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QM Arztpraxis Aufbau: So entsteht ein funktionierendes Qualitätsmanagement Der Aufbau eines QM-Systems in der Arztpraxis gehört zu den zentralen gesetzlichen Anforderungen nach § 135a SGB V. Gleichzeitig ist Qualitätsmanagement einer der wirkungsvollsten Hebel, um Organisation, Patientensicherheit und Teamkommunikation nachhaltig zu verbessern. Doch wie baut man ein QM-System konkret auf? Welche Schritte sind notwendig – und wie gelingt die Umsetzung im Praxisalltag? In diesem Leitfaden erhalten Sie eine vollständige, praxisnahe Anleitung zum QM Aufbau in der Arztpraxis. Sie erfahren, welche Vorgaben die QM-Richtlinie macht, welche Instrumente benötigt werden und wie Sie den Aufbau Schritt für Schritt strukturieren – von den Grundlagen bis zur digitalen Umsetzung. Was bedeutet QM Aufbau in der Arztpraxis? Ein QM-System beschreibt alle Strukturen, Regeln und Abläufe, mit denen eine Praxis dauerhaft Qualität, Sicherheit und Effizienz gewährleistet. Das System wird nicht einmal eingeführt und dann abgeheftet, sondern kontinuierlich weiterentwickelt. Der Aufbau umfasst drei zentrale Bereiche: Strukturen schaffen – Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten, Arbeitsplätze, Kommunikationswege Prozesse definieren – Arbeitsabläufe, Standards, Checklisten, Handlungsanweisungen Verbesserung etablieren – Ziele, Messgrößen, Feedback, Fehlermanagement Die QM-Richtlinie des G-BA benennt dafür sechs Grundelemente als Basis jedes QM-Systems: Patientenorientierung und Patientensicherheit Mitarbeiterorientierung und Mitarbeitersicherheit Prozessorientierung Kommunikation und Kooperation Informationssicherheit und Datenschutz Verantwortung und Führung Diese Elemente sollten sich in jeder Struktur, jedem Prozess und jedem Instrument des QM-Systems wiederfinden. Vorteile eines gut aufgebauten QM-Systems in der Arztpraxis weniger Fehler durch klare Standards höhere Patientenzufriedenheit durch bessere Abläufe und Kommunikation entlastetes Team dank klarer Zuständigkeiten und weniger Chaos rechtliche Sicherheit durch erfüllte QM-Richtlinie wirtschaftlicher Praxisbetrieb durch strukturierte Prozesse Je größer die Praxis oder das MVZ, desto stärker macht sich der Vorteil eines strukturierten QM-Aufbaus bemerkbar. QM in der Arztpraxis aufbauen: Die 4 Phasen des PDCA-Zyklus Der Aufbau eines QM-Systems erfolgt nach dem international etablierten PDCA-Zyklus – auch in der QM-Richtlinie verankert. 1. Plan – Ziele festlegen, Strukturen schaffen In dieser Phase werden die Grundlagen gelegt: Ist-Analyse (Welche Prozesse gibt es? Was funktioniert gut? Wo gibt es Probleme?) QM-Ziele definieren (z. B. Wartezeiten senken, Hygiene optimieren, Telefonorganisation verbessern) Verantwortlichkeiten und Rollen klären QM-Beauftragte Person (QMB) benennen Arbeitsplatzbeschreibungen aktualisieren Typische QM-Ziele können sein: Durchschnittliche Wartezeit unter 25 Minuten 100 Prozent dokumentierte Allergien digitale Dokumentenlenkung für alle QM-Dokumente vollständige Notfalltrainings für das gesamte Team einmal jährlich 2. Do – Prozesse beschreiben und Maßnahmen umsetzen Im zweiten Schritt wird das QM greifbar. Dazu gehören: Prozess- und Ablaufbeschreibungen (z. B. Patientenannahme, Notfallablauf, Hygiene) Checklisten für wiederkehrende Aufgaben Arbeitsanweisungen (z. B. Umgang mit Befunden, Impfmanagement, Rezepte) Schulungen und Unterweisungen Dokumentenmanagement (Versionen, Freigaben, Verantwortlichkeiten) Das Ziel: Standards schaffen, die das Team entlasten und für alle nachvollziehbar sind. 3. Check – Ergebnisse überprüfen Nun wird geprüft, ob die Maßnahmen funktionieren: Teambesprechungen Auswertung von Praxis-Kennzahlen Patientenbefragungen Mitarbeiterbefragungen Audit oder Selbstüberprüfung Auswertung von Beschwerden oder Fehlern Hier zeigt sich, welche Prozesse funktionieren – und welche nicht. 