Ralph Jäger

ich bin neugierig: was denkt ihr, was jeder Neueinsteiger unbedingt zum Thema Qualitätsmanagement wissen sollte?

Teile Deine 3 wichtigsten Tipps für Neulinge im Bereich QM.

Nach der neuen Arzneimittelverschreibungsverordnung muss ja seit dem 01.07.15 zusätzlich der Vorname des verschreibenden Arztes auf das Rezept gedruckt werden.

Diese Information habe ich selbst von einer Apotheke per Fax am 30.06 erhalten und konnte noch rechtzeitig die Praxis-Software einstellen.

Ich verstehe nicht, wieso eine für die Apotheken so wichtige Information so schlecht kommuniziert wurde. Den Grund für diese Änderung kann ich auch nicht nachvollziehen.

Was denkst Du?

Hallo und willkommen auf Teramed,

das hört dich gut an. Wie ist das bei Teilzeitkräften? Müssen diese auch anteilig weniger arbeiten?

Machen immer die gleichen MFA Überstunden oder verteilt sich das gerecht?

Hallo,

wie macht Ihr das, wenn sich Patienten beschweren? Macht das jeder, wie er gerade kann oder nutzt ein einheitliches Vorgehen?

Habt ihr einen Beschwerde-/Feedbackbriefkasten z.B. im Wartezimmer oder ein Formular auf der Website?

Hallo,

willkommen auf teramed.de und Danke für Deinen Beitrag.

Dürft ihr auch eine ganze Woche als Freizeitausgleich nehmen? Gibt es Diskussionen, wenn jemand am Freitag Überstundenausgleich nehmen möchte?

Immer wieder kommt es zu Überstunden: entweder in der Grippewelle oder bei Krankheit / Ausfall einzelner MFAs.

Wenn die Überstunden ausbezahlt werden, dann rechnet sich das für die MFAs / angestellten Ärzte oft wegen der erhöhten Steuerabzüge kaum.

Werden die Überstunden in Freizeit ausgeglichen, dann möchten die Mitarbeiter die Stunden an einem Stück nehmen, also z.B. eine ganze Woche. Dadurch entstehen dann wieder Überstunden der anderen MFAs bzw. angestellten Ärzte. Einen halben freien Tag oder "früher Heimgehen" ist nicht so beliebt und wird oft nicht konsequent umgesetzt.

Wie es bei euch?

Werden die Überstunden überhaupt dokumentiert?

Werden die Überstunden ausbezahlt oder können diese mittels Freizeit ausgeglichen werden?

Damit die Praxisinhaber erkennen, wer sich fleißig um z.B. Einschreibungen oder besonderen Terminangebote bemüht, könnte man eine Liste führen. Andererseits werden dann einige MFA (in der Anerkennung) benachteiligt, die z.B. häufiger im Labor, am Telefon oder als Springer arbeiten.

Wir können in unserer Praxis-EDV auch eine Liste ausdrucken, wer welche Einschreibungen durchgeführt oder Termine vergeben hat. Ich glaube nur, dass sich das wie eine Kontrolle anfühlt

Man könnte sich ja das allgemeine Praxisziel setzen: 500 Neueinschreibungen in den nächsten 6 Monaten und dafür gibt es z.B. einen finanziellen Zuschuss für alle MFA für den nächsten Mitarbeiterausflug.

Hallo Flora,

so geht es mir auch, ich würde eher keine "bedruckten" Lebensmittel essen geschweige denn anbieten wollen.

Aus unserer Praxis kamen noch diese Vorschläge

• Regenschirmverleih mit bedrucktem Logo (natürlich erst wieder im Herbst)
• Karte für die Zeckenentfernung
• Kugelschreiber sollten auf jeden Fall dabei sein
• Gummibärchen oder Bonbons/Pastillen mit Logo auf der Packung

Bei Taschentüchern bin ich mir unsicher, es kommt mir einfach komisch vor

Termine müssen langfristig geplant werden. Für die Patienten ist es oft schwierig, sich nach 3 bis 6 Monaten noch an einen Termin zu erinnern.

