Qualitätsmanagement in der Arztpraxis: Beispiele aus dem Praxisalltag

Wenn Sie nach Beispielen zum Qualitätsmanagement in der Arztpraxis suchen, möchten Sie in der Regel keine abstrakte Theorie, sondern konkrete Ideen: Wie sieht QM im Alltag wirklich aus? Welche Beispiele gibt es für gut geregelte Abläufe, Patientensicherheit, Hygiene, Datenschutz und Teamarbeit?

In diesem Beitrag erhalten Sie einen kompakten Überblick über Qualitätsmanagement in der Arztpraxis und viele praxisnahe Beispiele, die Sie direkt in Ihrem Team besprechen und umsetzen können. Die Beispiele orientieren sich an den Anforderungen der Qualitätsmanagement-Richtlinie und sind so formuliert, dass sie in Hausarztpraxen, Facharztpraxen und MVZ anwendbar sind.

Was genau bedeutet Qualitätsmanagement in der Arztpraxis?

Qualitätsmanagement (QM) in der Arztpraxis bedeutet, die Strukturen, Prozesse und Ergebnisse der Praxis systematisch zu planen, zu steuern und kontinuierlich zu verbessern. Typische Ziele sind:

• Patientensicherheit erhöhen
• Arbeitsabläufe standardisieren und vereinfachen
• Fehler und Risiken frühzeitig erkennen
• Mitarbeitende entlasten und Verantwortung klären
• gesetzliche Vorgaben zuverlässig erfüllen

Wichtig: QM beschreibt nicht die medizinische Entscheidung im Einzelfall, sondern die Rahmenbedingungen rund um Behandlung und Organisation. Also alles, was dazu führt, dass die Behandlung sicher, nachvollziehbar und gut organisiert stattfindet.

Qualitätsmanagement Arztpraxis - Beispiele nach Themenbereichen

Im Folgenden finden Sie konkrete Beispiele für QM in der Arztpraxis. Viele Maßnahmen sind klein, haben aber große Wirkung, wenn sie konsequent umgesetzt werden.

1. Patientenannahme und Terminvergabe

In kaum einem Bereich spüren Patienten Qualität so direkt wie bei Anmeldung und Terminen.

• Standardisierte Checkliste für die Anmeldung: z. B. Versichertenkarte prüfen, Stammdaten aktualisieren, Einwilligungen kontrollieren, offene Zahlungen klären.
• Einheitliche Regeln für Notfälle: Wie werden akute Fälle spontan eingeschoben? Wer entscheidet, ob ein Patient sofort zum Arzt muss?
• Terminarten definieren: z. B. Akuttermin, Kontrolltermin, Vorsorge, Chronikertermin, Telefonsprechstunde - jeweils mit vorgeschlagenen Zeitfenstern.
• Recall-System: Automatische oder manuelle Erinnerung für Vorsorgeuntersuchungen, DMP, Impfauffrischungen.
• Transparente Wartezeiten-Kommunikation: Vorgabe, ab wann Patienten aktiv über Verzögerungen informiert werden (z. B. ab 20 Minuten).

2. Telefon und digitale Kommunikation

Das Telefon ist die wichtigste Schnittstelle zwischen Praxis und Patienten - hier entstehen leicht Unzufriedenheit oder Missverständnisse.

• Telefonleitfaden: Begrüßung, standardisierte Fragen (Beschwerde, Dringlichkeit, Wunsch), Dokumentation im Praxisverwaltungssystem.
• Rückrufregeln: z. B. „Rückruf durch ärztliches Personal innerhalb von X Stunden bei medizinischen Rückfragen“.
• Erreichbarkeitszeiten definieren: klare Angabe auf Bandansage, Website und Aushang in der Praxis.
• Regeln für E-Mail oder Online-Formulare: Diese Kanäle sind nicht für medizinische Notfälle geeignet, Antwortzeiten werden klar kommuniziert.

3. Wartezimmer, Wartezeiten und Patientenerlebnis

Gut organisierte Wartebereiche tragen zur Patientenzufriedenheit bei und reduzieren Stress im Team.

• Maximale Belegungsquote für das Wartezimmer: Ab einer bestimmten Anzahl von Patienten Ausweichmöglichkeiten (zweites Wartezimmer, Aufruf per SMS).
• Informationsmaterial strukturiert: Aktuelle Aushänge, Notrufnummern, Informationen zu Sprechzeiten, Datenschutz, Hausordnung.
• Regelmäßige Kontrolle des Wartezimmers: Checkliste für Sauberkeit, Luft, Desinfektionsmittelspender, Spielzeug, Zeitschriften.
• Standardprozess bei langen Wartezeiten: z. B. aktive Information an wartende Patienten und Angebot eines neuen Termins bei Überschreitung eines definierten Zeitrahmens.

4. Behandlungsablauf und Dokumentation

Hier geht es darum, dass Behandlungsschritte transparent, nachvollziehbar und sicher ablaufen.

• Standardisierte Anamnese- und Untersuchungsbögen für häufige Beschwerdebilder (z. B. Rückenschmerz, Infekt, Kopfschmerzen).
• Checkliste für bestimmte Untersuchungen oder Eingriffe: z. B. Wundversorgung, Injektionen, kleine chirurgische Eingriffe.
• Dokumentationsstandard: Welche Inhalte gehören mindestens in jeden Eintrag (Anlass, Befund, Diagnose, Therapie, Hinweise an Patienten)?
• Regel für Arztbriefe: Frist, innerhalb der ein Arztbrief diktiert und versendet sein soll.

5. Hygiene und Aufbereitung von Medizinprodukten

Hygiene ist ein klassischer QM Bereich - hier geht es um Patientensicherheit und rechtliche Vorgaben.

• Hygieneplan: schriftlich festgehaltenes Dokument, das Reinigung, Desinfektion und Sterilisation regelt.
• Desinfektionspläne für Räume und Flächen: wer reinigt was, womit, wie oft.
• Checkliste für die Aufbereitung von Instrumenten: inklusive Dokumentation der einzelnen Schritte.
• Regelmäßige Schulungen: z. B. jährliche Unterweisung in Praxis- und Händehygiene, mit Teilnahmebestätigung.
• Kontrolle von Kühlschränken und Lagerung: z. B. Temperaturprotokoll für Impfstoffe.

6. Notfallmanagement in der Praxis

Medizinische Notfälle sind selten, aber dann muss jeder Handgriff sitzen. QM sorgt dafür, dass Abläufe klar sind.

• Notfallkoffer mit Bestandsliste: Verantwortliche Person, die regelmäßig Vollständigkeit und Verfallsdaten prüft.
• Standardablauf bei internem Notfall: wer ruft Notruf an, wer bleibt beim Patienten, wer informiert Angehörige.
• Notfalltraining: regelmäßige Simulationen im Team (z. B. anaphylaktischer Schock, Reanimation).
• Dokumentation von Notfällen: Nachbesprechung, was gut lief, was verbessert werden soll.

7. Medikationssicherheit und Rezepte

Fehler bei Medikamenten können schwerwiegende Folgen haben. Hier bieten sich viele QM Maßnahmen an.

• Vier-Augen-Prinzip bei bestimmten Medikamenten oder hohen Dosen.
• Standardprozesse für Wiederholungsrezepte: z. B. regelmäßige ärztliche Überprüfung, ob Diagnose, Dosis und Wechselwirkungen noch passen.
• Einheitliche Dokumentation von Allergien und Unverträglichkeiten: gut sichtbar in der Akte.
• Regelmäßige Medikationsdurchsicht bei Chronikern, idealerweise mit Liste oder Checkliste.

8. Datenschutz und Informationssicherheit

Patientendaten sind besonders sensibel. QM hilft, Datenschutz praktisch umzusetzen, statt nur auf dem Papier.

• Regeln für Bildschirmarbeitsplätze: keine Einsicht der Patienten, automatische Sperre nach kurzer Zeit.
• Saubere Tisch Politik: keine offen herumliegenden Akten im Empfangs- oder Wartebereich.
• Standardisierte Auskunftsregeln: z. B. was darf am Telefon an Angehörige oder Arbeitgeber weitergegeben werden - und was nicht.
• Zugriffsrechte im Praxisverwaltungssystem: nur so viel wie nötig (Need-to-know-Prinzip).
• Regelmäßige Datenschutzunterweisungen mit kurzer Dokumentation der Teilnahme.

9. Patientenfeedback, Beschwerden und Lob

Qualitätsmanagement lebt von Rückmeldungen. Praxisnahe Beispiele:

• Standardisierte Patientenbefragungen: entweder periodisch (z. B. einmal jährlich) oder kontinuierlich mit Feedbackkarten oder Online Formular.
• Beschwerdeprozess schriftlich geregelt: wer nimmt Beschwerden an, wie wird reagiert, wie wird die Rückmeldung dokumentiert.
• Positives Feedback nutzen: Lob im Team teilen, um funktionierende Abläufe sichtbar zu machen.
• Auswertung im Team: z. B. einmal im Quartal, um Muster zu erkennen und Maßnahmen abzuleiten.

10. Teamkommunikation, Fortbildung und QMB

Qualität entsteht im Team. Strukturen für regelmäßigen Austausch und klar benannte Verantwortlichkeiten sind ein wesentlicher Teil des QM.

