teambesprechung Die Teambesprechung effektiv führen

[Blog]

Je größer die Arztpraxis, umso wichtiger wird es, regelmäßig Teambesprechungen durchzuführen. Alle nehmen Informationen zur gleichen Zeit auf, die "stille Post" hat ausgedient. Die regelmäßige Teamsitzung gehört aus diesem Grund zum Qualitätsmanagement. Hier kommt dem Vorgesetzten - sei es Chef, Chefin oder Praxismanager - eine besondere Rolle zu. Neben der Organisation der Teamsitzung sollten auch "atmosphärische Störungen" im Vorfeld registriert und vermerkt werden, damit diese bei der nächsten Besprechung angesprochen werden können. Nur, wenn eine Teambesprechung gekonnt durchgeführt wird, kann sie auch zum Erfolg führen.

Je größer die Arztpraxis, umso wichtiger wird es, regelmäßig Teambesprechungen durchzuführen. Alle nehmen Informationen zur gleichen Zeit auf, die "stille Post" hat ausgedient. Die regelmäßige Teamsitzung gehört aus diesem Grund zum Qualitätsmanagement. Hier kommt dem Vorgesetzten - sei es Chef, Chefin oder Praxismanager - eine besondere Rolle zu. Neben der Organisation der Teamsitzung sollten auch "atmosphärische Störungen" im Vorfeld registriert und vermerkt werden, damit diese bei der nächsten Besprechung angesprochen werden können. Nur, wenn eine Teambesprechung gekonnt durchgeführt wird, kann sie auch zum Erfolg führen.

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[Blog_Kommentar]

Hallo Herr Dr. Jäger, immer wieder ein Vergnügen, Ihre Beiträge zu lesen.

Wir arbeiten gerade daran, die Praxisbesprechungen bis auf 1-2 x p.a. komplett abzuschaffen (zu teuer insbes. bei großen Praxen, zu ineffektiv, 2 sprechen und der Rest langweilt sich...). Haben derzeit ein paar Pilotpraxen am laufen, die ersten Ergabnisse sind sehr gut ...

Viele Grüße,

Joachim Deuser

[Ralph Jäger]

Hallo Herr Deuser,

vielen Dank für das Kompliment.

Ich finde es sehr spannend, dass Sie neue Konzepte ausprobieren und nicht immer alles für gegeben hinnehmen.

Das Problem mit den Teambesprechungen haben Sie ja schon beschrieben. Allerdings entwickelt es sich bei uns zu einem Erfolgsmodell, dass z.B. die Praxismanager sich untereinander treffen und wir MFAs zwischen den Standorten austauschen...

Grüße

Ralph Jäger

[Dr. Tobias Freund]

Nun, ich bin gerade dabei erstmalig eine Teambesprechung zu implementieren. Bei zwei Praxen (Haupt- und Nebenbetriebsstätte) gibt es immer einiges an Organisatorischem zu klären und Fortbildungen sollten ebenfalls nicht zu kurz kommen. Ich denke, ich werde es mit 1/Monat versuchen, ggf. brauchen wir aber auch häufigere Treffen. Die Idee mit den MFA Treffen finde ich auch sehr gut... Wie genau läuft das ab?

[Ralph Jäger]

Hallo Tobias,

 

wir haben folgendes eingerichtet:

• für jeden Standort ein/zwei Praxismanager, die sich für diesen (was die Organisation betrifft) verantwortlich fühlen und auch die Entscheidungsfreiräume erhalten
• eine übergeordnete Praxismanagerin / Führungskraft (Fachwirtin), die zum Beispiel die Kommunikation, Abrechnung und Personal koordiniert, aber auch bei Problemen Ansprechpartner ist.
• die Praxismanager aller Standorte treffen sich alle paar Monate gemeinsam um Probleme/Lösungen aber auch Neuerungen/Ideen zu besprechen
• die MFA eines Standortes treffen sich getrennt alle 1-2 Monate um Probleme eines Standortes zu besprechen
• falls sich eine MFA eingelernt werden muss oder in etwas unsicher ist, kann sie ein paar Tage an einem anderen Standort mitarbeiten

Ab einer gewissen Größe ist es sinnvoll, die Besprechungen so aufzuteilen, dass nicht "Unbeteiligte" ihre Zeit vergeuden müssen.

 

z.B. Fortbildungen:

• unsere übergeordnete Fachwirtin koordiniert notwendige und/oder gewünschte Fortbildungen der MFA (Ausbildungen zur VERAH, Weiterbildung, EDV-Probleme, Kommunikation ....)
• eine langjährig erfahrene Ärztin betreut die Weiterbildung und Fallbesprechungen (einmal wöchentlich 1 h) der Ärzte (auch in Weiterbildung) an allen Standorten

 

Abgesehen davon, haben wir die Erfahrung gemacht, dass bei Neueinführung der Teambesprechungen im ersten halben Jahr vieles zu besprechen ist, was möglicherweise jahrelang liegen geblieben ist. Also viele Wünsche, Ärger oder Beschwerden. Das legt sich dann immer mehr, wenn man diese Anliegen ernst nimmt.

