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Qualitätsmanagement in der Arztpraxis: Beispiele aus dem Praxisalltag Wenn Sie nach Beispielen zum Qualitätsmanagement in der Arztpraxis suchen, möchten Sie in der Regel keine abstrakte Theorie, sondern konkrete Ideen: Wie sieht QM im Alltag wirklich aus? Welche Beispiele gibt es für gut geregelte Abläufe, Patientensicherheit, Hygiene, Datenschutz und Teamarbeit? In diesem Beitrag erhalten Sie einen kompakten Überblick über Qualitätsmanagement in der Arztpraxis und viele praxisnahe Beispiele, die Sie direkt in Ihrem Team besprechen und umsetzen können. Die Beispiele orientieren sich an den Anforderungen der Qualitätsmanagement-Richtlinie und sind so formuliert, dass sie in Hausarztpraxen, Facharztpraxen und MVZ anwendbar sind. Was genau bedeutet Qualitätsmanagement in der Arztpraxis? Qualitätsmanagement (QM) in der Arztpraxis bedeutet, die Strukturen, Prozesse und Ergebnisse der Praxis systematisch zu planen, zu steuern und kontinuierlich zu verbessern. Typische Ziele sind: Patientensicherheit erhöhen Arbeitsabläufe standardisieren und vereinfachen Fehler und Risiken frühzeitig erkennen Mitarbeitende entlasten und Verantwortung klären gesetzliche Vorgaben zuverlässig erfüllen Wichtig: QM beschreibt nicht die medizinische Entscheidung im Einzelfall, sondern die Rahmenbedingungen rund um Behandlung und Organisation. Also alles, was dazu führt, dass die Behandlung sicher, nachvollziehbar und gut organisiert stattfindet. Qualitätsmanagement Arztpraxis - Beispiele nach Themenbereichen Im Folgenden finden Sie konkrete Beispiele für QM in der Arztpraxis. Viele Maßnahmen sind klein, haben aber große Wirkung, wenn sie konsequent umgesetzt werden. 1. Patientenannahme und Terminvergabe In kaum einem Bereich spüren Patienten Qualität so direkt wie bei Anmeldung und Terminen. Standardisierte Checkliste für die Anmeldung: z. B. Versichertenkarte prüfen, Stammdaten aktualisieren, Einwilligungen kontrollieren, offene Zahlungen klären. Einheitliche Regeln für Notfälle: Wie werden akute Fälle spontan eingeschoben? Wer entscheidet, ob ein Patient sofort zum Arzt muss? Terminarten definieren: z. B. Akuttermin, Kontrolltermin, Vorsorge, Chronikertermin, Telefonsprechstunde - jeweils mit vorgeschlagenen Zeitfenstern. Recall-System: Automatische oder manuelle Erinnerung für Vorsorgeuntersuchungen, DMP, Impfauffrischungen. Transparente Wartezeiten-Kommunikation: Vorgabe, ab wann Patienten aktiv über Verzögerungen informiert werden (z. B. ab 20 Minuten). 2. Telefon und digitale Kommunikation Das Telefon ist die wichtigste Schnittstelle zwischen Praxis und Patienten - hier entstehen leicht Unzufriedenheit oder Missverständnisse. Telefonleitfaden: Begrüßung, standardisierte Fragen (Beschwerde, Dringlichkeit, Wunsch), Dokumentation im Praxisverwaltungssystem. Rückrufregeln: z. B. „Rückruf durch ärztliches Personal innerhalb von X Stunden bei medizinischen Rückfragen“. Erreichbarkeitszeiten definieren: klare Angabe auf Bandansage, Website und Aushang in der Praxis. Regeln für E-Mail oder Online-Formulare: Diese Kanäle sind nicht für medizinische Notfälle geeignet, Antwortzeiten werden klar kommuniziert. 3. Wartezimmer, Wartezeiten und Patientenerlebnis Gut organisierte Wartebereiche tragen zur Patientenzufriedenheit bei und reduzieren Stress im Team. Maximale Belegungsquote für das Wartezimmer: Ab einer bestimmten Anzahl von Patienten Ausweichmöglichkeiten (zweites Wartezimmer, Aufruf per SMS). Informationsmaterial strukturiert: Aktuelle Aushänge, Notrufnummern, Informationen zu Sprechzeiten, Datenschutz, Hausordnung. Regelmäßige Kontrolle des Wartezimmers: Checkliste für Sauberkeit, Luft, Desinfektionsmittelspender, Spielzeug, Zeitschriften. Standardprozess bei langen Wartezeiten: z. B. aktive Information an wartende Patienten und Angebot eines neuen Termins bei Überschreitung eines definierten Zeitrahmens. 4. Behandlungsablauf und Dokumentation Hier geht es darum, dass Behandlungsschritte transparent, nachvollziehbar und sicher ablaufen. Standardisierte Anamnese- und Untersuchungsbögen für häufige Beschwerdebilder (z. B. Rückenschmerz, Infekt, Kopfschmerzen). Checkliste für bestimmte Untersuchungen oder Eingriffe: z. B. Wundversorgung, Injektionen, kleine chirurgische Eingriffe. Dokumentationsstandard: Welche Inhalte gehören mindestens in jeden Eintrag (Anlass, Befund, Diagnose, Therapie, Hinweise an Patienten)? Regel für Arztbriefe: Frist, innerhalb der ein Arztbrief diktiert und versendet sein soll. 5. Hygiene und Aufbereitung von Medizinprodukten Hygiene ist ein klassischer QM Bereich - hier geht es um Patientensicherheit und rechtliche Vorgaben. Hygieneplan: schriftlich festgehaltenes Dokument, das Reinigung, Desinfektion und Sterilisation regelt. Desinfektionspläne für Räume und Flächen: wer reinigt was, womit, wie oft. Checkliste für die Aufbereitung von Instrumenten: inklusive Dokumentation der einzelnen Schritte. Regelmäßige Schulungen: z. B. jährliche Unterweisung in Praxis- und Händehygiene, mit Teilnahmebestätigung. Kontrolle von Kühlschränken und Lagerung: z. B. Temperaturprotokoll für Impfstoffe. 6. Notfallmanagement in der Praxis Medizinische Notfälle sind selten, aber dann muss jeder Handgriff sitzen. QM sorgt dafür, dass Abläufe klar sind. Notfallkoffer mit Bestandsliste: Verantwortliche Person, die regelmäßig Vollständigkeit und Verfallsdaten prüft. Standardablauf bei internem Notfall: wer ruft Notruf an, wer bleibt beim Patienten, wer informiert Angehörige. Notfalltraining: regelmäßige Simulationen im Team (z. B. anaphylaktischer Schock, Reanimation). Dokumentation von Notfällen: Nachbesprechung, was gut lief, was verbessert werden soll. 7. Medikationssicherheit und Rezepte Fehler bei Medikamenten können schwerwiegende Folgen haben. Hier bieten sich viele QM Maßnahmen an. Vier-Augen-Prinzip bei bestimmten Medikamenten oder hohen Dosen. Standardprozesse für Wiederholungsrezepte: z. B. regelmäßige ärztliche Überprüfung, ob Diagnose, Dosis und Wechselwirkungen noch passen. Einheitliche Dokumentation von Allergien und Unverträglichkeiten: gut sichtbar in der Akte. Regelmäßige Medikationsdurchsicht bei Chronikern, idealerweise mit Liste oder Checkliste. 8. Datenschutz und Informationssicherheit Patientendaten sind besonders sensibel. QM hilft, Datenschutz praktisch umzusetzen, statt nur auf dem Papier. Regeln für Bildschirmarbeitsplätze: keine Einsicht der Patienten, automatische Sperre nach kurzer Zeit. Saubere Tisch Politik: keine offen herumliegenden Akten im Empfangs- oder Wartebereich. Standardisierte Auskunftsregeln: z. B. was darf am Telefon an Angehörige oder Arbeitgeber weitergegeben werden - und was nicht. Zugriffsrechte im Praxisverwaltungssystem: nur so viel wie nötig (Need-to-know-Prinzip). Regelmäßige Datenschutzunterweisungen mit kurzer Dokumentation der Teilnahme. 9. Patientenfeedback, Beschwerden und Lob Qualitätsmanagement lebt von Rückmeldungen. Praxisnahe Beispiele: Standardisierte Patientenbefragungen: entweder periodisch (z. B. einmal jährlich) oder kontinuierlich mit Feedbackkarten oder Online Formular. Beschwerdeprozess schriftlich geregelt: wer nimmt Beschwerden an, wie wird reagiert, wie wird die Rückmeldung dokumentiert. Positives Feedback nutzen: Lob im Team teilen, um funktionierende Abläufe sichtbar zu machen. Auswertung im Team: z. B. einmal im Quartal, um Muster zu erkennen und Maßnahmen abzuleiten. 