4. Act – Anpassen, verbessern, weiterentwickeln Aus den Erkenntnissen werden konkrete Verbesserungsmaßnahmen abgeleitet: Prozess anpassen Checkliste ergänzen Schulung nachholen Zuständigkeiten verändern neue QM-Ziele definieren Danach beginnt der Zyklus erneut. QM ist ein fortlaufender Regelkreis. QM-Beauftragte (QMB): Schlüsselrolle im Aufbau des QM-Systems Jede Praxis sollte eine erfahrene, akzeptierte Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter als QM-Beauftragte Person benennen. Sie übernimmt unter anderem: Koordination des gesamten QM-Prozesses Überwachung der Maßnahmen und Fristen Aktualisierung des QM-Handbuchs Durchführung von Schulungen Organisation von Audits Kommunikation mit Praxisleitung und Team Eine qualifizierte QMB entlastet die Praxisleitung erheblich und sorgt für Stabilität im QM-System. Aufbau eines QM-Handbuchs für die Arztpraxis Das QM-Handbuch ist das Herzstück des Systems. Es dokumentiert: Strukturen (Organigramm, Rollen, Verantwortlichkeiten) Prozesse (Ablaufbeschreibungen, SOPs, Checklisten) Instrumente (Teambesprechungen, Befragungen, Fehlermanagement) Zielsystem (Kennzahlen, QM-Ziele, Maßnahmenplan) Ein modernes QM-Handbuch liegt heute meist digital vor – mit Versionierung, Freigaben und Lesebestätigungen. Die wichtigsten QM-Instrumente für den Aufbau eines Systems Für einen vollständigen QM-Aufbau sollten mindestens folgende Instrumente aktiv genutzt werden: Prozess- und Ablaufbeschreibungen Checklisten Arbeitsanweisungen Teambesprechungen Fehler- und Risikomanagement Patienten- und Mitarbeiterbefragungen Beschwerdemanagement Notfallmanagement Schnittstellenmanagement Dokumentations- und Informationssicherheit Viele Praxen nutzen diese Instrumente bereits – der QM-Aufbau sorgt dafür, dass sie bewusst organisiert, dokumentiert und kontrolliert eingesetzt werden. Typische Prozesse, die im QM-Aufbau definiert werden müssen Patientenannahme und Stammdatenprüfung Telefonmanagement und Rückrufe Labororganisation und Befundmanagement Aufbereitung von Medizinprodukten Notfallabläufe in der Praxis Hygiene und Reinigungspläne Arzneimitteltherapiesicherheit Impfmanagement Umgang mit Datenschutz und IT-Sicherheit Einarbeitung neuer Mitarbeitender Ein strukturierter Aufbau sorgt dafür, dass diese Prozesse einheitlich, sicher und entlastend funktionieren. Digitale Unterstützung: QM-Aufbau effizient mit Software umsetzen Viele Praxen stellen beim QM-Aufbau fest, dass Ordner, Excel-Listen und lose Dokumente schnell an Grenzen stoßen. Besonders wenn mehrere Mitarbeitende beteiligt sind, entstehen Versionierungsprobleme und unnötiger Aufwand. Eine digitale QM-Software kann den gesamten Aufbau erheblich vereinfachen: Dokumentenlenkung mit Versionierung und Freigaben Lesebestätigungen für neue oder geänderte Dokumente digitale Checklisten QM-Vorlagen für Hygiene, Datenschutz, Arbeitsschutz, QM Aufgaben- und Maßnahmenmanagement Klare Rollen- und Rechteverwaltung Paul: Spezialisierte QM-Plattform für Arztpraxen und MVZ Eine der führenden spezialisierten Lösungen für den Aufbau eines QM-Systems im Gesundheitswesen ist Paul, die webbasierte QM-Plattform von Paul Solutions. Paul wird bereits in über 350 Arztpraxen und MVZ eingesetzt und enthält zahlreiche fachspezifische Vorlagen, die speziell für den Aufbau eines normkonformen QM-Systems entwickelt wurden. Die wichtigsten Funktionen beim QM-Aufbau: umfangreiche Muster für QM, Hygiene, Datenschutz und Arbeitsschutz Prozesseditor für Ablaufbeschreibungen klare Dokumentenlenkung digitale Lesebestätigungen einfaches Aufgabenmanagement volltextdurchsuchbare Dokumente Damit lässt sich der komplette QM-Aufbau digital abbilden – transparent, revisionssicher und für das gesamte Team zugänglich. Häufige Fragen zum Aufbau eines QM-Systems Wie lange dauert der Aufbau eines QM-Systems? In der Regel 3–6 Monate, je nach Praxisgröße, vorhandenen Strukturen und digitalem Reifegrad. Muss ich ein bestimmtes QM-Verfahren (QEP, KTQ, EPA) verwenden? Nein. Die QM-Richtlinie schreibt kein spezielles Verfahren vor. Die Praxis kann selbst entscheiden, welches System am besten passt. Wie umfangreich muss die Dokumentation sein? Sie soll vollständig, verständlich und praxistauglich sein – aber nicht überbordend. Qualität geht vor Papiermenge. Brauche ich zwingend eine QM-Software? Pflicht ist sie nicht. In der Praxis erleichtert eine digitale Lösung den Aufbau jedoch deutlich, da Dokumentenlenkung, Versionierung und Nachweise zentral organisiert werden. Fazit: Der QM-Aufbau ist ein zentraler Erfolgsfaktor für jede Arztpraxis Ein gutes QM-System entsteht nicht zufällig, sondern durch strukturierten Aufbau, klare Verantwortlichkeiten und kontinuierliche Weiterentwicklung. Der PDCA-Zyklus bietet dafür einen klaren Rahmen. Der größte Mehrwert entsteht, wenn QM nicht als Bürokratie, sondern als Werkzeug verstanden wird – für mehr Orientierung, Sicherheit und Entlastung im Praxisalltag. Mit den richtigen Instrumenten, einem engagierten QMB und – wenn gewünscht – einer spezialisierten digitalen Lösung wie Paul gelingt der Aufbau eines nachhaltigen QM-Systems, das sowohl den gesetzlichen Anforderungen entspricht als auch die tägliche Arbeit spürbar erleichtert.

