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Hallo,

 

welche Tipps habt Ihr für einen reibungslosen Sprechstundenablauf?

 

In einer Fortbildung zum "Praxismanagement" von der Ärztekammer wurden diese grundlegenden Tipps gegeben:

  • unterschiedliche Terminlängen je nach Untersuchung zwischen 10 Minuten und 30 Minuten
  • zu jeder vollen Stunde einen Puffer mit 10 Minuten
  • keine großen Untersuchungen zu Stoßzeiten

Der Teufel sitzt aber im Detail. In unserer hausärztlichen Praxis haben mit folgendem gute Erfahrungen gemacht:

  • melden sich Kinder unter 9 Jahren an, und sei es nur für eine Impfung, werden wahrscheinlich Geschwister, Eltern oder Freunde mitkommen => lieber gleich 30 Minuten einplanen
  • weg mit dem festen Telefon an der Anmeldung. Lieber ein tragbares Telefon, dass dann auch mal jemand anderes in einem anderen Zimmer mitnehmen kann
  • wir vergeben als Mindestlänge der Termin 15 Minuten und nicht, wie üblich, 10 Minuten. Das entspannt gehörig, die Patientenzahl leidet dennoch nicht (v.a. weil wir auch eine offen Akutsprechstunde anbieten)
  • wir bieten eine Akutsprechstunde als offene Sprechstunde zweimal täglich mit Kurzterminen an: Patienten können ohne Termin z.B. für AU, Erkältung oder kurze Rückfragen kommen. Stellt sich heraus, dass es sich um eine längere Angelegenheit handelt, wir ein neuer fester Termin vereinbart
  • Telefonate werden nur in lebensbedrohlichen Fällen in die Sprechzimmer durchgestellt. Alle Rückrufwünsche werden in die "Warteliste" eingetragen
  • die Kommunikation zwischen MFA <-> Ärzten erfolgt über die medizinischen Daten der Patientenakten (bzw. über unseren eigenen "Messenger"): z.B. "bitte noch Termin für Gesundheitsvorsorgeuntersuchung vereinbaren" oder "Adresse Kardiologen mitgeben"
  • Puffer können nicht verwendet werden: das Praxisprogramm ist so eingestellt, dass in den Puffern keine Termine vergeben werden können
  • Akut/Labor im Terminplaner: es gibt eine extra Spalte des Terminplaners im Praxisprogramm für geplante Laboruntersuchungen, technische Vorbereitungen (EKG, LZ-RR)
  • Patienten mit aufwändigeren Untersuchungen bzw. nötigen Vorbereitungen (z.B. bei Gesundheitsuntersuchungen) werden gebeten 15 Minuten früher zu erscheinen
  • zumindest ich empfange keine Pharmareferenten. Kommt jemand wegen Wundauflagen, verweise ich auf die MFA.
  • Fäden ziehen und kleinere Wunden versorgen können auch die MFA
  • vor Brückentage keine aufwendigen Untersuchungen, da damit zu rechnen ist, dass viele Vertreterfälle kommen.
  • Blutabnahmen müssen nur in seltensten Fällen morgens nüchtern erfolgen! Auch für den Check-Up kann man jederzeit Blut abnehmen.
  • Folgetermine planen: ist ein Patient mit Medikamenten neu eingestellt oder nimmt sie/er am DMP teil, wird gleich ein Folgetermin zur Kontrolle vereinbart
  • Termine nur durch die MFA vergeben lassen: anfangs wollten wir die MFA entlasten und Termine im Behandlungszimmer vergeben. Das führte nur zu Chaos!
  • Hausbesuche einplanen: wir planen Termine für Hausbesuche und nicht "da kann man mal zwischendurch hin".

Was sind eure Erfahrungen? Welche Tipps habt Ihr?

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Meine Tipps:

  • kein "Dazwischenschieben" von nicht dringlichen Fällen: hart aber freundlich sein und damit gegenüber den anderen Patienten fair sein
  • den Arzt freundlich Beine machen, wenn er zu lange braucht
  • die nächsten Tage vorplanen und den Arzt auf wahrscheinlich länger dauernde Termine als eingetragen vorwarnen
  • geplante Impfungen oder Untersuchungen schon morgens vorbereiten bzw. Befunde von Fachärzten anfordern

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Gast Gast

Funktionierende EDV!

Pünktlicher Chef

Keine privaten Gespräche mit der Bank, dem Steuerberater oder dem Reisebüro!