Terminzettel sind zwar eine gute Erinnerungshilfe, verschwinden (auch bei mir privat) regelmäßig auf unerklärliche Weise.

Meine Frage an euch:

Wer versendet SMS oder Emails zur Terminerrinnerung?

Kann man die SMS / Emails auch direkt aus der Praxis-EDV heraus senden oder erfolgt es umständlich über eine Drittanbieter-Website?

Wie hoch sind die Kosten?

Ich finde auch, dass man die Mitarbeiter belohnen sollte, die sich besonders engagieren.

Nur habe ich das Gefühl, dass bei Prämienzahlung für eine Einzelleistung die Mitarbeiter sich auf diese einzelne Sache konzentrieren und anderes vernachlässigen. Unsere Erfahrung ist auch, dass gerade nicht so motivierte Mitarbeiter sich plötzlich sehr für diese Einzelleistungen interssieren und engagieren, aber andere Arbeit abwälzen.

Vielleicht wäre eine höhre Prämie z.B. quartalsweise sinnvoll. Ich könnte mir vorstellen, dass das ganze Praxisteam abstimmen darf, wer diese Prämie erhält.

Was denkst Du?

Hallo,

in manchen Praxen werden für das besondere Engagement der MFA finanzielle Anreize gesetzt. Z.b. werden für jede HZV-Einschreibung oder Terminierung einer Gesundheitsvorsorgeuntersuchung 5€ ausbezahlt.

Ich denke persönlich, dass dies eine gewisse Geldgier entfachen könnte.

Was denkt ihr dazu? Ist das sinnvoll?

Ich habe mal den Kiehl-Verlag um einen online-Zugang für die Zeitschrift "Die Medizinische Fachangestellte" gebeten, habe allerdings noch keine Antwort erhalten.

Ich werde mal nächste Woche direkt anrufen....

Oder kennt jemand Online-Versionen einer guten Zeitschrift für MFAs?

Hallo Flora,

druckt ihr auf DinA5 oder DinA4 oder habt ihr einen Etikettendrucker? Welche Software benutzt ihr?

Wir haben es mit einem Etikettendrucker für die Terminzettel versucht, was im Grunde sehr gut funktionierte.

Leider möchte man im Alltag dann doch das Eine oder Andere dazuschreiben und die MFAs haben dann doch wieder zu Stift & Papier gegriffen.

Der Vergleich ist wirklich gut. Wir sind einfach zu sehr an Pharma-Geschenke gewöhnt.

Das muss sich ändern.

Grüße

Ralph Jäger

Lieber Thomas,

das sehe ich auch so. Derzeit ist die Kombination aus Sprach-Mailbox und Formularen auf der Praxiswebsite noch die sinnvollste Option, die Anruferlast zu reduzieren.

Der Online-Terminbuchung fehlt noch ein denkender Ansprechpartner, der den Anlass für den Termin besser einordnen kann. Zudem ist die direkte Einbindung in die Praxis-Software nur rudimentär oder über Umwege erreichbar.

Vorstellbar wäre die Online-Terminbuchung nur bei definierten Terminen, wie z.B. der Gesundheitsvorsorge / Check-Up oder Kontrolluntersuchungen (Gyn, Vorsorgekolloskopie). Dazu müsste das Online-Terminbuchungssystem erst einmal in der Patientenakte nachsehen können, ob wieder ein gesetzlicher Anspruch vorliegt, und dann auch vorbereitende Maßnahmen einleiten (Labor entsprechend ein paar Tage vorher, was ist mitzubringen, etc.)

Grüße

Ralph Jäger

Hallo,

Du hast vollkommen recht, wie Du schon beschrieben hast, müssen die die EBM-Kriterien für die Abrechnung der Chronikerziffer 03220 / 03221 eingehalten werden (s.u.).