Wertevorstellungen und persönlichen Einstellungen unterscheiden sich von Mensch zu Mensch. Aus diesem Grund ist es unvermeidbar Konflikten sowohl im privaten Umfeld als auch im beruflichen Alltag aus dem Weg zu gehen. Immer wieder stößt man im Praxisalltag auf Fehler, Beschwerden und Meinungsverschiedenheiten. Grundsätzlich werden Konflikte von den meisten als negativ wahrgenommen. Doch diese sind nicht per se etwas Schlechtes, Konflikte eröffnen auch Chancen. Der Begriff „Conflictus“ stammt aus dem lateinischen und bedeutet „Zusammenstoß“. Bei interpersonalen Konflikten stoßen unterschiedliche Meinungen oder Ansichten zwei oder mehrerer Personen aufeinander. Sofern Konflikte nicht als Herausforderung und Aufgabe gesehen werden, kann dies negative Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe, Arbeitsatmosphäre, Gesundheit, Fluktuation oder auch die Patientenbindung haben. Doch wie geht man mit Konfliktsituationen im beruflichen Alltag am besten um, damit von Konflikten auch konstruktive Impulse und folglich positive Entwicklungen abgeleitet werden können? 6 Schritte zur Durchführung eines Konfliktgesprächs Schritt 1: Konflikt erkennen und definieren Es ist wichtig den Konflikt genau zu benennen und zu definieren, um die Missstände für alle Teammitglieder greifbar und deutlich zu machen. Die Definition des Konflikts sollte also möglichst präzise und wertfrei sein. Ein Konfliktgespräch fordert aktives Zuhören. Lassen Sie das Verstandene von den Gesprächspartnern in eigenen Worten wiederholen, um Missverständnisse zu vermeiden. Sollte das Wiederholte nicht das wiedergeben was Sie meinten, definieren Sie den Konflikt erneut. Wiederholen Sie diesen Vorgang so oft, bis Sie der Meinung sind „Ja genau das ist das Problem!“. Schritt 2: Lösungssuche Um eine für alle geeignete Lösung zu finden ist oftmals Kreativität gefragt. Sammeln Sie zunächst alle Lösungsvorschläge. Ganz egal für wie unwahrscheinlich Sie die Umsetzung der Idee halten. Kritik und Wertungen sollten in dieser Phase nicht vorgenommen werden. Schritt 3: Bewerten von Lösungen Diskutieren und bewerten Sie die gemeinsam erarbeiteten Lösungen im Team. Wägen Sie die Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungsansätze ab. Schritt 4: Entscheidung treffen Treffen Sie die Entscheidung gemeinsam im Team. Alle Seiten sollten sich für eine Lösung bekennen. Versuchen Sie Ihre persönliche Meinung nicht dem ganzen Team aufzudrängen, sondern entscheiden Sie objektiv welche der Lösungsansätze für alle am geeignetsten erscheint. Schritt 5: Maßnahmen umsetzen Nur mit einem klar strukturierten Ablauf und der Festlegung von Verantwortlichkeiten kann die getroffene Maßnahme optimal umgesetzt werden. Werten Sie Ergebnisse aus, die durch die Maßnahme beeinflusst werden, um zu verdeutlichen welche Auswirkung das auf den Praxisalltag hat. Schritt 6: Lösung kontrollieren Vereinbaren Sie einen weiteren Termin, um gemeinsam auszudiskutieren, ob die Lösung gut war und den Zweck erfüllt hat. Nehmen Sie die Kontrolle gemeinsam vor. Nicht jeder Lösungsansatz ist auf Anhieb der richtige. Sollten Sie zu dem Ergebnis kommen, dass die Lösung nicht optimal war, überlegen Sie gemeinsam, welche der weiteren Lösungsoptionen Sie als nächstes umsetzen. Die Umsetzung eines Konfliktgesprächs nimmt zwar Zeit in Anspruch jedoch führt es auf Dauer zu einer enormen Zeitersparnis. Die Kooperationsbereitschaft innerhalb des Teams steigt. Durch die gemeinsam erarbeitete Lösung erhöht sich ebenso die Motivation aller Konfliktbeteiligten. Der Teamgeist wird gesteigert und führt zu einem besseren Arbeitsklima im Arbeitsalltag. Sollte das Konfliktgespräch nicht zu dem gewünschten Ergebnis führen kann es oftmals hilfreich sein sich externe Hilfe zu suchen. In diesem Fall kann eine Konfliktmoderation hilfreich sein, um das Arbeitsklima zu verbessern.

Dass kontaminierte Medizinprodukte im Gesundheitswesen eine Quelle für Infektionen darstellen, ist allgemein bekannt. Vor allem die Aufbereitung mittels Wischverfahren von semikritisch eingestuften Medizinprodukten, wie beispielsweise Ultraschallsonden mit Schleimhautkontakt, wird in Fachkreisen schon lange kontrovers diskutiert. Im Mittelpunkt dieser Diskussion steht die Frage der Validierbarkeit der abschließenden Wischdesinfektion. Durch die Validierung soll der dokumentierte Nachweis erbracht werden, dass das Verfahren die spezifizierten Anforderungen erfüllt. Damit wird nachgewiesen, dass das Sicherheitsniveau der aufbereiteten Medizinprodukte jederzeit erreicht wird. Um dies zu gewährleisten sind alle Schritte der Aufbereitung zu validieren und dokumentieren. Zudem muss die Dokumentation, wie aus §8 (1) MPBetreibV hervorgeht, auch für Dritte nachvollziehbar sein. Bei der Validierung geht es darum zu prüfen, ob kritische Prozessparameter bei jeder Aufbereitung reproduzierbar und kontinuierlich eingehalten werden können. Die Reproduzierbarkeit wird nicht automatisch gewährleistet, sodass routinemäßige Kontrollen erforderlich sind. Diese sollen für die Überwachung der relevanten Parameter des Prozesses sorgen und Ergebnisse der Aufbereitung feststellen. Bereits im November 2020 hatte das Robert-Koch-Institut angemerkt, dass die Validierbarkeit einer abschließenden Wischdesinfektion von semikritischen Medizinprodukten nicht gegeben ist. Als Grund wurde die mangelnde Reproduzierbarkeit der erforderlichen manuellen mechanischen Krafteinwirkung genannt, die abhängig von der durchführenden Person starken Schwankungen unterliegt. Dieser fachlichen Einschätzung schließen sich nun auch die für Medizinprodukte zuständigen obersten Landesbehörden und das Bundesinstitut für Arzneimittel und Medizinprodukte (BfArM) an.