• Regelmäßige Teambesprechungen: fester Termin, feste Dauer, klare Tagesordnung, Protokoll mit Verantwortlichkeiten und Fristen.
• Benennung einer QM-beauftragten Person (QMB): zentrale Ansprechperson für Fragen rund um QM.
• Fortbildungsplanung: Jahresplan mit Pflichtfortbildungen (Hygiene, Notfall, Datenschutz) und fachlichen Themen.
• Einweisungen bei neuen Mitarbeitenden: strukturierter Einarbeitungsplan mit Checkliste (Praxisrundgang, Software, Hygieneregeln, Notfallablauf).

Vom Beispiel zum System: QM in der Arztpraxis mit Plan

Einzelne Maßnahmen sind hilfreich - nachhaltig wird es, wenn Sie die Beispiele zu einem System verbinden. Dabei hilft ein einfaches Vorgehen in vier Schritten:

1. Planen: Ziele festlegen (z. B. Wartezeit reduzieren, Hygieneprozesse vereinheitlichen) und passende Maßnahmen auswählen.
2. Umsetzen: Abläufe schriftlich festhalten, im Team besprechen und verbindlich einführen.
3. Prüfen: nach einer gewissen Zeit schauen, ob die Maßnahmen wirken (z. B. durch Kennzahlen, Feedback, Beobachtungen).
4. Verbessern: Was gut funktioniert, bleibt. Was nicht funktioniert, wird angepasst oder ersetzt.

So entsteht Schritt für Schritt ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement, das nicht nur auf dem Papier existiert, sondern im Praxisalltag gelebt wird. Viele Vorlagen finden Sie in unserer Datenbank: https://www.teramed.de/files/categories/

Digitale Unterstützung: Beispiele mit QM Software organisieren

Viele der genannten Beispiele lassen sich heute effizienter mit einer digitalen QM Lösung umsetzen. Statt Ordnern, Excel-Listen und verstreuten Dokumenten bietet eine spezialisierte QM Software für Arztpraxen und MVZ zentrale Vorteile:

• Prozessbeschreibungen, Checklisten und Pläne sind an einem Ort abgelegt.
• Verantwortlichkeiten und Lesebestätigungen werden dokumentiert.
• Aktuelle Versionen sind für alle jederzeit abrufbar.
• Schulungen, Aufgaben und Fristen lassen sich nachverfolgen.

Eine solche spezialisierte Lösung für Praxen und MVZ ist zum Beispiel Paul von Paul Solutions. Die webbasierte QM Plattform bietet praxisnahe Vorlagen für QM, Hygiene, Datenschutz und Arbeitsschutz und wird bereits in über 350 Arztpraxen und MVZ eingesetzt. QM Beispiele wie Checklisten für Patientenannahme, Hygieneregeln, Notfallmanagement oder Patientenbefragungen können dort strukturiert hinterlegt, aktualisiert und im Team verteilt werden.

Unabhängig davon, ob Sie mit Papierordnern oder digital arbeiten: Entscheidend ist, dass Ihre Praxis eigene, gelebte Beispiele für Qualitätsmanagement entwickelt. Starten Sie mit wenigen, gut gewählten Maßnahmen, binden Sie Ihr Team ein und entwickeln Sie Ihr QM schrittweise weiter.

Fazit: Qualitätsmanagement lebt von konkreten Beispielen

Qualitätsmanagement in der Arztpraxis ist kein Selbstzweck und kein reines Bürokratieprojekt. Es geht darum, die Versorgung Ihrer Patienten sicherer, transparenter und effizienter zu machen - und gleichzeitig Ihr Team zu entlasten.

Die hier gezeigten Qualitätsmanagement Arztpraxis Beispiele können Sie direkt auf Ihre Situation anpassen. Wählen Sie einige Bereiche aus, in denen der größte Handlungsbedarf besteht, und starten Sie dort. Mit jedem dokumentierten Prozess, jeder Checkliste und jeder Teambesprechung wird Ihr QM greifbarer und nützlicher.

Wenn Sie merken, dass Zettel und Ordner an ihre Grenzen kommen, kann eine

<a href="https://www.paul-solutions.de/qm-fuer-arztpraxen-und-mvz">QM Software für Arztpraxen und MVZ</a>

wie Paul Solutions helfen, Ihre Maßnahmen strukturiert, revisionssicher und für alle zugänglich zu machen.

So wird QM in Ihrer Praxis nicht zur Last, sondern zu einem Werkzeug, das den Alltag für Patienten und Team spürbar verbessert.

QM Instrumente in der Arztpraxis: Methoden, Beispiele und digitale Umsetzung

Qualitätsmanagement ist in der vertragsärztlichen Versorgung seit Jahren Pflicht. Spätestens mit der aktuellen QM Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses ist klar: Es geht nicht nur darum, ein QM System formal einzuführen, sondern die richtigen QM Instrumente in der Arztpraxis wirksam einzusetzen.

Genau danach suchen viele Praxen: Was sind die wichtigsten QM Instrumente? Was fordert die QM Richtlinie konkret? Und wie setzt man diese Instrumente im Praxisalltag so um, dass sie wirklich helfen und nicht nur zusätzliche Bürokratie erzeugen?

In diesem Beitrag erhalten Sie einen strukturierten Überblick über die wichtigsten QM Instrumente in der Arztpraxis, konkrete Praxisbeispiele und einen Blick darauf, wie digitale Lösungen wie eine spezialisierte QM Software für Arztpraxen und MVZ die Umsetzung deutlich erleichtern.

Was sind QM Instrumente in der Arztpraxis?

Die QM Richtlinie unterscheidet grob zwischen:

• Grundelementen des Qualitätsmanagements (z. B. Patientenorientierung, Mitarbeiterorientierung, Prozessorientierung)
• Anwendungsbereichen (z. B. Notfallmanagement, Hygienemanagement, Arzneimitteltherapiesicherheit)
• Methoden und QM Instrumenten, mit denen Praxen ihr Qualitätsmanagement konkret umsetzen

Unter QM Instrumenten versteht man praktisch alle systematischen Methoden, mit denen eine Praxis:

• Ziele definiert, misst und bewertet
• Prozesse standardisiert und dokumentiert
• Risiken, Fehler und Verbesserungsmöglichkeiten erkennt
• Patienten und Mitarbeitende aktiv einbindet

Viele dieser QM Instrumente nutzen Praxen bereits intuitiv, zum Beispiel Teambesprechungen oder Checklisten. Die QM Richtlinie macht sie jedoch bewusst und fordert eine strukturierte, dokumentierte Anwendung.

Übersicht: Die wichtigsten QM Instrumente in der Arztpraxis

Die QM Richtlinie nennt eine Reihe von verpflichtend anzuwendenden Methoden und Instrumenten, sofern keine besonderen Rahmenbedingungen dagegensprechen. Dazu zählen insbesondere:

• Messen und Bewerten von Qualitätszielen
• Erhebung des Ist Zustands und Selbstbewertung
• Regelung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten
• Prozess und Ablaufbeschreibungen
• Schnittstellenmanagement
• Checklisten
• Teambesprechungen
• Fortbildungs und Schulungsmaßnahmen
• Patientenbefragungen
• Mitarbeiterbefragungen
• Beschwerdemanagement
• Patienteninformation und Patientenaufklärung
• Risikomanagement
• Fehlermanagement und Fehlermeldesysteme

Im Folgenden gehen wir diese QM Instrumente für Arztpraxen nacheinander durch, erläutern ihren Zweck und zeigen praxisnahe Beispiele.

QM Instrumente im Detail mit Praxisbeispielen

1. Qualitätsziele messen und bewerten

Ziel des Instruments: Ziele nicht nur formulieren, sondern systematisch verfolgen und überprüfen, ob sie erreicht wurden.

Beispiele für Qualitätsziele in der Arztpraxis:

• Durchschnittliche Wartezeit in der Praxis soll im nächsten Jahr um 20 Prozent sinken.
• Quote der dokumentierten Allergien in der Patientenakte soll über 95 Prozent liegen.
• Ausfallquote durch No Shows soll innerhalb von 6 Monaten um 30 Prozent reduziert werden.

Praxisanwendung: Die Ziele werden schriftlich festgehalten, es wird definiert, wie gemessen wird (z. B. Auswertung des Praxisverwaltungssystems, manuelle Zählung über Stichproben) und in welchen Abständen eine Auswertung erfolgt. Die Ergebnisse fließen in Teambesprechungen ein.

2. Ist Analyse und Selbstbewertung

Ziel des Instruments: Den aktuellen Stand des Qualitätsmanagements in der Praxis realistisch einschätzen, bevor Maßnahmen geplant werden.

Beispiel: Die Praxis nutzt einen Selbstbewertungsbogen mit Fragen wie:

• Sind Verantwortlichkeiten klar geregelt und dokumentiert?
• Gibt es beschriebene Prozesse für Notfälle, Hygiene, Datenschutz?
• Finden regelmäßige Teambesprechungen statt, in denen QM Themen besprochen werden?
• Werden Patientenbefragungen oder systematisches Feedback erhoben?