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Pünktliche Ärzte sind ein Thema: verzögern diese die Sprechstunde nur um ein paar Minuten pro Patient, dann geht das ganze Terminsystem flöten.

 

Das nennt sich dann auch "Selbstorganisation" und wird im Medizinstudium nicht beigebracht. Teilweise empfinden das einige Ärzte dies als Leistungsdruck.

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  • Bei Diskussionen über aut-idem oder Wunscharznei auf nächsten Arzttermin hinweisen und nicht diese Patienten reinschieben
  • Termine für Atteste (auch kurze), nicht dazwischenschieben und Andere warten lassen
  • Anrufe von Pflegeheimen nicht durchstellen, Rückruf

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Ohja... pünktliche Ärzte... unser Chef kommt jeden morgen erst um 08.15/08:20Uhr, obwohl es schon um 8.00 Uhr los geht...jeden morgen haben wir verzug und schaffen es fast nie püntlich in die Pause...

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Ein Thema, das ich auch allzu gut kenne... Und eines, das eine ganze Kette an Fragen und Problemen aufwirft. Wie gibt man beispielsweise eine solche Rückmeldung an den Chef? Kann man eine gemeinsame Lösung finden? Ist überhaupt klar, welche Konsequenzen das Verhalten für das Team hat? .... 

 

Die Erfahrung aus meiner beruflichen Praxis ist, dass es einen Raum geben muss, in dem solche Themen besprochen werden. Eine Teamsitzung oder ähnliches. Bei einem kritischen Teamkonstellation kann man diese von einer externen Person moderieren lassen. In kleinen Teams braucht man auch nicht viele Termine im Jahr, so dass kaum zusätzlicher Aufwand entsteht. Ich habe einen solchen moderierten Austausch als sehr fruchtbar erlebt und als eine Möglichkeit den Arbeitsalltag gemeinsam zu gestalten. 

Generell finde ich noch wichtig, dass Abläufe in der Arztpraxis nicht für alle Zeit festgeschrieben sind, man kann sie auch ändern! Davon lebt der Arbeitsalltag ja schließlich.... Ich persönlich finde eine gute Zeitabstimmung, feste Pausenzeiten und Pünktlichkeit sind Themen, die das gesamte Team betreffen und es hat auch mit Wertschätzung und Respekt im Miteinander zu tun.

 

Ich wünsche Ihnen noch eine schöne Restwoche.

 

Caroline Jager

InnovaPrax GmbH, www.innovaprax.de

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    • Von Ralph Jäger
      Hallo,
      scannt ihr die Befunde, die per Post geschickt werden, ein und welchen Scanner benutzt ihr? Habt ihr mehrere Arbeitsplätze an denen eingescannt werden kann?
      Bei uns selbst sieht der Ablauf für den Posteingang derzeit so aus:
      Post inkl. Befunde werden von einer MFA geöffnet und in die "Posteingang"-Ablage gelegt einer der Ärzte sieht die Post und Befunde durch und legt die zu scannenden Befunde nach Durchsicht in die "Scan"-Ablage eine MFA oder Hilfskraft scant im Laufe der Woche die Befunde ein und ordnet diese dem Patienten zu Faxe werden direkt als PDF in das System gespeichert und von einer MFA den Patienten zugeordnet. Die Liste der eingegangenen Faxe wird im Praxisprogramm oft nicht konsequent von den Ärzten durchgesehen.
      Zum Scanner:
      Wir haben früher einen Dokumentenscanner von Kodak genutzt, der war sehr schnell und konnte auch Duplex scannen. Allerdings hat er sich schnell verheddert, die Rollen mussten regelmäßig gereinigt werden und ab und zu ist die Software "abgestürzt". Ähnliche Probleme hatten wir mit Scannern von anderern Herstellern in anderern Praxen.
      Aus diesem Grunde haben wir unser Multifunktionsgerät von Brother, die wir auch für das Faxen einsetzen, so erweitert, dass dieses gescannte Befunde per PDF direkt in die Praxis-EDV einspielen kann, ohne dass eine zusätzliche Software nötig ist.
      Konkret haben wir ein MFC im Büro und an der Anmeldung, dort können Dokumente mit einem Knopfdruck eingescannt werden, ohne dass man erst am Computer "klicken" muss. Das hat sich als zuverlässig bewährt, leider ist der Scanvorgang recht langsam. Dafür läuft das Gerät schon seit 5 Jahren zuverlässig ohne zu "murren".
      Wie ist der Ablauf bei euch, nutzt ihr professionelle Dokumentenscanner und wie sind damit eure Erfahrungen im Praxisalltag?
       
