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  • Arbeitszeiterfassung: Online, mittels Terminal oder per App?


    teramed

    Braucht meine Arztpraxis eine Arbeitszeiterfassung? Wenn ja - wie setzt man sie um und welche Ziele kann man mit ihr erreichen? Das erfährst Du im folgenden Artikel.

    Ist eine Zeiterfassung überhaupt notwendig?

    Sicherlich nicht zwingend. Es gibt nämlich prinzipiell zwei Arbeitszeitmodelle:

    1. Die Arbeitszeit und Mehrarbeit der MFA und angestellten Ärzte wird pauschal durch das Gehalt abgegolten
    2. Die Arbeitszeit wird dokumentiert und erfasst, Mehrarbeit und Überstunden können per Zeitausgleich oder finanziell ausgeglichen werden

    Eine Zeiterfassung ist prinzipiell nur im zweiten Fall wirklich notwendig. Aber: bei Beschäftigung von Teilzeitkräften, die nicht nach Tarifvertrag bezahlt werden, ist die Zeiterfassung eventuell für die Dokumentation und Einhaltung des Mindestlohn-Gesetzes notwendig.

    Pauschale Abgeltung der Arbeit inklusive der Überstunden

    Klassischerweise werden die Arbeitszeit und Überstunden mit dem Gehalt abgegolten und nicht erfasst. Es wird vorausgesetzt, dass die MFA und Mitarbeiter der Arztpraxis pünktlich kommen. Anfallende Überstunden werden pauschal als "mit dem Gehalt abgegolten" angesehen.

    Dieses Arbeitszeitmodell wirkt auf den ersten Blick sehr einfach und vermeidet auch tatsächlich einen Mehraufwand durch eine Arbeitszeiterfassung.

    In vielen Fällen führt dieses Vorgehen jedoch bei besonders engagierten MFA und angestellten Ärzten langfristig zu Unzufriedenheit.

    Warum?

    • Die Regelarbeit kann oft in der festgelegten Arbeitszeit nicht geleistet werden
      Orientierend wird die Arbeitszeit mit der Praxisöffnungszeit gleich gesetzt. Dies entspricht jedoch nicht der Realität, da in dieser Zeit die Regelarbeit nicht erledigt werden kann.

      Am Tagesanfang: Die MFA sollten in der Regel 15 bis 30 Minuten vor Öffnung der Arztpraxis erscheinen, sich umziehen, die Räume herrichten, die Praxis-EDV hochfahren und die Patienten für die Untersuchung und Behandlung vorbereiten.
      Am Tagesende: Es müssen in der Regel diverse Nacharbeiten durchgeführt werden, z.B. Blutentnahmen vom Nachmittag verarbeiten, Schriftverkehr erledigen, Rückrufe und andere Telefonate tätigen, aufräumen, Praxis-EDV herunterfahren.
       
    • Unterschiedliche Arbeitseinstellung und Motivation
      Gerade engagierte MFA und angestellte Ärzte, die sich mit der Arztpraxis identifizieren und zu einer stetigen Weiterentwicklung der Praxis beitragen, erledigen zusätzlich anfallende Arbeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit und Praxisöffnungszeit. Nur dann existieren Freiräume, in denen man sich auf eine Aufgabe konzentrieren kann. Mit einer pauschalen Abgeltung der Arbeitszeit inklusive der anfallenden Überstunden wird dieses Engagement nicht berücksichtigt.
       
    • Früher Feierabend wird belohnt
      MFA, die die Arbeitszeit sehr genau nehmen
       sowie pünktlich kommen und gehen, werden indirekt belohnt: mit mehr Freizeit. Die Unzufriedenheit im Praxisteam der Arztpraxis ist vorprogrammiert.
       
    • Es gibt eine feste Regel: Mehrarbeit wird nicht vergütet - oder indirekt doch?
      Es wird immer Phasen geben, in der Mehrarbeit nötig wird: in der Grippesaison, während der Erkrankung oder Urlaub von Mitarbeitern oder durch Veränderungen im Abrechnungswesen. In aller Regel versucht der Praxisinhaber, dies durch Einmalzahlungen oder Extra-Urlaub  auszugleichen. Gehaltsforderungen stehen dann schneller einmal auf der Tagesordnung, und es kommt zu emotionalen Spannungen.