Viele Kassenärztliche Vereinigungen bieten hierfür Praxischecks oder Selbstbewertungsinstrumente an. Ziel ist, Handlungsfelder zu erkennen, Prioritäten zu setzen und Fortschritte später messbar zu machen.

3. Regelung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten

Ziel des Instruments: Klarheit schaffen, wer wofür verantwortlich ist, um Doppelarbeit und Lücken zu vermeiden.

Konkrete Umsetzung:

• Organigramm der Praxis mit Rollen und Zuständigkeiten
• Verantwortungsmatrix (z. B. RACI Schema) für zentrale Themen:
  • Hygienebeauftragte Person
  • QM Beauftragte Person (QMB)
  • Datenschutzbeauftragte Person oder externer DSB
  • Notfallbeauftragte Person
  • Verantwortliche für Impfstofflagerung und Kühlschrankkontrolle

Wichtig ist, dass Zuständigkeiten nicht nur bekannt, sondern schriftlich dokumentiert und für alle zugänglich sind.

4. Prozess und Ablaufbeschreibungen

Ziel des Instruments: Wichtige Abläufe werden einheitlich geregelt, nachvollziehbar dokumentiert und bei Bedarf angepasst.

Typische Prozesse in der Arztpraxis:

• Patientenannahme und Anmeldung
• Telefonmanagement und Rückruforganisation
• Notfallmanagement in der Praxis
• Aufbereitung von Medizinprodukten
• Impforganisation und Impfstofflagerung
• Wiederholungsrezepte und Dauerverordnungen

Prozessbeschreibungen können als Flussdiagramm, Textanweisung oder Checkliste vorliegen. Wichtig ist, dass das Team damit arbeiten kann und Änderungen nachvollzogen werden.

5. Schnittstellenmanagement

Ziel des Instruments: Reibungslose Zusammenarbeit an den Schnittstellen zwischen Praxis und anderen Akteuren, aber auch innerhalb der Praxis.

Beispiele für Schnittstellen:

• Überweisung zu Fachärzten oder in Krankenhäuser
• Zusammenarbeit mit Pflegeheimen, Pflegediensten oder Therapeuten
• Schnittstelle zwischen Anmeldung und Behandlungszimmer
• Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten oder im MVZ

Praxisnahe QM Instrumente im Schnittstellenmanagement sind zum Beispiel standardisierte Überweisungs und Rückmeldungsprozesse, definierte Rückwege für Befunde oder klare Vereinbarungen zur Terminkoordination mit Kooperationspartnern.

6. Checklisten

Ziel des Instruments: Wichtige Schritte werden systematisch abgearbeitet, nichts wird vergessen, die Sicherheit steigt.

Typische Checklisten in der Arztpraxis:

• Notfallkoffer Checkliste mit Verantwortlichkeit und Prüffrequenz
• Hygiene Checklisten für Räume, Geräte, Sanitärbereiche
• Checkliste für kleine chirurgische Eingriffe
• Checkliste für die Vorbereitung bestimmter Untersuchungen (z. B. Belastungs EKG)
• Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender

Gut gemachte Checklisten sind kurz, klar strukturiert und werden tatsächlich genutzt und abgehakt, nicht nur abgeheftet.

7. Teambesprechungen

Ziel des Instruments: QM Themen regelmäßig gemeinsam besprechen, Verbesserungen planen und Erfahrungen austauschen.

Gute Praxis:

• Fester Termin (z. B. einmal im Monat ein QM Block in der Teamsitzung)
• Klare Tagesordnung mit QM Punkt (z. B. Beschwerden, Beinahe Fehler, neue Vorgaben)
• Kurzes Protokoll mit Verantwortlichen und Fristen

Teambesprechungen sind ein zentrales QM Instrument, weil viele andere Instrumente hier zusammenlaufen: Ergebnisse von Befragungen, Risikoberichten oder Audits werden besprochen und konkrete Maßnahmen beschlossen.

8. Fortbildungs und Schulungsmaßnahmen

Ziel des Instruments: Fachliche und organisatorische Qualität durch gezielte Fortbildungen sichern und weiterentwickeln.

Dazu gehören zum Beispiel:

• Jährliche Hygieneschulung für das gesamte Team
• Notfalltraining mit Reanimation und Simulation typischer Szenarien
• Datenschutz und IT Sicherheitsschulungen
• Fortbildungen für QMB oder Hygienebeauftragte

Im QM Kontext ist wichtig, dass Inhalte, Teilnehmende und Datum dokumentiert werden, damit Nachweise gegenüber Kassenärztlicher Vereinigung, Aufsichtsbehörden oder bei Audits geführt werden können.

9. Patientenbefragungen

Ziel des Instruments: Die Qualität der Praxis aus Sicht der Patienten verstehen und gezielt verbessern.

Formen der Patientenbefragung:

• Periodische schriftliche oder digitale Fragebögen
• Kurzfeedback auf einem Klemmbrett oder Tablet im Wartezimmer
• Zielgerichtete Befragungen bei Änderungen (z. B. neue Terminlogik)

Die Ergebnisse sollten anonym anonymisiert ausgewertet, im Team besprochen und in konkrete Maßnahmen übersetzt werden, zum Beispiel bessere Wegbeschreibungen, Anpassung von Öffnungszeiten oder Optimierung der Telefonerreichbarkeit.

10. Mitarbeiterbefragungen

Ziel des Instruments: Das Wissen und die Erfahrungen des Praxisteams nutzen, um Schwachstellen zu erkennen und Verbesserungen anzustoßen.

Typische Themen einer Mitarbeiterbefragung:

• Arbeitsbelastung und Arbeitsorganisation
• Kommunikation im Team und mit der Praxisleitung
• Transparenz von Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten
• Ideen für Verbesserungen im Alltag

Eine offene, wertschätzende Rückmeldungskultur ist Voraussetzung dafür, dass Mitarbeiterbefragungen mehr sind als ein Pflichtprogramm und tatsächlich zu Verbesserungen führen.

11. Beschwerdemanagement

Ziel des Instruments: Beschwerden von Patienten werden systematisch aufgenommen, bearbeitet und als Chance zur Verbesserung genutzt.

Elemente eines Beschwerdemanagements:

• Klare Ansprechpersonen für Beschwerden
• Standardisierter Ablauf zur Dokumentation und Bearbeitung
• Definition, wann die ärztliche Leitung eingebunden wird
• Auswertung von Beschwerden im QM Kreis oder im Team

Wichtig ist, Beschwerden nicht defensiv als Angriff zu sehen, sondern als gezielte Hinweise darauf, wo aus Patientensicht etwas nicht gut läuft.

12. Patienteninformation und Patientenaufklärung

Ziel des Instruments: Patienten verstehen, was passiert, welche Optionen es gibt und wie sie aktiv mitwirken können.

Dazu zählen zum Beispiel:

• Transparente Informationen zu Sprechzeiten, Erreichbarkeit und Akutsprechstunde
• Verständliche Aufklärung über Eingriffe, Risiken, Alternativen
• Informationsmaterial zu häufigen Krankheitsbildern
• Klare Hinweise zu Datenschutz und Einwilligungen

Gut strukturierte Patienteninformation ist nicht nur ein QM Instrument, sondern reduziert Missverständnisse und Rückfragen im Alltag.

13. Risikomanagement

Ziel des Instruments: Risiken früh erkennen, bevor ein Schaden entsteht, und präventive Maßnahmen ergreifen.

Typische Schritte im Risikomanagement:

• Risikobereiche identifizieren (z. B. Notfallmanagement, Medikamente, invasive Eingriffe, Datenschutz)
• Wahrscheinlichkeit und Auswirkung einschätzen
• Schutzmaßnahmen definieren (Checklisten, doppelte Kontrolle, Schulungen)
• Regelmäßige Überprüfung, ob die Maßnahmen ausreichen

Risikomanagement ist eng mit Fehlermanagement verknüpft, geht aber noch einen Schritt vor die eigentlichen Ereignisse.

14. Fehlermanagement und Fehlermeldesysteme

Ziel des Instruments: Aus Fehlern und Beinahe Fehlern lernen, statt sie zu verschweigen.

Elemente eines funktionierenden Fehlermanagements:

• Einfaches, niedrigschwelliges System zur Meldung von Fehlern und Beinahe Ereignissen
• Fehler werden nicht zur Schuldzuweisung genutzt, sondern zur Ursachenanalyse
• Regelmäßige Fallbesprechungen im Team (Was war der Auslöser? Welche Rahmenbedingungen haben mitgewirkt?)
• Ableitung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen

Fehlerkultur ist einer der schwierigsten, aber auch wichtigsten Bausteine eines reifen QM Systems.

QM Instrumente systematisch einführen: PDCA Zyklus in der Praxis

Die genannten QM Instrumente entfalten ihre Wirkung erst dann richtig, wenn sie in ein systematisches Vorgehen eingebettet werden. Bewährt hat sich dabei der bekannte PDCA Zyklus (Plan Do Check Act):

1. Plan: Ziele und Maßnahmen planen, Verantwortlichkeiten und Zeitplan festlegen.
2. Do: Maßnahmen in der Praxis umsetzen, idealerweise zunächst in kleinem Rahmen testen.
3. Check: Wirkungen und Ergebnisse überprüfen, Kennzahlen und Rückmeldungen auswerten.
4. Act: Maßnahmen anpassen, erweitern oder verwerfen und den Zyklus erneut starten.

