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  • Die Teambesprechung effektiv führen


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    Je größer die Arztpraxis, umso wichtiger wird sie - die regelmäßige Teambesprechung.

    Medizinische Fachangestellte und Ärzte können transparent und zur gleichen Zeit Informationen austauschen, und die "stille Post" mit den damit verbundenen Missverständnissen und Informationsverlusten hat ausgedient.

    Die regelmäßige Teamsitzung spielt aus diesem Grund auch eine wichtige Rolle im Qualitätsmanagement (QM). Hier kommt dem Vorgesetzten - sei es Chef, Chefin oder Praxismanager - eine besondere Verantwortung zu.

    Neben der Organisation der Teamsitzung sollten nämlich auch "atmosphärische Störungen" im Vorfeld registriert und vermerkt werden, damit diese bei der nächsten Besprechung angesprochen werden können. Nur, wenn eine Teambesprechung gekonnt durchgeführt wird, wird sie erfolgreich die Teambildung in der Arztpraxis stärken.

    Termin und Dauer einer Teamsitzung

    Selbst in großen Gemeinschaftspraxen mit vielen Angestellten und viel Gesprächsbedarf sollte eine Teamsitzung nicht zu oft stattfinden.
    Wöchentliche Teamsitzungen bringen Frust, da die Sitzung meist die Arbeitszeit verlängert und im schlechtesten Fall zu Überstunden führt.

    Eine Teamsitzung alle drei Monate hat sich dagegen meist als nicht ausreichend erwiesen.

    Günstig ist es, die Teamsitzung einmal im Monat abzuhalten - wenn möglich, immer am gleichen Tag, beispielsweise am letzten Mittwoch im Monat. Feste Tage geben den MFAs und Ärzten Planungssicherheit. Das gilt für die Freizeit genauso wie für Punkte, die auf die Agenda gebracht sein möchten. Ein Mittwoch bietet sich prinzipiell an, weil Praxen in der Regel nachmittags geschlossen haben.

    Zur Planungssicherheit gehört auch, dass jeder weiß, was auf ihn zukommt. Anders als in manch einem Verein muss die Länge der Besprechung vorgegeben sein. Maximal eine Stunde, dann sollte alles abgehandelt sein. Kann sich das Team bei einem bestimmten Punkt nicht einigen, sollte dieser auf der nächsten Sitzung erneut zur Sprache gebracht werden - es sei denn, die Klärung ist sehr dringlich. Je länger eine Teamsitzung dauert, umso mehr leidet ihre Qualität. Hier ist der Moderator gefragt, um die Sitzung für alle in einem erbaulichen Rahmen zu halten. Die Moderation wird von dem übernommen, der sich auch um die Organisation kümmert: Chef/in oder Praxismanager/in.

    Vorbereitung auf die Teambesprechung

    Jeder Mitarbeiter sollte im Vorfeld über die Themen der kommenden Teamsitzung informiert werden. Für das Qualitätsmanagement ist es eine wichtige Voraussetzung, dass schriftlich niedergelegt wird, was besprochen wird oder wurde.

    Bei aufkeimenden Konflikten kann auf diesem Weg immer auf die Agenda oder später auf das Protokoll verwiesen werden.

    Damit sich die Teilnehmenden auf die Teamsitzung ausreichend vorbereiten können, ist es ratsam, die Agenda eine Woche vor dem Sitzungstermin zu verteilen.

    Ob dies in Papierform oder via E-Mail geschieht, liegt im Ermessen des "Veranstalters". Auf die Agenda gehören alle Punkte, die sich seit der letzten Besprechung angesammelt haben. Das gilt für Erfolge wie Probleme.

    Alle heißt dabei auch wirklich alle: MFAs, die Verbesserungsvorschläge einbringen möchten oder Probleme in dem einen oder anderen Bereich des Qualitätsmanagements sehen, gehören ebenso angehört wie der Praxismanager oder Inhaber!

    Es gibt nur wenige Punkte, die im Rahmen eines Qualitätsmanagements anfallen können, die nicht auf die Agenda der Teamsitzung gehören. Dabei handelt es sich um Konflikte, die zwischen bestimmten Personen schwelen oder Punkte, die nicht den Gesamtbetrieb, sondern einen Einzelnen im Team betreffen. Für diese Fälle gibt es die Mitarbeiterbesprechungen.

    Während der Teamsitzung

    Das Qualitätsmanagement soll auch die Wirtschaftlichkeit einer Arztpraxis erhöhen. Dies kann nur mit Hilfe von motivierten Medizinische Fachangestellten und Ärzten gelingen.

    Zudem werden Menschen, die gerne an ihrem Arbeitsplatz sind, seltener krank - you know.

    Deshalb ist es in der Teamsitzung wichtig, Lob und Anerkennung auszusprechen. Zum einen motiviert ein Lob, zum anderen kommt Kritik besser an, wenn es beispielsweise heißt: "Die Fehlerquote in den Abrechnungen ist zurückgegangen, dafür unser Dank. Allerdings kann/muss dieses und jenes noch verbessert werden/schneller gehen ..."

    Im nächsten Schritt müssen Konflikte gelöst werden. Jeder Konflikt ruft eine Störung in der Arbeitsatmosphäre hervor. Dieses wird ganz sicher von den Patienten bemerkt, was im schlimmsten Fall zum Arztwechsel und einem Loch in der Kasse führen kann.

    Auch das beste Qualitätsmanagement ist zum Scheitern verdammt, wenn auftretende "Störfeuer" nicht bestimmt und abgestellt werden können. Dabei sollte es vermieden werden, einen anderen zu bewerten. Ein guter Ansatz ist, seine eigenen Wahrnehmungen zu schildern. Ein Feedbacknehmer sollte stets direkt angesprochen und Situationen nicht verallgemeinert werden. Jemand, der ein Feedback gibt, sollte eben jenes auch annehmen können. Dazu gehören aktives Zuhören und Ausredenlassen. Wird ein anderer Standpunkt vertreten, kann der im Anschluss dargelegt werden. Es ist immer hilfreich, die "Netikette" für alle sichtbar im Raum zu platzieren. Das kann helfen, wenn es bei Debatten die Temperatur steigt.

    Nach der Sitzung

    Damit der Ablauf der Sitzung im QM-Handbuch dokumentiert werden kann, muss während der Sitzung ein Protokoll geführt werden. Ist dieses von den Anwesenden angenommen und bestenfalls unterschrieben, kann zu jeder Zeit auf dieses Sitzungsprotokoll zurückgegriffen werden, sobald Fragen zum Ablauf oder zu anderen Themen auftauchen. Ebenfalls können urlaubende oder krankgeschriebene Mitarbeiter sich auf diesem Weg nachträglich über die Teamsitzung informieren.

    Wie sind Eure Erfahrungen mit der Teambesprechung? Teilt sie mit uns im Forum!

     

    bearbeitet von Christina Czeschik




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