     

    Zitat

    Bei pauschaler Abgeltung der Arbeit durch das Gehalt sollte folgendes beachtet werden:

    1. Plane mindestens 20 Minuten - besser 30 Minuten - pro MFA für Vor- und Nacharbeit zusätzlich zu der Praxisöffnungszeit ein.
    2. Ermögliche besonders engagierten MFA, im Besonderen der Praxismanagerin, diese Arbeiten in festgelegten Zeiten außerhalb des Sprechstundenablauf durchzuführen.
    3. Schütze Deine MFA und angestellten Ärzte vor chronischer Überlastung: Führe ein rotierendes System für notwendige Mehrarbeit in Notfällen ein. Jeder ist einmal dran.
    4. Bleibe der Regel "Mehrarbeit wird nicht vergütet" treu: in einer Ausnahmesituation spendieren Sie lieber einen Beitrag zum nächsten Ausflug des ganzen Praxisteams.

     

    Arbeitszeiterfassung für eine gerechte Arbeitsverteilung

    Die Alternative ist die Arbeitszeiterfassung. Mit diesem Instrument kann flexibel auf eine veränderte Arbeitsbelastung in der Arztpraxis reagiert werden. Es dient also zur Steuerung und Kontrolle der geleisteten und notwendigen Personaleinsatzstunden.


    Ziele der Arbeitszeiterfassung

    1. Flexible Reaktion auf unterschiedliche Arbeitsbelastung ermöglichen
    2. Gerechtigkeit zwischen den MFA und angestellten Ärzten im Praxisteam herstellen
    3. Personalmangel frühzeitig aufdecken (Warnsignal: Überstunden)
    4. Selbstorganisation und Zeitmanagement der MFA und angestellten Ärzte fördern
    5. Optimierung der Arbeitsabläufe in der Arztpraxis schaffen

     

    Es existiert jedoch eine Stolperfalle in diesem Modell: Die Möglichkeit des Freizeitausgleich oder finanzielle Vergütung der Mehrarbeit verleitet Mitarbeiter unter Umständen dazu, Überstunden zu "sammeln" und nicht darüber nachzudenken.

     

    • Wurden die Überstunden, zum Beispiel aufgrund von Notfällen, angeordnet?
    • Ist es nicht möglich, die Regelarbeit in der Regelarbeitszeit zu leisten?
    • Kann das Zeitmanagement der MFA verbessert werden?
    • Gibt es Arbeiten, die nur eine einzige MFA durchführt? Kann sie sie delegieren?
    • Gibt es Probleme in den Praxisabläufen, die gelöst werden sollten? Gibt es womöglich auch überflüssige Tätigkeiten?
    • Möchte die MFA zu anderen Zeiten arbeiten?

    (Die gleichen Fragen sollten natürlich auch mit angestellten Ärzten besprochen werden, nicht nur mit MFA.)

    Zitat

    Bei Einführung einer Arbeitszeiterfassung sollte folgendes beachtet werden:

    • Kommunizieren Sie die Einführung einer Zeiterfassung als Bestandteil der Weiterentwicklung der Arztpraxis: Nicht die Einführung der Zeiterfassung selbst soll diskutiert werden, sondern die dadurch gewonnenen Erkenntnisse.
    • Die Regelarbeit muss in der Regelarbeitszeit geleistet werden können
    • Nutzen Sie die Arbeitszeiterfassung als Kontrollinstrument und optimieren Sie die Arbeitsabläufe in der Praxis
    • Sprechen Sie das Thema Überstunden in den persönlichen Mitarbeitergesprächen an.

     

    Stundenzettel war gestern, Online-Zeiterfassung ist heute

    Eine Arbeitszeiterfassung einzuführen bedeutet einen deutlich erhöhten Mehraufwand, der durch Einsatz verschiedener Technologien gemildert werden kann.

