Terminvergabe Arztpraxis: Das ist zu beachten

Die Terminvergabe ist einer der wichtigsten Abläufe in der Arztpraxis. Wenn sie gut organisiert ist, trägt sie wesentlich zur Patientenzufriedenheit bei - wenn nicht, führt sie zu Beschwerden und schlimmstenfalls zum Arztwechsel unzufriedener Patienten. Wir geben zehn Tipps dazu, wie man seine Terminvergabe auf Vordermann bringt.

1. Termine in Stoßzeiten reduzieren

Montags morgens erleben die meisten Arztpraxen einen Ansturm. Über das Wochenende sind viele Patienten erkrankt, wollten den Notdienst jedoch nicht aufsuchen und stattdessen lieber warten, bis ihr eigener Arzt wieder Sprechstunde hat. Werden diese Patienten dann am Montag zwischen die regulär eingeplanten Termine geschoben, so müssen alle nachfolgenden Patienten warten.

Notfälle können natürlich immer auftreten. Auch die beste Terminplanung kann diese nicht vorhersehen. Daher hat es sich bewährt, am Montagmorgen weniger feste Termine einzutragen, um genügend Spielraum für unangemeldete Notfallpatienten zu haben.

2. Patienten müssen bei Verhinderung rechtzeitig absagen

Leider ist es nicht für alle Patienten selbstverständlich, dass sie den MFA im Voraus Bescheid geben, wenn sie einen Termin nicht einhalten können. Daher sollte man die Patienten bereits bei der Terminvergabe darauf hinweisen, dass notfalls rechtzeitig abgesagt werden muss. Ein entsprechender Hinweis auf dem Terminzettel ist eine Gedächtnisstütze für den Patienten.

3. Terminlänge von Beratungsanlass abhängig

Ein verschnupfter Patient benötigt natürlich eine wesentlich kürzere ärztliche Beratung als ein lebensbedrohlich erkrankter Patient. Achten Sie konsequent darauf, dass auch telefonisch von den medizinischen Fachangestellten der Beratungsanlass erfragt wird. Das Qualitätsmanagement der Praxis sollte hierzu klare Richtlinien für die Dauer der Termine bereithalten. Ein Beispiel haben wir für Euch zum Download vorbereitet:

4. Termine im individuellen Takt der Praxis vergeben

In vielen Praxen hat sich der 15-Minuten-Takt bewährt. Das heißt, der Arzt kann sich für jeden einbestellten Patienten eine Viertelstunde Zeit nehmen. Je nach Fachrichtung der Arztpraxis kann diese Zeit jedoch auch zu kurz oder zu lang sein. Um dies herauszufinden, muss die Terminplanung der vergangenen Wochen genau analysiert werden.

5. Aufwändigere Untersuchungen an Personaldecke anpassen

Ist eine medizinische Fachangestellte regelmäßig beispielsweise dienstags alleine in der Praxis, so sollten an diesem Tag keine Untersuchungen oder Behandlungen einbestellt werden, für die sie die Anmeldung verlassen muss. Die beste MFA kann nicht gleichzeitig die Anmeldung organisieren und beispielsweise ein Belastungs-EKG schreiben.

6. Akutfälle auf offene Notfallsprechstunde verweisen

Praxen mit vielen Akutpatienten, die als (objektive oder subjektive) Notfälle kommen, bekommen über kurz oder lang Probleme mit ihren Wartezeiten, wenn diese Patienten ständig dazwischengeschoben werden. Besser ist es hier, täglich eine offene Akutsprechstunde einzuführen, in der die Patienten einfach ohne Termin nach telefonischer Absprache einbestellt werden können. Mehr Informationen dazu gibt es hier:

7. Eine MFA ist alleine zuständig für die Terminvergabe

Ist die Terminvergabe die alleinige Aufgabe einer MFA, so fallen die Wartezeiten Untersuchungen zufolge geringer aus als wenn alle Helferinnen Termine vergeben. Die verantwortliche Praxismanagerin, wie diese MFA auch genannt wird, weiß genau über die Zeitfenster der einzelnen Termine Bescheid und kann dadurch lange Wartezeiten vermeiden.

8. Wann ist der Arzt bereit?

Der erste Termin morgens beim Arzt kann erst dann eingetragen werden, wenn der Arzt auch wirklich in der Praxis bereit für die medizinische Arbeit am Patienten ist. Selbst wenn die Praxis um 8 Uhr öffnet, der Arzt aber grundsätzlich erst um 8:15 Uhr erscheint und dann erst noch einen Kaffee trinkt, dürfen erst ab 8:30 Uhr Termine vergeben werden. Anderenfalls hat man schon früh morgens eine halbe Stunde Wartezeit angesammelt, die absolut vermeidbar wäre.

9. Sich auf den nächsten Tag vorbereiten

Damit die Wartezeiten möglichst gering bleiben, empfiehlt es sich, die Praxisräume bereits vor Beginn der Sprechstunde auf die kommenden Termine vorzubereiten. Die MFA sollte dazu bereits am Vortag oder morgens vor den ersten Terminen die Blutabnahmen vorbereiten (Röhrchen beschriften etc.), Instrumente reinigen und sterilisieren und Geräte und Instrumente für eine Untersuchung griffbereit legen. So spart man viel Zeit und kann, wenn der Patient kommt, gleich mit der Untersuchung oder Behandlung beginnen.

10. Patienten bereits bei der Terminvergabe auf evtl. Wartezeiten hinweisen

Benötigt ein Patient aufgrund akuter, aber nicht lebensbedrohlicher Beschwerden zeitnah einen Termin, so sollte die MFA ihn bereits bei der Terminvergabe darauf hinweisen, dass er Wartezeit in Kauf nehmen muss. So vermeidet man schon im Vorfeld Unmut beim Patienten.