Die regelmäßige Desinfektion von Flächen in medizinischen Einrichtungen ist in der heutigen Zeit kaum wegzudenken, denn diese leistet unbestritten einen wichtigen Beitrag zum Patienten- und Personalschutz. Die Grundlage der durchzuführenden Desinfektionsmaßnahmen ist die Bewertung der Infektionsrisiken in den einzelnen Bereichen, der Einrichtung. Mit den Ready-to-Use und Single-Use Tuchprodukten haben sich in der Flächendesinfektion im patientennahen Umfeld bereits innovative Produkte durchgesetzt, wohingegen es im Bereich der Desinfektion von Fußböden bislang weniger Innovationsaktivitäten zu erkennen waren. In dem folgenden Beitrag werden die Eigenschaften aufbereitbarer Mehrwegmopps und vorgetränkter Einmalmopps gegenübergestellt und auch die Benetzungseigenschaften thematisiert. Zusammenfassung Zusammenfassend ist zu sagen, dass die vorgetränkten Einwegmopps den Vorteil in ihrer sofortigen Verfügbarkeit haben. Hinzu kommt, dass durch die immer gleichbleibenden Eigenschaften der Reinigung deutlich geringere mikrobiologische Risiken auftreten und der Aufwand zur Aufbereitung der Mopps entfällt. Erste Studien deuten darauf hin, dass bei Betrachtung auch eine ökologische Bewertung im Vergleich zu Mehrwegmopps positiv ausfällt. Die Qualität der vorgetränkten Einwegmopps ist abhängig von der Wirksamkeit und den Anwendungseigenschaften des genutzten Desinfektionsmittels. Es lässt sich also feststellen, dass vorgetränkte Einwegmopps in Zukunft eine gute Alternative zu den herkömmlichen Mehrwegmopps sein werden, vor allem wenn ein adäquater Aufbereitungsprozess nur schwer sicherzustellen ist und die schnelle Verfügbarkeit eine wichtige Rolle spielt. Mehrwegmopps In der Regel bestehen Mehrwegmopps aus Naturfasern wie Baumwolle oder synthetischen Fasern. Diese sind durch die dünnen Fasern ideal zur Aufnahme von Schmutz geeignet. Doch zeitgleich erschwert genau diese Eigenschaft die Reinigung der Bezüge, da die empfindliche Mikrofaserstruktur mit jedem Aufbereitungsprozess sowohl Fasermaterial verliert als auch zu Verklebungen der Fasern beiträgt. Dadurch gehen mit jedem Aufbereitungsprozess auch die Reinigungseigenschaften des Mehrwegmopps verloren. Hinzu kommt die Gefahr, dass es durch die Anwendung von unterschiedlichen Desinfektionsmitteln zu einer Inkompatibilität zwischen Fasermaterial und Wirkstoff kommt. Dies kann zu einer reduzierten Freisetzung des Wirkstoffs und somit zu einer eingeschränkten Leistung der Desinfektion führen. Studien zeigen, dass die adäquate Aufbereitung aufwendig ist und zudem eine Vielzahl an potenziellen Risiken birgt. Acht von neun der untersuchten aufbereiteten Wischbezüge (Feuchtlagerung) waren mikrobiologisch belastet. Von 32 aufbereiteten Wischbezügen, die maschinell getrocknet wurden, waren 13 mikrobiologisch belastet. Vorgetränkte Einwegmopps Wie bereits erwähnt, sind die Ready-to-Use oder Single-Use Tuchprodukte für patientennahe Flächen bereits weit verbreitet. Auch die vorgetränkten Einwegmopps bieten Vorteile in der einfachen Anwendung, der sofortigen Verfügbarkeit und erleichtern zudem die Umsetzung der WHO-Empfehlung für Isolierräume, welche die Reduzierung eines Übertragungsrisikos durch das Ein- und Ausschleppen von Bakterien und Viren zum Ziel hat. Sowohl neue, trockene Einmalmopps als auch mit Desinfektionsmittel vorgetränkte Mehrwegmopps können mikrobiell kontaminiert sein. Bei vier von 16 der vorgetränkten Mehrwegmopps konnten apathogene Sporenbildner nachgewiesen werden. Dies deutet darauf hin, dass auch bei vorgetränkten Einwegmopps eine Prüfung auf mikrobielle Keimfreiheit durch den Hersteller durchzuführen ist, um die Produktqualität sicherzustellen. Benetzungseigenschaften Um eine adäquate Desinfektion sicherzustellen ist eine vollständige Benetzung der zu desinfizierenden Oberfläche von großer Bedeutung. Es ist bekannt, dass zur vollständigen Benetzung einer Fläche ca. 4 ml Desinfektionsmittellösung ausreichend sind. Während bei den aufbereitbaren Mehrwegsmopps ca. 10-13 g Desinfektionsmittellösung aufgebraucht werden, sind es bei den vorgetränkten Tüchern deutlich weniger. Die Benetzungseigenschaften hängen kaum davon ab, ob ein Mehrwegmopp oder ein Einwegmopp genutzt wird. Den entscheidenden Einfluss darauf hat die Oberflächenspannung, die durch Tenside und Lösungsmittel einer Rezeptur beeinflusst wird. Das wichtigste dabei ist die Prüfung der Wirksamkeit im Vier-Felder-Test nach DIN EN 16615.

