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    Blog

    Für Medizinische Fachangestellte (MFA / Arzthelferin), Praxismanagerinnen und und niedergelassene Ärzte in der Arztpraxis / MVZ

    Ralph Jäger
    Das Berufsbild der Medizinischen Fachangestellten ist abwechslungsreich, selbständiges Arbeiten wird gefordert und die Perspektiven stimmen.
    Das Gehalt kann zwischen 1.300€ bis 4.000€ betragen, je nach Berufserfahrung und Tätigkeitsgruppe.
    Mit der früheren Bezeichnung "Arzthelferin"  oder sogar "Sprechstundenhilfe" hat das heutige medizinische Berufsbild nur noch wenig gemeinsam:
    In modernen Arztpraxen und medizinischen Versorgungszentren (MVZ) übernimmt das medizinische Personal vielfältige eigenständige Aufgaben und arbeitet in einem Team mit den Ärzten, sowohl organisatorisch als auch medizinisch, zusammen.
    Dementsprechend werden auch besondere persönliche Voraussetzungen erwartet:
    Organisationstalent Teamfähigkeit gute kommunikative Fähigkeiten und professioneller Umgang mit den Patienten Empathie (Einfühlungsvermögen) Selbstmanagement Belastbarkeit Verschwiegenheit und Loyalität gewissenhaftes Arbeiten Abgrenzung und Durchsetzung gute PC-Kenntnisse Aufgaben der Medizinischen Fachangestellten
    Die Arbeitsplatzbeschreibung in der Arztpraxis ist umfassend und lässt sich in organisatorische, medizinische und verwaltungstechnische Aufgaben unterteilen.
    Organisatorisch
    Patienten empfangen und leiten Sprechstundenablauf koordinieren Vorbereitung des Arzt-Patienten-Kontaktes Umsetzung der ärztlichen Anordnungen Rezepte ausstellen (nach Anleitung oder Rücksprache mit den Ärzten) Terminmanagement Patientenbefragungen durchführen Qualitätsmanagement umsetzen Patienten an Termine, mögliche Gesundheitsleistungen (z.B. Vorsorgen, IGEL, DMP) erinnern (Recall) Patienteninformationen zu Verfügung stellen Bestellwesen für das Praxis-, Büro- und den Sprechstundenbedarf Teambesprechungen organisieren und leiten medizinische Instrumente, Geräte und Apparate anwenden, pflegen und warten Instrumente und Geräte desinfizieren, reinigen und sterilisieren Medizinisch
    bei Behandlung und Untersuchungen assistieren, Instrumente, Geräte und Apparaturen für die Behandlung bereitlegen bzw. vorbereiten
    Injektionen durchführen, Verbände anlegen
    Blut abnehmen, weitere Patientenproben aufarbeiten EKG schreiben, Lungenfunktionstestung (Lufu) durchführen (chronische) Wunden selbständig versorgen als VERAH, NäPa oder AGNES Patienten im häuslichen Umfeld betreuen Schulungen (z.B. Diabetes mellitus, Hypertonie) durchführen in Notfallsituationen assistieren und Hilfe leisten bzw. selbstständig erste Maßnahmen ergreifen Büro- und Verwaltungsarbeiten
    Qualitätsmanagement entwickeln Kassenabrechnung nach EBM und Privatabrechnung nach GOÄ vorbereiten und durchführen Schriftverkehr erledigen bzw. einscannen Rechnungen bezahlen und buchen oder an das Steuerbüro weiterleiten Befunde, Anträge und Krankheitsberichte schreiben und anfordern die Praxis-Homepage pflegen und aktualisieren (lassen) und Werbematerial bereitstellen Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten
    Als Zugangsvoraussetzung für die Ausbildung gilt eine abgeschlossene Schulausbildung. Empfehlenswert ist ein guter Realschulabschluss für die Bewerbung.   Es wird im dualen System ausgebildet, das bedeutet, während der Tätigkeit z.B. in einer Arztpraxis wird praktisches Wissen vermittelt und theoretische Inhalte werden in der Berufsschule erlernt.   Die Ausbildung dauert 3 Jahre.   Inhalte der Ausbildung sind nach dem Ausbildungsrahmenplan Ausbildungsbetrieb (Rechtswesen, Gesetze, Umweltschutz) Gesundheitsschutz und Hygiene Kommunikation Patientenbetreuung und -beratung Betriebsorganisation und Qualitätsmanagement (Arbeitsabläufe, Zeitmanagement, Arbeiten im Team, Marketing) Verwaltung und Abrechnung, Materialwesen Information und Dokumentation (EDV, Datenschutz) Durchführen von Maßnahmen bei Diagnostik und Therapie unter Anleitung und Aufsicht des Arztes Grundlagen der Prävention und Rehabilitation Handeln bei Not- und Zwischenfällen Es ist sinnvoll, sich direkt mit einer Initiativbewerbung an Arztpraxen und medizinische Gesundheitszentren zu richten.