10. Teamkommunikation, Fortbildung und QMB Qualität entsteht im Team. Strukturen für regelmäßigen Austausch und klar benannte Verantwortlichkeiten sind ein wesentlicher Teil des QM. Regelmäßige Teambesprechungen: fester Termin, feste Dauer, klare Tagesordnung, Protokoll mit Verantwortlichkeiten und Fristen. Benennung einer QM-beauftragten Person (QMB): zentrale Ansprechperson für Fragen rund um QM. Fortbildungsplanung: Jahresplan mit Pflichtfortbildungen (Hygiene, Notfall, Datenschutz) und fachlichen Themen. Einweisungen bei neuen Mitarbeitenden: strukturierter Einarbeitungsplan mit Checkliste (Praxisrundgang, Software, Hygieneregeln, Notfallablauf). Vom Beispiel zum System: QM in der Arztpraxis mit Plan Einzelne Maßnahmen sind hilfreich - nachhaltig wird es, wenn Sie die Beispiele zu einem System verbinden. Dabei hilft ein einfaches Vorgehen in vier Schritten: Planen: Ziele festlegen (z. B. Wartezeit reduzieren, Hygieneprozesse vereinheitlichen) und passende Maßnahmen auswählen. Umsetzen: Abläufe schriftlich festhalten, im Team besprechen und verbindlich einführen. Prüfen: nach einer gewissen Zeit schauen, ob die Maßnahmen wirken (z. B. durch Kennzahlen, Feedback, Beobachtungen). Verbessern: Was gut funktioniert, bleibt. Was nicht funktioniert, wird angepasst oder ersetzt. So entsteht Schritt für Schritt ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement, das nicht nur auf dem Papier existiert, sondern im Praxisalltag gelebt wird. Viele Vorlagen finden Sie in unserer Datenbank: https://www.teramed.de/files/categories/ Digitale Unterstützung: Beispiele mit QM Software organisieren Viele der genannten Beispiele lassen sich heute effizienter mit einer digitalen QM Lösung umsetzen. Statt Ordnern, Excel-Listen und verstreuten Dokumenten bietet eine spezialisierte QM Software für Arztpraxen und MVZ zentrale Vorteile: Prozessbeschreibungen, Checklisten und Pläne sind an einem Ort abgelegt. Verantwortlichkeiten und Lesebestätigungen werden dokumentiert. Aktuelle Versionen sind für alle jederzeit abrufbar. Schulungen, Aufgaben und Fristen lassen sich nachverfolgen. Eine solche spezialisierte Lösung für Praxen und MVZ ist zum Beispiel Paul von Paul Solutions. Die webbasierte QM Plattform bietet praxisnahe Vorlagen für QM, Hygiene, Datenschutz und Arbeitsschutz und wird bereits in über 350 Arztpraxen und MVZ eingesetzt. QM Beispiele wie Checklisten für Patientenannahme, Hygieneregeln, Notfallmanagement oder Patientenbefragungen können dort strukturiert hinterlegt, aktualisiert und im Team verteilt werden. Unabhängig davon, ob Sie mit Papierordnern oder digital arbeiten: Entscheidend ist, dass Ihre Praxis eigene, gelebte Beispiele für Qualitätsmanagement entwickelt. Starten Sie mit wenigen, gut gewählten Maßnahmen, binden Sie Ihr Team ein und entwickeln Sie Ihr QM schrittweise weiter. Fazit: Qualitätsmanagement lebt von konkreten Beispielen Qualitätsmanagement in der Arztpraxis ist kein Selbstzweck und kein reines Bürokratieprojekt. Es geht darum, die Versorgung Ihrer Patienten sicherer, transparenter und effizienter zu machen - und gleichzeitig Ihr Team zu entlasten. Die hier gezeigten Qualitätsmanagement Arztpraxis Beispiele können Sie direkt auf Ihre Situation anpassen. Wählen Sie einige Bereiche aus, in denen der größte Handlungsbedarf besteht, und starten Sie dort. Mit jedem dokumentierten Prozess, jeder Checkliste und jeder Teambesprechung wird Ihr QM greifbarer und nützlicher. Wenn Sie merken, dass Zettel und Ordner an ihre Grenzen kommen, kann eine <a href="https://www.paul-solutions.de/qm-fuer-arztpraxen-und-mvz">QM Software für Arztpraxen und MVZ</a> wie Paul Solutions helfen, Ihre Maßnahmen strukturiert, revisionssicher und für alle zugänglich zu machen. So wird QM in Ihrer Praxis nicht zur Last, sondern zu einem Werkzeug, das den Alltag für Patienten und Team spürbar verbessert.

QM Instrumente in der Arztpraxis: Methoden, Beispiele und digitale Umsetzung Qualitätsmanagement ist in der vertragsärztlichen Versorgung seit Jahren Pflicht. Spätestens mit der aktuellen QM Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses ist klar: Es geht nicht nur darum, ein QM System formal einzuführen, sondern die richtigen QM Instrumente in der Arztpraxis wirksam einzusetzen. Genau danach suchen viele Praxen: Was sind die wichtigsten QM Instrumente? Was fordert die QM Richtlinie konkret? Und wie setzt man diese Instrumente im Praxisalltag so um, dass sie wirklich helfen und nicht nur zusätzliche Bürokratie erzeugen? In diesem Beitrag erhalten Sie einen strukturierten Überblick über die wichtigsten QM Instrumente in der Arztpraxis, konkrete Praxisbeispiele und einen Blick darauf, wie digitale Lösungen wie eine spezialisierte QM Software für Arztpraxen und MVZ die Umsetzung deutlich erleichtern. Was sind QM Instrumente in der Arztpraxis? Die QM Richtlinie unterscheidet grob zwischen: Grundelementen des Qualitätsmanagements (z. B. Patientenorientierung, Mitarbeiterorientierung, Prozessorientierung) Anwendungsbereichen (z. B. Notfallmanagement, Hygienemanagement, Arzneimitteltherapiesicherheit) Methoden und QM Instrumenten, mit denen Praxen ihr Qualitätsmanagement konkret umsetzen Unter QM Instrumenten versteht man praktisch alle systematischen Methoden, mit denen eine Praxis: Ziele definiert, misst und bewertet Prozesse standardisiert und dokumentiert Risiken, Fehler und Verbesserungsmöglichkeiten erkennt Patienten und Mitarbeitende aktiv einbindet Viele dieser QM Instrumente nutzen Praxen bereits intuitiv, zum Beispiel Teambesprechungen oder Checklisten. Die QM Richtlinie macht sie jedoch bewusst und fordert eine strukturierte, dokumentierte Anwendung. Übersicht: Die wichtigsten QM Instrumente in der Arztpraxis Die QM Richtlinie nennt eine Reihe von verpflichtend anzuwendenden Methoden und Instrumenten, sofern keine besonderen Rahmenbedingungen dagegensprechen. Dazu zählen insbesondere: Messen und Bewerten von Qualitätszielen Erhebung des Ist Zustands und Selbstbewertung Regelung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten Prozess und Ablaufbeschreibungen Schnittstellenmanagement Checklisten Teambesprechungen Fortbildungs und Schulungsmaßnahmen Patientenbefragungen Mitarbeiterbefragungen Beschwerdemanagement Patienteninformation und Patientenaufklärung Risikomanagement Fehlermanagement und Fehlermeldesysteme Im Folgenden gehen wir diese QM Instrumente für Arztpraxen nacheinander durch, erläutern ihren Zweck und zeigen praxisnahe Beispiele. QM Instrumente im Detail mit Praxisbeispielen 1. Qualitätsziele messen und bewerten Ziel des Instruments: Ziele nicht nur formulieren, sondern systematisch verfolgen und überprüfen, ob sie erreicht wurden. Beispiele für Qualitätsziele in der Arztpraxis: Durchschnittliche Wartezeit in der Praxis soll im nächsten Jahr um 20 Prozent sinken. Quote der dokumentierten Allergien in der Patientenakte soll über 95 Prozent liegen. Ausfallquote durch No Shows soll innerhalb von 6 Monaten um 30 Prozent reduziert werden. Praxisanwendung: Die Ziele werden schriftlich festgehalten, es wird definiert, wie gemessen wird (z. B. Auswertung des Praxisverwaltungssystems, manuelle Zählung über Stichproben) und in welchen Abständen eine Auswertung erfolgt. Die Ergebnisse fließen in Teambesprechungen ein. 2. Ist Analyse und Selbstbewertung Ziel des Instruments: Den aktuellen Stand des Qualitätsmanagements in der Praxis realistisch einschätzen, bevor Maßnahmen geplant werden. Beispiel: Die Praxis nutzt einen Selbstbewertungsbogen mit Fragen wie: Sind Verantwortlichkeiten klar geregelt und dokumentiert? Gibt es beschriebene Prozesse für Notfälle, Hygiene, Datenschutz? Finden regelmäßige Teambesprechungen statt, in denen QM Themen besprochen werden? Werden Patientenbefragungen oder systematisches Feedback erhoben? Viele Kassenärztliche Vereinigungen bieten hierfür Praxischecks oder Selbstbewertungsinstrumente an. Ziel ist, Handlungsfelder zu erkennen, Prioritäten zu setzen und Fortschritte später messbar zu machen. 