Unsere Haut ist als natürliche Barriere gegen pathogene Erreger enorm wichtig. Im Rahmen unserer Hygieneberatung ist eine zunehmende Sensibilisierung zu bemerken. Lesen Sie, wie man sich nicht zwischen PSA und Hautschutz entscheiden muss. Ob bei der Arbeit oder während des Einkaufens, in allen möglichen Bereichen des Alltags kommt man nicht drum herum, Gegenstände anzufassen, die schon durch mehrere Hände gegangen sind. Seien es Türklinken, die Toilettenspülung oder der Stift, den man sich zum schnellen Notieren seiner Gedanken doch noch schnell von seinem Kollegen leiht. Der Übertragungsweg des neuartigen Coronavirus per Schmierinfektion – also beispielsweise durch die Weitergabe der Viren über Oberflächen, noch nicht mit Sicherheit nachgewiesen werden konnte, so gibt es doch genügend Krankheiten, die auf diesem Wege ansteckend seien können. Erkältungen und Magen-Darm Infekte sind dabei nur zwei von zahlreichen Möglichkeiten. Dementsprechend wird empfohlen, die Händedesinfektion und das Händewaschen mit Seife in die Alltagsroutine einzubauen. Dass das mit Blick auf das Hautbild nicht unbemerkt bleibt, ist keine Überraschung. So kann das gewissenhafte Durchführen von Hygienemaßnahmen eine raue Hautoberfläche und kleine Risse auf dem Handrücken zur Folge haben. Die Konsequenzen dessen sind neben einem unangenehmen Gefühl auch der Verlust wesentlicher Funktionen unseres größten Organs: Der natürliche Schutzfilm der Haut Die Haut hat einen eigenen Schutzfilm, der gegen Keime vorgeht, welche nicht Teil unserer natürlichen Hautflora sind. Dieser besteht aus verschiedenen Stoffen mit niedrigem PH-Wert, welche mit unserer Hautflora korrelieren und in der Kombination eine schlechte Lebensumgebung für die meisten Keime und Bakterien darstellt. Durch das regelmäßige Händewaschen und die Verwendung von Desinfektionsmitteln wird dieser natürliche Schutzfilm zerstört. Durch die kleinen Mikrorisse in der Haut können anschließend Bakterien oder Keime ungehindert in den Körper eintreten. Doch wie kann man diese Folgeerscheinungen vermeiden, reicht doch der natürliche Schutzfilm der Haut nicht zur Vermeidung von Ansteckungen aus? Gesundes Hautbild durch Einweghandschuhe? Regelmäßiges Händewaschen schützt vor Infektionen mit Erregern. Waschen Sie Ihre Hände also nicht nur bei sichtbarer Verschmutzung. Denn Krankheitserreger sind mit dem bloßen Auge nicht zu erkennen. Achten Sie ebenso darauf sich vor allem unterwegs nicht ins Gesicht zu fassen, da Augen, Nase und Mund eine Eintrittspforte für Erreger darstellen. Die Verwendung von Einmalhandschuhen ist hier eher kontraindiziert, da sie ein falsches Gefühl von Sicherheit vermitteln können, was oft zu einer Vernachlässigung der beschriebenen Händehygiene führt. Durch ein dauerhaftes Tragen von Einmalhandschuhen kann die Haut geschädigt werden. Lässt sich ein Tragen von Einmalhandschuhen über einen Zeitraum von länger als 30 Minuten nicht vermeiden, so ist ein Tragen von dünnen Baumwollhandschuhen unter diesen zu empfehlen. Diese sind dann natürlich auch regelmäßig zu waschen. Daher prüfen Sie genau wo welche Maßnahme sinnvoll ist. Besser ist es, dem Austrocknen der Haut präventiv entgegenzuwirken. Das Waschen der Hände und die Desinfektion werden also durchgeführt, durch verschiedene Hautschutzmittel greifen sie diese allerdings nicht mehr so stark an. Prävention und Nachsorge Viele Unternehmen in der Gesundheitsbranche, in welcher die Händedesinfektion für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen von größter Wichtigkeit ist, arbeiten daher bereits mit Hautschutzplänen. Dazu können Handcremes gehören, welche vor der Arbeit aufgetragen werden und die Wirkung von Desinfektionsmitteln nicht abmildern, wie herkömmliche Cremes. Auch kann ein rückfettendes Desinfektionsmittel verwendet werden. Für den Abschluss des Arbeitstages wird zuweilen noch eine fetthaltigere Handcreme zur Verfügung gestellt. Diese darf nicht mit dem Desinfektionsmittel zusammen genutzt werden, da es seine Wirksamkeit mindert, unterstützt aber dafür der Regeneration der Haut. Hautschutz richtig anwenden Bei der Verwendung eines Hautschutzmittels ist die korrekte Anwendung unabdingbar. Es wird geraten, die Hände vor dem Auftragen zu reinigen und gut trockenen zu lassen. Anschließend soll das Mittel in ausreichender Menge auf die Hautoberfläche gegeben und gleichmäßig verteilt werden. Es muss darauf geachtet werden, dass auch die Fingerzwischenräume und ‑spitzen, Nägel und Handgelenke und Handrücken ausreichend mit dem Mittel versorgt werden. An dieser Stelle sei auch nochmal der Hinweis gegeben, dass das Tragen von Unterarmschmuck überall untersagt ist, wo eine hygienische Händedesinfektion notwendig werden kann. Wird sich an alle oder zumindest die meisten der Hautschutzmaßnahmen gehalten, so kann man mit gutem Gewissen regelmäßig die Hände waschen, desinfizieren und dennoch ein gesundes Hautbild vorweisen.