    Gehalt in der Ausbildung nach Tarifvertrag
    Zum 01. April 2018 wurden die MFA-Gehälter rückwirkend angehoben.  Damit liegt das Einstiegsgehalt der MFA in der Tätigkeitsgruppe I nun bei rund 1.884,45 Euro im Monat.
    Die Vergütung der Ausbildung zur Medizinischen Fachangestellten (MFA) ist in allen drei Jahren gestiegen. Das heißt, im ersten Ausbildungsjahr erhalten die Azubis nun 805 Euro , im zweiten Jahr 850 Euro und im dritten Jahr 900 Euro pro Monat.
    Das Gehalt nach dem aktuellen Tarifvertrag orientiert sich an die Berufserfahrung (Berufsjahre) und der Einstufung in eine Tätigkeitsgruppe.
    Entscheidend ist, dass das Gehalt sich zwar auch mit den Berufsjahren erhöht, aber viel mehr von der Weiterbildung und den Tätigkeiten abhängt, die in der Arztpraxis ausgeübt wird. Fortbildungen und Berufsbildung, vor allem in medizinischen Themen, werden somit schnell mit einem höheren Verdienst honoriert.
    Weiterbildung
    Durch MFA-Fortbildungen eröffnen sich neue Berufsperspektiven.
    Spezialisierende Fortbildungen
    Verschiedene Fortbildungsangebote bieten eine Qualifizierung zum Beispiel in folgenden medizinischen Gebieten:
    Onkologie Ambulantes Operieren Gastroenterologische Endoskopie Pneumologie (Lungenheilkunde) Dialyse Strahlenschutz oder Arbeits- / Betriebsmedizin Prävention Fortbildung zur Praxismanagerin
    In modernen Arztpraxen übernimmt in leitender Position eine Praxismanagerin (früher leitende Arzthelferin / Erstkraft) folgende Aufgaben:
    die Organisation des Praxis- und Sprechstundenablaufs die Koordination der Verwaltung und die Anleitung des Personals und das Personalmanagement Die Fortbildung zur Praxismanagerin ist je nach Anbieter unterschiedlich und besteht aus mindestens 280 Stunden und kann entweder in Vollzeit oder berufsbegleitend in Teilzeit absolviert werden.
    Fortbildung Betriebswirtin für Management im Gesundheitswesen
    Die Ausbildung zur Betriebswirtin für Management im Gesundheitswesen umfasst meist 800 Stunden und qualifiziert für Praxismanagement-, Personal- und Leitungsaufgaben.
    In besonderen in größeren Unternehmen des ambulanten Gesundheitswesen werden zunehmend Leitungs- und Führungsaufgaben von speziell weitergebildeten Medizinischen Fachangestellten übernommen.
    Mögliche Einsatzorte
    Die Tätigkeit ist nicht nur auf Arztpraxen aller Fachrichtungen und Medizinische Versorgungszentren beschränkt. Zunehmend ist die Ausbildung auch in Krankenhäusern im ambulanten und stationären Bereich, Reha-Kliniken, Krankenkassen, öffentlichen Gesundheitsdiensten, betriebsärztlichen Abteilungen, Institutionen und Organisationen des Gesundheitsdienstes gefragt.




    teramed
    Derzeit haben alle Versicherten ab dem 35. Lebensjahr einen Anspruch auf regelmäßige Gesundheitsvorsorge, der auch gesetzlich festgelegt ist. Doch wenn man sich die Entwicklung der Altersgruppen ansieht und den Anspruch stellt, jeden individuell seinen Lebensumständen und seinem Gesundheitszustand entsprechend die optimale medizinische Versorgung zukommen zu lassen, bleiben Fragen offen. Unter anderem wurden zusätzliche Maßnahmen zu einem präventiven Check-up im Zuge der Vertragsverhandlungen mit den Krankenkassen gefordert.
