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Frage

Hallo,

kennt jemand ein empfehlenswertes Software Programm zur Erstellung der Dienstpläne? 

Wir möchten demnächst im 3 Schichtdienst die Arbeitszeiten der Arzthelferinnen organisieren und so den 'geteilten ' Dienst abschaffen.

Danke! 

 

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5 Antworten auf diese Frage

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Wir nutzen Easypep, https://easypep.de/de/ PEP für Personal-Einsatz-Planung. Was ich sehr dran schätze, dass über sämtliche Medien, also Handy, PC, Tablet oder in der Praxis auch gedruckt der Dienstplan immer und überall eingesehen werden kann. Mit der Veröffentlichung des Dienstplans wird er auch gleich an alle Mitarbeiter verschickt und zwar genau mit den Schichten, für die die Mitarbeiterin eingeteilt wurde, also sie sieht in der Mail nicht den kompletten Plan sondern die eigenen Schichten. Als Chef nutze ich auch die Auswertefunktion und Abwesenheitsstatistik, ein Urlaubskalender ist auch mit dabei. Wir sind sehr zufrieden mit diesem Programm.

Mich würde noch Eure Diensteinteilung interessieren, da ich auch weg von der Mittagpause will.

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Hallo,

das ist ja nett, denn wir nutzen auch Easypep: Ich habe selbst keine bessere Alternative gefunden, auch die Excel-Tabellen werden schnell unübersichtlich.

Die Mittagspause ist auch für uns ein Thema, so lösen wir es derzeitig:

  • mindestens 2 MFA machen den Frühdienst von 7:30 Uhr bis 13:00 Uhr
  • eine MFA übernimmt den Spätdienst von 16:00 Uhr bis 19:30 Uhr
  • eine MFA arbeitet durchgehend von 8:00 Uhr bis 16:00 Uhr und erledigt Büroarbeiten, VERAH / HB etc.

So ganz optimal ist es noch nicht.

Soweit ich es beurteilen kann, sind die beliebtesten Sprechstundenzeiten, aus Patientensicht, Vormittags und dann wieder ab 16:00 Uhr v.a. auch nach der regulären Arbeitszeit.

Wie ist das bei euch?

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Servus Ralph,

ich hab so das Gefühl, dass die Patienten am liebsten wie im Supermarkt von 7 bis 20 Uhr kommen würden, Stoßzeit ist natürlich der Vormittag, aber am Nachmittag verteilt es sich schon und mir geht es eher um die Auslastung der Räume, dass kein Leerlauf entsteht, wobei die Mittagspause vom Telefon her wirklich eine Entspannung ist. Deshalb hätte ich gerne einen Arzt und MFA durchgehend, ab 15/16 Uhr können ja dann wieder zwei andere Ärzte weiterarbeiten, aber das will sowohl für´s Personal wie für die Ärzte geplant sein, damit es auch in Urlaubszeiten funktioniert. 

Wir werden in der neuen Praxis eine Telefonkraft abstellen, die vormittags nur das Telefon bedient, mal sehen wie das wird!

Mit easyPEP sind wir da sicher gut aufgestellt!

Viele Grüße

Martin

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Hallo Martin,

die "Full-Service"-Mentalität nimmt sicherlich zu.

Wir haben zwischenzeitlich vormittags eine Telefonistin eingestellt, das entlastet ungemein, ich kann es nur empfehlen.

Grüße

Ralph

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Hallo Ralph , Hallo DocMartin,

Danke für die Rückmeldungen. Wir sind 7 Arzthelferinnen und 3 Ärztinnen. 1 Ärztin arbeitet jeden Vormittag und jeden Nachmittag, 1 Ärztin jeden Vormittag und 2 Nachmittage ( ein Nachmittag aber bis 20 Uhr ), die Weiterbildungsassistentin 32 Wochenstunden. Unser MfA Team besteht demnächst aus 3 Vollzeitkräften, 1 Auszubildende, 3 Teilzeitkräften ( zwischen 20-25 Wochenstunden). Geplant ist ein 3 Schichtsystem. EasyPEP werde ich mir ansehen.

Unsere Stoßzeiten ( sprich viele unanagemeldete PAtienten, die einfach ´so ´ kommden ) sind ab ca 9 Uhr 30 - 12Uhr 30 und ab 16 Uhr 30.

LG

 

