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  • Das QM-Organigramm hilft Praxisverantwortlichkeiten klar zu regeln


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    Qualitätsmanagement - QM - ist aus den Praxen nicht mehr wegzudenken. Mehr oder weniger ausführlich wurden Handbücher, Checklisten und Arbeitsanweisungen erstellt, die sämtliche Praxisabläufe dokumentieren. Das Organigramm ist ein Teil des QM, um unter anderen Zuständigkeiten und Aufgaben der mfa und Ärzte übersichtlich darstellen und klar zu regeln. Ob überhaupt, und wie detailliert dieses Organigramm gestaltet werden muss, wird immer wieder diskutiert.

    Organigramm - grafische Darstellung der Organisationsstruktur in der Praxis

    Muster_Organigramm_Einzelpraxis-page-001.jpgDas QM in Arztpraxen wurde eingeführt, damit für jeden schnell ersichtlich ist, nach welchem Prinzip gearbeitet wird und wer für was verantwortlich ist. Oft wird diese Dokumentation als lästig und zeitraubend empfunden. Allerdings birgt das QM auch Vorteile. Neue medizinische Mitarbeiter brauchen nur einen Blick in das Handbuch zu werfen und wissen so schnell Bescheid. Alle mfa und Ärzte kennen den ihnen zugeteilten Aufgabenbereich. Kompetenzgerangel und daraus resultierende Unzufriedenheiten im Team werden verhindert. Gleiches gilt für den Fall, dass es Beschwerden oder gar den Vorwurf einer Fehlbehandlung gibt. Im Organigramm, als Teil der Qualitätsmanagements, findet der Mitarbeiter und die Praxisinhaber aufgeschlüsselt, welcher Arbeitsbereich in wessen Zuständigkeit fällt, eventuell auch, was ein Arbeitsbereich genauer beinhaltet. Dies alles in Form einer übersichtlichen Grafik. Hierfür gibt es Organigramm-Vorlagen, es kann aber auch völlig neu erstellt werden. Die einzelnen Aufzeichnungen für jeden Arbeitsbereich finden sich dann an anderer Stelle im QM-Handbuch.

    Was genau sollte in dem Organigramm vermerkt sein?

    Was in der Medizin lange bekannt ist, gilt auch für das Organigramm: Auf die Dosierung kommt es an oder viel hilft nicht viel ... Dementsprechend gilt es abzuwägen, ob, beispielsweise, die Namen sämtlicher MitarbeiterInnen in der Grafik auftauchen müssen. Ist die Praxis sehr groß, ist von einem solchen Vorgehen abzuraten. Zum einen muss das Organigramm bei jedem Mitarbeiterwechsel dann geändert werden, zum anderen geht die Übersichtlichkeit - das eigentliche Anliegen - verloren. Ebenso verhält es sich mit der ausführlichen Aufschlüsselung der Zuständigkeitsbereiche. Jene können als Anhang an das Organigramm im QM Handbuch hinterlegt werden. Auch empfiehlt es sich nicht, die Vertretung für die eventuelle Vertretung der Vertretung in der Grafik zu benennen. Oftmals sind die Organigramme auch den Patienten zugänglich. Somit gehören strategische Einsichten nicht direkt in die Darstellung. Was bleibt also übrig? Es genügt, anzugeben, wer das übergeordnete Sagen hat (Praxisleitung) und an wen welche Aufgabenbereiche delegiert wurden. In einem Organigramm der Einzelpraxis folgt auf den Arzt/die Ärztin der eventuelle Praxismanager. Diesem obliegt das komplette Praxismanagement, welches er in unterschiedliche Bereiche aufgeteilt hat. Je größer die Praxis, umso eher wird er MitarbeiterInnen bestimmt haben die einige der Bereiche unter sich aufteilen. Abrechnung und EDV, Dienstpläne, Materialbeschaffung, Hygiene, etc.. Sämtliche tiefer gehenden Informationen sollten im Handbuch, jedoch nicht im Organigramm auftauchen. Ob die Hauptverantwortlichen für die jeweiligen Bereiche namentlich genannt werden, liegt im Ermessen eines jeden Praxisteams. Schlussendlich unterschreibt ja dieses die Vorgehensweisen.

    Ist eine solche Grafik in der Praxis Pflicht?

    Gefordert wird vom Gesetzgeber das Qualitätsmanagement. Wie dieses ausgestaltet wird, ist jeder Praxis selbst überlassen. So wird eine kleine Praxis mit nur einem oder zwei medizinischen Fachangestellten auf das Organigramm verzichten können. Praxen, die mehr MitarbeiterInnen beschäftigen und große Gemeinschaftspraxen werden jedoch, eventuell, einmal dankbar für das Organigramm sein. Neben oben genannter Vorteile hilft es bei der Umsetzung einzelner Prozesse des Qualitätsmanagements. Leicht zu erfassende, schriftliche Vereinbarungen werden eher kontinuierlich beibehalten, als mündliche Vereinbarungen. Auszubildende sind dankbar, wenn klar vorgegeben ist, wer Ansprechpartner ist. Außerdem unterstützt es das Team dabei, die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens Arztpraxis zu steigern. Jeder kann sich an die vorgegebene Struktur halten, was Zeit einspart und Sicherheit gibt. Nur aus einem solchen Zustand heraus können Verbesserungen ersonnen und umgesetzt werden.




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