    Ein regelmäßiger Check-Up dient der Gesunderhaltung
    Vielleicht haben Sie als Hausarzt eine ähnliche Auffassung wie viele andere hierzulande, dass Gesunde in einer Arztpraxis eigentlich nichts verloren haben. Denn die ursprüngliche und tatsächliche Intention muss es sein, dass ausreichend Zeitressourcen von behandelnden Ärzten und medizinischem Fachangestellten (MFA / Arzthelferin) für die tatsächlichen Patienten da sind. Zugleich ist aber klar, dass gerade die präventive Gesundheitsvorsorge ein wichtiger Bestandteil der ärztlichen Tätigkeit ist und bleiben muss. Die derzeitige Vorgabe besteht darin, dass ein Check-Up für alle Personen ab dem 35.Lebensjahr vorgesehen ist. Dieser umfasst sowohl eine körperliche Untersuchung als auch eine umfassende Erhebung der Krankengeschichte, die auch die familiären Umstände und Risiken berücksichtigt, sowie eine Untersuchung des Blutes sowie des Urins.
    Individualität beim Check-Up macht Sinn
    Derzeit erfolgt der Check-Up nach Standardvorgaben, der keinerlei individuelle Berücksichtigungen zulässt. Wozu aber eigentlich bei alten Menschen den Cholesterinwert messen, wo doch gerade diese Personengruppe viel eher von erhöhtem Sturzrisiko betroffen ist oder unter nicht ausreichender Ernährungsversorgung leidet. Ähnliches finden Sie auch bei Personengruppen, die eigentlich für den "normalen" Check-Up vorgesehen sind, aber eher unter zu niedrigem Blutdruck leiden oder aber ein erhöhtes kardiovaskuläres Risiko haben. Gerade das Alter spielt bei der Zuteilung zu den einzelnen Risikogruppen eine wesentliche Rolle, wobei Sie auch über die Festlegung der individuellen Prioritäten nachdenken sollten. Denn diese differieren zwischen Ihnen als Arzt und dem Patienten oft erheblich und sollten im Sinne eines gemeinsamen Zieles miteinander abgestimmt werden.
    Unterscheidung des Check-Up in drei Altersgruppen
    Wenn Sie also einfach den grundsätzlichen Check-Up durchführen, ohne auf die entsprechende Altersgruppe einzugehen, kann es leicht passieren, dass unnötige Untersuchungen durchgeführt werden, die ebenso unnötige Kosten verursachen. Laut Experten macht es Sinn, drei altersspezifische Gruppen für den Check-Up einzuführen und zwar eine Gruppe der 18- bis 35-jährigen, eine Gruppe der 35- bis 70-jährigen und eine für die Personengruppe im Alter über 70 Jahre. Hier sind es wieder die älteren Menschen, in deren ärztlicher Betreuung ein besonderer Anspruch liegt. Denn neben der zunehmenden Sturzanfälligkeit sind es auch das erhöhte Osteoporose-Risiko oder eine etwaige auftretende Harninkontinenz, die den älteren Patienten zu schaffen macht. Aber auch Lücken beim Impfschutz dürfen bei den Senioren nicht unterschätzt werden und sollten regelmäßig überprüft werden, hier muss vor allem auf den Tetanusschutz geachtet werden, über den viele ältere Frauen nicht mehr ausreichend verfügen. Für jüngere Personen sind dafür beim Check-Up Fragen zur richtigen Ernährung, Gewichtsproblemen oder das Thema Rauchen und ungesunde Lebensweise in den Vordergrund zu rücken.
    Fragebogen kann im Vorfeld helfen
    Da es zu unterschiedlichen Prioritäten in der Behandlung kommt, sollten Sie sich als Arzt mit Ihrem Patienten abstimmen. Eine hilfreiche Maßnahme kann sein, wenn Sie im Vorfeld der Untersuchung einen Fragebogen ausfüllen lassen. Dieser kann entsprechend der jeweiligen Personengruppen auch auf spezielle Fragen wie etwa eine Patientenverfügung oder möglicherweise erforderliche und gewünschte Hilfsmittel eingehen und Ihnen die Vorbereitung auf das Patientengespräch erleichtern. Auch die Erstellung eines Medikamentenplanes kann für die Gesunderhaltung der Patienten wichtig sein. Unabhängig von konkreten Behandlungsanlässen macht ein systematischer Medikamentenreview einmal jährlich durchaus Sinn, wobei neben den rezeptpflichtigen Medikamenten auch frei verkäufliche Präparate berücksichtigt werden sollten.