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    • Von Ralph Jäger
      Hallo,
      scannt ihr die Befunde, die per Post geschickt werden, ein und welchen Scanner benutzt ihr? Habt ihr mehrere Arbeitsplätze an denen eingescannt werden kann?
      Bei uns selbst sieht der Ablauf für den Posteingang derzeit so aus:
      Post inkl. Befunde werden von einer MFA geöffnet und in die "Posteingang"-Ablage gelegt einer der Ärzte sieht die Post und Befunde durch und legt die zu scannenden Befunde nach Durchsicht in die "Scan"-Ablage eine MFA oder Hilfskraft scant im Laufe der Woche die Befunde ein und ordnet diese dem Patienten zu Faxe werden direkt als PDF in das System gespeichert und von einer MFA den Patienten zugeordnet. Die Liste der eingegangenen Faxe wird im Praxisprogramm oft nicht konsequent von den Ärzten durchgesehen.
      Zum Scanner:
      Wir haben früher einen Dokumentenscanner von Kodak genutzt, der war sehr schnell und konnte auch Duplex scannen. Allerdings hat er sich schnell verheddert, die Rollen mussten regelmäßig gereinigt werden und ab und zu ist die Software "abgestürzt". Ähnliche Probleme hatten wir mit Scannern von anderern Herstellern in anderern Praxen.
      Aus diesem Grunde haben wir unser Multifunktionsgerät von Brother, die wir auch für das Faxen einsetzen, so erweitert, dass dieses gescannte Befunde per PDF direkt in die Praxis-EDV einspielen kann, ohne dass eine zusätzliche Software nötig ist.
      Konkret haben wir ein MFC im Büro und an der Anmeldung, dort können Dokumente mit einem Knopfdruck eingescannt werden, ohne dass man erst am Computer "klicken" muss. Das hat sich als zuverlässig bewährt, leider ist der Scanvorgang recht langsam. Dafür läuft das Gerät schon seit 5 Jahren zuverlässig ohne zu "murren".
      Wie ist der Ablauf bei euch, nutzt ihr professionelle Dokumentenscanner und wie sind damit eure Erfahrungen im Praxisalltag?
       