3. Regelung von Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten Ziel des Instruments: Klarheit schaffen, wer wofür verantwortlich ist, um Doppelarbeit und Lücken zu vermeiden. Konkrete Umsetzung: Organigramm der Praxis mit Rollen und Zuständigkeiten Verantwortungsmatrix (z. B. RACI Schema) für zentrale Themen: Hygienebeauftragte Person QM Beauftragte Person (QMB) Datenschutzbeauftragte Person oder externer DSB Notfallbeauftragte Person Verantwortliche für Impfstofflagerung und Kühlschrankkontrolle Wichtig ist, dass Zuständigkeiten nicht nur bekannt, sondern schriftlich dokumentiert und für alle zugänglich sind. 4. Prozess und Ablaufbeschreibungen Ziel des Instruments: Wichtige Abläufe werden einheitlich geregelt, nachvollziehbar dokumentiert und bei Bedarf angepasst. Typische Prozesse in der Arztpraxis: Patientenannahme und Anmeldung Telefonmanagement und Rückruforganisation Notfallmanagement in der Praxis Aufbereitung von Medizinprodukten Impforganisation und Impfstofflagerung Wiederholungsrezepte und Dauerverordnungen Prozessbeschreibungen können als Flussdiagramm, Textanweisung oder Checkliste vorliegen. Wichtig ist, dass das Team damit arbeiten kann und Änderungen nachvollzogen werden. 5. Schnittstellenmanagement Ziel des Instruments: Reibungslose Zusammenarbeit an den Schnittstellen zwischen Praxis und anderen Akteuren, aber auch innerhalb der Praxis. Beispiele für Schnittstellen: Überweisung zu Fachärzten oder in Krankenhäuser Zusammenarbeit mit Pflegeheimen, Pflegediensten oder Therapeuten Schnittstelle zwischen Anmeldung und Behandlungszimmer Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Standorten oder im MVZ Praxisnahe QM Instrumente im Schnittstellenmanagement sind zum Beispiel standardisierte Überweisungs und Rückmeldungsprozesse, definierte Rückwege für Befunde oder klare Vereinbarungen zur Terminkoordination mit Kooperationspartnern. 6. Checklisten Ziel des Instruments: Wichtige Schritte werden systematisch abgearbeitet, nichts wird vergessen, die Sicherheit steigt. Typische Checklisten in der Arztpraxis: Notfallkoffer Checkliste mit Verantwortlichkeit und Prüffrequenz Hygiene Checklisten für Räume, Geräte, Sanitärbereiche Checkliste für kleine chirurgische Eingriffe Checkliste für die Vorbereitung bestimmter Untersuchungen (z. B. Belastungs EKG) Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender Gut gemachte Checklisten sind kurz, klar strukturiert und werden tatsächlich genutzt und abgehakt, nicht nur abgeheftet. 7. Teambesprechungen Ziel des Instruments: QM Themen regelmäßig gemeinsam besprechen, Verbesserungen planen und Erfahrungen austauschen. Gute Praxis: Fester Termin (z. B. einmal im Monat ein QM Block in der Teamsitzung) Klare Tagesordnung mit QM Punkt (z. B. Beschwerden, Beinahe Fehler, neue Vorgaben) Kurzes Protokoll mit Verantwortlichen und Fristen Teambesprechungen sind ein zentrales QM Instrument, weil viele andere Instrumente hier zusammenlaufen: Ergebnisse von Befragungen, Risikoberichten oder Audits werden besprochen und konkrete Maßnahmen beschlossen. 8. Fortbildungs und Schulungsmaßnahmen Ziel des Instruments: Fachliche und organisatorische Qualität durch gezielte Fortbildungen sichern und weiterentwickeln. Dazu gehören zum Beispiel: Jährliche Hygieneschulung für das gesamte Team Notfalltraining mit Reanimation und Simulation typischer Szenarien Datenschutz und IT Sicherheitsschulungen Fortbildungen für QMB oder Hygienebeauftragte Im QM Kontext ist wichtig, dass Inhalte, Teilnehmende und Datum dokumentiert werden, damit Nachweise gegenüber Kassenärztlicher Vereinigung, Aufsichtsbehörden oder bei Audits geführt werden können. 9. Patientenbefragungen Ziel des Instruments: Die Qualität der Praxis aus Sicht der Patienten verstehen und gezielt verbessern. Formen der Patientenbefragung: Periodische schriftliche oder digitale Fragebögen Kurzfeedback auf einem Klemmbrett oder Tablet im Wartezimmer Zielgerichtete Befragungen bei Änderungen (z. B. neue Terminlogik) Die Ergebnisse sollten anonym anonymisiert ausgewertet, im Team besprochen und in konkrete Maßnahmen übersetzt werden, zum Beispiel bessere Wegbeschreibungen, Anpassung von Öffnungszeiten oder Optimierung der Telefonerreichbarkeit. 10. Mitarbeiterbefragungen Ziel des Instruments: Das Wissen und die Erfahrungen des Praxisteams nutzen, um Schwachstellen zu erkennen und Verbesserungen anzustoßen. Typische Themen einer Mitarbeiterbefragung: Arbeitsbelastung und Arbeitsorganisation Kommunikation im Team und mit der Praxisleitung Transparenz von Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten Ideen für Verbesserungen im Alltag Eine offene, wertschätzende Rückmeldungskultur ist Voraussetzung dafür, dass Mitarbeiterbefragungen mehr sind als ein Pflichtprogramm und tatsächlich zu Verbesserungen führen. 11. Beschwerdemanagement Ziel des Instruments: Beschwerden von Patienten werden systematisch aufgenommen, bearbeitet und als Chance zur Verbesserung genutzt. Elemente eines Beschwerdemanagements: Klare Ansprechpersonen für Beschwerden Standardisierter Ablauf zur Dokumentation und Bearbeitung Definition, wann die ärztliche Leitung eingebunden wird Auswertung von Beschwerden im QM Kreis oder im Team Wichtig ist, Beschwerden nicht defensiv als Angriff zu sehen, sondern als gezielte Hinweise darauf, wo aus Patientensicht etwas nicht gut läuft. 12. Patienteninformation und Patientenaufklärung Ziel des Instruments: Patienten verstehen, was passiert, welche Optionen es gibt und wie sie aktiv mitwirken können. Dazu zählen zum Beispiel: Transparente Informationen zu Sprechzeiten, Erreichbarkeit und Akutsprechstunde Verständliche Aufklärung über Eingriffe, Risiken, Alternativen Informationsmaterial zu häufigen Krankheitsbildern Klare Hinweise zu Datenschutz und Einwilligungen Gut strukturierte Patienteninformation ist nicht nur ein QM Instrument, sondern reduziert Missverständnisse und Rückfragen im Alltag. 