    Damit wird ein individueller Check-up tatsächlich auf die Fragen und Probleme der Patienten abgestimmt und unnötige Untersuchungen, die zwar Kosten verursachen, aber für den Gesundheitszustand nicht relevant sind, vermieden.
    Weitere Informationen mit Beispielen für Patientenfragebögen finden Sie beim Hausärzteverband Bremen unter "Die Bremer Gesundheitsuntersuchung".

    teramed
    Leider ist es häufiger Alltag: Der Patient kommt zu Ihnen in die Praxis, wenn das Kind bereits buchstäblich in den Brunnen gefallen ist. Ob er einfach die Dringlichkeit nicht früher erkannt, die Medikamente falsch eingenommen oder eine andere Therapie eigenmächtig abgebrochen hat - die Gründe sind vielfältig. Das ein oder andere Wehwehchen hält man auch eine Weile aus, schließlich zwickt und zwackt es im Alter ja schon mal... Vieles davon kann durch gezielte Patientenführung und mit ein wenig Organisation sehr gut aufgefangen werden. Sie können in das Management Ihrer Praxis Themen wie Prophylaxe und Weitsicht aufnehmen und so Ihre Patienten proaktiv statt reaktiv betreuen.
    Konsequent und lückenlos
    Gerade bei chronisch Kranken und bei Risikopatienten ist eine lückenlose Vorsorge wichtig. Stimmt die Dosierung der Medikament noch? Haben sich die Beschwerden/Symptome verändert? Sind welche hinzugekommen? Eine ständige Verlaufskontrolle kann Akutsituationen vielleicht nicht verhindern aber stark reduzieren. Vereinbaren sie also bereits im Voraus mehrere Termine in sinnvollen Abständen, um den Zustand des Patienten stets im Auge zu behalten.
    Information und Anleitung
    Statt den Patienten mit Terminzetteln und Infobroschüren zu überschütten, ist es sinnvoll, ihm eine optimale Organisation seiner Behandlung zu bieten. Halten Sie alles auf einem Blatt übersichtlich fest, das kann zum Beispiel der Medikamentenplan sein. Wann sind die Medikamente einzunehmen, wann sind sie bei richtiger Einnahme aufgebraucht? Ein roter Vermerk an der richtige Stelle hält so auf einen Blick auch schon den nächsten Termin in Ihrer Praxis bereit.
    Vorausschauend und effizient
    Wenn es das Medikament zulässt, ist es vor allem für Chroniker sinnvoll, große Packungen zu verschreiben. Sie haben zum einen die Möglichkeit Ihr eigenes Budget oder das Ihrer Patienten durch Preisvorteile zu entlasten und vermeiden zum anderen die Situation, dass Medikamente ausgehen und die Neubeschaffung für den ein oder anderen Patienten problematisch wird. So stellen Sie dessen Versorgung bis zum nächsten Termin sicher.
    Delegieren und Fordern
    Ihre Patienten sind in der Regel Laien, doch mit etwas Anleitung sind bestimmte Parameter den eigenen Körper betreffend wichtige Helfer bei der rechtzeitigen Erkennung möglicher Komplikationen. Ihre durchdachte Patientenführung enthält somit auch Hausaufgaben: regelmäßige Blutdruck- und Blutzuckerbestimmung, genaues Protokollieren von Schmerzen nach Häufigkeit und Stärke, Bewegungsaufgaben oder andere Maßnahmen nehmen den Patienten in die Verantwortung und runden das Management seiner Betreuung ab.
    Entwicklungen einplanen
    Veränderungen im Krankheitsverlauf lassen sich häufig durch eine Regulation der Medikamentendosis auffangen. So kann man mit dem Patienten besprechen, was bei zuvor definierten kleineren Ereignissen an der verordneten Dosis variiert werden darf: Verstärkung der Schmerzen, oder generelle Exazerbationen aber auch Remissionen müssen nicht immer zum Arztbesuch oder einer Notsituation führen und können oft mit einer kleinen Anpassung durch den Patienten selber in den Griff bekommen werden.

    Ralph Jäger
    Eine konsequent umgesetzte Terminsprechstunde scheitert sehr oft an einem Mangel an freien Terminen. Die MFA müssen dann entscheiden, wie dringlich ein Patient gesehen werden muss, und ob das zwischen den regulären Terminen erfolgen kann.
    Mindestens die Hälfte der Termine sind "Kurztermine": Dringliche Termine für Anlässe, die nur einen kurzen Arzt-Patienten-Kontakt erfordern und zeitnah durch die MFA vergeben werden sollten.
