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  • Eine wirkungsvolle Teamsitzung braucht Struktur


    teramed

    Teamarbeit gelingt dann, wenn alle ein "Wir-Gefühl" verspüren und gemeinsam auf Ziele hinarbeiten. Die richtige Kommunikation ist eine Voraussetzung für ein wertvolles Miteinander. Eine effektive Teamsitzung ist dabei ein wichtiges Instrument - benötigt jedoch ein paar Voraussetzungen, um zu einem Gewinn für das Team zu werden.

    Grundlegendes

    • Ort: Nicht die Küche, nicht der Aufenthaltsraum der medizinischen Fachangestellten und Mitarbeiter.
    • Teamsitzungen sind Arbeitszeit! Keine Pausen dafür verwenden! Jeder braucht Erholungszeit, um für den nächsten Ansturm gewappnet zu sein.
    • Die Teamsitzung wird daher auch nicht zur Essenszeit umfunktioniert!
    • Rollen müssen vorher festgelegt werden: Schriftführer, Moderator und Zeitmanager.
    • Die Teamsitzung sollte regelmäßig stattfinden. Regelmäßig bedeutet aber nicht unbedingt alle zwei Wochen, sondern einfach nur in festgelegten Abständen. Eine Sitzung pro Quartal kann ausreichend sein, einmal pro Monat ist aber in vielen Praxen besser. Die Dauer sollte 1,5 bis 2 Stunden nicht überschreiten. Zu bestimmen Anlässen (zum Beispiel bei personellen Veränderungen oder besonderen Ereignissen) können zusätzliche Termine angesetzt werden.
    • Anwesenheit ist für alle Pflicht!
    • Kommunikationsregeln beachten: Ich-Botschaften, keine Anschuldigungen, Verbesserungsphilosophie statt Fehlerphilosophie.

    Vorbereitung und Rollen

    Moderator/in

    Sie/er bereitet die Struktur der Sitzung vor und schätzt ungefähr ab, wie viel Zeit für jeden Tagesordnungspunkt und für die Sitzung insgesamt benötigt wird.

    Zitat

    Was sind die Hauptpunkte, die besprochen werden müssen? Was ist besonders wichtig? Was muss als erstes besprochen werden?

    Sie/er erstellt einen Plan und hängt diesen für alle einsehbar etwa eine Woche vorher an einem vereinbarten Ort (Schwarzes Brett) aus. Dadurch kann sich jeder auf die zu besprechenden Themen vorbereiten und sich vorbereitende Gedanken machen.
    Wenn es dann so weit ist, führt der/die Moderator/in durch die Sitzung: Hauptaufgabe: das gerade aktuelle Thema im Auge zu behalten und etwaige Abschweifer sofort wieder auf den richtigen Weg zurückzubringen. Da kann manchmal auch ein resolutes Eingreifen gefragt sein. Der Moderator sollte also durchsetzungsfähig sein.

    Auch auf die Zeit sollte geachtet werden: Für jeden Tagespunkt sollte zwar ausreichend Raum zu Verfügung stehen, aber der Zeitrahmen der Sitzung nicht überschritten werden. In großen Teams kann es sogar sinnvoll sein, hierzu ein Mitglied extra als Zeitnehmer zu beauftragen.

    Schriftführer/in

    Sie/er besorgt sich das letzte Protokoll und alle schriftlichen Dokumente, die damit zusammenhängen. Dies ist wichtig, um festzustellen, ob die zu erledigenden Punkte auch tatsächlich bearbeitet worden sind. Dieser Schritt ist die Grundvoraussetzungen für den KVP (kontinuierlichen Verbesserungsprozess), der ein wichtiger Bestandteil jedes Qualitätsmanagements darstellt.

    Teammitglieder

    Sie befassen sich mit den Punkten die ihnen besonders wichtig sind. Also es wäre hilfreich, wenn Sie vorher zumindest schon die wichtigsten Punkte gelesen hätten (Aushang am Schwarzen Brett in der Arztpraxis). Zusätzlich macht sich idealerweise jeder Gedanken über Punkte, die besprochen werden sollen, aber noch nicht auf der Besprechungsliste stehen.

    Während der Teamsitzung

    Die Sitzung wird vom Moderator eröffnet, die einzelnen Schritte werden vorher noch einmal vorgestellt. Der jeweilig anstehende Punkt wird vorgelesen und zur Besprechung freigegeben.
    Der Moderator sollte darauf achten, dass jeder zu Wort kommen kann und nicht unterbrochen wird.

    Sinnvoll ist es, dass jede Person eine Sprechzeit von 5 Minuten erhält und diese nicht überschritten wird. Fünf Minuten können sehr lang sein! Nach drei Minuten fängt man in den meisten Fällen an, sich zu wiederholen (probiere das ruhig einmal selbst aus). Die Zeitgrenze von fünf Minuten verhütet daher, dass regelrechte Monologe geführt werden. Diese können dazu führen, dass nach der Sitzung jeder unzufrieden ist und das Gefühl hat, er wurde nicht gehört und der jeweilige Punkt wurde nicht abgearbeitet, so dass man direkt nach der Sitzung eigentlich schon wieder eine Sitzung einberufen könnte.

    Wird die veranschlagte Zeit für einen Tagesordnungspunkt überschritten, muss im Team entschieden werden, ob der Punkt weiter diskutiert oder vertagt wird. Vielleicht fehlen wichtige Details und das Thema kann nicht abgeschlossen werden.

    Die Aufgabe des Schriftführers ist es während all diesen Vorgängen, die Einzelheiten und Entscheidungen schriftlich festzuhalten. Vor allem wichtig:

    Zitat

    Wer macht was und bis wann?

    Abschluss

    Der nächste Termin wird festgelegt, die neu erarbeiteten Aufgaben werden verteilt, das Protokoll wird ins Reine geschrieben und jedem zur Unterschrift vorgelegt.

    Die gute Teamsitzung: Diskutiere mit im Forum!

     

     




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