Beispiel: Die Praxis möchte die Telefonerreichbarkeit verbessern. Sie nutzt dazu mehrere QM Instrumente gleichzeitig:

• Ziel definieren (maximale Wartezeit in der Telefonwarteschleife, Anzahl der abgebrochenen Anrufe senken)
• Ist Analyse durch Auswertung der Telefonanlage
• Prozessbeschreibung für das Telefonmanagement
• Teammeeting zur Besprechung der Ergebnisse und der neuen Telefonregeln
• Patientenbefragung zur Zufriedenheit mit der Erreichbarkeit

So werden QM Instrumente aktiv miteinander verzahnt und nicht isoliert betrachtet.

Digitale QM Instrumente: Wie Software den Praxisalltag entlastet

In vielen Praxen sind QM Instrumente über Ordner, Excel Dateien, lose Checklisten und E Mails verteilt. Das ist anfällig für veraltete Versionen, Medienbrüche und erhöhten Dokumentationsaufwand.

Eine digitale QM Plattform kann hier zum zentralen Instrument werden, in dem viele der genannten QM Methoden zusammenlaufen:

• Dokumentenlenkung: Prozessbeschreibungen, Checklisten, Formulare mit Versionierung und Freigabeverfahren
• Aufgaben und Maßnahmenmanagement: QM Maßnahmen mit Verantwortlichen, Fristen und Status
• Lesebestätigungen: Nachweis, dass Mitarbeitende neue oder geänderte Anweisungen zur Kenntnis genommen haben
• Vorlagenbibliothek: fertige Muster für Hygiene, Datenschutz, Arbeitsschutz und QM
• Protokollierung: Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Entscheidungen

Paul als QM Instrument für Arztpraxen und MVZ

Eine spezialisierte digitale Lösung für QM in Arztpraxis und MVZ ist die QM Software Paul von Paul Solutions. Paul wurde speziell für das Gesundheitswesen entwickelt und verbindet QM, Hygiene, Datenschutz und Arbeitssicherheit in einer webbasierten Plattform.

Nach Angaben des Anbieters wird Paul bereits in über 350 Arztpraxen und MVZ eingesetzt. Die Software bringt unter anderem folgende Funktionen mit:

• Webbasierte QM Plattform: Zugriff von jedem Arbeitsplatz mit Internetverbindung
• Umfangreiche Mustervorlagen: über 100 aktuelle, rechtssichere QM Vorlagen für Praxen und MVZ
• Dokumentenlenkung: Versionierung, Freigaben, Archiv
• Lesebestätigungen: Nachverfolgung, wer welche Dokumente gelesen hat
• Checklisten und Formulare: digital ausfüllbar und zentral abgelegt
• Aufgabenverwaltung: Maßnahmen und Wiedervorlagen im Team steuern
• Rollen und Rechte: differenzierte Zugriffe für Ärztinnen, Ärzte, MFA, QMB, Hygienebeauftragte usw.

Für Praxen, die ihre QM Instrumente digital abbilden möchten, kann eine spezialisierte Plattform wie Paul den entscheidenden Unterschied machen: Statt QM Ordnern, verstreuten Dateien und unklaren Zuständigkeiten entsteht ein zentraler, transparenter und auditfähiger QM Rahmen.

QM Instrumente Arztpraxis: Häufige Fragen

Muss ich alle QM Instrumente der QM Richtlinie nutzen?

Die QM Richtlinie sieht vor, dass die genannten Methoden und Instrumente grundsätzlich angewendet werden sollen, sofern keine einrichtungsbezogenen Gründe dagegensprechen. In der Praxis werden einige Instrumente stärker im Vordergrund stehen als andere. Wichtig ist, dass Sie bewusst entscheiden, welche Instrumente wie eingesetzt werden und dies nachvollziehbar dokumentieren.

Sind QM Instrumente auch für Privatpraxen relevant?

Privatpraxen sind rechtlich nicht an die QM Richtlinie gebunden. Viele der beschriebenen QM Instrumente sind jedoch auch hier sinnvoll, weil sie Patientensicherheit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit verbessern. Gerade im Wettbewerb um qualitätsbewusste Patienten kann ein gelebtes QM ein wichtiger Vorteil sein.

Ab wann lohnt sich eine digitale QM Lösung?

Spätestens wenn Sie merken, dass:

• Versionen von Dokumenten unklar sind
• Checklisten in Papierform verloren gehen
• Nachweise für Schulungen und Lesebestätigungen schwer auffindbar sind
• Audits oder stichprobenartige QM Prüfungen viel Suchaufwand verursachen

lohnt sich der Blick auf eine QM Software für Arztpraxen und MVZ. Digitale QM Instrumente ersetzen nicht die Inhalte, erleichtern aber deren Organisation und laufende Pflege erheblich.

Was ist wichtiger: Perfekte Dokumente oder gelebte Praxis?

Perspektive der QM Richtlinie und Aufsichtsbehörden: Beides. Aus praktischer Sicht in der Arztpraxis gilt jedoch: Lieber 80 Prozent sauber eingeführt und gelebt, als 100 Prozent perfekt dokumentiert, aber im Alltag nicht genutzt.

QM Instrumente entfalten ihren Nutzen erst dann, wenn das Team sie als hilfreich erlebt und nicht nur als Pflichtaufgabe versteht. Deshalb ist es sinnvoll, Mitarbeitende früh einzubeziehen und Maßnahmen gemeinsam zu entwickeln.

Fazit: QM Instrumente sind Werkzeuge, keine Bürokratieschikane

Die QM Instrumente in der Arztpraxis sind nicht dazu da, zusätzliche Formulare zu produzieren, sondern sollen:

• Patientensicherheit erhöhen
• Praxisabläufe strukturieren
• Mitarbeitende entlasten
• Fehler vermeiden und aus Beinahe Fehlern lernen

Wenn Sie die genannten Instrumente Schritt für Schritt einführen, mit konkreten Beispielen hinterlegen und in regelmäßigen Abständen reflektieren, entsteht ein lebendiges Qualitätsmanagement, das Ihren Praxisalltag tatsächlich verbessert.

Ob Sie dabei mit Papierordnern starten oder früh auf eine digitale QM Plattform setzen, hängt von Ihrer Praxisstruktur und Ihren Ressourcen ab. Spezialisierte Lösungen wie Paul können dabei helfen, die in der QM Richtlinie geforderten Instrumente praxisnah und effizient umzusetzen – insbesondere, wenn QM, Hygiene, Datenschutz und Arbeitsschutz in einer Plattform zusammengeführt werden sollen.

Wichtig ist vor allem eines: QM Instrumente sind Werkzeuge. Je besser sie zu Ihrer Praxis passen, desto größer ist der Nutzen für Ihr Team und Ihre Patienten.

In Zeiten knapper MFA-Ressourcen und ausufernder Bürokratie in Arztpraxen gehen viele Ärzte und Zahnärzte dazu über, die Privatliquidation an eine externe Abrechnungsstelle auszulagern. Doch bei über 80 Anbietern am Markt stellt sich schnell die Frage, wie man denn den passenden Abrechnungsdienstleister für die eigene Praxis findet.

Abrechnung auslagern oder nicht?
Bevor ein Anbieter ausgewählt wird, sollten Ärzte gründlich überlegen, ob sie die Privatliquidation intern abwickeln möchten und somit Personal binden, oder ob sie das gesamte Thema an einen externen Spezialisten auslagern. Da beide Möglichkeiten Vor- und Nachteile bieten, stellen wir diese nachfolgend gegenüber.

Während die interne Abrechnung von Privatleistungen (für Privatpatienten oder Selbstzahler) personelle Ressourcen bindet (Abrechnung, Nachhalten von Geldeingängen, Versand von Zahlungserinnerungen und Mahnungen, ggf. Inkasso) und zudem Zeit für Weiterbildungen eingeräumt werden muss, bietet sie den Vorteil der Betreuung der Patienten aus einer Hand.

Die externe Abrechnung durch eine Abrechnungsstelle hingegen bringt zunächst einmal den Vorteil, dass urlaubs- oder krankheitsbedingte Ausfälle nicht dazu führen, dass die Abrechnung liegen bleibt oder gar intern jemand mit weniger Routine einspringen muss. Auch die essenziellen Schulungen und Fortbildungen zu den regelmäßigen Anpassungen der einschlägigen Gebührenordnungen finden in der Abrechnungsstelle statt, ohne, dass dadurch Ausfallzeiten in der Praxis entstehen. Die eigentliche Leistung des Abrechnungszentrums, das Forderungsmanagement inklusive Mahnwesen und – wenn nötig – das Inkasso, findet im Hintergrund statt, ohne dass es den Ablauf der Praxis beeinflusst.

Vor- und Nachteile der internen und externen Abrechnung

Auf die Privatabrechnung spezialisierte externe Anbieter können bei der Honorarabrechnung unterstützen. Diese Dienstleister sind vom selbständigen Berater bis hin zum Großkonzern in jeder Unternehmensgröße am Markt vertreten.