    • Von melanie
      Hallo,
      unser Chef zahlt nach Tarifvertrag, was ziemlich wenig ist.
      Wir müssen jetzt zusätzlich noch Hausbesuche machen und uns noch um die Abrechnung kümmern.
      Bekommt Ihr für die Zusatzarbeiten Prämien oder werdet ihr besser eingruppiert?
    • Von teramed
      Gerade wenn man als Praxismanagerin, medizinische Fachangestellte oder Arzt selbstständig in einer Arztpraxis arbeitet oder diese sogar führt, bleibt das Privat- und Beziehungsleben oft auf der Strecke. Dabei gilt es, sich Tag für Tag neue Freiräume zu schaffen, damit Sie neben der Arbeit und Betreuung der Patienten noch Zeit für sich selbst und Ihr privates Leben haben.
      Das Zauberwort lautet Work-Life-Balance, das aus den Begrifflichkeiten moderner Ansprüche des Arbeitsalltags einfach nicht mehr weg zu denken ist.
      Zeit- und Selbstmanagement als Grundvoraussetzung
      Je nach Größe der Arztpraxis obliegt Ihnen nicht nur die Versorgung und fachkundige Betreuung der Patienten, sondern Sie haben auch noch Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg der Praxis. Schließlich bildet diese nicht nur die Grundlage für den Praxisgewinn, sondern auch für die Gehälter der Medizinischen Fachangestellten.
      Ein solides Zeit- und Selbstmanagement ist gefragt, um sich Freiräume zu schaffen, in denen Sie sich Ihrer Familie widmen, Ihren Hobbies nachgehen oder einfach Freizeit genießen. Wichtig ist, dass Sie gut organisieren und auch delegieren können, wobei manchmal auch das eine oder andere auszusitzen, Vorteile haben kann.
      Um bestimmte Aufgaben regelmäßig zu erledigen, sollten diese nicht vom derzeitigen Ausmaß des Praxisalltages abhängig sein. Planen Sie feste Termine für bestimmte Aufgaben ein. Dies kann zum Beispiel sein:
      Mittwochs zwischen 14:00 und 15:30 Uhr: Anträge und Schriftverkehr erledigen Freitags um 16:00 Uhr: Überprüfung und Vorbereitung der Termine der nächsten Woche Monatlich einen Vormittag: Buchungen überprüfen, Rechnungen bezahlen, Kassen- und Privatabrechnung prüfen und vorbereiten Trennung zwischen Arbeitsleben und Nicht-Arbeitsleben
      Auch wenn die moderne Gesellschaft und damit auch die Patienten oder bei Praxismanagerinnen die Praxisführung eine Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit verlangt, ist es für Sie und Ihr Befinden wichtig, zwischen Arbeitsleben und Nicht-Arbeitsleben zu unterscheiden. Ziehen Sie einen großen Strich zwischen Arztpraxis und privaten Leben und beantworten Sie berufliche Telefonate, Emails und SMS nur in der Arbeitszeit. 
      Im Besonderen als Praxischef oder Praxismanagerin gilt: Um so mehr Leitungs- und Führungsaufgaben man übernimmt, wird oft erwartet, dass Sie als Prototyp für dauernde Verfügbarkeit ohne Aus-Zeiten zur Verfügung stehen. Und dann sollte alles sofort erledigt sein und keine Gegenleistung erwartet werden.
      Doch genau die Erholungszeiten sind es, die dazu beitragen, dass Sie geistig und körperlich regenerieren können und die richtige Balance halten. Damit Freizeit auch tatsächlich als solche Regeneration bietet, müssen Sie diese sehr bewusst konsumieren.
      Dies kommt der gesamten Arztpraxis inklusive den Patienten und angestellten Personal zu gute: um so ausgeglichener der Praxischef, die Praxismanagerin und die Medizinischen Fachangestellten sind, um so besser ist die allgemeine Atmosphäre und die gefühlte Patientenversorgung.
      Burnout-Prophylaxe: Belastungskonto nicht überbuchen
      Was für den Leistungssport gilt, hat auch für den Beruf als Arzt, selbständiger Unternehmer und Medizinischen Fachangestellten seine Berechtigung. Die Tatsache nämlich, dass gerade dann Verletzungsrisiko oder entsprechendes Gefahrenpotential vorhanden ist und zunimmt, wenn die Erholungs- und Belastungsfaktoren des Betroffenen quasi aus dem Lot geraten.
      Um hier dem vielzitierten Burn-Out vorzubeugen und einfach ein ausgeglichenes Life-Konto zu haben, sollten Sie regelmäßig überprüfen, in welchem Abstand zur Belastungsgrenze Sie sich bewegen. Ist diese bereits erreicht oder gar überschritten, helfen unterschiedliche Faktoren wie etwa ein Trainingstag oder einfach entsprechende Regeneration, die Sie komplett abschalten lässt und dafür sorgt, dass Sie den Kopf wieder frei bekommen für all das, was wirklich wichtig ist im Leben.
      Eine kurze Pause, genau dann wenn der Druck am größten ist, kann bewirken dass die Wiederherstellung der Leistungsfähigkeit einsetzt. Bei hoher Dauerbelastung lassen sowohl die Konzentration als auch die Aufmerksamkeit, aber auch die Teamfähigkeit erheblich nach, womit die Fehleranfälligkeit in Ihrer Tätigkeit enorm ansteigt.
      Abgrenzung vom und im Praxisalltag
      Im Praxisalltag prasseln den ganzen Tag viele unterschiedliche Emotionen auf Sie ein: Patienten ärgern sich über terminliche oder bürokratische Angelegenheiten oder sind frustriert über bestimmte Erkrankungen und/oder mangelnde Behandlungserfolge. Kollegen lassen ihren Ärger zum Beispiel über Arbeitszeiten, eine hohe Arbeitsbelastung oder nicht optimal funktionierende Praxis-EDV freien Lauf oder versuchen einfach nur Aufmerksamkeit durch "Meckern" und "Nörgeln" zu erreichen.
      Grundlegend ist dieser "emotionale Austausch" an Kontakt zu Menschen gebunden und gerade in dem medizinischen Arbeitsumfeld "Arztpraxis" hat jeder Mitarbeiter die meiste Zeit mit Menschen Kontakt.
      Das Ausmaß, wie viel emotionale Übertagung täglich stattfindet, hängt mitunter von der Position in der Arztpraxis ab: Je nach Tätigkeit als Praxischef, Praxismanagerin, angestellter Arzt oder Medizinische Fachangestellte, kann dies mehr oder weniger ausgeprägt sein.
      Zum Anderen lernen Menschen sehr schnell, bei welchen Personen sie "emotionalen Ballast" abladen können. Und hier kommt die emotionale Abgrenzung im Praxisalltag ins Spiel. Lassen Sie dies nicht zu:
      meckert jemand über Dinge, die man nicht ändern kann, z.B. über das Wetter, dann reagieren Sie entweder gar nicht darauf, oder antworten "Es wird auch wieder bessere Tage geben. Jetzt kümmern wir uns erst mal um Sie / die Praxis / die Arbeit". Steigen Sie nicht in die "Nörgelei" ein. beschwert sich jemand über die Arbeit in der Praxis, die Praxis selbst oder die medizinische Behandlung: verweisen Sie konkret auf das Beschwerdemanagement oder machen Sie einen festen Termin, um dieses Problem zu besprechen. Reagieren Sie nicht zwischen "Tür und Angel". entscheiden Sie selbst, wem Sie bezüglicher privater Probleme zuhören möchten: Sie müssen nicht mit jedem befreundet sein und verärgern auch diese Personen nicht, wenn Sie erklären, dass "jetzt" keine Zeit für ein solches privates Gespräch ist. Vorbildwirkung für das gesamte Praxisteam
      Gerade als Führungskraft in der Arztpraxis sollten Sie auf eine entsprechende Work-Life-Balance zum Wohle Ihrer Patienten Wert legen und für Ihre Medizinischen Fachangestellten oder auch angestellten Ärzte ein Vorbild sein.
      Wenn Sie sich selbst gut behandeln, kommt das Ihrem gesamten Team zu gute und diese profitieren in mehrfacher Hinsicht. Machen Sie sich regelmäßig Ihre Ziele und eigentlichen Lebenspläne klar und heben Sie Ihr reales Leben mit Familie und Freunde nicht für die Zeit nach der Pensionierung auf.
    • Von Vanessa
      Hallo Ihr,
      wollte mal fragen, was man als medizinische Fachangestellte in der Ausbildung verdient?
      Ich könnte eine Ausbildung anfangen, wollte aber nicht ewig bei meinen Eltern wohnen.
    • Von teramed
      Anamnesebogen für den Hausbesuch der VERAH oder NÄPA.


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