Wie organisiert Ihr eure Dokumente für das Qualitätsmanagement?

[Ralph Jäger]

Es steckt ziemlich viel Wissen und Arbeit in den QM-Dokumente. So sollte doch jeder Arzt und jede Medizinische Fachangestellte auf dieses Wissen verfürgen, am Besten mit einer Suche und von jedem Arbeitsplatz

Wie macht Ihr dieses Praxiswissen verfügbar?

Wir selbst haben verschiedene Varianten durchprobiert:

• Klassischer Ordner (Papier): der stand dann schön im Büro bzw. Sprechzimmer des "QM-Beauftragten", und keiner hat mehr rein gesehen oder etwas aktualisiert.
• Word/Office-Dokumente auf dem Server: wir haben die Struktur nach QEP verwendet und sogar eine serverseitige Suchfunktion installiert. Das war nicht schlecht, da man unter Windows direkt aus dem Startmenü nach QM-Dokumenten suchen konnte. Der Nachteil war, dass an jedem Arbeitsplatz ein vollständiges Office installiert sein musste und von zu Hause nur über Umwege der Zugriff erfolgen konnte. Durch die Etablierung von mehreren Standorten mussten dann auch auf die Dokumente entweder per Fernzugriff zugegriffen werden oder die Dateien gespiegelt werden.
• Wiki-/Kollaborationssoftware: zwischenzeitlich nutzen wir die Software Confluence von Atlassian. Es ist eine Kombination aus einem klassischem Wiki (wie Wikipedia) mit erweiterten Kommunikationsmöglichkeiten der Mitarbeiter (Facebook-Funktion). Das Programm kann entweder auf dem eigenen Server installiert werden oder als Cloud-Packet gemietet werden.

Weitere mir bekannte Möglichkeiten:

• Drupal-Wiki: auch eine Wiki-orientiertes Dokumentemanagementsoftware die stärker an die Notwendigkeiten des Qualitätsmanagements ausgerichtet ist. Hier kann z.B. feiner gesteuert werden, welche Dokumente erst freigegeben werden müssen, bis alle diese einsehen können. Der Funktionsumfang ist sehr umfangreich. Zum Mieten (Cloud) oder auch zur Installation auf einem eigenen Server.
• freie Wiki Software: die freien Wiki Softwareangebote sind zwar sehr gut für ein reines Wiki, dennoch empfand ich persönlich den Aufwand übertrieben, nur um Dokumente damit zu verwalten.
• Sharepoint: Vorteil ist die vollständige Integration in das Windows-System, der Verwaltungsaufwand ist jedoch nicht zu verachten, die Preise ebensowenig.

Wie macht Ihr das?

[torsten]

Unser QM ist nicht wirklich durchdacht. Es liegt auf als Word-Dateien auf einem PC und wird dann bei Bedarf ausgedruckt.

Die Ordnerstruktur haben wir von einem Pharmareferent, so dass es QM-komform ist.

Die Arzthelferinnen führen dann noch einen zusätzlichen Ordner mit Geräte-Anleitungen oder Infos für die Azubine.

[Ralph Jäger]

Das Qualitätsmanagement soll ja das vorhandene Praxiswissen allen Mitarbeitern (MFA und Ärzte) zugänglich machen. Wir haben auch viele Ordner mit wertvollen Inhalten gehabt, nur keiner wusste, das es diese gibt.

Emails hin und her zu schicken ist auch nicht wirklich sinnvoll. Und welcher Azubi kann schon nach Dateien auf dem Computer suchen? Aber das Internet wie Facebook und andere "Websiteportale" können diese dann benutzen.

Deshalb habe ich eine Facebook ähnliche Software installiert, die es allen Mitarbeitern ermöglicht, auf die Dokumente zuzugreifen. Schön ist, dass man diese dann kommentieren kann und per Email benachrichtigt wird, wenn es Veränderungen oder neues gibt.

Ältere MFA haben sich anfangs schwer getan, dann aber erstaunlicherweise schnell zurechtgefunden. Man kann aber auch nicht behaupten, dass nicht "Internetaffine" MFA, zumindest bei uns, das Praxiswissen dann papiergebunden besser geführt hätten.

[dr_b]

QEP als Vorlage für Verzeichnisse auf dem Server, jeder hat Zugriff. Reicht für das QM.

 

Alles andere machen die MFAs unter sich aus und finden es auch.