    • Von melanie
      Hallo,
      unser Chef zahlt nach Tarifvertrag, was ziemlich wenig ist.
      Wir müssen jetzt zusätzlich noch Hausbesuche machen und uns noch um die Abrechnung kümmern.
      Bekommt Ihr für die Zusatzarbeiten Prämien oder werdet ihr besser eingruppiert?
    • Von teramed
      Gerade wenn man als Praxismanagerin, medizinische Fachangestellte oder Arzt selbstständig in einer Arztpraxis arbeitet oder diese sogar führt, bleibt das Privat- und Beziehungsleben oft auf der Strecke. Dabei gilt es, sich Tag für Tag neue Freiräume zu schaffen, damit Sie neben der Arbeit und Betreuung der Patienten noch Zeit für sich selbst und Ihr privates Leben haben.
      Das Zauberwort lautet Work-Life-Balance, das aus den Begrifflichkeiten moderner Ansprüche des Arbeitsalltags einfach nicht mehr weg zu denken ist.
      Zeit- und Selbstmanagement als Grundvoraussetzung
      Je nach Größe der Arztpraxis obliegt Ihnen nicht nur die Versorgung und fachkundige Betreuung der Patienten, sondern Sie haben auch noch Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg der Praxis. Schließlich bildet diese nicht nur die Grundlage für den Praxisgewinn, sondern auch für die Gehälter der Medizinischen Fachangestellten.
      Ein solides Zeit- und Selbstmanagement ist gefragt, um sich Freiräume zu schaffen, in denen Sie sich Ihrer Familie widmen, Ihren Hobbies nachgehen oder einfach Freizeit genießen. Wichtig ist, dass Sie gut organisieren und auch delegieren können, wobei manchmal auch das eine oder andere auszusitzen, Vorteile haben kann.
      Um bestimmte Aufgaben regelmäßig zu erledigen, sollten diese nicht vom derzeitigen Ausmaß des Praxisalltages abhängig sein. Planen Sie feste Termine für bestimmte Aufgaben ein. Dies kann zum Beispiel sein:
      Mittwochs zwischen 14:00 und 15:30 Uhr: Anträge und Schriftverkehr erledigen Freitags um 16:00 Uhr: Überprüfung und Vorbereitung der Termine der nächsten Woche Monatlich einen Vormittag: Buchungen überprüfen, Rechnungen bezahlen, Kassen- und Privatabrechnung prüfen und vorbereiten Trennung zwischen Arbeitsleben und Nicht-Arbeitsleben
      Auch wenn die moderne Gesellschaft und damit auch die Patienten oder bei Praxismanagerinnen die Praxisführung eine Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit verlangt, ist es für Sie und Ihr Befinden wichtig, zwischen Arbeitsleben und Nicht-Arbeitsleben zu unterscheiden. Ziehen Sie einen großen Strich zwischen Arztpraxis und privaten Leben und beantworten Sie berufliche Telefonate, Emails und SMS nur in der Arbeitszeit. 
      Im Besonderen als Praxischef oder Praxismanagerin gilt: Um so mehr Leitungs- und Führungsaufgaben man übernimmt, wird oft erwartet, dass Sie als Prototyp für dauernde Verfügbarkeit ohne Aus-Zeiten zur Verfügung stehen. Und dann sollte alles sofort erledigt sein und keine Gegenleistung erwartet werden.
      Doch genau die Erholungszeiten sind es, die dazu beitragen, dass Sie geistig und körperlich regenerieren können und die richtige Balance halten. Damit Freizeit auch tatsächlich als solche Regeneration bietet, müssen Sie diese sehr bewusst konsumieren.
      Dies kommt der gesamten Arztpraxis inklusive den Patienten und angestellten Personal zu gute: um so ausgeglichener der Praxischef, die Praxismanagerin und die Medizinischen Fachangestellten sind, um so besser ist die allgemeine Atmosphäre und die gefühlte Patientenversorgung.
      Burnout-Prophylaxe: Belastungskonto nicht überbuchen
      Was für den Leistungssport gilt, hat auch für den Beruf als Arzt, selbständiger Unternehmer und Medizinischen Fachangestellten seine Berechtigung. Die Tatsache nämlich, dass gerade dann Verletzungsrisiko oder entsprechendes Gefahrenpotential vorhanden ist und zunimmt, wenn die Erholungs- und Belastungsfaktoren des Betroffenen quasi aus dem Lot geraten.