    Je nach Fachgebiet der Arztpraxis und Patientenaufkommen - z.B. in der Grippesaison oder kurz vor den Ferien - kann der Anteil der Kurztermine überhand nehmen, und plötzlich scheitert die klassische Terminsprechstunde
    Ein Ansatz, um dieses Dilemma zu lösen: eine Unterscheidung der Termine in geplante Termine und ungeplante Kurztermine.
    Geplante Termine in der Terminsprechstunde
    gelten für geplante Untersuchungen, Besprechungen und Therapien. müssen medizinisch und organisatorisch nicht zeitnah durch MFA vergeben werden. können zeitlich sehr ausgedehnt sein. Beispiele sind Gesundheitsuntersuchungen, Therapieverlaufsbesprechungen oder spezielle technische Untersuchungen.
    Ungeplante Kurztermine für "Notfälle"
    erfordern nur kurze Arzt-Patient-Kontaktzeiten (in der Regel maximal 5 Minuten). sollten zeitnah durch die MFA (in der Regel am gleichen Tag) vergeben werden. Beispiele für Kurztermine sind Konsultationen wegen Krankmeldungen, Grippesymptomen, akuten Schmerzen oder Laborbesprechungen.
    Puffer für Kurztermine in der Terminsprechstunde
    Klassischerweise werden freie Zeiten in der Terminsprechstunde, sogenannte "Puffer" oder "Blocker", für Kurztermine genutzt. In der Regel wird dieser Rahmen jedoch schnell gesprengt - dann kommt es erneut zu längeren Wartezeiten, zeitlichem Druck und Missmut in der Praxis während der regulären Termine.
    Puffer sollten also tatsächlich nur für ungeplante Verzögerungen in der normalen Terminsprechstunde genutzt werden.
    Kurztermine müssen deshalb von der regulären Terminsprechstunde organisatorisch getrennt werden.
    Offene Sprechstunde zur Vervollständigung der Terminsprechstunde
    Lösen lässt sich dieses Problem mit einem zusätzlichen Serviceangebot:
    Eine tägliche Offene Sprechstunde für Kurztermine und Notfälle zu festgelegten Zeiten.
    Eine einfache Möglichkeit ist es, die reguläre Terminsprechstunde täglich um eine Stunde zu reduzieren und in dieser Zeit eine "Offene Sprechstunde" für Kurztermine anzubieten.
    Dieses Sprechstundenangebot kann dann "Akutsprechstunde" oder "Notfallsprechstunde" genannt werden und zum Beispiel ein- bis zweimal täglich vor Ende der Arbeitszeit angeboten werden.
    Patienten sollten über dieses zusätzliche Serviceangebot z.B. durch Flyer, durch die Website oder mündlich durch die MFA informiert werden. Die Spielregeln sollten dabei klar vermittelt werden:
    Tägliche offene Sprechstunde für Akutfälle zu festgelegten Zeiten, z.B. täglich ab 17:00 Uhr oder eine Stunde vor der Mittagspause, mit kurzen Kontaktzeiten (in der Regel 5 Minuten), ohne Voranmeldung, mit zu erwartenden Wartezeiten. Wichtig: Patienten mit akuten Verletzungen oder potenziell lebensbedohliche Notfälle (z.B. Herzbeschwerden) können natürlich weiterhin jederzeit auch ohne Anmeldung erscheinen Wie sind Deine Erfahrungen mit der offenen Sprechstunde für Akutfälle?

    teramed
    Braucht meine Arztpraxis eine Arbeitszeiterfassung? Wenn ja - wie setzt man sie um und welche Ziele kann man mit ihr erreichen? Das erfährst Du im folgenden Artikel.
    Ist eine Zeiterfassung überhaupt notwendig?
    Sicherlich nicht zwingend. Es gibt nämlich prinzipiell zwei Arbeitszeitmodelle:
    Die Arbeitszeit und Mehrarbeit der MFA und angestellten Ärzte wird pauschal durch das Gehalt abgegolten Die Arbeitszeit wird dokumentiert und erfasst, Mehrarbeit und Überstunden können per Zeitausgleich oder finanziell ausgeglichen werden Eine Zeiterfassung ist prinzipiell nur im zweiten Fall wirklich notwendig. Aber: bei Beschäftigung von Teilzeitkräften, die nicht nach Tarifvertrag bezahlt werden, ist die Zeiterfassung eventuell für die Dokumentation und Einhaltung des Mindestlohn-Gesetzes notwendig.