In unseren Praxen kommt es allerdings gar nicht so selten vor, dass wir Patienten jedes Quartal in Vertretung sehen. Das liegt auch daran, dass einige umliegende Praxen häufig Urlaub machen und reduzierte Sprechzeiten anbieten (Mittwoch und Freitag Nachmittags geschlossen, keine Abendsprechstunde). Auch zeitnahe Termine erhalten einige Patienten nicht und suchen dann uns auf. Diese weisen wir nicht ab, denn meistens benötigen diese wirklich zeitnah medizinische Hilfe. Wir drängen aber nicht zu einem Hausarztwechsel, denn die Kollegen arbeiten so, wie sie es können.

In diesen Fällen, in denen wir auch in Vertretung die Patienten jedes Quartal sehen, würde ich die EBM-Kriterien der Chronikerziffer als erfüllt sehen.

Davon nimmt die Abrechnungsberatung unserer KV (BaWü, nach telefonischer RS) allerdings explizit Abstand und schließt, die Möglichkeit der Abrechnung der Chronikerpauschale im Vertretungsfall aus.

Grüße

Ralph Jäger

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Info der KV-BaWü:

Die Chronikerpauschale ist nur bei Patienten berechnungsfähig, bei denen sowohl mindestens eine lang andauernde, lebensverändernde Erkrankung als auch die Notwendigkeit einer kontinuierlichen hausärztlichen Behandlung und Betreuung vorliegen. 
Die KVBW sieht das Kriterium der Kontinuität nach EBM als gegeben: 

1. Wenn im Zeitraum der letzten vier Quartale wegen derselben gesicherten chronischen Erkrankung(en) jeweils mindestens ein Arzt-Patienten-Kontakt pro Quartal in mindestens drei Quartalen in derselben Praxis stattgefunden hat. Hierbei müssen in mindestens zwei Quartalen persönliche Arzt-Patienten-Kontakte stattgefunden haben.

2. Bei Neugeborenen und Säuglingen mit lang andauernder, lebensverändernder Erkrankung (vor dem ersten Geburtstag) ist die Chronikerpauschale auch ohne Einhaltung der ansonsten obligatorischen Kontakte in Vorquartalen ansetzbar.

3.  Falls der chronisch Kranke seine Hausarztpraxis gewechselt hat und vorher wie unter Punkt 1 beschrieben im Rahmen der hausarztzentrierten Versorgung betreut wurde oder die hausärztlichen Kontakte anderweitig in Anspruch genommen hat (zum Beispiel bei Wechsel von der PKV in die GKV). In diesen Fällen muss die hausärztliche Praxis, die die Chronikerpauschale abrechnet, die Arzt-Patienten-Kontakte in der Patientenakte dokumentieren, die in der anderen Hausarztpraxis stattgefundenden haben. Dabei muss unbedingt die Chronikerpauschale mit dem Buchstaben H gekennzeichnet werden (zum Beispiel 03220H). Diese Kennzeichnung ist für zwei weitere Quartale vorzunehmen, wenn der Patient weiterhin in dieser Praxis hausärztlich betreut wird.

Quelle:
https://www.kvbw-admin.de/api/download.php?id=2127      - Seite 7

Kennt ihr das?

Ein(e) MFA, Arzt oder Praxismanagerin macht die gesamte Abrechnung kurz vor Quartalsende. Diese(r) ist dann völlig genervt und durch den Wind.

Die Praxis-EDV macht nicht das, was man will, die Patienten haben ein Quartal übersprungen und sowieso haben alle anderen die Ziffer nicht richtig eingetragen.

