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Einführung einer Terminsprechstunde Teil II - Planung / Vorbereitung

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Um eine Terminsprechstunde einzuführen, bedarf es etwas konkrete Planung und Vorbereitung. Ein paar Dinge kann man selber planen und auch entscheiden, es ist aber von enormer Bedeutung, dass das Team im Entscheidungsprozess mit einbezogen wird. Im Besonderen die Arzthelferinnen müssen später die Hauptlast der Organisation der Sprechstunde und aber auch die Umstellungsphase meistern.

Um eine Terminsprechstunde einzuführen, bedarf es etwas konkrete Planung und Vorbereitung. Ein paar Dinge kann man selber planen und auch entscheiden, es ist aber von enormer Bedeutung, dass das Team im Entscheidungsprozess mit einbezogen wird. Im Besonderen die Arzthelferinnen müssen später die Hauptlast der Organisation der Sprechstunde und aber auch die Umstellungsphase meistern.

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Sehr geehrter Herr Dr. Jäger,

Zunächst: Ihren Blog finde ich großartig.

Das von ihnen praktizierte System finden wir in vielen Praxen vor (ich betreue solche seit 20 Jahren, habe in der Landarztpraxis meiner Eltern angefangen). Leider mit den auch von Ihnen auch schon angesprochenen Problemen.

Hauptursache: Der Steuerungsgrad ist zu gering. Bei 15- und 30 Minuten Terminen (z.B. von 8-13:00 Uhr) könnten maximal 20 Patienten zu 15 Minuten die Praxis aufsuchen. Die Praxis hat einen Steuerungsgrad von ca. 50%. (ca. 20 Pat. geplant bei 40 - 45 realen APK am Vormittag) 90 bis 95% sind in Hausarztpraxen mit optimalem Terminsystem locker machbar. Wartezeiten bei maximal 15 bis 20 Minuten für alle Pat. (auch akute) an 90% aller Tage sind realistisch.

1. Zunächst die Menge der benötigten Termine berechnen (wie viele Kontakte, ggf. dabei auch Pseudoziffern einführen für nichtabrechenbare APKs), checken: reichen die Sprechstunden?

2. Alle Patienten werden terminiert, keiner geht aus der Praxis ohne Folgetermin, wenn dieser absehbar ist (z.B. bei Chronikern. Rhythmus vorgeben)

3. (Kurze!) Akuttermine über den Tag hinweg verteilen, z.B. pro Stunde 2 immer zu festen Zeiten), am Montag morgen auch mal 4 pro Stunde...

4. Pufferzeiten (NICHT: Akutzeiten): 10 Minuten pro Stunde, d.h. pro Stunde werden nur 50 Minuten verplant. Das sind NICHT die Zeiten für Akute! Da die meisten MFA keine Hellseherinnen sind, kann man nie voraussehen, wie lange der Pat. braucht (zu 80 % klappt es aber, daher nur 80% der Zeit vergeben)

Raster könnte so aussehen:

x:00: Pat 1: 10 Min

x:05:

x:10: Pat 2: 10 Min

x:15:

x:20: Pat. 3, 5 Minuten Akut, nur am selben Tag

x:25: Pat. 4, 5 Minuten Akut, nur am selben Tag

x:30: Pat. 5: 10 Minuten

x:35:

x:40: Pat. 6: Kurztermin

x:45: Pat. 7: Kurztermin

x:50: PUFFER: Nie vergeben

x:55: PUFFER: Nie vergeben

Hier muss natürlich jede Praxis ihr Raster finden.

Vorsorgen / längere Termine: Separater Sprechstundenblock.

Zum Thema Zeit: Am besten Assistenz bei der optimalen Vor- und Nachbereitung im Zimmer einsetzen. Während APK ist Arzt alleine mit Pat. (b. Allgemeinmedizin). Resultat Datenschutzproblem an Anmeldung gelöst, Anmeldung entstresst, Patient zufrieden. Arzt braucht weniger Zeit und macht Medizin, Pat. bekommt trotzdem viel Zuwendung.

Bin gespannt auf Ihr Feedback.

Herzliche Grüße,

Joachim Deuser

jdeuser@praxismanager.de

www.praxismanager.de

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