    Pauschale Abgeltung der Arbeit inklusive der Überstunden
    Klassischerweise werden die Arbeitszeit und Überstunden mit dem Gehalt abgegolten und nicht erfasst. Es wird vorausgesetzt, dass die MFA und Mitarbeiter der Arztpraxis pünktlich kommen. Anfallende Überstunden werden pauschal als "mit dem Gehalt abgegolten" angesehen.
    Dieses Arbeitszeitmodell wirkt auf den ersten Blick sehr einfach und vermeidet auch tatsächlich einen Mehraufwand durch eine Arbeitszeiterfassung.
    In vielen Fällen führt dieses Vorgehen jedoch bei besonders engagierten MFA und angestellten Ärzten langfristig zu Unzufriedenheit.
    Warum?
    Die Regelarbeit kann oft in der festgelegten Arbeitszeit nicht geleistet werden
    Orientierend wird die Arbeitszeit mit der Praxisöffnungszeit gleich gesetzt. Dies entspricht jedoch nicht der Realität, da in dieser Zeit die Regelarbeit nicht erledigt werden kann.

    Am Tagesanfang: Die MFA sollten in der Regel 15 bis 30 Minuten vor Öffnung der Arztpraxis erscheinen, sich umziehen, die Räume herrichten, die Praxis-EDV hochfahren und die Patienten für die Untersuchung und Behandlung vorbereiten.
    Am Tagesende: Es müssen in der Regel diverse Nacharbeiten durchgeführt werden, z.B. Blutentnahmen vom Nachmittag verarbeiten, Schriftverkehr erledigen, Rückrufe und andere Telefonate tätigen, aufräumen, Praxis-EDV herunterfahren. Unterschiedliche Arbeitseinstellung und Motivation
    Gerade engagierte MFA und angestellte Ärzte, die sich mit der Arztpraxis identifizieren und zu einer stetigen Weiterentwicklung der Praxis beitragen, erledigen zusätzlich anfallende Arbeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit und Praxisöffnungszeit. Nur dann existieren Freiräume, in denen man sich auf eine Aufgabe konzentrieren kann. Mit einer pauschalen Abgeltung der Arbeitszeit inklusive der anfallenden Überstunden wird dieses Engagement nicht berücksichtigt. Früher Feierabend wird belohnt
    MFA, die die Arbeitszeit sehr genau nehmen sowie pünktlich kommen und gehen, werden indirekt belohnt: mit mehr Freizeit. Die Unzufriedenheit im Praxisteam der Arztpraxis ist vorprogrammiert. Es gibt eine feste Regel: Mehrarbeit wird nicht vergütet - oder indirekt doch?
    Es wird immer Phasen geben, in der Mehrarbeit nötig wird: in der Grippesaison, während der Erkrankung oder Urlaub von Mitarbeitern oder durch Veränderungen im Abrechnungswesen. In aller Regel versucht der Praxisinhaber, dies durch Einmalzahlungen oder Extra-Urlaub  auszugleichen. Gehaltsforderungen stehen dann schneller einmal auf der Tagesordnung, und es kommt zu emotionalen Spannungen.  
    Arbeitszeiterfassung für eine gerechte Arbeitsverteilung
    Die Alternative ist die Arbeitszeiterfassung. Mit diesem Instrument kann flexibel auf eine veränderte Arbeitsbelastung in der Arztpraxis reagiert werden. Es dient also zur Steuerung und Kontrolle der geleisteten und notwendigen Personaleinsatzstunden.

    Ziele der Arbeitszeiterfassung
    Flexible Reaktion auf unterschiedliche Arbeitsbelastung ermöglichen Gerechtigkeit zwischen den MFA und angestellten Ärzten im Praxisteam herstellen Personalmangel frühzeitig aufdecken (Warnsignal: Überstunden) Selbstorganisation und Zeitmanagement der MFA und angestellten Ärzte fördern Optimierung der Arbeitsabläufe in der Arztpraxis schaffen Es existiert jedoch eine Stolperfalle in diesem Modell: Die Möglichkeit des Freizeitausgleich oder finanzielle Vergütung der Mehrarbeit verleitet Mitarbeiter unter Umständen dazu, Überstunden zu "sammeln" und nicht darüber nachzudenken
    Wurden die Überstunden, zum Beispiel aufgrund von Notfällen, angeordnet? Ist es nicht möglich, die Regelarbeit in der Regelarbeitszeit zu leisten? Kann das Zeitmanagement der MFA verbessert werden? Gibt es Arbeiten, die nur eine einzige MFA durchführt? Kann sie sie delegieren? Gibt es Probleme in den Praxisabläufen, die gelöst werden sollten? Gibt es womöglich auch überflüssige Tätigkeiten? Möchte die MFA zu anderen Zeiten arbeiten? (Die gleichen Fragen sollten natürlich auch mit angestellten Ärzten besprochen werden, nicht nur mit MFA.)