    Es gibt eine ganze Reihe unterschiedlicher Zeiterfassungssysteme, die unterschiedlich stark automatisiert sind: von der elektronischen Stempeluhr bis hin zur online Zeiterfassung. Diese sind beispielsweise:

    • Manuelle Zeiterfassung per Stundenzettel (Excel-Liste)
    • Zeiterfassung am PC mittels spezieller Software oder im Praxisprogramm
    • Online-Zeiterfassung per Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome)
    • Zeiterfassung per App (Smartphone)
    • Zeiterfassung per Terminal (Identifikation mittels RFID, Benutzername und Passwort oder Fingerabruck)

    Für eine konsequente und erfolgreiche Umsetzung der Zeiterfassung sollte die gewählte Technologie folgende Voraussetzungen erfüllen:

    • Einfache Bedienung: Die Erfassung von Beginn und Ende einer Tätigkeit muss einfach in den Arbeitsablauf zu integrieren sein. Die Bedienung muss jedem Mitarbeiter möglich sein.
    • Schutz vor Manipulation: Veränderungen an den erfassten Zeiten müssen nachvollziehbar sein.
    • Aussagekräftige Auswertungen: Als Kontrollinstrument müssen aussagekräftige Übersichten und Statistiken einfach abzurufen sein.
    • Zugriffsmöglichkeiten und Datenschutz: Die MFA und die angestellen Ärzte sollten Einsicht in die eigenen Stunden und nur der Praxisinhaber bzw. der Praxismanager in die Stunden aller Mitarbeiter erhalten.

    Manuelle Zeiterfassung in der Arztpraxis

    stundenzettel_klein.jpgDie manuelle Zeiterfassung, z.B. als Excel-Liste, ist sicherlich auf den ersten Blick die günstigste Variante. Tag für Tag Stundenzettel auszufüllen oder Werte im Nachhinein einzupflegen, kostet jedoch nicht nur Zeit, sondern kann auch dazu verleiten, ungenau zu arbeiten - die Dokumentation der exakten Arbeitszeit ist sehr umständlich und erfordert viel Disziplin von MFA und anderen Mitarbeitern. Oft besteht im Nachhinein die Notwendigkeit, die Stundenangaben zu korrigieren.

    Schließlich wird bei dieser Technik die Auswertung der erfassten Arbeitszeiten oft vernachlässigt. Ohne die Auswertungen der angefallenen Personaleinsatzstunden als Kontrollinstrument muss man die Sinnhaftigkeit einer Arbeitszeiterfassung jedoch ernsthaft in Frage stellen.

    Zeiterfassung mittels Praxis-EDV

    Einige Praxisprogramme bieten eine Arbeitszeiterfassung an, sobald sich die MFA und angestellten Ärzte in der Praxis-Software mit ihrem persönlichen Kürzel anmelden.

    Die Auswertungsmöglichkeiten sind begrenzt: oft wird lediglich eine Übersicht angezeigt und eine Excel-Liste ausgegeben. Diese kann zwar nachträglich bearbeitet werden, jedoch sind hier auch wieder Zeit und einige Kenntnisse in der Tabellenkalkulation (Excel & Co.) nötig.

    Man muss bei dieser Technik auch daran denken, dass die Arbeitszeit in folgenden Fällen nicht erfasst wird:

    • Während die EDV-Anlage gestartet wird und die Mitarbeiter sich umziehen und Räume herrichten,
    • während des Einspielens von Programm-Updates und
    • auf Hausbesuchen (VERAH, AGNES, NäPa)

    Online-Zeiterfassung per Web-Browser

    Es gibt eine Reihe verschiedener Online-Zeiterfassungssysteme, die mit einem herkömmlichen Web-Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari & Co.) zu benutzen sind. Generell ist die Bedienung recht einfach.

    Die einzelnen Systeme unterscheiden sich einerseits durch die Kosten und andererseits durch den Funktionsumfang:

    • Auswertungsmöglichkeiten der Personalstunden
    • Revisionssichere Bearbeitung der Stundeneinträge
    • Vorgabe von Arbeitszeitmodellen (40-Stunden-Woche, freie Mitarbeit etc.)
    • Urlaubs- und Schichtplanung

    Für eine reine Dokumentation der Stunden mittels Online-Zeiterfassung per Webbrowser sind die Kosten pro MFA oder angestelltem Arzt in der Arztpraxis vergleichsweise hoch: es fallen monatliche Gebühren zwischen 3,50€ und 5€ pro Mitarbeiter an.

    Zitat

    Auf die Details kommt es an

    Probieren Sie die Funktionen vorab in einer Demo-Version gründlich aus und vertrauen Sie bezüglich der Bedienbarkeit auf Ihr Bauchgefühl. Hilfreich kann es zum Beispiel sein, wenn das Online-System direkt meldet, wenn es Unstimmigkeiten bezüglich der Dokumentation gibt: wenn beispielsweise die Arbeitszeit länger als 12 Stunden dauert.