Warum Passwörter vor allem im Gesundheitswesen wichtig sind. Bei dem Stichwort „Vorgaben für Passwörter“ werden bei Schulungen in Arztpraxen, MVZ oder anderen Einrichtungen des Gesundheitswesens oft die Augen gerollt. An die Passwortregeln, die für den Schutz der Patientendaten erforderlich sind, hält sich in der Praxis kaum jemand. Doch dies kann schlimme Folgen haben. Nicht nur, dass sensible Daten gestohlen werden können, auch hohe Strafen bis zu 10 Millionen Euro oder 2% des weltweiten Unternehmensumsatzes können eingefordert werden. Daher ist es wichtig alle Mitarbeiter nochmals zu diesem Thema zu sensibilisieren. Das ist die Aufgabe des Verantwortlich in Zusammenarbeit mit der jeweiligen IT-Abteilung und dem internen oder externen Datenschutzbeauftragten. Passwörter sind die zentralen Schutzeinrichtungen, um die Systeme vor der unbefugten Nutzung durch Dritte zu schützen. Ein Nutzer kann sich durch eine Benutzerkennung oder mehrere Passwörter identifizieren. Insbesondere zu Zeiten des Verstärkten Arbeitens aus dem Homeoffice ist die Sicherung der Systeme zwingend notwendig. Was macht ein gutes Passwort aus? Das Bundesamt für Sicherheit und Informationstechnik (BSI) hat neue Empfehlungen zum Thema Passwörter rausgegeben. Daher sollten alle Mitarbeiter noch einmal in diesem Bereich sensibilisiert werden, um sowohl die geschäftlichen als auch die privaten Accounts zu schützen. Die wichtigen Regeln noch einmal zusammengefasst: Wählen Sie mehr als 8 Zeichen Verwenden Sie Groß- und Kleinbuchstaben, Ziffern und Sonderzeichen Nutzen Sie selbstausgedachte, sinnlose Sätze, wobei jeder erste Buchstabe eines Wortes ein Zeichen des Passwortes ergibt Weisen Sie alle Mitarbeiter darauf hin keine banalen Passwörter sowie Wiederholungs- oder Tastenmuster zu nutzen! Bedenken Sie dabei, dass auch Tablets und Smartphones kleine Computer sind, die vor einem unbefugten Zugriff geschützt werden müssen. Hier ein Beispiel für eine Passwort aus einem Satz: Meine Familie wohnt bereits seit 20 Jahren in Köln und mag das Rheinland -> #MFwbs20JiKumdR# Als wichtige Neuerung ist zu nennen, dass entgegen den Empfehlungen wie bisher Passwörter nicht mehr alle drei Monate verändert werden sollen, da es in den meisten Fällen dazu kam, dass die Passwörter nur leicht abgeändert wurden und somit auch schnell geknackt werden konnten. Wann sollte ein Passwort zwingend geändert werden? Geändert werden muss ein Passwort, wenn ein Schadprogramm auf dem PC oder dem IT-System ist, da diese Programme Zugangsdaten aufzeichnen und an Dritte übermitteln können. Zudem kursieren diese Daten dann auch oft im Internet. Daher muss das Schadprogramm schnellstmöglich entfernt und neue Passwörter installiert werden. Zudem sollten Passwörter geändert werden, sobald sie von einem Diensteanbieter dazu aufgefordert werden oder sie Informationen von seriösen Nachrichtendiensten zu bestimmten Angreifern, Spam- oder Pishing-Mails erhalten. Wie kann man Passwörter am besten verwalten? Es ist bekannt, dass man für jeden einzelnen Account, sei es beruflich oder privat, ein separates Passwort nutzen soll. So kommen bei den meisten Menschen sehr viele Passwörter zustande. Hierzu ist es hilfreich, einen sogenannte Passwort-Safe zu nutzen. Hier können alle Passwörter hinterlegt werden und der Nutzer muss sich nur ein Masterpasswort merken. In diesem Bereich gibt es neben Open-Source Software auch die Möglichkeit Passwortverwaltungssoftware von Betriebssystemen zu nutzen. Sogar einige Webbrowser bieten an Passwörter zu speichern, hier muss man als Nutzer besonders darauf achten, dass diese mit einem Masterpasswort abgesichert sind. Für den Alltag gilt, sensibilisieren sie alle Mitarbeiter und legen sie eine Passwortrichtlinie für ihre Praxis/ ihr Unternehmen fest. Geben Sie Passwörter nicht weiter und verwenden Sie in der Praxis keine Klebezettel oder sonstiges. Ändern Sie alle vor eingestellten Passwörter ab. Für die IT-Abteilung ist es wichtig Passwörter der Nutzer nicht im Klartext zu speichern, da dies ein Verstoß gegen Art. 32 der DSGVO darstellt und mit einem Bußgeld in einem aktuellen Fall von 20.000 Euro geahndet wurde. Dieses Bußgeld, welches in Baden-Württemberg verhängt wurde, fiel auch nur so gering aus, da sich der Verantwortliche intensiv darum gekümmert hat, den Datenschutzverstoß schnellstmöglich zu beseitigen. Wenn möglich nutzen Sie eine 2‑Faktor-Authentifizierung, so kann ein Zugriff auf das System verhindert werden, auch wenn das Passwort geknackt wurde, da eine Information an den Nutzer gesendet wird und dieser bspw. einen Verifizierungscode eingeben muss, um sich eindeutig zu identifizieren.