     
    Stundenzettel war gestern, Online-Zeiterfassung ist heute
    Eine Arbeitszeiterfassung einzuführen bedeutet einen deutlich erhöhten Mehraufwand, der durch Einsatz verschiedener Technologien gemildert werden kann.
    Es gibt eine ganze Reihe unterschiedlicher Zeiterfassungssysteme, die unterschiedlich stark automatisiert sind: von der elektronischen Stempeluhr bis hin zur online Zeiterfassung. Diese sind beispielsweise:
    Manuelle Zeiterfassung per Stundenzettel (Excel-Liste) Zeiterfassung am PC mittels spezieller Software oder im Praxisprogramm Online-Zeiterfassung per Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome) Zeiterfassung per App (Smartphone) Zeiterfassung per Terminal (Identifikation mittels RFID, Benutzername und Passwort oder Fingerabdruck) Für eine konsequente und erfolgreiche Umsetzung der Zeiterfassung sollte die gewählte Technologie folgende Voraussetzungen erfüllen:
    Einfache Bedienung: Die Erfassung von Beginn und Ende einer Tätigkeit muss einfach in den Arbeitsablauf zu integrieren sein. Die Bedienung muss jedem Mitarbeiter möglich sein. Schutz vor Manipulation: Veränderungen an den erfassten Zeiten müssen nachvollziehbar sein. Aussagekräftige Auswertungen: Als Kontrollinstrument müssen aussagekräftige Übersichten und Statistiken einfach abzurufen sein. Zugriffsmöglichkeiten und Datenschutz: Die MFA und die angestellten Ärzte sollten Einsicht in die eigenen Stunden und nur der Praxisinhaber bzw. der Praxismanager in die Stunden aller Mitarbeiter erhalten. Manuelle Zeiterfassung in der Arztpraxis
    Die manuelle Zeiterfassung, z.B. als Excel-Liste, ist sicherlich auf den ersten Blick die günstigste Variante. Tag für Tag Stundenzettel auszufüllen oder Werte im Nachhinein einzupflegen, kostet jedoch nicht nur Zeit, sondern kann auch dazu verleiten, ungenau zu arbeiten - die Dokumentation der exakten Arbeitszeit ist sehr umständlich und erfordert viel Disziplin von MFA und anderen Mitarbeitern. Oft besteht im Nachhinein die Notwendigkeit, die Stundenangaben zu korrigieren.
    Schließlich wird bei dieser Technik die Auswertung der erfassten Arbeitszeiten oft vernachlässigt. Ohne die Auswertungen der angefallenen Personaleinsatzstunden als Kontrollinstrument muss man die Sinnhaftigkeit einer Arbeitszeiterfassung jedoch ernsthaft in Frage stellen.
    Zeiterfassung mittels Praxis-EDV
    Einige Praxisprogramme bieten eine Arbeitszeiterfassung an, sobald sich die MFA und angestellten Ärzte in der Praxis-Software mit ihrem persönlichen Kürzel anmelden.
    Die Auswertungsmöglichkeiten sind begrenzt: oft wird lediglich eine Übersicht angezeigt und eine Excel-Liste ausgegeben. Diese kann zwar nachträglich bearbeitet werden, jedoch sind hier auch wieder Zeit und einige Kenntnisse in der Tabellenkalkulation (Excel & Co.) nötig.
    Man muss bei dieser Technik auch daran denken, dass die Arbeitszeit in folgenden Fällen nicht erfasst wird:
    Während die EDV-Anlage gestartet wird und die Mitarbeiter sich umziehen und Räume herrichten, während des Einspielens von Programm-Updates und auf Hausbesuchen (VERAH, AGNES, NäPa) Online-Zeiterfassung per Web-Browser
    Es gibt eine Reihe verschiedener Online-Zeiterfassungssysteme, die mit einem herkömmlichen Web-Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari & Co.) zu benutzen sind. Generell ist die Bedienung recht einfach.
