Doch vielleicht kennen Sie das auch? Ineffizienz, ein schweigendes Team, wenn es um Probleme geht oder aber die Vermeidung von Entscheidungen und in letzter Konsequenz bleibt alles beim alten.
Wenn Sie einige Grundregeln für Teammeetings beachten, werden diese zu sinnvollen Zeitinvestitionen und nicht nur eine Pflicht des Qualitätsmanagements.
Regelmäßige Teambesprechungen ist Gebot der Stunde
Teambesprechungen gehören auf die regelmäßige Agenda der Medizinischen Fachangestellten und Ärzten und natürlich auch auf Ihrem Kalender vermerkt.
Denn nur dann miteinander zu sprechen, wenn Probleme bereits offensichtlich sind, hilft niemandem mehr und kostet nur Zeit.
Geben Sie Ihren MFA die Gelegenheit, Themen und individuelle Anliegen zu notieren. Auch wenn Sie als Führungskraft eventuell der Meinung sind, dass ohnehin alles passt und funktioniert, muss das noch lange nicht dem Realitätsbild Ihrer Angestellten entsprechen.
Klar ist auch, dass das Teammeeting als Arbeitstreffen in angenehmer und gelöster Atmosphäre statt finden sollte. Erst wenn sich diese Termine als regelmäßiges Prozedere in Ihrer Arztpraxis etabliert haben, werden sie zum Standard und können wesentlich zur Zufriedenheit und Motivation aller Beteiligter beitragen.
Gründliche Vorbereitung muss sein
Teammeetings müssen von allen, die daran teilnehmen, vorbereitet sein.
Denn je gründlicher die Tagesordnungspunkte und die eventuellen Anliegen dargelegt sind, desto weniger Zeit benötigt die eigentliche Besprechung selbst. Sowohl Beginn als auch Ende des Meetings sollten dabei ebenso festgelegt sein wie ein Protokollführer, denn Sie als Teamleiter können nicht gleichzeitig beides erledigen.
Und ein Protokoll zu führen, gehört zum guten Ton eines Meetings. Schließlich signalisieren Sie so Verbindlichkeit und Professionalität auch in diesem Bereich.
Ein weiterer Knackpunkt, an dem ein Teammeeting scheitern kann, ist die Sitzordnung. Diese sollte so gewählt sein, dass alle in angenehmer Atmosphäre so sitzen, dass zu jedem einzelnen Blickkontakt möglich ist, ohne dass das Gefühl entsteht, eine Person hätte den Vorsitz.
Auf die Gesprächsführung kommt es an
Während des Teammeetings ist es wichtig, dass jemand die Leitung übernimmt.
Das heißt, es muss konsequent durch die Tagesordnung geführt werden, ebenso kommt es auf eine bewusste Führung der Kommunikation an. Wenn etwa das Gespräch ins Emotionale gleitet oder aber ein Beitrag zu lange oder unverständlich wird, muss eingegriffen werden.
Wer dann die Teamleitung hat, muss zusammen fassen oder durch gezielte Fragestellungen die Kommunikation wieder zum Kernpunkt zurück führen.
Wichtig ist, dass tatsächlich alle Medizinischen Fachangestellten und Ärzte, die ja Teil des Teams sind, in das Meeting einbezogen werden.
Auch wenn vielleicht ruhige Charaktere oder Neulinge dabei sind, sollten diese integriert werden. Erörtern Sie aufgeworfene Fragen oder Probleme nur so lang wie nötig und peilen Sie in Ihrer Kommunikation Lösungen an. Denn nur im Leid klagen und Jammern zu verharren, bringt nichts und ist für ein zielführendes Teammeeting nicht angemessen.
Raum für Anerkennung und Lob schaffen
Wenn die Probleme und tagesaktuelle Anliegen in der Besprechung ausreichend erörtert wurden, sollte auch das Gegenteil zum Zug kommen. B
erücksichtigen Sie also, auch Positivem Platz in Ihrem Meeting zu geben.
Heben Sie besondere Leistungen Ihrer Mitarbeiter hervor und betonen Sie, was in der Praxis gut läuft. Hier ist es allerdings wichtig, dass Sie gerecht verteilen, das soll heißen, würdigen Sie die Arbeit des gesamten Teams ohne jemanden zu vernachlässigen. Kritik hingegen sollte unter vier Augen geäußert werden, nie vor versammelter Mannschaft.
Nachbereitung ist wichtig
Ebenso wichtig wie die gründliche Vorbereitung ist auch eine entsprechende Nachbereitung. Das heißt, das erstellte Protokoll der Teambesprechung soll zeitnah an alle Beteiligten ausgehändigt werden. Dies gilt auch für alle, die aus welchen Gründen auch immer, nicht teilnehmen konnten, aber Teil des Teams sind. Eventuell vereinbarte Arbeitsschritte und Ziele sollten überprüft werden und sollten sich auf der Tagesordnung des nächsten Teammeetings wieder finden.
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