      Um hier dem vielzitierten Burn-Out vorzubeugen und einfach ein ausgeglichenes Life-Konto zu haben, sollten Sie regelmäßig überprüfen, in welchem Abstand zur Belastungsgrenze Sie sich bewegen. Ist diese bereits erreicht oder gar überschritten, helfen unterschiedliche Faktoren wie etwa ein Trainingstag oder einfach entsprechende Regeneration, die Sie komplett abschalten lässt und dafür sorgt, dass Sie den Kopf wieder frei bekommen für all das, was wirklich wichtig ist im Leben.
      Eine kurze Pause, genau dann wenn der Druck am größten ist, kann bewirken dass die Wiederherstellung der Leistungsfähigkeit einsetzt. Bei hoher Dauerbelastung lassen sowohl die Konzentration als auch die Aufmerksamkeit, aber auch die Teamfähigkeit erheblich nach, womit die Fehleranfälligkeit in Ihrer Tätigkeit enorm ansteigt.
      Abgrenzung vom und im Praxisalltag
      Im Praxisalltag prasseln den ganzen Tag viele unterschiedliche Emotionen auf Sie ein: Patienten ärgern sich über terminliche oder bürokratische Angelegenheiten oder sind frustriert über bestimmte Erkrankungen und/oder mangelnde Behandlungserfolge. Kollegen lassen ihren Ärger zum Beispiel über Arbeitszeiten, eine hohe Arbeitsbelastung oder nicht optimal funktionierende Praxis-EDV freien Lauf oder versuchen einfach nur Aufmerksamkeit durch "Meckern" und "Nörgeln" zu erreichen.
      Grundlegend ist dieser "emotionale Austausch" an Kontakt zu Menschen gebunden und gerade in dem medizinischen Arbeitsumfeld "Arztpraxis" hat jeder Mitarbeiter die meiste Zeit mit Menschen Kontakt.
      Das Ausmaß, wie viel emotionale Übertagung täglich stattfindet, hängt mitunter von der Position in der Arztpraxis ab: Je nach Tätigkeit als Praxischef, Praxismanagerin, angestellter Arzt oder Medizinische Fachangestellte, kann dies mehr oder weniger ausgeprägt sein.
      Zum Anderen lernen Menschen sehr schnell, bei welchen Personen sie "emotionalen Ballast" abladen können. Und hier kommt die emotionale Abgrenzung im Praxisalltag ins Spiel. Lassen Sie dies nicht zu:
      meckert jemand über Dinge, die man nicht ändern kann, z.B. über das Wetter, dann reagieren Sie entweder gar nicht darauf, oder antworten "Es wird auch wieder bessere Tage geben. Jetzt kümmern wir uns erst mal um Sie / die Praxis / die Arbeit". Steigen Sie nicht in die "Nörgelei" ein. beschwert sich jemand über die Arbeit in der Praxis, die Praxis selbst oder die medizinische Behandlung: verweisen Sie konkret auf das Beschwerdemanagement oder machen Sie einen festen Termin, um dieses Problem zu besprechen. Reagieren Sie nicht zwischen "Tür und Angel". entscheiden Sie selbst, wem Sie bezüglicher privater Probleme zuhören möchten: Sie müssen nicht mit jedem befreundet sein und verärgern auch diese Personen nicht, wenn Sie erklären, dass "jetzt" keine Zeit für ein solches privates Gespräch ist. Vorbildwirkung für das gesamte Praxisteam
      Gerade als Führungskraft in der Arztpraxis sollten Sie auf eine entsprechende Work-Life-Balance zum Wohle Ihrer Patienten Wert legen und für Ihre Medizinischen Fachangestellten oder auch angestellten Ärzte ein Vorbild sein.
      Wenn Sie sich selbst gut behandeln, kommt das Ihrem gesamten Team zu gute und diese profitieren in mehrfacher Hinsicht. Machen Sie sich regelmäßig Ihre Ziele und eigentlichen Lebenspläne klar und heben Sie Ihr reales Leben mit Familie und Freunde nicht für die Zeit nach der Pensionierung auf.
    • Von Vanessa
      Hallo Ihr,
      wollte mal fragen, was man als medizinische Fachangestellte in der Ausbildung verdient?
      Ich könnte eine Ausbildung anfangen, wollte aber nicht ewig bei meinen Eltern wohnen.
    • Von teramed
      Anamnesebogen für den Hausbesuch der VERAH oder NÄPA.


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