    Die einzelnen Systeme unterscheiden sich einerseits durch die Kosten und andererseits durch den Funktionsumfang:
    Auswertungsmöglichkeiten der Personalstunden Revisionssichere Bearbeitung der Stundeneinträge Vorgabe von Arbeitszeitmodellen (40-Stunden-Woche, freie Mitarbeit etc.) Urlaubs- und Schichtplanung Für eine reine Dokumentation der Stunden mittels Online-Zeiterfassung per Webbrowser sind die Kosten pro MFA oder angestelltem Arzt in der Arztpraxis vergleichsweise hoch: es fallen monatliche Gebühren zwischen 3,50€ und 5€ pro Mitarbeiter an.
    Ein praktischer Nebeneffekt: In vielen Arztpraxen werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen durch ein Steuerbüro erledigt. Wenn dessen Mitarbeiter die Aufzeichnungen der Online-Terminerfassung direkt einsehen können, entfällt das regelmäßige Übermitteln der Arbeitszeiten.
    Akzeptanz der Zeiterfassung verbessern
    Die Akzeptanz einer reinen Online-Zeiterfassung ist bei den Mitarbeitern je nach Internet-Affinität sehr unterschiedlich. Um Widerstände bei der Einführung der Zeiterfassung zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, dass die Erfassung der Personalstunden auch ohne Internet-Browser am PC in der Arztpraxis durchgeführt werden kann.
    Es gibt hierfür hauptsächlich zwei zusätzliche Möglichkeiten der Zeiterfassung:
    Zeiterfassung per App auf dem Smartphone: stellen Sie sicher, dass der Anbieter eine kostenlose App bereitstellt Erfassung der Arbeitszeit mittels Zeiterfassungsterminal Zeiterfassung mittels App auf dem Smartphone
    Insbesondere für Hausbesuche oder Heimarbeit lohnt es sich sicherzustellen, dass das Online-Zeiterfassungssystem auch eine App für das Smartphone (iPhone und Android) anbietet. Diese sollte selbstverständlich ebenfalls einfach zu bedienen sein und alle grundlegenden Funktionen zur Dokumentation der Einsatzstunden anbieten.
    Nützlich ist es auch, wenn es in den Aufzeichnungen vermerkt ist, wenn ein Mitarbeiter per Smartphone seine Arbeitszeit erfasst hat. Hierzu sollte aber die Zustimmung der Mitarbeiter eingeholt werden, um keine Datenschutz-Regeln zu verletzen.
    Zeiterfassungsterminal für den Alltag
    Eine elektronische Stempeluhr in Form eines Zeiterfassungsterminal kann bei einigen Anbietern direkt mit der Online-Zeiterfassung verzahnt werden.
    Konkret benötigt man ein zusätzliches Gerät (zwischen 400€ und 800€) und einen Netzwerkanschluss mit Internet-Verbindung.
    Die Mitarbeiter können sich dann mittels einem kleinen Chip (RFID-Chip) oder sogar per Fingerabdruck (Vorsicht Datenschutz) anmelden, sobald sie kommen und gehen. Die Dokumentation kann dann der Praxismanager wiederum online per Web-Browser einsehen.
    Durch die Einfachheit dieser Arbeitszeitdokumentation lassen sich auch andere Mitarbeiter mit ihren Arbeitszeiten korrekt erfassen:
    Reinigungskräfte Schreibkräfte Hilfskräfte, zum Beispiel für das Scannen oder die EDV-Wartung Sinnvoll ist es, das Terminal an einer zentralen Stelle aufzustellen, zum Beispiel im Personalraum oder am Eingang.

    Online-Zeiterfassung: unsere Lösung
    In unserer eigenen überörtlichen Berufsausübungsgemeinschaft mit drei verteilten Standorten nutzen wir das Online-Zeiterfassungssystem von TimeTac. Die Zeiterfassung erfolgt für Ärzte, MFA und Dienstleistungspersonal (z.B. EDV-Support, Reinigungskräfte, Schreibkräfte) per RFID-Chip an Terminals in jedem Standort. Für Arbeiten außerhalb der Praxis werden die Zeiten entweder per Smartphone (Android- und iPhone-App) oder direkt per Web-Browser erfasst. Die Kontrolle aller Stundenabrechnungen kann durch autorisierte Personen (z.B. Praxisinhaber, Steuerbüro, Praxismanager) von jedem Computer mit Internetanschluss aus über einen gesicherten Zugang durchgeführt werden. Jeder Mitarbeiter kann auch selbst die eigenen erfassten Stunden individuell per Web-Browser überprüfen.

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