Um die Arbeitszeiten der Mitarbeiter Datenschutz-konform zu erfassen gibt es verschiedene Möglichkeiten. Zunächst müssen aber bestimmte gesetzliche Auflagen erfüllt werden, sodass die Daten sicher verarbeitet, gespeichert und letztendlich auch gelöscht werden. Die Erfassung der Arbeitszeiten erfolgt, auch wenn sie pseudonymisiert ist, immer personenbezogen, da die Anfangs- und Endzeiten in der Verarbeitung den gesetzlichen Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes, dem Art. 88 der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung), § 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und § 87 Abs.1 Nr.6 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) entsprechen. Grundsätzlich gilt, dass alle Verantwortlichen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten die Grundsätze der DSGVO Art.5 einhalten müssen. Neben diesem Artikel muss die Rechtsmäßigkeit, d.h. die gesetzlichen Regelungen des BDSG, des Arb-ZG sowie eventuelle Betriebsvereinbarungen berücksichtigt werden. Die Arbeitszeiterfassung ist notwendig, um den Arbeitsvertrag zu erfüllen. Nach Art. 6 Abs.1 DSGVO hat der Arbeitgeber zudem ein berechtigtes Interesse die Arbeitszeit zu erfassen, um die Stundennachweise zu erhalten. Nach dem Arbeitszeitgesetz muss der Arbeitgeber Überstunden nachweisen. Nach einem Urteil des EuGHs vom Mai 2019 müssen die EU-Mitgliedsstaaten Arbeitgeber dazu verpflichten, auch die Regelarbeitszeiten nachweisbar zu erfassen. Hierfür gibt es bislang keine gesetzliche Ausgestaltung in Deutschland. Neben der Rechtsmäßigkeit muss die Transparenz der Zeiterfassung geregelt sein. Hierzu sollte diese als einzelne Verarbeitungstätigkeit in das Verarbeitungsverzeichnis aufgenommen werden und unter der Beachtung der Betroffeneninformationen nach Art. 13 und 14 DSGVO zu beauskunften sein. Wichtig ist auch die Zweckbindung der Daten. Diese sollten nur zur Erfassung der Arbeitszeiten genutzt werden. Sollten noch andere Zwecke erfüllt werden, so können diese in einer gesonderten Betriebsvereinbarung benannt werden. Wie lange diese Daten gespeichert werden müssen/ dürfen, ist im Arbeitszeitgesetze beschrieben. Die Nachweise über die Arbeitszeiten müssen zwei Jahre aufbewahrt werden. Steuer relevante Daten müssen von Unternehmen im Zuge der Abgabenordnung zehn Jahre aufbewahrt werden. Sind diese Aufbewahrungsfristen erreicht so müssen im Sinne des DSGVO alle Daten gelöscht werden. Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten und somit vertraulich zu behandeln, hier muss nun auch ein System gewählt werden, welches die Vertraulichkeit berücksichtigt. Nur Personen, die mit den Daten arbeiten, diese also zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, dürfen diese sensiblen Daten einsehen. Sie dürfen nicht von Personen manipuliert oder gelöscht werden, können. Welche Möglichkeiten der Zeiterfassung gibt es nun für Betriebe? Neben der alten klassischen Stechuhr, die man auch aus alten Fabriken kennt und die unter den jetzigen Umständen und den gesetzlichen Vorgaben nicht mehr umsetzbar ist, da insbesondere der Bereich der Vertraulichkeit und Integrität nicht erfüllt werden kann, gibt es manuelle Lösungen und digitale Zeiterfassungssysteme. Zunächst zu den manuellen Lösungen: Es gibt hier verschiedene Modelle. Neben der klassischen Tabelle, die von dem Mitarbeiter geführt werden, kann es auch Excel-Tabellen geben, die digital geführt werden.- Diese sind einfacher zu handhaben als die Papierform, dennoch gibt es auch hier einiges zu beachten. Sind die Daten zentral gespeichert, muss es ein Berechtigungskonzept geben, welches den Zugriff auf diese Dokumente regelt. Speichern die Mitarbeiter ihre Daten auf dem eigenen PC, so muss hier der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Daten gegen unbefugte Zugriffe geschützt sind. Beides ist mit Aufwand verbunden. Für beide manuelle Lösungen gilt, dass sie in ein zentrales System übertragen werden, welches den Anforderungen der Dokumentationspflichten des Arbeitgebers genügen. Hier müssen auch im Besonderen die Aufbewahrungs- und Löschfristen eingehalten werden. Die zurzeit nach dem Gesetz sicherste Lösung ist eine digitale Zeiterfassung per Chip, Transponder oder auch über eine Smartphone App. Hier werden die erfassten Daten sofort in ein System übertragen und so Fehler minimiert. Ebenso werden über Zugriffskontrollen sowie Sperr- und Löschkonzepte alle datenschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten.

