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Liebe Gemeinde der Wissenden,

welche Methode, welches Programm oder welchen Dienst nutzen Sie, um Patientendaten, interne und externe Dokumente sowie ggf. E-Mails und Faxe gesetzeskonform revisionssicher zu archivieren? Mit welchen Kosten rechnen Sie?

Vielen Dank für Ihre Nachrichten - Beste Grüße

bearbeitet von KoelnDoc
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Bisher mache ich das noch nicht. Aber als Möglichkeit fiele mir folgende Methode ein, die wenig kostet:

- Sicherung der entsprechenden Daten auf CD oder DVD

- Die DVD in einen Briefumschlag und gut verschließen und per Einschreiben ( mit Rückschein??) an sich selbst schicken, den verschlossenen Umschlag aufbewahren und im falls nötig einem Gericht oder Rechtsanwalt übergeben. Natürlich könnte man den Umschlag auch einem Rechtsanwalt zur Aufbewahrung schicken ( Der Poststempel dokumentiert den Stand der Daten)

 

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@pgrimm: Vielen Dank für die Nachricht!

Die von Ihnen genannte Möglichkeit (DVD + Einschreiben + Rückschein) nutze ich bisher und sie ergibt meines Erachtens bei mäßigem Aufwand, eine ausreichende Sicherheit. Aber was bedeutet schon "meines Erachtens" in einem (wenn auch nur sehr unwahrscheinlichen) Prozess? Der Richter wird vermutlich nur fragen, ob man ein zertifiziertes Verfahren zur revisionssicheren Datensicherung angewendet hat oder nicht oder ob es ein Gutachten über die Rechtssicherheit des Verfahrens gibt. Da beides verneint werden muss, hat man vermutlich schlechte Karten.

Es gibt im Übrigen das gleiche Verfahren (DVD + Einschreiben) noch mit der Möglichkeit, die Daten per zusätzlicher Hash-File-Berechnung eindeutig zu kennzeichnen bzw. jede Veränderung auffällig werden zu lassen. Ob das allerdings einen in der EDV unkundigen, schlecht gefrühstückt habenden Richter überzeugt??

Letztlich ist das Ganze auch eine Frage der persönlichen Risikobereitschaft - wie hoch ist das Risiko, dass man in seinem Berufsleben solch einen Nachweis benötigt? Dagegen stehen die oft nicht unerheblichen Kosten einer revisionssicheren Software.

Die Entscheidungsfindung dauert an ...

 

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Hallo,

Sie verwursteln hier zwei völlig verschiedene Begrifflichkeiten - Archivieren und Sichern.

IMHO verlangt kein Mensch von Ihnen, etwas "gesetzeskonform revisionssicher" zu archivieren, trotzdem bietet sich so etwas für einen eventuellen rechtlichen Beweislastumkehr an. Hier müssten Sie prüfen, ob Ihre Praxisverwaltung und Ihr Dokumentenarchiv revisionssicher sind --> es müssen sämtliche Änderungen an Datensätzen, zumindest aber an Dokumenten oder Karteieinträgen erfasst und weggespeichert und dazu die geänderten Original-Datensätze erhalten werden!

Datensicherungsmassnahmen wie backups können lebensnah nicht revisionssicher sein, wenn Sie keine revisionssicheren Datenbanksystem nutzen, dazu müssten Sie einerseits wissen, wann genau Daten verändert wurden und sie müssten quasi minütliche Sicherungen Ihres Gesamtsystems innerhalb der Aufbewahrungsfrist physisch vorhalten.

Hier reicht es für den Praxisalltag, mit Hilfe einer vernünftig zu konfigurierenden und mit Ihren genutzten Softwaresystemen kompatiblen  Sicherungssoftware sowie der entsprechenden Hardware, auf die gesichert wird, zu planen.

Es wäre unseriös, Ihnen da etwas zu empfehlen, da meine Kristallkugel gerade zu trüb ist, um Ihre softwares zu dedektieren ?.

Wichtig ist aber Folgendes: immer wenigstens auf ein transportables Medium sichern und dieses auch immer ausserhalb der Praxisräume lagerm. Ich persönlich nutze RDX-Medien, auf die ich täglich nachts sichere und früh die Medien wechsel - dafür braucht man zumindest 6 Medien. Von diesen Sicherungen halte ich immer 5 Wochensicherungen (in der Nacht vom Freitag zum Samstag erstellt) vor. Zusätzlich 4 Quartalssicherungen von der ersten Sicherung nach Ende des Kalenderquartals und prinzipiell die erste Sicherung in einem neuen Jahr für die Dauer der Aufbewahrungsfrist. Zusätzlich sichere ich täglich noch auf einen Storageserver in der Praxis, um im Fall eines notwendigen restores nicht extra nach Hause fahren zu müssen.

Das alles kostet etwas Geld, das tun Einschreiben ja aber auch ? 

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Ist nicht jede Software, welche durch die KV bzw ZKV zertifiziert ist (und nix anderes als das darf im Alltag verwendet werden) revisionssicher? Das heißt, auch wenn man als Anwender es nicht sehen kann, wird immer jeder einzelne Dateneintrag mit Datum und Uhrzeit und Benutzer gespeichert (sofern man auch verschiedene Benutzer verwendet). Jeder einzelne Eintrag ist also rückverfolgbar von Anbeginn der Verwendung der Software. Das ist meines Wissens eine Grundvoraussetzung für die Zertifizierung!

Wir verwenden auch Sicherungsbänder, die tagesakutell vom Praxiseigentümer am Morgen übernommen und außer Haus im Tresor des PE zu Hause aufbewahrt werden (immerhin ist dieses Band mehrere Tausend Euro wert :-)).

Liebe Grüße

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Am 5.8.2018 um 16:41 schrieb murmeltierx:

Ist nicht jede Software, welche durch die KV bzw ZKV zertifiziert ist (und nix anderes als das darf im Alltag verwendet werden) revisionssicher?

Nein. Für eine Revisionssicherheit müssten Sie auch jede Änderung eines Datenbankeintrages mit timestamp und user-credentials sowie Ursprungs- und Änderungseintrag in einer separaten Datenbank erfassen, heisst, Sie müssten Karteieinträge versionieren. Das wird für die Zertifizierung bei der KBV nicht überprüft - ist ja letztlich auch ein Problem des Arztes im Fall einer Beweislastumkehr im Zivilprozess und hat mit der kassenärztlichen Versorgung nur indirekt zu tun. Sie würden sich wundern, was durch die KBV alles nicht  Gegenstand des Zertifizierungsverfahrens ist ...😉

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