13. Risikomanagement Ziel des Instruments: Risiken früh erkennen, bevor ein Schaden entsteht, und präventive Maßnahmen ergreifen. Typische Schritte im Risikomanagement: Risikobereiche identifizieren (z. B. Notfallmanagement, Medikamente, invasive Eingriffe, Datenschutz) Wahrscheinlichkeit und Auswirkung einschätzen Schutzmaßnahmen definieren (Checklisten, doppelte Kontrolle, Schulungen) Regelmäßige Überprüfung, ob die Maßnahmen ausreichen Risikomanagement ist eng mit Fehlermanagement verknüpft, geht aber noch einen Schritt vor die eigentlichen Ereignisse. 14. Fehlermanagement und Fehlermeldesysteme Ziel des Instruments: Aus Fehlern und Beinahe Fehlern lernen, statt sie zu verschweigen. Elemente eines funktionierenden Fehlermanagements: Einfaches, niedrigschwelliges System zur Meldung von Fehlern und Beinahe Ereignissen Fehler werden nicht zur Schuldzuweisung genutzt, sondern zur Ursachenanalyse Regelmäßige Fallbesprechungen im Team (Was war der Auslöser? Welche Rahmenbedingungen haben mitgewirkt?) Ableitung und Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen Fehlerkultur ist einer der schwierigsten, aber auch wichtigsten Bausteine eines reifen QM Systems. QM Instrumente systematisch einführen: PDCA Zyklus in der Praxis Die genannten QM Instrumente entfalten ihre Wirkung erst dann richtig, wenn sie in ein systematisches Vorgehen eingebettet werden. Bewährt hat sich dabei der bekannte PDCA Zyklus (Plan Do Check Act): Plan: Ziele und Maßnahmen planen, Verantwortlichkeiten und Zeitplan festlegen. Do: Maßnahmen in der Praxis umsetzen, idealerweise zunächst in kleinem Rahmen testen. Check: Wirkungen und Ergebnisse überprüfen, Kennzahlen und Rückmeldungen auswerten. Act: Maßnahmen anpassen, erweitern oder verwerfen und den Zyklus erneut starten. Beispiel: Die Praxis möchte die Telefonerreichbarkeit verbessern. Sie nutzt dazu mehrere QM Instrumente gleichzeitig: Ziel definieren (maximale Wartezeit in der Telefonwarteschleife, Anzahl der abgebrochenen Anrufe senken) Ist Analyse durch Auswertung der Telefonanlage Prozessbeschreibung für das Telefonmanagement Teammeeting zur Besprechung der Ergebnisse und der neuen Telefonregeln Patientenbefragung zur Zufriedenheit mit der Erreichbarkeit So werden QM Instrumente aktiv miteinander verzahnt und nicht isoliert betrachtet. Digitale QM Instrumente: Wie Software den Praxisalltag entlastet In vielen Praxen sind QM Instrumente über Ordner, Excel Dateien, lose Checklisten und E Mails verteilt. Das ist anfällig für veraltete Versionen, Medienbrüche und erhöhten Dokumentationsaufwand. Eine digitale QM Plattform kann hier zum zentralen Instrument werden, in dem viele der genannten QM Methoden zusammenlaufen: Dokumentenlenkung: Prozessbeschreibungen, Checklisten, Formulare mit Versionierung und Freigabeverfahren Aufgaben und Maßnahmenmanagement: QM Maßnahmen mit Verantwortlichen, Fristen und Status Lesebestätigungen: Nachweis, dass Mitarbeitende neue oder geänderte Anweisungen zur Kenntnis genommen haben Vorlagenbibliothek: fertige Muster für Hygiene, Datenschutz, Arbeitsschutz und QM Protokollierung: Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Entscheidungen Paul als QM Instrument für Arztpraxen und MVZ Eine spezialisierte digitale Lösung für QM in Arztpraxis und MVZ ist die QM Software Paul von Paul Solutions. Paul wurde speziell für das Gesundheitswesen entwickelt und verbindet QM, Hygiene, Datenschutz und Arbeitssicherheit in einer webbasierten Plattform. Nach Angaben des Anbieters wird Paul bereits in über 350 Arztpraxen und MVZ eingesetzt. Die Software bringt unter anderem folgende Funktionen mit: Webbasierte QM Plattform: Zugriff von jedem Arbeitsplatz mit Internetverbindung Umfangreiche Mustervorlagen: über 100 aktuelle, rechtssichere QM Vorlagen für Praxen und MVZ Dokumentenlenkung: Versionierung, Freigaben, Archiv Lesebestätigungen: Nachverfolgung, wer welche Dokumente gelesen hat Checklisten und Formulare: digital ausfüllbar und zentral abgelegt Aufgabenverwaltung: Maßnahmen und Wiedervorlagen im Team steuern Rollen und Rechte: differenzierte Zugriffe für Ärztinnen, Ärzte, MFA, QMB, Hygienebeauftragte usw. Für Praxen, die ihre QM Instrumente digital abbilden möchten, kann eine spezialisierte Plattform wie Paul den entscheidenden Unterschied machen: Statt QM Ordnern, verstreuten Dateien und unklaren Zuständigkeiten entsteht ein zentraler, transparenter und auditfähiger QM Rahmen. QM Instrumente Arztpraxis: Häufige Fragen Muss ich alle QM Instrumente der QM Richtlinie nutzen? Die QM Richtlinie sieht vor, dass die genannten Methoden und Instrumente grundsätzlich angewendet werden sollen, sofern keine einrichtungsbezogenen Gründe dagegensprechen. In der Praxis werden einige Instrumente stärker im Vordergrund stehen als andere. Wichtig ist, dass Sie bewusst entscheiden, welche Instrumente wie eingesetzt werden und dies nachvollziehbar dokumentieren. Sind QM Instrumente auch für Privatpraxen relevant? Privatpraxen sind rechtlich nicht an die QM Richtlinie gebunden. Viele der beschriebenen QM Instrumente sind jedoch auch hier sinnvoll, weil sie Patientensicherheit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit verbessern. Gerade im Wettbewerb um qualitätsbewusste Patienten kann ein gelebtes QM ein wichtiger Vorteil sein. Ab wann lohnt sich eine digitale QM Lösung? Spätestens wenn Sie merken, dass: Versionen von Dokumenten unklar sind Checklisten in Papierform verloren gehen Nachweise für Schulungen und Lesebestätigungen schwer auffindbar sind Audits oder stichprobenartige QM Prüfungen viel Suchaufwand verursachen lohnt sich der Blick auf eine QM Software für Arztpraxen und MVZ. Digitale QM Instrumente ersetzen nicht die Inhalte, erleichtern aber deren Organisation und laufende Pflege erheblich. Was ist wichtiger: Perfekte Dokumente oder gelebte Praxis? Perspektive der QM Richtlinie und Aufsichtsbehörden: Beides. Aus praktischer Sicht in der Arztpraxis gilt jedoch: Lieber 80 Prozent sauber eingeführt und gelebt, als 100 Prozent perfekt dokumentiert, aber im Alltag nicht genutzt. QM Instrumente entfalten ihren Nutzen erst dann, wenn das Team sie als hilfreich erlebt und nicht nur als Pflichtaufgabe versteht. Deshalb ist es sinnvoll, Mitarbeitende früh einzubeziehen und Maßnahmen gemeinsam zu entwickeln. Fazit: QM Instrumente sind Werkzeuge, keine Bürokratieschikane Die QM Instrumente in der Arztpraxis sind nicht dazu da, zusätzliche Formulare zu produzieren, sondern sollen: Patientensicherheit erhöhen Praxisabläufe strukturieren Mitarbeitende entlasten Fehler vermeiden und aus Beinahe Fehlern lernen Wenn Sie die genannten Instrumente Schritt für Schritt einführen, mit konkreten Beispielen hinterlegen und in regelmäßigen Abständen reflektieren, entsteht ein lebendiges Qualitätsmanagement, das Ihren Praxisalltag tatsächlich verbessert. Ob Sie dabei mit Papierordnern starten oder früh auf eine digitale QM Plattform setzen, hängt von Ihrer Praxisstruktur und Ihren Ressourcen ab. Spezialisierte Lösungen wie Paul können dabei helfen, die in der QM Richtlinie geforderten Instrumente praxisnah und effizient umzusetzen – insbesondere, wenn QM, Hygiene, Datenschutz und Arbeitsschutz in einer Plattform zusammengeführt werden sollen. Wichtig ist vor allem eines: QM Instrumente sind Werkzeuge. Je besser sie zu Ihrer Praxis passen, desto größer ist der Nutzen für Ihr Team und Ihre Patienten.