Ob die Privatliquidation ausgelagert werden soll, muss individuell entschieden werden und hängt von zahlreichen Kriterien ab, wie:

• Praxisgröße
• Fachrichtung
• Anteil Privatpatienten
• Erfolg in der Fachkräfterekrutierung
• Kostenstruktur in der Praxis
• Preis-/Leistungsverhältnis der Abrechnungsdienstleister

Wie unterscheiden sich die Tarife am Markt?

Im Falle einer Beauftragung eines externen Dienstleisters, müssen sich Ärzte zunächst für das passende Abrechnungsmodell entscheiden. Am Markt werden unterschiedliche Leistungen angeboten, die sich grob in drei Modelle einteilen lassen:

• Honorarabrechnung
• Vorfinanzierung
• Factoring

Die Modelle unterschieden sich im Grad der Dienstleistung und in der Frage des Ausfallrisikos, was sich wiederum konditionell bemerkbar macht.

Honorarabrechnung

Die reine Honorarabrechnung gilt als Basisleistung, bei der ein Abrechnungsdienstleister die gesamte Privatliquidation übernimmt. Hierzu zählen die Rechnungserstellung, der Rechnungsversand, sowie das Einfordern der Honorare gegenüber den Patienten. Die Auszahlung der Patientenzahlungen findet erst nach Geldeingang beim Dienstleister statt, üblicherweise ein bis zwei Mal im Monat. 

Ausfallrisiko:    verbleibt beim Arzt
Kosten:              günstigste Abrechnungsform

Vorfinanzierung

Aufbauend auf der Honorarabrechnung können sich Ärzte auch für eine sogenannte Vorfinanzierung entscheiden, bei der die Honorare an die Arztpraxis ausbezahlt werden, bevor der Patient seine Rechnung beglichen hat. Der Zeitpunkt der Auszahlung wird vertraglich fixiert, üblicherweise innerhalb von 7, 15 oder 30 Tagen. In der Arztpraxis entsteht durch die Vorfinanzierung ein Liquiditätsvorteil, da sie sofort über das Geld verfügen kann. Sollten Patienten jedoch säumig werden und im weiteren Verlauf ihre Rechnung nicht begleichen, so wird dieser Zahlungsausfall seitens der Abrechnungsstelle im Nachgang mit künftigen Auszahlungen an den Arzt verrechnet. Die Vorfinanzierung wird auch als „unechtes Factoring“ bezeichnet.

Ausfallrisiko:    verbleibt beim Arzt
Kosten:              meist teurer als Honorarabrechnung und günstiger als Factoring

Factoring

Beim Factoring (auch „echtes Factoring“ genannt) wird ebenso wie in den vorgenannten Abrechnungsmodellen die Privatabrechnung inklusive einer Vorfinanzierung durchgeführt. Der Unterschied zum unechten Factoring ist, dass der Abrechnungsdienstleister das Ausfallrisiko (sogenanntes Delkredererisiko) übernimmt. Potenzielle Zahlungsausfälle gehen demnach zu Lasten der Abrechnungsstelle.

Ausfallrisiko:    geht auf Abrechnungsstelle über
Kosten:              teuerste Abrechnungsform

Welches Modell ist das richtige für mich?

Die Wahl der passenden Abrechnungsleistung hängt von verschiedenen Faktoren ab. So sind in Vorfinanzierungen Zinskosten enthalten, die die Leistung gegenüber einer Honorarabrechnung ohne Vorfinanzierung verteuern. Factoring enthält zudem noch Risikokosten für Ausfallrisiko. Insofern stellt sich die Frage, ob die jeweiligen Preistreiber tatsächlich benötigt werden.

Praxen mit einem sehr geringen Anteil an Privatpatienten und einem niedrigen Rechnungsdurchschnitt genügt meist eine Honorarabrechnung. Mit steigendem Privatvolumen steigt der Wunsch der Ärzte, das erwirtschaftete Honorar zügig liquiditätswirksam auf dem Konto zu verbuchen. Eine Vorfinanzierung kann daher durchaus sinnvoll sein.

Für Leistungserbringer, die im Falle eines Zahlungsausfalls nicht nur auf der eigenen geleisteten Zeit, sondern auch auf Fremdkosten sitzenbleiben, kann Factoring sinnvoll sein. Nicht zuletzt ist echtes Factoring im zahnärztlichen Bereich sehr verbreitet.

Wie finde ich die passende Abrechnungsstelle 

Da der privatärztliche Abrechnungsmarkt in Deutschland sehr intransparent ist, ist ein Vergleich nicht ohne weiteres möglich. Dutzende Anbieter, vom Ein-Personen-Dienstleister bis hin zu großen Abrechnungszentren sind am Markt tätig, die wenigsten veröffentlichen ihre Konditionen.

Für ein umfassendes Bild müssten Ärzte bei jedem potenziellen Anbieter anfragen und individuelle Angebote anfordern. Hinzu kommt, dass die Abrechnungsdienstleister unterschiedlichste Kostenmodelle nutzen, die nur schwer miteinander vergleichbar sind.

Ein hinreichender Vergleich sollte ohnehin nicht nur die Kosten, sondern – neben der Frage nach der passenden Abrechnungsleistung (Honorarabrechnung, Vorfinanzierung, Factoring) – weitere Merkmale berücksichtigen.

Dies gilt sowohl bei einem Wechsel der Abrechnungsstelle, als auch bei der erstmaligen Auslagerung der Privatliquidation an einen Abrechnungsdienstleister.

Worauf kommt es beim Vergleich an?

Nun stellt sich die Frage, nach welchen konkreten Kriterien überhaupt verglichen werden sollte. Aus Sicht eines Mediziners sind zunächst die grundlegenden kaufmännischen Aspekte zu nennen, wie:

• Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?
• Wie lang ist die Kündigungsfrist?
• Wird neben den variablen Kosten ein Mitgliedsbeitrag fällig?
•  Wird ein Mindestumsatz verlangt?

Wie bereits erwähnt, kann zudem die Überlegung sinnvoll erscheinen, wie schnell die Liquidität benötigt wird. Ist eine regelmäßige Auszahlung der Honorare erst nachdem die Patienten diese beglichen haben ausreichend? Echtes und unechtes Factoring überbrücken die Wartezeit, so dass die Honorare innerhalb einer vertraglich fixierten Zeitspanne (z.B. 7, 15 oder 30 Tage) ausbezahlt werden.

Zudem existieren viele weitere Merkmale, die bei einem Vergleich in Betracht gezogen werden können. Dies können beispielsweise Serviceleistungen für Ärzte sein, wie: 

• Betriebswirtschaftliche Beratung
• Gebührenrechtliche Beratung
• Online-Portal / App für Ärzte
• Laborsplitting
• Logodruck auf Patientenrechnung
• Außergerichtliche Mahnverfahren
• Seminare / Schulungen
• Statistiken und Reports (z.B. Rechnungsausgangslisten, Listen der offenen Posten, Ziffernvergleiche Fachgruppen) 

Auch Serviceleistungen für Patienten sind immer beliebter. So bieten einigen Abrechnungsstellen beispielsweise Teilzahlungsmöglichkeiten.

Ärzte, die den Vergleich nicht selbst erstellen möchten, können auf ein online Vergleichsportal für Abrechnungsstellen zurückgreifen. Vergleichsplattformen wie abrechnungsstelle.com bieten einen kostenlosen Vergleich passender Abrechnungsdienstleister an. Mit wenigen Angaben lassen sich mit dem Vergleichsrechner für Abrechnungsstellen dutzende Anbieter nach eigenen Kriterien miteinander vergleichen.

Wertevorstellungen und persönlichen Einstellungen unterscheiden sich von Mensch zu Mensch. Aus diesem Grund ist es unvermeidbar Konflikten sowohl im privaten Umfeld als auch im beruflichen Alltag aus dem Weg zu gehen.
Immer wieder stößt man im Praxisalltag auf Fehler, Beschwerden und Meinungsverschiedenheiten.
Grundsätzlich werden Konflikte von den meisten als negativ wahrgenommen. Doch diese sind nicht per se etwas Schlechtes, Konflikte eröffnen auch Chancen. Der Begriff „Conflictus“ stammt aus dem lateinischen und bedeutet „Zusammenstoß“. Bei interpersonalen Konflikten stoßen unterschiedliche Meinungen oder Ansichten zwei oder mehrerer Personen aufeinander. Sofern Konflikte nicht als Herausforderung und Aufgabe gesehen werden, kann dies negative Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe, Arbeitsatmosphäre, Gesundheit, Fluktuation oder auch die Patientenbindung haben. Doch wie geht man mit Konfliktsituationen im beruflichen Alltag am besten um, damit von Konflikten auch konstruktive Impulse und folglich positive Entwicklungen abgeleitet werden können?

6 Schritte zur Durchführung eines Konfliktgesprächs

Schritt 1: Konflikt erkennen und definieren
Es ist wichtig den Konflikt genau zu benennen und zu definieren, um die Missstände für alle Teammitglieder greifbar und deutlich zu machen. Die Definition des Konflikts sollte also möglichst präzise und wertfrei sein. Ein Konfliktgespräch fordert aktives Zuhören. Lassen Sie das Verstandene von den Gesprächspartnern in eigenen Worten wiederholen, um Missverständnisse zu vermeiden. Sollte das Wiederholte nicht das wiedergeben was Sie meinten, definieren Sie den Konflikt erneut. Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft, bis Sie der Meinung sind „Ja genau das ist das Problem!“.

