Effektiv gemeinsam die Abrechnung meistern

[Ralph Jäger]

Kennt ihr das?

Ein(e) MFA, Arzt oder Praxismanagerin macht die gesamte Abrechnung kurz vor Quartalsende. Diese(r) ist dann völlig genervt und durch den Wind.

Die Praxis-EDV macht nicht das, was man will, die Patienten haben ein Quartal übersprungen und sowieso haben alle anderen die Ziffer nicht richtig eingetragen.

Wir haben angefangen, die KV- und Privatabrechnung zu verteilen:

1. die MFA an der Anmeldung tragen die Ordinationsgebühren und bei geplanten Terminen, z.B. Gesundheitsvorsorgen, sofort ein
2. die Ärzte tragen die Ziffern sofort bei einem Patientenkontakt ein
   • fehlen wiederholt Ziffern, werden diese konsequent darauf hingewiesen
3. während den Fallbesprechungen mit den Ärzten in Weiterbildung werden eventuell fehlende Ziffern nachgetragen und erläutert. Das gehört einfach zur Ausbildung dazu.
4. eine MFA kümmert sich jeden Monat um die Kontrolle der DMP-Ziffern
5. eine Praxismanagerin macht einmal pro Monat die GOÄ-Abrechnung
6. die Abrechnungs-Kontroll-Listen werden auf mehrere Personen verteilt, die diese jeden Monat erledigen müssen:
   • Geriatrie-Ziffern
   • Chroniker-Ziffern
   • Hausbesuchs-Ziffern
7. VERAHs und NäPas tragen selbst ihre Ziffern ein und müssen diese auch mit einer Liste kontrollieren
8. die Fehlerlisten werden jede Woche von einer MFA bearbeitet, abwechselnd
   • evtl. fehlende Diagnosen werden an die entsprechenden Ärzte weitergeleitet
9. schließlich wird die Gesamtabrechnung am Quartalsende von einer Person überprüft und versendet

Dadurch stellen wir sicher, dass die Abrechnung nicht an einer Person "hängenbleibt" und bei Urlaub / Krankheit effizient durchgeführt werden kann.

In einem solchen Konzept ist es wichtig, dass man dokumentiert, wie die jeweilige Aufgabe zu erledigen (QM-Checkliste) ist und welche häufigen Ziffern man für die Abrechnung benötigt.

Klar, man muss das Vertrauen haben, dass alle ihre Aufgaben nach Besten Wissen und Gewissen erfüllen. Das ist aber nur dann möglich, wenn der Praxisinhaber auch den MFA, Praxismanagerinnen und angestellten Ärzten diese Möglichkeit bietet.

Anfangs wird es sicherlich zu einigen Fehlern und vergessenen Ziffern kommen. Aber unsere Erfahrungen zeigen, dass diese Fehler deutlich weniger wirtschaftliche Auswirkungen haben, als wenn eine Person (meistens der Praxisinhaber) denkt, nur sie / er könne die Abrechnung korrekt durchführen.

Wie ist das bei euch?

Macht der Praxisinhaber oder die Praxismanagerin / Erstkraft die Abrechnung alleine?

[Gast MG]

Genau: Alle sollten sich gleichermaßen um die Abrechnung kümmern und mindestens 2 die Korrektur und den Versand können.

Bisher korrigiert unser Chef die Abrechnungen immer selbst, vor allem die Privatabrechnung. Das kann dauern.

Er ist dann immer erst auf den letzten Drücker fertig und ich soll dann ganz schnell die durch ihn hinzugekommenen Fehler korrigieren und die Abrechnung versenden. Und das neben der Patientenversorgung. 

Als Erstkraft darf ich in der Abrechnungszeit (Quartalsanfang) keinen Urlaub machen, weil nur ich weiß, wie man die Abrechnung versendet.

Manche Privatpatienten erhalten erst ein Jahr später ihre Rechnung.