Wertevorstellungen und persönlichen Einstellungen unterscheiden sich von Mensch zu Mensch. Aus diesem Grund ist es unvermeidbar Konflikten sowohl im privaten Umfeld als auch im beruflichen Alltag aus dem Weg zu gehen. Immer wieder stößt man im Praxisalltag auf Fehler, Beschwerden und Meinungsverschiedenheiten. Grundsätzlich werden Konflikte von den meisten als negativ wahrgenommen. Doch diese sind nicht per se etwas Schlechtes, Konflikte eröffnen auch Chancen. Der Begriff „Conflictus“ stammt aus dem lateinischen und bedeutet „Zusammenstoß“. Bei interpersonalen Konflikten stoßen unterschiedliche Meinungen oder Ansichten zwei oder mehrerer Personen aufeinander. Sofern Konflikte nicht als Herausforderung und Aufgabe gesehen werden, kann dies negative Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe, Arbeitsatmosphäre, Gesundheit, Fluktuation oder auch die Patientenbindung haben. Doch wie geht man mit Konfliktsituationen im beruflichen Alltag am besten um, damit von Konflikten auch konstruktive Impulse und folglich positive Entwicklungen abgeleitet werden können? 6 Schritte zur Durchführung eines Konfliktgesprächs Schritt 1: Konflikt erkennen und definieren Es ist wichtig den Konflikt genau zu benennen und zu definieren, um die Missstände für alle Teammitglieder greifbar und deutlich zu machen. Die Definition des Konflikts sollte also möglichst präzise und wertfrei sein. Ein Konfliktgespräch fordert aktives Zuhören. Lassen Sie das Verstandene von den Gesprächspartnern in eigenen Worten wiederholen, um Missverständnisse zu vermeiden. Sollte das Wiederholte nicht das wiedergeben was Sie meinten, definieren Sie den Konflikt erneut. Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft, bis Sie der Meinung sind „Ja genau das ist das Problem!“. Schritt 2: Lösungssuche Um eine für alle geeignete Lösung zu finden ist oftmals Kreativität gefragt. Sammeln Sie zunächst alle Lösungsvorschläge. Ganz egal für wie unwahrscheinlich Sie die Umsetzung der Idee halten. Kritik und Wertungen sollten in dieser Phase nicht vorgenommen werden. Schritt 3: Bewerten von Lösungen Diskutieren und bewerten Sie die gemeinsam erarbeiteten Lösungen im Team. Wägen Sie die Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungsansätze ab. Schritt 4: Entscheidung treffen Treffen Sie die Entscheidung gemeinsam im Team. Alle Seiten sollten sich für eine Lösung bekennen. Versuchen Sie Ihre persönliche Meinung nicht dem ganzen Team aufzudrängen, sondern entscheiden Sie objektiv welche der Lösungsansätze für alle am geeignetsten erscheint. Schritt 5: Maßnahmen umsetzen Nur mit einem klar strukturierten Ablauf und der Festlegung von Verantwortlichkeiten kann die getroffene Maßnahme optimal umgesetzt werden. Werten Sie Ergebnisse aus, die durch die Maßnahme beeinflusst werden, um zu verdeutlichen welche Auswirkung das auf den Praxisalltag hat. Schritt 6: Lösung kontrollieren Vereinbaren Sie einen weiteren Termin, um gemeinsam auszudiskutieren, ob die Lösung gut war und den Zweck erfüllt hat. Nehmen Sie die Kontrolle gemeinsam vor. Nicht jeder Lösungsansatz ist auf Anhieb der richtige. Sollten Sie zu dem Ergebnis kommen, dass die Lösung nicht optimal war, überlegen Sie gemeinsam, welche der weiteren Lösungsoptionen Sie als nächstes umsetzen. Die Umsetzung eines Konfliktgesprächs nimmt zwar Zeit in Anspruch jedoch führt es auf Dauer zu einer enormen Zeitersparnis. Die Kooperationsbereitschaft innerhalb des Teams steigt. Durch die gemeinsam erarbeitete Lösung erhöht sich ebenso die Motivation aller Konfliktbeteiligten. Der Teamgeist wird gesteigert und führt zu einem besseren Arbeitsklima im Arbeitsalltag. Sollte das Konfliktgespräch nicht zu dem gewünschten Ergebnis führen kann es oftmals hilfreich sein sich externe Hilfe zu suchen. In diesem Fall kann eine Konfliktmoderation hilfreich sein, um das Arbeitsklima zu verbessern.

Dass kontaminierte Medizinprodukte im Gesundheitswesen eine Quelle für Infektionen darstellen, ist allgemein bekannt. Vor allem die Aufbereitung mittels Wischverfahren von semikritisch eingestuften Medizinprodukten, wie beispielsweise Ultraschallsonden mit Schleimhautkontakt, wird in Fachkreisen schon lange kontrovers diskutiert. Im Mittelpunkt dieser Diskussion steht die Frage der Validierbarkeit der abschließenden Wischdesinfektion. Durch die Validierung soll der dokumentierte Nachweis erbracht werden, dass das Verfahren die spezifizierten Anforderungen erfüllt. Damit wird nachgewiesen, dass das Sicherheitsniveau der aufbereiteten Medizinprodukte jederzeit erreicht wird. Um dies zu gewährleisten sind alle Schritte der Aufbereitung zu validieren und dokumentieren. Zudem muss die Dokumentation, wie aus §8 (1) MPBetreibV hervorgeht, auch für Dritte nachvollziehbar sein. Bei der Validierung geht es darum zu prüfen, ob kritische Prozessparameter bei jeder Aufbereitung reproduzierbar und kontinuierlich eingehalten werden können. Die Reproduzierbarkeit wird nicht automatisch gewährleistet, sodass routinemäßige Kontrollen erforderlich sind. Diese sollen für die Überwachung der relevanten Parameter des Prozesses sorgen und Ergebnisse der Aufbereitung feststellen. Bereits im November 2020 hatte das Robert-Koch-Institut angemerkt, dass die Validierbarkeit einer abschließenden Wischdesinfektion von semikritischen Medizinprodukten nicht gegeben ist. Als Grund wurde die mangelnde Reproduzierbarkeit der erforderlichen manuellen mechanischen Krafteinwirkung genannt, die abhängig von der durchführenden Person starken Schwankungen unterliegt. Dieser fachlichen Einschätzung schließen sich nun auch die für Medizinprodukte zuständigen obersten Landesbehörden und das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) an.