Wir haben angefangen, die KV- und Privatabrechnung zu verteilen:

1. die MFA an der Anmeldung tragen die Ordinationsgebühren und bei geplanten Terminen, z.B. Gesundheitsvorsorgen, sofort ein
2. die Ärzte tragen die Ziffern sofort bei einem Patientenkontakt ein
   • fehlen wiederholt Ziffern, werden diese konsequent darauf hingewiesen
3. während den Fallbesprechungen mit den Ärzten in Weiterbildung werden eventuell fehlende Ziffern nachgetragen und erläutert. Das gehört einfach zur Ausbildung dazu.
4. eine MFA kümmert sich jeden Monat um die Kontrolle der DMP-Ziffern
5. eine Praxismanagerin macht einmal pro Monat die GOÄ-Abrechnung
6. die Abrechnungs-Kontroll-Listen werden auf mehrere Personen verteilt, die diese jeden Monat erledigen müssen:
   • Geriatrie-Ziffern
   • Chroniker-Ziffern
   • Hausbesuchs-Ziffern
7. VERAHs und NäPas tragen selbst ihre Ziffern ein und müssen diese auch mit einer Liste kontrollieren
8. die Fehlerlisten werden jede Woche von einer MFA bearbeitet, abwechselnd
   • evtl. fehlende Diagnosen werden an die entsprechenden Ärzte weitergeleitet
9. schließlich wird die Gesamtabrechnung am Quartalsende von einer Person überprüft und versendet

Dadurch stellen wir sicher, dass die Abrechnung nicht an einer Person "hängenbleibt" und bei Urlaub / Krankheit effizient durchgeführt werden kann.

In einem solchen Konzept ist es wichtig, dass man dokumentiert, wie die jeweilige Aufgabe zu erledigen (QM-Checkliste) ist und welche häufigen Ziffern man für die Abrechnung benötigt.

Klar, man muss das Vertrauen haben, dass alle ihre Aufgaben nach Besten Wissen und Gewissen erfüllen. Das ist aber nur dann möglich, wenn der Praxisinhaber auch den MFA, Praxismanagerinnen und angestellten Ärzten diese Möglichkeit bietet.

Anfangs wird es sicherlich zu einigen Fehlern und vergessenen Ziffern kommen. Aber unsere Erfahrungen zeigen, dass diese Fehler deutlich weniger wirtschaftliche Auswirkungen haben, als wenn eine Person (meistens der Praxisinhaber) denkt, nur sie / er könne die Abrechnung korrekt durchführen.

Wie ist das bei euch?

Macht der Praxisinhaber oder die Praxismanagerin / Erstkraft die Abrechnung alleine?

Hallo,

Grundsätzlich musst Du Dir keine Sorgen machen.

Wenn eine Ärztin / Arzt in der Praxis Aufgaben an die medizinischen Fachangestellten delegiert, dann muss sie / er sicherstellen, das die MFA daür ausreichend qualifiziert ist.

Folgende Aufgaben muss der Arzt persönlich erbringen:

• Anamnese

• Indikationsstellung

• Untersuchung des Patienten einschließlich invasiver diagnostischer Leistungen

• Diagnosestellung

• Aufklärung und Beratung des Patienten

• Entscheidungen operativer Eingriffe

Es gibt eine spezielle Vereinbarung der delegierbaren Leistungen zwischen der Kassenärztlichen Bundevereinigung und den Krankenkassen.

Hier findest Du eine übersichtliche Darstellung der delegierbaren Leistungen.

Oft passiert es unbewusst jeder medizinischen Fachangestellten und den Ärzten in der Arztpraxis: wir sagen unbedacht Sätze, die wir selbst nicht gerne hören würden.

Ich habe eine Liste gesammelt, die man besser formulieren könnte.