Schritt 2: Lösungssuche
Um eine für alle geeignete Lösung zu finden ist oftmals Kreativität gefragt. Sammeln Sie zunächst alle Lösungsvorschläge. Ganz egal für wie unwahrscheinlich Sie die Umsetzung der Idee halten. Kritik und Wertungen sollten in dieser Phase nicht vorgenommen werden.

Schritt 3: Bewerten von Lösungen
Diskutieren und bewerten Sie die gemeinsam erarbeiteten Lösungen im Team. Wägen Sie die Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungsansätze ab.

Schritt 4: Entscheidung treffen
Treffen Sie die Entscheidung gemeinsam im Team. Alle Seiten sollten sich für eine Lösung bekennen. Versuchen Sie Ihre persönliche Meinung nicht dem ganzen Team aufzudrängen, sondern entscheiden Sie objektiv welche der Lösungsansätze für alle am geeignetsten erscheint.

Schritt 5: Maßnahmen umsetzen 
Nur mit einem klar strukturierten Ablauf und der Festlegung von Verantwortlichkeiten kann die getroffene Maßnahme optimal umgesetzt werden. Werten Sie Ergebnisse aus, die durch die Maßnahme beeinflusst werden, um zu verdeutlichen welche Auswirkung das auf den Praxisalltag hat.

Schritt 6: Lösung kontrollieren
Vereinbaren Sie einen weiteren Termin, um gemeinsam auszudiskutieren, ob die Lösung gut war und den Zweck erfüllt hat. Nehmen Sie die Kontrolle gemeinsam vor. Nicht jeder Lösungsansatz ist auf Anhieb der richtige. Sollten Sie zu dem Ergebnis kommen, dass die Lösung nicht optimal war, überlegen Sie gemeinsam, welche der weiteren Lösungsoptionen Sie als nächstes umsetzen.

Die Umsetzung eines Konfliktgesprächs nimmt zwar Zeit in Anspruch jedoch führt es auf Dauer zu einer enormen Zeitersparnis. Die Kooperationsbereitschaft innerhalb des Teams steigt. Durch die gemeinsam erarbeitete Lösung erhöht sich ebenso die Motivation aller Konfliktbeteiligten. Der Teamgeist wird gesteigert und führt zu einem besseren Arbeitsklima im Arbeitsalltag.
Sollte das Konfliktgespräch nicht zu dem gewünschten Ergebnis führen kann es oftmals hilfreich sein sich externe Hilfe zu suchen. In diesem Fall kann eine Konfliktmoderation hilfreich sein, um das Arbeitsklima zu verbessern.

Medizinische Fachangestellte werden gefordert wie nie zuvor. Neben der normalen Patientenversorgung sind sie mitverantwortlich für die Umsetzung der Impfkampagne sowie für die Verwaltung der ambulanten Coronafälle. Bei dieser hohen Arbeitsbelastung müssen Sie sicherstellen, dass alle Praxisabläufe reibungslos funktionieren. Eine der Grundvoraussetzung dafür ist eine bestmögliche Ausstattung der medizinischen Fachangestellten mit Dingen, die die Arbeit erleichtern. Sorgen Sie also dafür, dass es an nichts fehlt: angefangen bei der richtigen Berufsbekleidung für MFAs bis zu den praktischsten Utensilien für die Praxishygiene.

Inhalt

• Die richtige Berufsbekleidung für medizinische Fachangestellte
• Modernes Praxisshirt oder klassischer Kasack?
• Was ist bei weißen Praxishosen zu beachten?
• Bei welchen Tätigkeiten müssen medizinische Fachangestellte zwingend Schutzkleidung tragen?
• Wischdesinfektion: Gehen Sie auch bei der Flächendesinfektion auf Nummer sicher

Die richtige Berufsbekleidung für medizinische Fachangestellte

Mit der richtigen Berufsbekleidung für medizinische Fachangestellte sorgen Sie nicht nur für einen professionellen Auftritt gegenüber Patienten, sondern auch für hygienische Arbeitsbedingungen und einen optimalen Arbeitsschutz. Zusätzlich zur Arbeitskleidung, müssen MFAs bei bestimmten Tätigkeiten Schutzkleidung tragen, worauf wir gleich noch genauer eingehen werden. Die Arbeitskleidung hat keine wirkliche Schutzfunktion, sie schützt jedoch Ihre private Kleidung vor Kontaminationen. Außerdem dient sie den Patienten als Erkennungsmerkmal, sodass auf den ersten Blick klar ist, wer zum Praxispersonal gehört. Die Arbeitskleidung medizinischer Fachangestellter besteht in der Regel aus einer weißen Hose und einem einfarbigen Praxisshirt bzw. Kasack.

Modernes Praxisshirt oder klassischer Kasack?

Praxisshirts bieten den Vorteil, dass Sie zwischen verschiedenen Schnitten frei wählen können. Sehr beliebt sind z. B. Poloshirts, die längst auch von Frauen getragen werden. Jeder Mitarbeiter kann trotz einheitlichem Praxis-Dresscode selbst entscheiden, welche Schnitte er oder sie am liebsten trägt. Dabei sollten Sie jedoch immer auf ein einheitliches Farbkonzept achten. Während es früher noch üblich war, ein komplett weißes Praxisoutfit zu tragen, entscheiden sich viele Arztpraxen heute für kräftige Farben mit Wiedererkennungswert. Die Praxisshirts sollten zum restlichen Farbkonzept der Praxis passen, das sich z. B. auch im Praxislogo wiederfindet.

Wer es besonders praktisch mag, setzt auf den klassischen Kasack. Dieser bietet gegenüber dem einfachen T-Shirt einige Vorteile. Kasacks sind meist aus robusten Baumwollstoffen gefertigt, sodass sie auch bei häufigen Kochwäschen und Waschgängen mit Desinfektionswaschmitteln farb- und formstabil bleiben. Sie sind also die beste Wahl, wenn Sie sicherstellen möchten, dass Ihre Berufsbekleidung stets hygienisch und keimfrei ist. Ein weiterer Pluspunkt bei Kasacks sind die großen aufgenähten Taschen, in welchen Sie oft benötigte Utensilien unterbringen können. Schlupfkasacks sind besonders praktisch, da sie schnell übergezogen sind und nicht erst zugeknöpft werden müssen.

Wenn die Corporate Identity mithilfe der Praxisbekleidung gestärkt werden soll, sollten Sie bei der Oberbekleidung nicht nur auf einheitliche Farben achten. Zusätzlich können Sie Praxisshirts und Kasacks für medizinische Fachangestellte mit dem Praxislogo bedrucken oder besticken lassen.

Unser Tipp: Bestellen Sie den Druck oder Stickservice für Ihr Praxislogo gleich mit, wenn Sie Praxisbekleidung kaufen. Diese Möglichkeit haben Sie z. B. im Co-med Portal unter https://www.co-med.de/medizinische-bekleidung/praxisbekleidung/. 

Was ist bei weißen Praxishosen zu beachten?

Wenn die Arbeitskleidung der Arzthelferin fleckig ist, wie sieht es dann wohl mit der allgemeinen Hygiene in dieser Praxis aus? Ein solcher Gedanke darf natürlich bei keinem Patienten aufkommen. Aber schaffen Sie es, einen kompletten Arbeitstag ohne Flecken auf der weißen Praxishose zu überstehen? Wenn nicht, empfiehlt es sich immer saubere Wechselkleidung in der Praxis bereitzuhalten.

Bei der Auswahl Ihrer Praxishosen sollten Sie auf strapazierfähige Materialien wie Baumwolle achten. Häufige Waschgänge bei hohen Temperaturen und auch die Behandlung mit bleichenden Fleckenentfernern sollten dann unproblematisch sein.

Beachten Sie bei hellen oder weißen Praxishosen außerdem, dass die Unterwäsche nicht hindurchschimmert oder sich unvorteilhaft abzeichnet. Hochwertige Praxishosen sind nicht nur strapazierfähig und langlebig, sondern auch blickdicht.

Bei welchen Tätigkeiten müssen medizinische Fachangestellte zwingend Schutzkleidung tragen?

Die Schutzkleidung (persönliche Schutzausrüstung, kurz PSA) schützt medizinische Fachangestellte vor Kontaminationen mit Körperflüssigkeiten sowie vor Gefahrenstoffen. Durch den konsequenten und korrekten Einsatz der PSA können Sie die erhöhte Ansteckungsgefahr in der Arztpraxis auf ein Minimum reduzieren.

Zur persönlichen Schutzausrüstung für medizinische Fachangestellte zählen:

• Sterile und unsterile Handschuhe
• Augenschutz
• Mund-Nasen-Schutz
• Schutzkittel und Schutzschürzen
• sowie ggf. Haarschutz

Schutzhandschuhe müssen Sie immer dann tragen, wenn Sie mit infektiösen Körperflüssigkeiten in Kontakt kommen könnten, sowie beim direkten Kontakt mit Patienten. Bei der Arbeit mit Desinfektionsmitteln sollten Sie puderfreie Schutzhandschuhe tragen.