Je größer die Arztpraxis, umso wichtiger wird sie - die regelmäßige Teambesprechung. Medizinische Fachangestellte und Ärzte können transparent und zur gleichen Zeit Informationen austauschen, und die "stille Post" mit den damit verbundenen Missverständnissen und Informationsverlusten hat ausgedient. Die regelmäßige Teamsitzung spielt aus diesem Grund auch eine wichtige Rolle im Qualitätsmanagement (QM). Hier kommt dem Vorgesetzten - sei es Chef, Chefin oder Praxismanager - eine besondere Verantwortung zu. Neben der Organisation der Teamsitzung sollten nämlich auch "atmosphärische Störungen" im Vorfeld registriert und vermerkt werden, damit diese bei der nächsten Besprechung angesprochen werden können. Nur, wenn eine Teambesprechung gekonnt durchgeführt wird, wird sie erfolgreich die Teambildung in der Arztpraxis stärken. Termin und Dauer einer Teamsitzung Selbst in großen Gemeinschaftspraxen mit vielen Angestellten und viel Gesprächsbedarf sollte eine Teamsitzung nicht zu oft stattfinden. Wöchentliche Teamsitzungen bringen Frust, da die Sitzung meist die Arbeitszeit verlängert und im schlechtesten Fall zu Überstunden führt. Eine Teamsitzung alle drei Monate hat sich dagegen meist als nicht ausreichend erwiesen. Günstig ist es, die Teamsitzung einmal im Monat abzuhalten - wenn möglich, immer am gleichen Tag, beispielsweise am letzten Mittwoch im Monat. Feste Tage geben den MFAs und Ärzten Planungssicherheit. Das gilt für die Freizeit genauso wie für Punkte, die auf die Agenda gebracht sein möchten. Ein Mittwoch bietet sich prinzipiell an, weil Praxen in der Regel nachmittags geschlossen haben. Zur Planungssicherheit gehört auch, dass jeder weiß, was auf ihn zukommt. Anders als in manch einem Verein muss die Länge der Besprechung vorgegeben sein. Maximal eine Stunde, dann sollte alles abgehandelt sein. Kann sich das Team bei einem bestimmten Punkt nicht einigen, sollte dieser auf der nächsten Sitzung erneut zur Sprache gebracht werden - es sei denn, die Klärung ist sehr dringlich. Je länger eine Teamsitzung dauert, umso mehr leidet ihre Qualität. Hier ist der Moderator gefragt, um die Sitzung für alle in einem erbaulichen Rahmen zu halten. Die Moderation wird von dem übernommen, der sich auch um die Organisation kümmert: Chef/in oder Praxismanager/in. Vorbereitung auf die Teambesprechung Jeder Mitarbeiter sollte im Vorfeld über die Themen der kommenden Teamsitzung informiert werden. Für das Qualitätsmanagement ist es eine wichtige Voraussetzung, dass schriftlich niedergelegt wird, was besprochen wird oder wurde. Bei aufkeimenden Konflikten kann auf diesem Weg immer auf die Agenda oder später auf das Protokoll verwiesen werden. Damit sich die Teilnehmenden auf die Teamsitzung ausreichend vorbereiten können, ist es ratsam, die Agenda eine Woche vor dem Sitzungstermin zu verteilen. Ob dies in Papierform oder via E-Mail geschieht, liegt im Ermessen des "Veranstalters". Auf die Agenda gehören alle Punkte, die sich seit der letzten Besprechung angesammelt haben. Das gilt für Erfolge wie Probleme. Alle heißt dabei auch wirklich alle: MFAs, die Verbesserungsvorschläge einbringen möchten oder Probleme in dem einen oder anderen Bereich des Qualitätsmanagements sehen, gehören ebenso angehört wie der Praxismanager oder Inhaber! Es gibt nur wenige Punkte, die im Rahmen eines Qualitätsmanagements anfallen können, die nicht auf die Agenda der Teamsitzung gehören. Dabei handelt es sich um Konflikte, die zwischen bestimmten Personen schwelen oder Punkte, die nicht den Gesamtbetrieb, sondern einen Einzelnen im Team betreffen. Für diese Fälle gibt es die Mitarbeiterbesprechungen. Während der Teamsitzung Das Qualitätsmanagement soll auch die Wirtschaftlichkeit einer Arztpraxis erhöhen. Dies kann nur mit Hilfe von motivierten Medizinische Fachangestellten und Ärzten gelingen. Zudem werden Menschen, die gerne an ihrem Arbeitsplatz sind, seltener krank - you know. Deshalb ist es in der Teamsitzung wichtig, Lob und Anerkennung auszusprechen. Zum einen motiviert ein Lob, zum anderen kommt Kritik besser an, wenn es beispielsweise heißt: "Die Fehlerquote in den Abrechnungen ist zurückgegangen, dafür unser Dank. Allerdings kann/muss dieses und jenes noch verbessert werden/schneller gehen ..." Im nächsten Schritt müssen Konflikte gelöst werden. Jeder Konflikt ruft eine Störung in der Arbeitsatmosphäre hervor. Dieses wird ganz sicher von den Patienten bemerkt, was im schlimmsten Fall zum Arztwechsel und einem Loch in der Kasse führen kann. Auch das beste Qualitätsmanagement ist zum Scheitern verdammt, wenn auftretende "Störfeuer" nicht bestimmt und abgestellt werden können. Dabei sollte es vermieden werden, einen anderen zu bewerten. Ein guter Ansatz ist, seine eigenen Wahrnehmungen zu schildern. Ein Feedbacknehmer sollte stets direkt angesprochen und Situationen nicht verallgemeinert werden. Jemand, der ein Feedback gibt, sollte eben jenes auch annehmen können. Dazu gehören aktives Zuhören und Ausredenlassen. Wird ein anderer Standpunkt vertreten, kann der im Anschluss dargelegt werden. Es ist immer hilfreich, die "Netikette" für alle sichtbar im Raum zu platzieren. Das kann helfen, wenn es bei Debatten die Temperatur steigt. Nach der Sitzung Damit der Ablauf der Sitzung im QM-Handbuch dokumentiert werden kann, muss während der Sitzung ein Protokoll geführt werden. Ist dieses von den Anwesenden angenommen und bestenfalls unterschrieben, kann zu jeder Zeit auf dieses Sitzungsprotokoll zurückgegriffen werden, sobald Fragen zum Ablauf oder zu anderen Themen auftauchen. Ebenfalls können urlaubende oder krankgeschriebene Mitarbeiter sich auf diesem Weg nachträglich über die Teamsitzung informieren. Wie sind Eure Erfahrungen mit der Teambesprechung? Teilt sie mit uns im Forum!