Die regelmäßige Desinfektion von Flächen in medizinischen Einrichtungen ist in der heutigen Zeit kaum wegzudenken, denn diese leistet unbestritten einen wichtigen Beitrag zum Patienten- und Personalschutz. Die Grundlage der durchzuführenden Desinfektionsmaßnahmen ist die Bewertung der Infektionsrisiken in den einzelnen Bereichen, der Einrichtung. Mit den Ready-to-Use und Single-Use Tuchprodukten haben sich in der Flächendesinfektion im patientennahen Umfeld bereits innovative Produkte durchgesetzt, wohingegen es im Bereich der Desinfektion von Fußböden bislang weniger Innovationsaktivitäten zu erkennen waren. In dem folgenden Beitrag werden die Eigenschaften aufbereitbarer Mehrwegmopps und vorgetränkter Einmalmopps gegenübergestellt und auch die Benetzungseigenschaften thematisiert. Zusammenfassung Zusammenfassend ist zu sagen, dass die vorgetränkten Einwegmopps den Vorteil in ihrer sofortigen Verfügbarkeit haben. Hinzu kommt, dass durch die immer gleichbleibenden Eigenschaften der Reinigung deutlich geringere mikrobiologische Risiken auftreten und der Aufwand zur Aufbereitung der Mopps entfällt. Erste Studien deuten darauf hin, dass bei Betrachtung auch eine ökologische Bewertung im Vergleich zu Mehrwegmopps positiv ausfällt. Die Qualität der vorgetränkten Einwegmopps ist abhängig von der Wirksamkeit und den Anwendungseigenschaften des genutzten Desinfektionsmittels. Es lässt sich also feststellen, dass vorgetränkte Einwegmopps in Zukunft eine gute Alternative zu den herkömmlichen Mehrwegmopps sein werden, vor allem wenn ein adäquater Aufbereitungsprozess nur schwer sicherzustellen ist und die schnelle Verfügbarkeit eine wichtige Rolle spielt. Mehrwegmopps In der Regel bestehen Mehrwegmopps aus Naturfasern wie Baumwolle oder synthetischen Fasern. Diese sind durch die dünnen Fasern ideal zur Aufnahme von Schmutz geeignet. Doch zeitgleich erschwert genau diese Eigenschaft die Reinigung der Bezüge, da die empfindliche Mikrofaserstruktur mit jedem Aufbereitungsprozess sowohl Fasermaterial verliert als auch zu Verklebungen der Fasern beiträgt. Dadurch gehen mit jedem Aufbereitungsprozess auch die Reinigungseigenschaften des Mehrwegmopps verloren. Hinzu kommt die Gefahr, dass es durch die Anwendung von unterschiedlichen Desinfektionsmitteln zu einer Inkompatibilität zwischen Fasermaterial und Wirkstoff kommt. Dies kann zu einer reduzierten Freisetzung des Wirkstoffs und somit zu einer eingeschränkten Leistung der Desinfektion führen. Studien zeigen, dass die adäquate Aufbereitung aufwendig ist und zudem eine Vielzahl an potenziellen Risiken birgt. Acht von neun der untersuchten aufbereiteten Wischbezüge (Feuchtlagerung) waren mikrobiologisch belastet. Von 32 aufbereiteten Wischbezügen, die maschinell getrocknet wurden, waren 13 mikrobiologisch belastet. Vorgetränkte Einwegmopps Wie bereits erwähnt, sind die Ready-to-Use oder Single-Use Tuchprodukte für patientennahe Flächen bereits weit verbreitet. Auch die vorgetränkten Einwegmopps bieten Vorteile in der einfachen Anwendung, der sofortigen Verfügbarkeit und erleichtern zudem die Umsetzung der WHO-Empfehlung für Isolierräume, welche die Reduzierung eines Übertragungsrisikos durch das Ein- und Ausschleppen von Bakterien und Viren zum Ziel hat. Sowohl neue, trockene Einmalmopps als auch mit Desinfektionsmittel vorgetränkte Mehrwegmopps können mikrobiell kontaminiert sein. Bei vier von 16 der vorgetränkten Mehrwegmopps konnten apathogene Sporenbildner nachgewiesen werden. Dies deutet darauf hin, dass auch bei vorgetränkten Einwegmopps eine Prüfung auf mikrobielle Keimfreiheit durch den Hersteller durchzuführen ist, um die Produktqualität sicherzustellen. Benetzungseigenschaften Um eine adäquate Desinfektion sicherzustellen ist eine vollständige Benetzung der zu desinfizierenden Oberfläche von großer Bedeutung. Es ist bekannt, dass zur vollständigen Benetzung einer Fläche ca. 4 ml Desinfektionsmittellösung ausreichend sind. Während bei den aufbereitbaren Mehrwegsmopps ca. 10-13 g Desinfektionsmittellösung aufgebraucht werden, sind es bei den vorgetränkten Tüchern deutlich weniger. Die Benetzungseigenschaften hängen kaum davon ab, ob ein Mehrwegmopp oder ein Einwegmopp genutzt wird. Den entscheidenden Einfluss darauf hat die Oberflächenspannung, die durch Tenside und Lösungsmittel einer Rezeptur beeinflusst wird. Das wichtigste dabei ist die Prüfung der Wirksamkeit im Vier-Felder-Test nach DIN EN 16615.

Unsere Haut ist als natürliche Barriere gegen pathogene Erreger enorm wichtig. Im Rahmen unserer Hygieneberatung ist eine zunehmende Sensibilisierung zu bemerken. Lesen Sie, wie man sich nicht zwischen PSA und Hautschutz entscheiden muss. Ob bei der Arbeit oder während des Einkaufens, in allen möglichen Bereichen des Alltags kommt man nicht drum herum, Gegenstände anzufassen, die schon durch mehrere Hände gegangen sind. Seien es Türklinken, die Toilettenspülung oder der Stift, den man sich zum schnellen Notieren seiner Gedanken doch noch schnell von seinem Kollegen leiht. Der Übertragungsweg des neuartigen Coronavirus per Schmierinfektion – also beispielsweise durch die Weitergabe der Viren über Oberflächen, noch nicht mit Sicherheit nachgewiesen werden konnte, so gibt es doch genügend Krankheiten, die auf diesem Wege ansteckend seien können. Erkältungen und Magen-Darm Infekte sind dabei nur zwei von zahlreichen Möglichkeiten. Dementsprechend wird empfohlen, die Händedesinfektion und das Händewaschen mit Seife in die Alltagsroutine einzubauen. Dass das mit Blick auf das Hautbild nicht unbemerkt bleibt, ist keine Überraschung. So kann das gewissenhafte Durchführen von Hygienemaßnahmen eine raue Hautoberfläche und kleine Risse auf dem Handrücken zur Folge haben. Die Konsequenzen dessen sind neben einem unangenehmen Gefühl auch der Verlust wesentlicher Funktionen unseres größten Organs: Der natürliche Schutzfilm der Haut Die Haut hat einen eigenen Schutzfilm, der gegen Keime vorgeht, welche nicht Teil unserer natürlichen Hautflora sind. Dieser besteht aus verschiedenen Stoffen mit niedrigem PH-Wert, welche mit unserer Hautflora korrelieren und in der Kombination eine schlechte Lebensumgebung für die meisten Keime und Bakterien darstellt. Durch das regelmäßige Händewaschen und die Verwendung von Desinfektionsmitteln wird dieser natürliche Schutzfilm zerstört. Durch die kleinen Mikrorisse in der Haut können anschließend Bakterien oder Keime ungehindert in den Körper eintreten. Doch wie kann man diese Folgeerscheinungen vermeiden, reicht doch der natürliche Schutzfilm der Haut nicht zur Vermeidung von Ansteckungen aus? Gesundes Hautbild durch Einweghandschuhe? Regelmäßiges Händewaschen schützt vor Infektionen mit Erregern. Waschen Sie Ihre Hände also nicht nur bei sichtbarer Verschmutzung. Denn Krankheitserreger sind mit dem bloßen Auge nicht zu erkennen. Achten Sie ebenso darauf sich vor allem unterwegs nicht ins Gesicht zu fassen, da Augen, Nase und Mund eine Eintrittspforte für Erreger darstellen. Die Verwendung von Einmalhandschuhen ist hier eher kontraindiziert, da sie ein falsches Gefühl von Sicherheit vermitteln können, was oft zu einer Vernachlässigung der beschriebenen Händehygiene führt. Durch ein dauerhaftes Tragen von Einmalhandschuhen kann die Haut geschädigt werden. Lässt sich ein Tragen von Einmalhandschuhen über einen Zeitraum von länger als 30 Minuten nicht vermeiden, so ist ein Tragen von dünnen Baumwollhandschuhen unter diesen zu empfehlen. Diese sind dann natürlich auch regelmäßig zu waschen. Daher prüfen Sie genau wo welche Maßnahme sinnvoll ist. Besser ist es, dem Austrocknen der Haut präventiv entgegenzuwirken. Das Waschen der Hände und die Desinfektion werden also durchgeführt, durch verschiedene Hautschutzmittel greifen sie diese allerdings nicht mehr so stark an. Prävention und Nachsorge Viele Unternehmen in der Gesundheitsbranche, in welcher die Händedesinfektion für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von größter Wichtigkeit ist, arbeiten daher bereits mit Hautschutzplänen. Dazu können Handcremes gehören, welche vor der Arbeit aufgetragen werden und die Wirkung von Desinfektionsmitteln nicht abmildern, wie herkömmliche Cremes. Auch kann ein rückfettendes Desinfektionsmittel verwendet werden. Für den Abschluss des Arbeitstages wird zuweilen noch eine fetthaltigere Handcreme zur Verfügung gestellt. Diese darf nicht mit dem Desinfektionsmittel zusammen genutzt werden, da es seine Wirksamkeit mindert, unterstützt aber dafür der Regeneration der Haut. Hautschutz richtig anwenden Bei der Verwendung eines Hautschutzmittels ist die korrekte Anwendung unabdingbar. Es wird geraten, die Hände vor dem Auftragen zu reinigen und gut trockenen zu lassen. Anschließend soll das Mittel in ausreichender Menge auf die Hautoberfläche gegeben und gleichmäßig verteilt werden. Es muss darauf geachtet werden, dass auch die Fingerzwischenräume und ‑spitzen, Nägel und Handgelenke und Handrücken ausreichend mit dem Mittel versorgt werden. An dieser Stelle sei auch nochmal der Hinweis gegeben, dass das Tragen von Unterarmschmuck überall untersagt ist, wo eine hygienische Händedesinfektion notwendig werden kann. Wird sich an alle oder zumindest die meisten der Hautschutzmaßnahmen gehalten, so kann man mit gutem Gewissen regelmäßig die Hände waschen, desinfizieren und dennoch ein gesundes Hautbild vorweisen.