 

 

Angefügt habe ich mal unser Organigramm unserer ÜBAG mit 3 Standorten:

 

 

 

 

 

 

[Gast ThomasD]

Ich finde die Vorgangsweise MFAs auch anderen Standorten einzusetzen, gut. Denn gerade wenn man "über den Tellerrand" hinaussieht, ergeben sich oft andere Blickwinkel. In der Folge können Verbesserungsvorschläge oder neue Meinungen in den Ablauf eingebracht werden. Wie kann das bei kleineren Praxen funktionieren, "frischen Wind" in Praxisvorgänge reinzubringen?

[Gast Susanne]

Was bisher unerwähnt blieb ist der Beitrag, den Protokolle für eine Meeting haben. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass dies ein wesentlicher Beitrag zur Effizienz ist. Am besten ist es, man fertigt das Protokoll so an, dass zu jedem Punkt eventuelle "Arbeitsschritte" angeführt werden mit Nennung der Person, die dafür verantwortlich ist. Damit weiß auch jeder, an wen er sich im Bedarfsfall wenden kann oder muss.

[Gast ThomasD]

Naja, bezüglich Protokoll kommt es halt auf die Thematik an - ich denke wenn etwa Fortbildungen besprochen werden, ergibt sich das Protokoll ja quasi aus den anschließenden Teilnahmen. Vielleicht wäre in diesem Zusammenhang sinnvoll, einen Weiterbildungsplan für MFAs in den Praxen zu entwickeln ?

[Gast Caroline Jager]

Gespannt lese ich Ihren Austausch zum Thema Teambesprechung. 

Als Führungskraft im Gesundheitswesen und erfahrene Beraterin im Qualitätsmanagement halte ich die Teamsitzung für ein sehr wichtiges Instrument im interdisziplinären Team.  

Auch mir ist die Problematik bekannt, dass die Mitarbeiter sich wenig einbringen und diese Veranstaltungen als lästig empfinden.

Um die Teilnahme sicherzustellen ist ein fester Rhythmus und Wochentag sinnvoll, aber meine Erfahrung hat mir auch gezeigt, dass man Mitarbeiter oft aktivieren muss. Beispielweise könnte man die Hygienebeauftragte der Praxis bitten etwas zu einem Thema oder einer Fragestellung vorzubereiten oder, wenn eine konkrete Fragestellung im Raum steht, die Medizinischen Fachangestellten motivieren selbst Ideen einzubringen und eventuell ein Projekt ins Leben rufen. Auch bei bei bestimmten Neuanschaffungen sind hier gemeinsame Entscheidungen möglich...

Es ist aber auch eine gute Herangehensweise die Mitarbeiter zu fragen, was sie im Rahmen einer Teambesprechung thematisieren möchten, ob Fortbildungswünsche bestehen, an welcher Stelle sie vielleicht Redebedarf haben etc.. In Praxen mit hohem Stressaufkommen, vielen langzeiterkrankten Patienten oder nach einem Notfall halte ich dies auch für sinnvoll. 

Die Ideen, wie man Teambesprechungen füllen kann, sind vielfältig. Zentral ist aber meiner Meinung, dass ein Raum für den persönlichen Austausch und die Reflektion der eigenen Arbeit geschaffen wird. Daher halte ich sie aus Aspekten des Qualitätsmanagements, zur stetigen Weiterentwicklung und Sicherung der Qualität, für notwendig. Sie sind aber auch als Instrument zur Förderung des Teamgefühls und zur Verbesserung der Atmosphäre durchaus erfolgsversprechend einzusetzen.  

 

Viele Grüße, Caroline Jager 

www.InnovaPrax.de

[Ralph Jäger]

Hallo Frau Jager,

 

entschuldigen Sie bitte die verspätete Freischaltung des Beitrags.

 

Ich persönlich habe mit den Teambesprechungen noch ein paar Probleme:

• trotz Vorbereitung und Kommunikation der Themen an alle Mitarbeiter haben sich viele noch nicht wirklich mit diesen vor der Besprechung auseinandergesetzt
• häufig werden die Besprechungen missbraucht, um Anweisungen von oben herab zu kommunizieren
• einige Themen betreffen nur einen Teil der Anwesenden (ärztliches Vorgehen bei Behandlungen, Beschriftung von "Urinbechern")
• die Verwirklichung der erarbeiteten Lösungen ist oft gering, am Schluss hält sich trotz Protokoll nur ein Teil an einen Teil der Vereinbarungen
• es fehlt immer jemand, bzw. die Terminfindung ist schwierig

Wir experimentieren derzeitig mit einer verbesserten elektronischen Kommunikationsform in Form eines "Facebook"-ähnlichen Intranets:

• Beteiligte können hier entweder mit Klarnamen oder pseudonymisiert Vorschläge, Beschwerden und Meinungen jederzeitig und genau dann, wenn es einem in den Sinn kommt, abgeben
• Es kann konstruktiv und dokumentiert an Problemen / Konzepten gemeinsam gearbeitet werden

Nach einer "elektronischen" Diskussions- und Erarbeitungsphase werden dann in gezielten persönlichen Besprechungen mit kleinen Teams die Umsetzung konkretisiert.

 

Was halten Sie davon?