• Patientenaufruf: „Herr Müller !?“ => „Herr Müller, darf ich Sie herein bitten / würden Sie bitte noch einen Moment hier Platz nehmen, der Arzt ist gleich soweit?“
• „Das kriegen Sie an der Anmeldung! Melden Sie sich vorne! Gehen Sie noch ins Labor“ => „An der Anmeldung werden wir Ihnen mit den restlichen Unterlagen und der Adresse weiterhelfen.“, „Bitte gehen Sie noch ins Labor, dort werden wir Ihnen noch Blut abnehmen“
• „Das weiß ich nicht!“ => „Ich werde für Sie noch einmal nachfragen“
• „Das geht nicht!“ oder „Ja, aber...!“ => „Ich kann gut verstehen, daß... Wie wäre es mit...?“
• „Einen Augenblick bitte!“ => „Ich bin gleich für Sie da!“
• „In den nächsten zwei  Wochen  habe  ich  leider  keinen  Termin  frei!“, „Am  Mittwoch  haben  wir  keine Sprechstunde!“,  „Termine haben wir die Woche ich nicht mehr, Sie müssen so vorbeikommen und Wartezeit mitbringen!“ => „Ich kann Ihnen einen Termin am...oder... anbieten!“
• "Vergessen Sie nicht Ihre Chipkarte/Überweisung!“ => „Bitte denken Sie an Ihre Chipkarte/Überweisung!“
• „Worum geht es bei ihnen?“ => „Damit wir genügend Zeit für Sie einplanen, sagen Sie mir doch  bitte,  was Genau Ihr Anliegen ist.“
• „Warum sind Sie mit den Beschwerden nicht früher gekommen?“ => „Für akute Beschwerden haben wir um ... für Sie Zeit, ansonsten geben wir ihnen gerne einen Termin!“
• „Rufen Sie später noch einmal an!“ => „Wir rufen Sie zwischen 13 und 14 Uhr zurück, passt das für Sie?“
•  

Wer kann noch bessere Formulierungen oder einfach "typische" Sätze beisteuern?

Bisher halten wir Teamsitzungen alle 1-2 Monate, je nachdem, ob Urlaubszeit ist oder nicht.

Insgesamt finde ich es allerdings sehr anstrengend, einen Termin für das gesamte Praxisteam zu finden und angesammelte Themen von 1-2 Monaten zu besprechen.

Aus diesem Grunde haben wir lockere Check-Out/Check-In-Sitzungen eingeführt:

einmal in der Woche (meistens am Ende der Woche) findet ein lockeres Gespräch aller anwesenden medizinischen Fachangestellten und Ärzte für ca. 10-15 Minuten statt.

Themen sind:

• was lief gut in der Woche
• was ging in der Woche schief
• was gibt es für Besonderheiten in der nächsten Woche
• gibt es Fragen, Unklarheiten?
• gibt es Ankündigungen?

Ein Protokoll wird dann für alle über das Praxis Intranet zugänglich gemacht.

Die Tage, an denen das stattfindet sind nicht fest, so dass jeder die Chance hat, daran teilzunehmen und auch Probleme ansprechen kann.

Es haben sich dadurch keine Themen mehr für die "großen" Teamsitzungen ergeben, so dass wir diese erst wieder ansetzen werden, wenn Bedarf dafür besteht.

2 Jahre Onkologiefortbildung mit 120 Stunden müsste eigentlich sogar für IV reichen.

Allerdings ist dass dann wieder abhängig vom Arbeitgeber, ein "Sprung" von Tätigkeitsgruppe I in IV wäre vielleicht etwas zu schnell.

​Hallo Clau,

wow, so ungefährt sieht es auch in unseren allgemeinmedizinischen Praxen aus. Und ja, das ist der Wandel des Berufes der medizinischen Fachangestellten und muss durch veränderte Praxisstrukturen aufgefangen werden. Das bedeutet auch ein höherer Personalkostenanteil, da immer mehr Arbeiten auf die MFA verlagert werden.

Unsere MFA waren anfangs auch wirklich gestreßt, zwischenzeitlich hat sich das gelegt, die Atmosphäre ist ruhig und das Arbeiten auch bei hohem Patientenaufkommen ruhig und geordnet.