Verwenden Sie einen Mund-Nasen-Schutz, wenn Sie mit Infektionen rechnen müssen, die über die Luft übertragen werden, beim Umgang mit immunsupprimierten Patienten sowie bei invasiven Eingriffen. Mundschutzmasken sollten Sie spätestens alle 2 Stunden wechseln.

Einen zusätzlichen Augenschutz in Form einer Schutzbrille oder eines Visiers benötigen Sie beim Umgang mit chemischen Gefahrstoffen (Reiniger, Desinfektionsmittel) sowie bei Untersuchungen, bei welchen mit dem Verspritzen von kontaminierten Materialien gerechnet werden muss.

Schutzkittel und Einmalschürzen schützen Ihre Arbeitskleidung vor dem Durchnässen und sollten immer dann getragen werden, wenn ein erhöhtes Flüssigkeitsaufkommen zu erwarten ist.

Wischdesinfektion: Gehen Sie auch bei der Flächendesinfektion auf Nummer sicher

Spezielle vorgetränkte Desinfektionstücher (Wipes) für die Wischdesinfektion gehören zur typischen Ausstattung medizinischer Fachangestellter. Zumindest sollte dies so sein, denn im Gegensatz zur Wischdesinfektion kann die Sprühdesinfektion sehr schädlich für den Anwender sein. Sie kann zu allergischen Reaktionen sowie zu Reizungen und Verätzungen der Atemwege führen. Hinzu kommt, dass die Desinfektionswirkung unzureichend ist, da die Flächen nicht immer vollständig benetzt werden. Die Sprühdesinfektion ist nicht verboten. Aufgrund der Nachteile sollten Sie diese aber nur bei unzugänglichen Flächen anwenden, die Sie mit der Wischdesinfektion nicht erreichen können.

Spezielle gebrauchsfertige Desinfektionstücher eignen sich für Arbeitsflächen sowie für medizinisches Inventar wie Geräteoberflächen. Bei empfindlichen Medizinprodukten wie z. B. Ultraschallsonden sollten Sie ausschließlich alkoholfreie Desinfektionstücher verwenden.

Welche Dinge Ihnen die Arbeit in der Praxis außerdem erleichtern, lesen Sie im vollständigen Blogartikel "Diese Dinge sind für medizinische Fachangestellte im Praxisalltag unverzichtbar" auf https://www.co-med.de/neues-aus-der-praxis/aktuelles/diese-dinge-sind-fuer-medizinische-fachangestellte-im-praxisalltag-unverzichtbar.html. 

Dass kontaminierte Medizinprodukte im Gesundheitswesen eine Quelle für Infektionen darstellen, ist allgemein bekannt. Vor allem die Aufbereitung mittels Wischverfahren von semikritisch eingestuften Medizinprodukten, wie beispielsweise Ultraschallsonden mit Schleimhautkontakt, wird in Fachkreisen schon lange kontrovers diskutiert. Im Mittelpunkt dieser Diskussion steht die Frage der Validierbarkeit der abschließenden Wischdesinfektion.

Durch die Validierung soll der dokumentierte Nachweis erbracht werden, dass das Verfahren die spezifizierten Anforderungen erfüllt. Damit wird nachgewiesen, dass das Sicherheitsniveau der aufbereiteten Medizinprodukte jederzeit erreicht wird. Um dies zu gewährleisten sind alle Schritte der Aufbereitung zu validieren und dokumentieren. Zudem muss die Dokumentation, wie aus §8 (1) MPBetreibV hervorgeht, auch für Dritte nachvollziehbar sein.

Bei der Validierung geht es darum zu prüfen, ob kritische Prozessparameter bei jeder Aufbereitung reproduzierbar und kontinuierlich eingehalten werden können. Die Reproduzierbarkeit wird nicht automatisch gewährleistet, sodass routinemäßige Kontrollen erforderlich sind. Diese sollen für die Überwachung der relevanten Parameter des Prozesses sorgen und Ergebnisse der Aufbereitung feststellen.

Die fachgerechte Mikroskop-Reinigung ist für eine einwandfreie und präzise Diagnostik Grundvoraussetzung. Beim Blick auf die Probe darf nichts im Weg sein. Selbst kleinste Staubpartikel und Verschmutzungen wie Schlieren können sich negativ auf die Bildqualität auswirken. Darüber hinaus können medizinische Mikroskope Infektionsquellen sein, insbesondere wenn Sie es mit pathogenen (krankheitserregenden) Proben zu tun haben. Aus diesem Grund muss neben der Mikroskop-Reinigung auch die Mikroskop-Desinfektion zu Ihrer Arbeitsroutine gehören.

Doch Hand aufs Herz, wann haben Sie Ihr Mikroskop das letzte Mal richtig gereinigt? Wissen Sie, wie genau Sie dabei vorgehen sollten ohne die empfindlichen Linsen, Objektive und Okulare zu beschädigen und welche speziellen Hilfsmittel es für die Reinigung medizinischer Mikroskope gibt? Falls nicht, sind Sie hier genau richtig, denn wir geben Ihnen eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung und zeigen Ihnen, was Sie für die schonende Reinigung Ihres Mikroskops benötigen.

Schritt-für-Schritt Anleitung für die Reinigung medizinischer Mikroskope

Schritt 1: Staubpartikel mit einem Blasebalg entfernen

Entfernen Sie lose Staubpartikel und Verschmutzungen mit einem kleinen Blasebalg von den Linsen, Objektiven und Okularen. Dieser Schritt ist notwendig, um der Entstehung von feinen Kratzern beim Wischen vorzubeugen.

Schritt 2: Staubreste mit einem Pinsel entfernen

Für die gründliche Entstaubung können Sie im zweiten Schritt einen feinen weichen Pinsel benutzen.

Schritt 3: Verschmutzungen mit Lösungsmittel entfernen

Nun können Sie zu einem fusselfreien Linsentuch oder Watte greifen und es mit etwas Lösungsmittel befeuchten. Bei starker Verschmutzung eignet sich Reinigungsbenzin 100/140°. Oft genügt aber auch schon destilliertes Wasser. Führen Sie vorsichtig spiralförmige Wischbewegungen ausgehend vom Inneren der Linse nach außen durch und achten Sie darauf nicht zu viel Druck auszuüben.

Mikroskop nach der Ölimmersion reinigen:

Wenn Sie Immersionsöl verwendet haben, sollten Sie die Objektive im Anschluss sofort reinigen. Ansonsten besteht die Gefahr, dass sich die mit Immersionsöl verschmutzten Objektiv-Linsen mit der Zeit trüben.

Schritt 4: Rückstände mit einem Mikrofaser-Tuch wegpolieren

Mögliche Lösungsmittelrückstände und Schlieren können Sie mit einem feinen Mikrofasertuch wegpolieren. Achten Sie auch hier wieder darauf nicht zu viel Druck auszuüben.

Schritt 5: Letzte Rückstände mit einem antistatischen Tuch entfernen

Im letzten Schritt können Sie ein Antistatik-Tuch verwenden, um mögliche Rückstände vom Mikrofasertuch auf den Linsen, Objektiven und Okularen zu entfernen. Wenn Sie sich an dieser Stelle fragen, wo Sie alle Reinigungsutensilien herbekommen, können wir Sie beruhigen. Viele Mikroskop-Hersteller bieten komplette Mikroskop-Reinigungs-Sets an, die alles beinhalten, was Sie für die gründliche und schonende Reinigung Ihres Mikroskops benötigen. Auf den ersten Blick hört sich das Vorgehen bei der Mikroskop-Reinigung vielleicht noch etwas kompliziert an. Doch Sie werden sehen: Die einzelnen Reinigungsschritte werden sehr schnell zur selbstverständlichen Routine.

Halten wir also fest: Für einwandfreie Untersuchungsergebnisse und zum Erhalt des tadellosen Zustands Ihres Mikroskops müssen Sie es fachgerecht und regelmäßig reinigen. Es bleibt jedoch die Frage offen, wann die Desinfektion medizinscher Mikroskope zwingend notwendig wird und was es hierbei zu beachten gibt. Es gibt drei häufige Fälle, bei welchen Ihr Mikroskop eine Infektionsquelle sein kann. Welche dies sind sowie die wichtigsten Fakten zur Mikroskop-Desinfektion können Sie im vollständigen Artikel auf co-med.de nachlesen.

Die regelmäßige Desinfektion von Flächen in medizinischen Einrichtungen ist in der heutigen Zeit  kaum wegzudenken, denn diese leistet unbestritten einen wichtigen Beitrag zum Patienten- und Personalschutz. Die Grundlage der durchzuführenden Desinfektionsmaßnahmen ist die Bewertung der Infektionsrisiken in den einzelnen Bereichen, der Einrichtung.  
Mit den Ready-to-Use und Single-Use Tuchprodukten haben sich in der Flächendesinfektion im patientennahen Umfeld bereits innovative Produkte durchgesetzt, wohingegen es im Bereich der Desinfektion von Fußböden bislang weniger Innovationsaktivitäten zu erkennen waren.
In dem folgenden Beitrag werden die Eigenschaften aufbereitbarer Mehrwegmopps und vorgetränkter Einmalmopps gegenübergestellt und auch die Benetzungseigenschaften thematisiert.

