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Ralph Jäger

Tipps für einen reibungslosen Sprechstundenablauf

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Hallo,

 

welche Tipps habt Ihr für einen reibungslosen Sprechstundenablauf?

 

In einer Fortbildung zum "Praxismanagement" von der Ärztekammer wurden diese grundlegenden Tipps gegeben:

  • unterschiedliche Terminlängen je nach Untersuchung zwischen 10 Minuten und 30 Minuten
  • zu jeder vollen Stunde einen Puffer mit 10 Minuten
  • keine großen Untersuchungen zu Stoßzeiten

Der Teufel sitzt aber im Detail. In unserer hausärztlichen Praxis haben mit folgendem gute Erfahrungen gemacht:

  • melden sich Kinder unter 9 Jahren an, und sei es nur für eine Impfung, werden wahrscheinlich Geschwister, Eltern oder Freunde mitkommen => lieber gleich 30 Minuten einplanen
  • weg mit dem festen Telefon an der Anmeldung. Lieber ein tragbares Telefon, dass dann auch mal jemand anderes in einem anderen Zimmer mitnehmen kann
  • wir vergeben als Mindestlänge der Termin 15 Minuten und nicht, wie üblich, 10 Minuten. Das entspannt gehörig, die Patientenzahl leidet dennoch nicht (v.a. weil wir auch eine offen Akutsprechstunde anbieten)
  • wir bieten eine Akutsprechstunde als offene Sprechstunde zweimal täglich mit Kurzterminen an: Patienten können ohne Termin z.B. für AU, Erkältung oder kurze Rückfragen kommen. Stellt sich heraus, dass es sich um eine längere Angelegenheit handelt, wir ein neuer fester Termin vereinbart
  • Telefonate werden nur in lebensbedrohlichen Fällen in die Sprechzimmer durchgestellt. Alle Rückrufwünsche werden in die "Warteliste" eingetragen
  • die Kommunikation zwischen MFA <-> Ärzten erfolgt über die medizinischen Daten der Patientenakten (bzw. über unseren eigenen "Messenger"): z.B. "bitte noch Termin für Gesundheitsvorsorgeuntersuchung vereinbaren" oder "Adresse Kardiologen mitgeben"
  • Puffer können nicht verwendet werden: das Praxisprogramm ist so eingestellt, dass in den Puffern keine Termine vergeben werden können
  • Akut/Labor im Terminplaner: es gibt eine extra Spalte des Terminplaners im Praxisprogramm für geplante Laboruntersuchungen, technische Vorbereitungen (EKG, LZ-RR)
  • Patienten mit aufwändigeren Untersuchungen bzw. nötigen Vorbereitungen (z.B. bei Gesundheitsuntersuchungen) werden gebeten 15 Minuten früher zu erscheinen
  • zumindest ich empfange keine Pharmareferenten. Kommt jemand wegen Wundauflagen, verweise ich auf die MFA.
  • Fäden ziehen und kleinere Wunden versorgen können auch die MFA
  • vor Brückentage keine aufwendigen Untersuchungen, da damit zu rechnen ist, dass viele Vertreterfälle kommen.
  • Blutabnahmen müssen nur in seltensten Fällen morgens nüchtern erfolgen! Auch für den Check-Up kann man jederzeit Blut abnehmen.
  • Folgetermine planen: ist ein Patient mit Medikamenten neu eingestellt oder nimmt sie/er am DMP teil, wird gleich ein Folgetermin zur Kontrolle vereinbart
  • Termine nur durch die MFA vergeben lassen: anfangs wollten wir die MFA entlasten und Termine im Behandlungszimmer vergeben. Das führte nur zu Chaos!
  • Hausbesuche einplanen: wir planen Termine für Hausbesuche und nicht "da kann man mal zwischendurch hin".

Was sind eure Erfahrungen? Welche Tipps habt Ihr?

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Meine Tipps:

  • kein "Dazwischenschieben" von nicht dringlichen Fällen: hart aber freundlich sein und damit gegenüber den anderen Patienten fair sein
  • den Arzt freundlich Beine machen, wenn er zu lange braucht
  • die nächsten Tage vorplanen und den Arzt auf wahrscheinlich länger dauernde Termine als eingetragen vorwarnen
  • geplante Impfungen oder Untersuchungen schon morgens vorbereiten bzw. Befunde von Fachärzten anfordern

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Gast Gast

Funktionierende EDV!

Pünktlicher Chef

Keine privaten Gespräche mit der Bank, dem Steuerberater oder dem Reisebüro!

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Pünktliche Ärzte sind ein Thema: verzögern diese die Sprechstunde nur um ein paar Minuten pro Patient, dann geht das ganze Terminsystem flöten.

 

Das nennt sich dann auch "Selbstorganisation" und wird im Medizinstudium nicht beigebracht. Teilweise empfinden das einige Ärzte dies als Leistungsdruck.

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  • Bei Diskussionen über aut-idem oder Wunscharznei auf nächsten Arzttermin hinweisen und nicht diese Patienten reinschieben
  • Termine für Atteste (auch kurze), nicht dazwischenschieben und Andere warten lassen
  • Anrufe von Pflegeheimen nicht durchstellen, Rückruf

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Ohja... pünktliche Ärzte... unser Chef kommt jeden morgen erst um 08.15/08:20Uhr, obwohl es schon um 8.00 Uhr los geht...jeden morgen haben wir verzug und schaffen es fast nie püntlich in die Pause...

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Ein Thema, das ich auch allzu gut kenne... Und eines, das eine ganze Kette an Fragen und Problemen aufwirft. Wie gibt man beispielsweise eine solche Rückmeldung an den Chef? Kann man eine gemeinsame Lösung finden? Ist überhaupt klar, welche Konsequenzen das Verhalten für das Team hat? .... 

 

Die Erfahrung aus meiner beruflichen Praxis ist, dass es einen Raum geben muss, in dem solche Themen besprochen werden. Eine Teamsitzung oder ähnliches. Bei einem kritischen Teamkonstellation kann man diese von einer externen Person moderieren lassen. In kleinen Teams braucht man auch nicht viele Termine im Jahr, so dass kaum zusätzlicher Aufwand entsteht. Ich habe einen solchen moderierten Austausch als sehr fruchtbar erlebt und als eine Möglichkeit den Arbeitsalltag gemeinsam zu gestalten. 

Generell finde ich noch wichtig, dass Abläufe in der Arztpraxis nicht für alle Zeit festgeschrieben sind, man kann sie auch ändern! Davon lebt der Arbeitsalltag ja schließlich.... Ich persönlich finde eine gute Zeitabstimmung, feste Pausenzeiten und Pünktlichkeit sind Themen, die das gesamte Team betreffen und es hat auch mit Wertschätzung und Respekt im Miteinander zu tun.

 

Ich wünsche Ihnen noch eine schöne Restwoche.

 

Caroline Jager

InnovaPrax GmbH, www.innovaprax.de

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