Das haben wir geändert:

• Telefon: es führt kein Weg mehr an eine "Auslagerung" des Telefons von der Rezeption in ein getrenntes Büro. Wir haben hierzu zwei Teilzeitkräfte eingestellt (ehemals Krankenschwestern und eine MFA), die während dem Vormittag den "Anrufersturm" am Telefon abfangen. An der Anmeldung existiert kein Telefon mehr.
• Öffnungszeiten: Wenn die Praxis durchgehend, also auch in der Mittagspause offen hat, dann existieren keine zeitlichen Freiräume für die MFA liegengebliebende Tätigkeiten (wie z.B. die erwähnte DMP-Kontrollen oder Rezeptbestellungen) aufzuarbeiten. Entweder man schließt die Praxis über ein paar Stunden über Mittag oder man muß eine medizinische Fachangestellte nur für Büroarbeiten einplanen.
• Praxismanagerin: Eine Praxismanagerin mit Stellvertreterin "führt" eine Praxis in Sachen Organisation und Personaleinteilung. Die Rolle der Praxismanagerin als leitenden MFA ist hierbei entscheidend.
• Feste Zeiten für administrative und erweiterte Aufgaben z.B. als VERAH oder NäPa: erfüllt eine MFA z.B. administrative Aufgaben oder führt Hausbesuche oder betreut DMP-Patienten / Pracman-Patienten, dann erhalten diese festgelegte Stunden pro Woche und ein eigenes Zimmer. Diese dürfen nicht in die Sprechstunde "einspringen". Z.b. macht unsere Verah einmal wöchentlich einen Vormittag immer Hausbesuche und einen Vormittag führt sie Pracman-Patienten im Sinne des Case-Managements im HZV.

Vielleicht hilft Dir das.

​Hallo Sandra,

ja, die beste Praxisorganisation scheitert an einem fehlenden Zeitmanagement und Selbstorganisation der Ärzte! Oft traut man sich als medizinische Fachangestellte dies auch nicht anzusprechen bzw. die Ärzte sind auf diesem Ohr taub!

Unsere Erfahrungen zeigen, dass die Praxis- und Terminorganisation und deren Grundsätze (z.B. wann welcher Puffer / Terminlängen etc.) besser von den medizinischen Fachangestellten bzw. Praxismanagerinnen geregelt werden sollten, da diese viel mehr den Überblick haben. Klar, können Vorschläge immer in der ganzen Runde des Praxisteams diskutiert werden, aber die Entscheidungen sollten die Praxismanagerinnen treffen.

An die Sachkosten habe ich nicht gedacht. Wie verlangen Sie dafür?

Die Steigerung des Faktors auf den 3,5 fachen Satz sollte auf jeden Fall machbar sein. Allerdings ergeben sich dann immer noch nur 50€, was ich für einen nächtlichen Hausbesuch, ehrlich gesagt, als zu wenig empfinde.

Hallo,

stellt ihr medizinische Informationen, z.B. in Form von Behandlungsleitlinien oder Nachschlagewerke für die Ärzte (in Weiterbildung) in der Praxis zu Verfügung?

Wir selbst nutzen seit kurzem die Online Version der EBM-Guidelines des deutschen Ärzteverlag http://www.ebm-guidelines.de/DE/Das-Produkt , die ich selbst in der Weiterbildung zur Allgemeinmedizin gerne genutzt habe.

Zusätzlich erarbeiten wir eine Wissensdatenbank in einem Art "Wiki"-ähnlichen Portal, zu dem alle Ärzte und medizinischen Fachangestellen (online) Zugang haben. Hier fließen medizinische Informationen ein, z.B. Gelerntes aus unseren regelmäßigen Fallbesprechungen, neue Informationen aus Fortbildungsveranstaltungen, Grundlagen, wie z.B. Schaubilder zur Einstellung der Hypertonie oder Diagnose- und Behandlungsgrundsätze des Diabetes mellitus.

Wie macht ihr das?