Zusammenfassung
Zusammenfassend ist zu sagen, dass die vorgetränkten Einwegmopps den Vorteil in ihrer sofortigen Verfügbarkeit haben. Hinzu kommt, dass durch die immer gleichbleibenden Eigenschaften der Reinigung deutlich geringere mikrobiologische Risiken auftreten und der Aufwand zur Aufbereitung der Mopps entfällt.
Erste Studien deuten darauf hin, dass bei Betrachtung auch eine ökologische Bewertung im Vergleich zu Mehrwegmopps positiv ausfällt. Die Qualität der vorgetränkten Einwegmopps ist abhängig von der Wirksamkeit und den Anwendungseigenschaften des genutzten Desinfektionsmittels.
Es lässt sich also feststellen, dass vorgetränkte Einwegmopps in Zukunft eine gute Alternative zu den herkömmlichen Mehrwegmopps sein werden, vor allem wenn ein adäquater Aufbereitungsprozess nur schwer sicherzustellen ist und die schnelle Verfügbarkeit eine wichtige Rolle spielt. 

Mehrwegmopps
In der Regel bestehen Mehrwegmopps aus Naturfasern wie Baumwolle oder synthetischen Fasern. Diese sind durch die dünnen Fasern ideal zur Aufnahme von Schmutz geeignet. Doch zeitgleich erschwert genau diese Eigenschaft die Reinigung der Bezüge, da die empfindliche Mikrofaserstruktur mit jedem Aufbereitungsprozess sowohl Fasermaterial verliert als auch zu Verklebungen der Fasern beiträgt. Dadurch gehen mit jedem Aufbereitungsprozess auch die Reinigungseigenschaften des Mehrwegmopps verloren.
Hinzu kommt die Gefahr, dass es durch die Anwendung von unterschiedlichen Desinfektionsmitteln zu einer Inkompatibilität zwischen Fasermaterial und Wirkstoff kommt. Dies kann zu einer reduzierten Freisetzung des Wirkstoffs und somit zu einer eingeschränkten Leistung der Desinfektion führen.
Studien zeigen, dass die adäquate Aufbereitung aufwendig ist und zudem eine Vielzahl an potenziellen Risiken birgt. Acht von neun der untersuchten aufbereiteten Wischbezüge (Feuchtlagerung) waren mikrobiologisch belastet. Von 32 aufbereiteten Wischbezügen, die maschinell getrocknet wurden, waren 13 mikrobiologisch belastet.

Vorgetränkte Einwegmopps
Wie bereits erwähnt, sind die Ready-to-Use oder Single-Use Tuchprodukte für patientennahe Flächen bereits weit verbreitet. Auch die vorgetränkten Einwegmopps bieten Vorteile in der einfachen Anwendung, der sofortigen Verfügbarkeit und erleichtern zudem die Umsetzung der WHO-Empfehlung für Isolierräume, welche die Reduzierung eines Übertragungsrisikos durch das Ein- und Ausschleppen von Bakterien und Viren zum Ziel hat.
Sowohl neue, trockene Einmalmopps als auch mit Desinfektionsmittel vorgetränkte Mehrwegmopps können mikrobiell kontaminiert sein. Bei vier von 16 der vorgetränkten Mehrwegmopps konnten apathogene Sporenbildner nachgewiesen werden. Dies deutet darauf hin, dass auch bei vorgetränkten Einwegmopps eine Prüfung auf mikrobielle Keimfreiheit durch den Hersteller durchzuführen ist, um die Produktqualität sicherzustellen.

Benetzungseigenschaften
Um eine adäquate Desinfektion sicherzustellen ist eine vollständige Benetzung der zu desinfizierenden Oberfläche von großer Bedeutung. Es ist bekannt, dass zur vollständigen Benetzung einer Fläche ca. 4 ml Desinfektionsmittellösung ausreichend sind. Während bei den aufbereitbaren Mehrwegsmopps ca. 10-13 g Desinfektionsmittellösung aufgebraucht werden, sind es bei den vorgetränkten Tüchern deutlich weniger.
Die Benetzungseigenschaften hängen kaum davon ab, ob ein Mehrwegmopp oder ein Einwegmopp genutzt wird. Den entscheidenden Einfluss darauf hat die Oberflächenspannung, die durch Tenside und Lösungsmittel einer Rezeptur beeinflusst wird. Das wichtigste dabei ist die Prüfung der Wirksamkeit im Vier-Felder-Test nach DIN EN 16615.

Die persönliche Krankheitsgeschichte geht keinen etwas an, außer den Arzt und wenn nötig das Praxispersonal. Keiner Ihrer Patienten möchte, dass unbeteiligte Dritte intime Details über ihre Krankheit mithören. Umfragen zeigen jedoch, dass Indiskretion in Arztpraxen ein weit verbreitetes Problem ist, das zu wenig ernst genommen wird. Beim durchschnittlichen Patient Care Quality Score (PCQS, Zufriedenheit der Patienten mit Praxisleistungsmerkmalen in Relation zu den Anforderungen, Optimum 100%) erreichte das Merkmal Diskretion zuletzt gerade einmal 19%.

Der Wunsch nach mehr Diskretion hat zugenommen

Eine unzureichende Diskretion und Intimsphäre führt dazu, dass Patienten Ihre Praxis meiden und kann darüber hinaus auch rechtliche Konsequenzen haben. Seit der Einführung der DSGVO im Jahr 2018 sind Patienten sensibler geworden, was Ihre persönlichen Daten angeht. Beschwerden über einen zu laxen Umgang mit Patientendaten haben daher messbar zugenommen.

Das sind die häufigsten Schwachstellen bei der Diskretion und Intimsphäre in Arztpraxen

1. Offene Wartezimmer nahe am Patientenempfang: Wartende Patienten hören Gespräche und Telefonate mit.
2. Fehlender Schallschutz in Untersuchungszimmern: Dies ist insbesondere dann problematisch, wenn das Untersuchungszimmer direkt an das Wartezimmer angrenzt.
3. Medizinische Fachangestellte, die sich personenbezogene Daten zurufen
4. Ärzte, die auf dem Gang patientenbezogene Informationen an das Praxispersonal weitergeben
5. Beengte Platzverhältnisse
6. Fehlende Umkleidekabinen: „Bitte machen Sie sich frei“ – Patienten können sich häufig nicht blickgeschützt an- und auskleiden.

Wenn auch Sie das Gefühl haben, dass es in Ihrer Arztpraxis Schwachstellen bei der Diskretion und Intimsphäre gibt, sollten Sie nicht länger zusehen. Werden Sie tätig!

Die einfachste Maßnahme für mehr Diskretion und Intimsphäre: Sicht- und Schallschutzsysteme

Häufig sind räumliche Gegebenheiten die Ursache für Indiskretion in Arztpraxen. Dieses Problem lösen Sie ganz einfach ohne größere Umbaumaßnahmen mit Sicht- und Schallschutzsystemen.

Schallabsorbierende Raumtrenner schützen Ihre Patienten vor ungewollten Blicken und sorgen für effektive Schalldämmung für eine diskrete und vertraute Atmosphäre.

Personenbezogene Daten werden vor allem am Patientenempfang ausgetauscht. Bei offenen Raumkonzepten ist der Patientenempfang häufig nicht ausreichend genug vom Wartezimmer bzw. Wartebereich separiert. Wenn der Diskretionsabstand nicht ausreicht, können schallabsorbierende Akustikstellwände geschickt platziert werden. Dabei können Sie mehrere Module mittels Eck- und Linienverbindern passend zu Ihren Räumlichkeiten miteinander verbinden.

Für jede Raumsituation gibt es passende Sicht- und Schallschutzlösungen. Vorhänge, Faltwände oder Stellwände sind in verschiedenen Farben und Größen erhältlich und lassen sich im Handumdrehen aufbauen.

Raumtrenner und Sichtschutzvorhänge für den medizinischen Bereich

Auf dem Markt gibt es eine große Auswahl verschiedener Sicht- und Schallschutzsysteme. Doch nicht alle blickdichten Vorhänge oder Paravents sind für den medizinischen Bereich vorgesehen. Der Hygieneaspekt muss eben immer mitbedacht werden. Achten Sie bei Vorhängen darauf, dass diese häufig bei 60 °C gewaschen werden können. Die Oberflächen von Raumtrennern sollten glatt und das Material für die häufige Reinigung und Flächendesinfektion geeignet sein.

Vorhangsysteme und Trennwände lassen sich flexibel einsetzen

Vorhänge haben den Vorteil, dass man sie je nach Bedarf auf und zuziehen kann. Aber auch Faltwände und Paravents bieten Ihnen die im durchgetakteten Praxisalltag nötige Flexibilität. Sie können eine Faltwand über Eck aufstellen und ganz einfach zusammenklappen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Faltwände auf Rollen, lassen sich unkompliziert beliebig positionieren. So können Sie flexibel neue Funktionsbereiche, etwa für das Impfen oder die Blutabnahme, schaffen.

Wie Sie mit dem richtigen Einsatz von Sicht- und Schallschutzsystemen im Wartezimmer nicht nur mehr Diskretion schaffen, sondern sogar zusätzlichen Platz gewinnen, erfahren Sie im kompletten Artikel auf Co-med.de oder bei den Arbeitsschutzexperten der InnovaPrax