Warum Passwörter vor allem im Gesundheitswesen wichtig sind. Bei dem Stichwort „Vorgaben für Passwörter“ werden bei Schulungen in Arztpraxen, MVZ oder anderen Einrichtungen des Gesundheitswesens oft die Augen gerollt. An die Passwortregeln, die für den Schutz der Patientendaten erforderlich sind, hält sich in der Praxis kaum jemand. Doch dies kann schlimme Folgen haben. Nicht nur, dass sensible Daten gestohlen werden können, auch hohe Strafen bis zu 10 Millionen Euro oder 2% des weltweiten Unternehmensumsatzes können eingefordert werden. Daher ist es wichtig alle Mitarbeiter nochmals zu diesem Thema zu sensibilisieren. Das ist die Aufgabe des Verantwortlich in Zusammenarbeit mit der jeweiligen IT-Abteilung und dem internen oder externen Datenschutzbeauftragten. Passwörter sind die zentralen Schutzeinrichtungen, um die Systeme vor der unbefugten Nutzung durch Dritte zu schützen. Ein Nutzer kann sich durch eine Benutzerkennung oder mehrere Passwörter identifizieren. Insbesondere zu Zeiten des Verstärkten Arbeitens aus dem Homeoffice ist die Sicherung der Systeme zwingend notwendig. Was macht ein gutes Passwort aus? Das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) hat neue Empfehlungen zum Thema Passwörter rausgegeben. Daher sollten alle Mitarbeiter noch einmal in diesem Bereich sensibilisiert werden, um sowohl die geschäftlichen als auch die privaten Accounts zu schützen. Die wichtigen Regeln noch einmal zusammengefasst: Wählen Sie mehr als 8 Zeichen Verwenden Sie Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen Nutzen Sie selbstausgedachte, sinnlose Sätze, wobei jeder erste Buchstabe eines Wortes ein Zeichen des Passwortes ergibt Weisen Sie alle Mitarbeiter darauf hin keine banalen Passwörter sowie Wiederholungs- oder Tastenmuster zu nutzen! Bedenken Sie dabei, dass auch Tablets und Smartphones kleine Computer sind, die vor einem unbefugten Zugriff geschützt werden müssen. Hier ein Beispiel für eine Passwort aus einem Satz: Meine Familie wohnt bereits seit 20 Jahren in Köln und mag das Rheinland -> #MFwbs20JiKumdR# Als wichtige Neuerung ist zu nennen, dass entgegen den Empfehlungen wie bisher Passwörter nicht mehr alle drei Monate verändert werden sollen, da es in den meisten Fällen dazu kam, dass die Passwörter nur leicht abgeändert wurden und somit auch schnell geknackt werden konnten. Wann sollte ein Passwort zwingend geändert werden? Geändert werden muss ein Passwort, wenn ein Schadprogramm auf dem PC oder dem IT-System ist, da diese Programme Zugangsdaten aufzeichnen und an Dritte übermitteln können. Zudem kursieren diese Daten dann auch oft im Internet. Daher muss das Schadprogramm schnellstmöglich entfernt und neue Passwörter installiert werden. Zudem sollten Passwörter geändert werden, sobald sie von einem Diensteanbieter dazu aufgefordert werden oder sie Informationen von seriösen Nachrichtendiensten zu bestimmten Angreifern, Spam- oder Pishing-Mails erhalten. Wie kann man Passwörter am besten verwalten? Es ist bekannt, dass man für jeden einzelnen Account, sei es beruflich oder privat, ein separates Passwort nutzen soll. So kommen bei den meisten Menschen sehr viele Passwörter zustande. Hierzu ist es hilfreich, einen sogenannte Passwort-Safe zu nutzen. Hier können alle Passwörter hinterlegt werden und der Nutzer muss sich nur ein Masterpasswort merken. In diesem Bereich gibt es neben Open-Source Software auch die Möglichkeit Passwortverwaltungssoftware von Betriebssystemen zu nutzen. Sogar einige Webbrowser bieten an Passwörter zu speichern, hier muss man als Nutzer besonders darauf achten, dass diese mit einem Masterpasswort abgesichert sind. Für den Alltag gilt, sensibilisieren sie alle Mitarbeiter und legen sie eine Passwortrichtlinie für ihre Praxis/ ihr Unternehmen fest. Geben Sie Passwörter nicht weiter und verwenden Sie in der Praxis keine Klebezettel oder sonstiges. Ändern Sie alle vor eingestellten Passwörter ab. Für die IT-Abteilung ist es wichtig Passwörter der Nutzer nicht im Klartext zu speichern, da dies ein Verstoß gegen Art. 32 der DSGVO darstellt und mit einem Bußgeld in einem aktuellen Fall von 20.000 Euro geahndet wurde. Dieses Bußgeld, welches in Baden-Württemberg verhängt wurde, fiel auch nur so gering aus, da sich der Verantwortliche intensiv darum gekümmert hat, den Datenschutzverstoß schnellstmöglich zu beseitigen. Wenn möglich nutzen Sie eine 2‑Faktor-Authentifizierung, so kann ein Zugriff auf das System verhindert werden, auch wenn das Passwort geknackt wurde, da eine Information an den Nutzer gesendet wird und dieser bspw. einen Verifizierungscode eingeben muss, um sich eindeutig zu identifizieren.

Um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter Datenschutz-konform zu erfassen gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zunächst müssen aber bestimmte gesetzliche Auflagen erfüllt werden, sodass die Daten sicher verarbeitet, gespeichert und letztendlich auch gelöscht werden. Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt, auch wenn sie pseudonymisiert ist, immer personenbezogen, da die Anfangs- und Endzeiten in der Verarbeitung den gesetzlichen Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes, dem Art. 88 der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung), § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und § 87 Abs.1 Nr.6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) entsprechen. Grundsätzlich gilt, dass alle Verantwortlichen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten die Grundsätze der DSGVO Art.5 einhalten müssen. Neben diesem Artikel muss die Rechtsmäßigkeit, d.h. die gesetzlichen Regelungen des BDSG, des Arb-ZG sowie eventuelle Betriebsvereinbarungen berücksichtigt werden. Die Arbeitszeiterfassung ist notwendig, um den Arbeitsvertrag zu erfüllen. Nach Art. 6 Abs.1 DSGVO hat der Arbeitgeber zudem ein berechtigtes Interesse die Arbeitszeit zu erfassen, um die Stundennachweise zu erhalten. Nach dem Arbeitszeitgesetz muss der Arbeitgeber Überstunden nachweisen. Nach einem Urteil des EuGHs vom Mai 2019 müssen die EU-Mitgliedsstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten, auch die Regelarbeitszeiten nachweisbar zu erfassen. Hierfür gibt es bislang keine gesetzliche Ausgestaltung in Deutschland. Neben der Rechtsmäßigkeit muss die Transparenz der Zeiterfassung geregelt sein. Hierzu sollte diese als einzelne Verarbeitungstätigkeit in das Verarbeitungsverzeichnis aufgenommen werden und unter der Beachtung der Betroffeneninformationen nach Art. 13 und 14 DSGVO zu beauskunften sein. Wichtig ist auch die Zweckbindung der Daten. Diese sollten nur zur Erfassung der Arbeitszeiten genutzt werden. Sollten noch andere Zwecke erfüllt werden, so können diese in einer gesonderten Betriebsvereinbarung benannt werden. Wie lange diese Daten gespeichert werden müssen/ dürfen, ist im Arbeitszeitgesetze beschrieben. Die Nachweise über die Arbeitszeiten müssen zwei Jahre aufbewahrt werden. Steuer relevante Daten müssen von Unternehmen im Zuge der Abgabenordnung zehn Jahre aufbewahrt werden. Sind diese Aufbewahrungsfristen erreicht so müssen im Sinne des DSGVO alle Daten gelöscht werden. Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten und somit vertraulich zu behandeln, hier muss nun auch ein System gewählt werden, welches die Vertraulichkeit berücksichtigt. Nur Personen, die mit den Daten arbeiten, diese also zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, dürfen diese sensiblen Daten einsehen. Sie dürfen nicht von Personen manipuliert oder gelöscht werden, können. Welche Möglichkeiten der Zeiterfassung gibt es nun für Betriebe? Neben der alten klassischen Stechuhr, die man auch aus alten Fabriken kennt und die unter den jetzigen Umständen und den gesetzlichen Vorgaben nicht mehr umsetzbar ist, da insbesondere der Bereich der Vertraulichkeit und Integrität nicht erfüllt werden kann, gibt es manuelle Lösungen und digitale Zeiterfassungssysteme. Zunächst zu den manuellen Lösungen: Es gibt hier verschiedene Modelle. Neben der klassischen Tabelle, die von dem Mitarbeiter geführt werden, kann es auch Excel-Tabellen geben, die digital geführt werden.- Diese sind einfacher zu handhaben als die Papierform, dennoch gibt es auch hier einiges zu beachten. Sind die Daten zentral gespeichert, muss es ein Berechtigungskonzept geben, welches den Zugriff auf diese Dokumente regelt. Speichern die Mitarbeiter ihre Daten auf dem eigenen PC, so muss hier der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Daten gegen unbefugte Zugriffe geschützt sind. Beides ist mit Aufwand verbunden. Für beide manuelle Lösungen gilt, dass sie in ein zentrales System übertragen werden, welches den Anforderungen der Dokumentationspflichten des Arbeitgebers genügen. Hier müssen auch im Besonderen die Aufbewahrungs- und Löschfristen eingehalten werden. Die zurzeit nach dem Gesetz sicherste Lösung ist eine digitale Zeiterfassung per Chip, Transponder oder auch über eine Smartphone App. Hier werden die erfassten Daten sofort in ein System übertragen und so Fehler minimiert. Ebenso werden über Zugriffskontrollen sowie Sperr- und Löschkonzepte alle datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten.

