch wenn man offline bleibt? (Arztrbriefe, Medikationsplan sind ja erst noch in Entwicklung) Was passiert wenn ein Konnektor gestohlen wird? Muss man updatefähige Kartenterminal bis 31.12.2018 updaten und gibt es wirklich keine Updates mehr für das ORGA 930 M mehr?
    Laut dieser Anzeige ist das angeblich so: https://www.doccheckshop.de/Angebote/Kartenlesegeraete-OPB1/   Hoffe auf rege Diskussion!
        Update 30.01.2019: Die erste Musterklage in Badenwürtenberg läuft an:
    https://www.aerzteblatt.de/nachrichten/100536/Tele­ma­tik­infra­struk­tur-Musterklage-wegen-Konnektorkosten Habe hier eine Checkliste zur Anbindung gefunden:
    https://www.kvb.de/fileadmin/kvb/dokumente/Praxis/TI/KVB-Checkliste-TI-Anschluss.pdf Jeder der sich an die Telematik anschließt, sollte seine Praxis-EDV vorher auf Datensicherheit prüfen: dazu wurde dieser schöne Leitfaden schon im Juni 2018 von der Bundesärztekammer veröffentlicht: "Technische Anlage - Hinweise und Empfehlungen zur ärztlichen Schweigepflicht, Datenschutz und Datenverarbeitung in der Arztpraxis" das wichtigste in meinen Augen ist eine explizite, dedizierte Firewall: die Kosten hierfür betragen je nach Praxisgröße 400-1200 € einmalig + ca. 400-600€ jährlich für Updates von Virensignaturen, Wartung, etc. Diese Kosten sind nicht durch die Förderung gedeckt und werden oft vergessen. Frage:
    Viele PVS-Anbieter bieten sogenannte EDV-Checks (z.B. der TI-Fit-Check von medatixx) an - früher war das kostenlos, inwzischen verlangt medatixx 119,-€ dafür.
    Wer hat Erfahrungen mit so etwas gemacht? Ich bin etwas ensetzt über unseren Anbieter: uns wurde nach einem Check vorgeschlagen unsere Fritzbox durch einen Lancom Router zu ersetzten. Das sei als Firewall-Lösung völlig ausreichend !!!?   Update 04.02.2019: Gefahren der (zentralen) Speicherung von Gesundheitsdaten: 
    https://www.aerzteblatt.de/nachrichten/100202/Neuen-Sicherheitsmassnahmen-stehen-stets-auch-neue-Angriffsmoeglichkeiten-gegenueber
      Das Gesundheitsministerium möchte die gemaik verstaatlichen um die Telematik schneller voranzutreiben:
    https://www.aerzteblatt.de/nachrichten/100833/Bundesaerztekammer-kritisiert-geplante-Uebernahme-der-gematik
    https://www.handelsblatt.com/politik/deutschland/gesundheitspolitik-spahn-entmachtet-kassen-und-aerzte-bei-der-digitalisierung/23928228.html
      ...und dann soll noch die Gesundheitscloud eingeführt werden (am beste ohne das Ärzte, Kassen oder Versicherer mitreden können - siehe vorherigen Link):
    https://www.zdf.de/nachrichten/heute/gesundheitscloud-macht-patientendaten-zu-leichter-beute-102.html  

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