    Ein praktischer Nebeneffekt: In vielen Arztpraxen werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen durch ein Steuerbüro erledigt. Wenn dessen Mitarbeiter die Aufzeichnungen der Online-Terminerfassung direkt einsehen können, entfällt das regelmäßige Übermitteln der Arbeitszeiten.

    Akzeptanz der Zeiterfassung verbessern

    Die Akzeptanz einer reinen Online-Zeiterfassung ist bei den Mitarbeitern je nach Internet-Affinität sehr unterschiedlich. Um Widerstände bei der Einführung der Zeiterfassung zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, dass die Erfassung der Personalstunden auch ohne Internet-Browser am PC in der Arztpraxis durchgeführt werden kann.

    Es gibt hierfür hauptsächlich zwei zusätzliche Möglichkeiten der Zeiterfassung:

    • Zeiterfassung per App auf dem Smartphone: stellen Sie sicher, dass der Anbieter eine kostenlose App bereitstellt
    • Erfassung der Arbeitszeit mittels Zeiterfassungsterminal

    Zeiterfassung mittels App auf dem Smartphone

    Insbesondere für Hausbesuche oder Heimarbeit lohnt es sich sicherzustellen, dass das Online-Zeiterfassungssystem auch eine App für das Smartphone (iPhone und Android) anbietet. Diese sollte selbstverständlich ebenfalls einfach zu bedienen sein und alle grundlegenden Funktionen zur Dokumentation der Einsatzstunden anbieten.

    Nützlich ist es auch, wenn es in den Aufzeichnungen vermerkt ist, wenn ein Mitarbeiter per Smartphone seine Arbeitszeit erfasst hat. Hierzu sollte aber die Zustimmung der Mitarbeiter eingeholt werden, um keine Datenschutz-Regeln zu verletzen.

    Zeiterfassungsterminal für den Alltag

    rfid_klein.jpg

    Eine elektronische Stempeluhr in Form eines Zeiterfassungsterminal kann bei einigen Anbietern direkt mit der Online-Zeiterfassung verzahnt werden.

    Konkret benötigt man ein zusätzliches Gerät (zwischen 400€ und 800€) und einen Netzwerkanschluss mit Internet-Verbindung.

    Die Mitarbeiter können sich dann mittels einem kleinen Chip (RFID-Chip) oder sogar per Fingerabdruck (Vorsicht Datenschutz) anmelden, sobald sie kommen und gehen. Die Dokumentation kann dann der Praxismanager wiederum online per Web-Browser einsehen.

    Durch die Einfachheit dieser Arbeitszeitdokumentation lassen sich auch andere Mitarbeiter mit ihren Arbeitszeiten korrekt erfassen:

    • Reinigungskräfte
    • Schreibkräfte
    • Hilfskräfte, zum Beispiel für das Scannen oder die EDV-Wartung

    Sinnvoll ist es, das Terminal an einer zentralen Stelle aufzustellen, zum Beispiel im Personalraum oder am Eingang.

     

    terminal_zeiterfassungjpg_k.jpg

    Online-Zeiterfassung: unsere Lösung

    In unserer eigenen überörtlichen Berufsausübungsgemeinschaft mit drei verteilten Standorten nutzen wir das Online-Zeiterfassungssystem von TimeTac. Die Zeiterfassung erfolgt für Ärzte, MFA und Dienstleistungspersonal (z.B. EDV-Support, Reinigungskräfte, Schreibkräfte) per RFID-Chip an Terminals in jedem Standort. Für Arbeiten außerhalb der Praxis werden die Zeiten entweder per Smartphone (Android- und iPhone-App) oder direkt per Web-Browser erfasst. Die Kontrolle aller Stundenabrechnungen kann durch autorisierte Personen (z.B. Praxisinhaber, Steuerbüro, Praxismanager) von jedem Computer mit Internetanschluss aus über einen gesicherten Zugang durchgeführt werden. Jeder Mitarbeiter kann auch selbst die eigenen erfassten Stunden individuell per Web-Browser überprüfen.

    Wie sind Deine Erfahrungen mit der Arbeitszeiterfassung? Welches System benutzt Deine Praxis - oder verzichtet Ihr ganz darauf?

    bearbeitet von Christina Czeschik




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