Je größer die Arztpraxis, umso wichtiger wird sie - die regelmäßige Teambesprechung. Medizinische Fachangestellte und Ärzte können transparent und zur gleichen Zeit Informationen austauschen, und die "stille Post" mit den damit verbundenen Missverständnissen und Informationsverlusten hat ausgedient. Die regelmäßige Teamsitzung spielt aus diesem Grund auch eine wichtige Rolle im Qualitätsmanagement (QM). Hier kommt dem Vorgesetzten - sei es Chef, Chefin oder Praxismanager - eine besondere Verantwortung zu. Neben der Organisation der Teamsitzung sollten nämlich auch "atmosphärische Störungen" im Vorfeld registriert und vermerkt werden, damit diese bei der nächsten Besprechung angesprochen werden können. Nur, wenn eine Teambesprechung gekonnt durchgeführt wird, wird sie erfolgreich die Teambildung in der Arztpraxis stärken. Termin und Dauer einer Teamsitzung Selbst in großen Gemeinschaftspraxen mit vielen Angestellten und viel Gesprächsbedarf sollte eine Teamsitzung nicht zu oft stattfinden. Wöchentliche Teamsitzungen bringen Frust, da die Sitzung meist die Arbeitszeit verlängert und im schlechtesten Fall zu Überstunden führt. Eine Teamsitzung alle drei Monate hat sich dagegen meist als nicht ausreichend erwiesen. Günstig ist es, die Teamsitzung einmal im Monat abzuhalten - wenn möglich, immer am gleichen Tag, beispielsweise am letzten Mittwoch im Monat. Feste Tage geben den MFAs und Ärzten Planungssicherheit. Das gilt für die Freizeit genauso wie für Punkte, die auf die Agenda gebracht sein möchten. Ein Mittwoch bietet sich prinzipiell an, weil Praxen in der Regel nachmittags geschlossen haben. Zur Planungssicherheit gehört auch, dass jeder weiß, was auf ihn zukommt. Anders als in manch einem Verein muss die Länge der Besprechung vorgegeben sein. Maximal eine Stunde, dann sollte alles abgehandelt sein. Kann sich das Team bei einem bestimmten Punkt nicht einigen, sollte dieser auf der nächsten Sitzung erneut zur Sprache gebracht werden - es sei denn, die Klärung ist sehr dringlich. Je länger eine Teamsitzung dauert, umso mehr leidet ihre Qualität. Hier ist der Moderator gefragt, um die Sitzung für alle in einem erbaulichen Rahmen zu halten. Die Moderation wird von dem übernommen, der sich auch um die Organisation kümmert: Chef/in oder Praxismanager/in. Vorbereitung auf die Teambesprechung Jeder Mitarbeiter sollte im Vorfeld über die Themen der kommenden Teamsitzung informiert werden. Für das Qualitätsmanagement ist es eine wichtige Voraussetzung, dass schriftlich niedergelegt wird, was besprochen wird oder wurde. Bei aufkeimenden Konflikten kann auf diesem Weg immer auf die Agenda oder später auf das Protokoll verwiesen werden. Damit sich die Teilnehmenden auf die Teamsitzung ausreichend vorbereiten können, ist es ratsam, die Agenda eine Woche vor dem Sitzungstermin zu verteilen. Ob dies in Papierform oder via E-Mail geschieht, liegt im Ermessen des "Veranstalters". Auf die Agenda gehören alle Punkte, die sich seit der letzten Besprechung angesammelt haben. Das gilt für Erfolge wie Probleme. Alle heißt dabei auch wirklich alle: MFAs, die Verbesserungsvorschläge einbringen möchten oder Probleme in dem einen oder anderen Bereich des Qualitätsmanagements sehen, gehören ebenso angehört wie der Praxismanager oder Inhaber! Es gibt nur wenige Punkte, die im Rahmen eines Qualitätsmanagements anfallen können, die nicht auf die Agenda der Teamsitzung gehören. Dabei handelt es sich um Konflikte, die zwischen bestimmten Personen schwelen oder Punkte, die nicht den Gesamtbetrieb, sondern einen Einzelnen im Team betreffen. Für diese Fälle gibt es die Mitarbeiterbesprechungen. Während der Teamsitzung Das Qualitätsmanagement soll auch die Wirtschaftlichkeit einer Arztpraxis erhöhen. Dies kann nur mit Hilfe von motivierten Medizinische Fachangestellten und Ärzten gelingen. Zudem werden Menschen, die gerne an ihrem Arbeitsplatz sind, seltener krank - you know. Deshalb ist es in der Teamsitzung wichtig, Lob und Anerkennung auszusprechen. Zum einen motiviert ein Lob, zum anderen kommt Kritik besser an, wenn es beispielsweise heißt: "Die Fehlerquote in den Abrechnungen ist zurückgegangen, dafür unser Dank. Allerdings kann/muss dieses und jenes noch verbessert werden/schneller gehen ..." Im nächsten Schritt müssen Konflikte gelöst werden. Jeder Konflikt ruft eine Störung in der Arbeitsatmosphäre hervor. Dieses wird ganz sicher von den Patienten bemerkt, was im schlimmsten Fall zum Arztwechsel und einem Loch in der Kasse führen kann. Auch das beste Qualitätsmanagement ist zum Scheitern verdammt, wenn auftretende "Störfeuer" nicht bestimmt und abgestellt werden können. Dabei sollte es vermieden werden, einen anderen zu bewerten. Ein guter Ansatz ist, seine eigenen Wahrnehmungen zu schildern. Ein Feedbacknehmer sollte stets direkt angesprochen und Situationen nicht verallgemeinert werden. Jemand, der ein Feedback gibt, sollte eben jenes auch annehmen können. Dazu gehören aktives Zuhören und Ausredenlassen. Wird ein anderer Standpunkt vertreten, kann der im Anschluss dargelegt werden. Es ist immer hilfreich, die "Netikette" für alle sichtbar im Raum zu platzieren. Das kann helfen, wenn es bei Debatten die Temperatur steigt. Nach der Sitzung Damit der Ablauf der Sitzung im QM-Handbuch dokumentiert werden kann, muss während der Sitzung ein Protokoll geführt werden. Ist dieses von den Anwesenden angenommen und bestenfalls unterschrieben, kann zu jeder Zeit auf dieses Sitzungsprotokoll zurückgegriffen werden, sobald Fragen zum Ablauf oder zu anderen Themen auftauchen. Ebenfalls können urlaubende oder krankgeschriebene Mitarbeiter sich auf diesem Weg nachträglich über die Teamsitzung informieren. Wie sind Eure Erfahrungen mit der Teambesprechung? Teilt sie mit uns im Forum!