[Gast Gast]

kann jemand die komplette quep ordner inhaltsstruktur benennen

welche software zum verwalten ist sinnvoll

 

[Ralph Jäger]

Hallo,

 

die Struktur des QEP ist folgendermaßen aufgebaut:

 

1 Patientenversorgung
1.1.1 Leistungsspektrum
1.1.3 Terminvergabe
1.1.4 Telefonische Anfragen
1.2.1 Anamnese
1.2.2 Körperliche Untersuchung und psychosoziale Erhebung
1.2.3 Diagnostik
1.3.1 Therapieentscheidung, -planung und -ziele
1.3.2 Verordnungen
1.3.3 Leistungen und Eingriffe
1.3.4 Notfallmanagement
1.3.5 Behandlungspfade, Leitlinien und evidenzbasierte Medizin
1.3.6 Erkrankungsspezifische Information, Beratung und Schulung
1.3.7 Verlaufsbeobachtung und Sicherung des Therapieerfolges
1.4.1 Interne Kooperation und Kommunikation
1.4.2 Externe Kooperation und Kommunikation
1.5.2 Prävention

 

2 Patientensicherheit
2.1.1 Aufklärung und Einwilligung der Patienten
2.1.2 Patientenorientierung
2.1.3 Patientensicherheit, Risiko- und Fehlermanagement
2.2.1 Führen der Patientenakte
2.3.1 Wahrung der Intimsphäre
2.3.2 Schweigepflicht und Datenschutz

 

3 Mitarbeiter
3.1.1 Personalplanung und Mitarbeitergespräche
3.1.2 Einstellung, Einarbeitung, Ausscheiden von Mitarbeitern
3.1.3 Teambesprechung und Kommunikation
3.2.1 Ausbildung von Medizinischen Fachangestellten
3.2.2 Fortbildung und Qualifizierung

 

4 Organisation
4.1.2 Organisationsstruktur und Verantwortlichkeiten
4.2.2 Geräteanwendung, Instandhaltung und Wartung
4.2.3 Beschaffung und Lagerung
4.3.1 Arbeitsumgebung und Arbeitssicherheit
4.3.3 Hygiene und Reinigung
4.5.2 Datensicherung

 

5 Qualitätsentwicklung
5.1.1 Qualitätspolitik
5.1.2 Qualitätsziele
5.1.3 Qualitätsmanagement-System
5.2.2 Befragungen
5.2.3 Beschwerdemanagement und Vorschlagswesen
5.2.4 Externe Qualitätssicherung
5.2.5 Bewertung des Qualitätsmanagement-Systems
5.2.6 Verbesserungsmaßnahmen
5.3.1 QM-Handbuch

 

A_Archiv
B_Entwürfe

 

 

Viele Praxen übernehmen diese Struktur einfach als Verzeichnisse in einem Dateisystem (z.B. auf dem Server), wie von der mitgelieferten CD vorgegeben.

In den einzelnen Ordnern werden dann Word-Dokumente angelegt.

 

Der Nachteil ist, dass man sich erst einmal durch alle Ordner durchklicken muss, bevor man etwas findet. Man kann die Volltextsuche eines Windows-Server aktivieren, es ist dennoch eher eine kostengünstige Behelfslösung.

 

Wir selbst nutzen als Software ein Produkt namens "Confluence" von Atlassian: damit kann man, die Ordnerstruktur wiederspiegeln, es sind aber auch erweiterte Funktionen, wie Volltextsuche und Email-Benachrichtigung sowie Kommentarfunktionen verfügbar. Ein großer Vorteil ist die Möglichkeit, einerseits Dokumente direkt im Webbrowser bearbeiten und gleichzeitig vorhandene Word- / PDF- / Excel-Dokumente (mit Volltextindizierung) darin verwalten zu können.

 

Die Compugroup bietet ein Modul namens CGM QM Organizer an: ich habe es selbst ausprobiert, es ist sehr umfangreich und enthält eine Basis an Musterdokumenten. Es ist wie ein Wiki aufgebaut, man kann direkt im Webbrowser die Dateien editieren. Allerdings bin ich mit den Lizenzbedingen und dem Benutzerinterface nicht "warm" geworden. Das ist bestimmt Geschmackssache.

 

Spezialisiert auf das Qualitätsmanagement hat sich der Anbieter von Drupal-Wiki: es ist auch eine serverbasierte Softwarelösung, in der man im Webbrowser die Dokumente editieren, sowie Dateien verwalten kann. Eine Volltextsuche ist verfügbar, die Struktur des QM nach DIN ISO 9000 liegt bei Bedarf schon konfiguriert vor. Stärke dieser Software ist, dass der QM-Prozess besser beachtet wird: Dokumente können von Benutzer A angelegt werden, von Benutzer B überprüft und von Benutzer C freigegeben werden.

 

Soweit ich es in Erinnerung habe, gibt es noch eine Reihe anderer "Software-Lösungen" für das QM in der Arztpraxis.

 

Hoffentlich hilft Dir das. 

 

[Gast QM]

Ein Kollege schwört auf das KTQ. Was sind denn die Unterschiede zwischen QEP und KTQ?