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    Zeiterfassung - aber wie mache ich es richtig?!

     

    Um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter Datenschutz-konform zu erfassen gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zunächst müssen aber bestimmte gesetzliche Auflagen erfüllt werden, sodass die Daten sicher verarbeitet, gespeichert und letztendlich auch gelöscht werden.

    Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt, auch wenn sie pseudonymisiert ist, immer personenbezogen, da die Anfangs- und Endzeiten in der Verarbeitung den gesetzlichen Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes, dem Art. 88 der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung), § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und § 87 Abs.1 Nr.6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) entsprechen. Grundsätzlich gilt, dass alle Verantwortlichen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten die Grundsätze der DSGVO Art.5 einhalten müssen. Neben diesem Artikel muss die Rechtsmäßigkeit, d.h. die gesetzlichen Regelungen des BDSG, des Arb-ZG sowie eventuelle Betriebsvereinbarungen berücksichtigt werden. Die Arbeitszeiterfassung ist notwendig, um den Arbeitsvertrag zu erfüllen. Nach Art. 6 Abs.1 DSGVO hat der Arbeitgeber zudem ein berechtigtes Interesse die Arbeitszeit zu erfassen, um die Stundennachweise zu erhalten. Nach dem Arbeitszeitgesetz muss der Arbeitgeber Überstunden nachweisen. Nach einem Urteil des EuGHs  vom Mai 2019 müssen die EU-Mitgliedsstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten, auch die Regelarbeitszeiten nachweisbar zu erfassen. Hierfür gibt es bislang keine gesetzliche Ausgestaltung in Deutschland.

    Neben der Rechtsmäßigkeit muss die Transparenz der Zeiterfassung geregelt sein. Hierzu sollte diese als einzelne Verarbeitungstätigkeit in das Verarbeitungsverzeichnis aufgenommen werden und unter der Beachtung der Betroffeneninformationen nach Art. 13 und 14 DSGVO zu beauskunften sein.

    Wichtig ist auch die Zweckbindung der Daten. Diese sollten nur zur Erfassung der Arbeitszeiten genutzt werden. Sollten noch andere Zwecke erfüllt werden, so können diese in einer gesonderten Betriebsvereinbarung benannt werden.

    Wie lange diese Daten gespeichert werden müssen/ dürfen, ist im Arbeitszeitgesetze beschrieben. Die Nachweise über die Arbeitszeiten müssen zwei Jahre aufbewahrt werden. Steuer relevante Daten müssen von Unternehmen im Zuge der Abgabenordnung zehn Jahre aufbewahrt werden. Sind diese Aufbewahrungsfristen erreicht so müssen im Sinne des DSGVO alle Daten gelöscht werden.

    Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten und somit vertraulich zu behandeln, hier muss nun auch ein System gewählt werden, welches die Vertraulichkeit berücksichtigt. Nur Personen, die mit den Daten arbeiten, diese also zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, dürfen diese sensiblen Daten einsehen. Sie dürfen nicht von Personen manipuliert oder gelöscht werden, können.

     

    Welche Möglichkeiten der Zeiterfassung gibt es nun für Betriebe?

    Neben der alten klassischen Stechuhr, die man auch aus alten Fabriken kennt und die unter den jetzigen Umständen und den gesetzlichen Vorgaben nicht mehr umsetzbar ist, da insbesondere der Bereich der Vertraulichkeit und Integrität nicht erfüllt werden kann, gibt es manuelle Lösungen und digitale Zeiterfassungssysteme.

    Zunächst zu den manuellen Lösungen: Es gibt hier verschiedene Modelle. Neben der klassischen Tabelle, die von dem Mitarbeiter geführt werden, kann es auch Excel-Tabellen geben, die digital geführt werden.- Diese sind einfacher zu handhaben als die Papierform, dennoch gibt es auch hier einiges zu beachten. Sind die Daten zentral gespeichert, muss es ein Berechtigungskonzept geben, welches den Zugriff auf diese Dokumente regelt. Speichern die Mitarbeiter ihre Daten auf dem eigenen PC, so muss hier der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Daten gegen unbefugte Zugriffe geschützt sind. Beides ist mit Aufwand verbunden. Für beide manuelle Lösungen gilt, dass sie in ein zentrales System übertragen werden, welches den Anforderungen der Dokumentationspflichten des Arbeitgebers genügen. Hier müssen auch im Besonderen die Aufbewahrungs- und Löschfristen eingehalten werden.

    Die zurzeit nach dem Gesetz sicherste Lösung ist eine digitale Zeiterfassung per Chip, Transponder oder auch über eine Smartphone App. Hier werden die erfassten Daten sofort in ein System übertragen und so Fehler minimiert. Ebenso werden über Zugriffskontrollen sowie Sperr- und Löschkonzepte alle datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten.



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