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  • Praxissoftware und EDV-Umstellung: überörtliche BAG, ein Erfahrungsbericht


    teramed

    In der Nähe unserer Praxis beendete ein Ärzteehepaar seine Tätigkeit in einer erfolgreich geführten, großen Allgemeinarztpraxis. Ein interessierter Kollege als Nachfolger war zwar gefunden. Dieser stand jedoch vor zwei großen Herausforderungen: Der Weiterführung dieser großen Arztpraxis einerseits und der Weiterentwicklung zu einer zeitgemäßen ambulanten medizinischen Versorgung der Bevölkerung vor Ort andererseits.

    Ein mögliches Konzept, um diese Herausforderungen zu bewältigen: Der Zusammenschluss von zwei großen Praxen zu einer überörtlichen Berufsausübungsgemeinschaft (üBAG). Ein solcher Zusammenschluss kann Synergieeffekte schaffen und gleichzeitig die Qualität der Patientenversorgung auf hohem Niveau sicherstellen.

    Die erste Hürde als Grundlage einer gemeinsamen Arbeit war der Aufbau einer gemeinsamen Infrastruktur, insbesondere eines einheitlichen Praxisverwaltungsprogramms (PVS)

    Vorteile einer gemeinsamen Praxissoftware in einer überörtlichen Berufsausübungsgemeinschaft

    • Einstellungen und Anpassungen der Software (Briefvorlagen, Kürzel etc.) müssen für alle Standorte nur einmal vorgenommen werden.
    • Personal (sowohl MFA als auch Ärzte) kann leicht an beiden Standorten arbeiten, ohne zusätzliche Einarbeitungszeit.
    • Informationsaustausch bezüglich der Organisation in der Praxis fällt leichter.
    • Durch einen gemeinsamen Patientenstamm, dessen Daten an allen Standorten verfügbar sind, können an allen Standorten Rezepte ausgestellt oder Vertretungen übernommen werden.

    Verschiedene zu dem Thema befragte IT-Firmen schlugen die Nutzung einer Remote-Desktop-Lösung vor. Remote Desktop bedeutet, dass die Arbeitsplätze eines Standortes sich an einem Server einwählen, der am Hauptstandort betrieben wird.

    Wir entschieden uns aus folgenden Gründen gegen diese Lösung.

    Gründe gegen die Remote-Desktop-Lösung in einer üBAG:

    • Teure permanente Internetleitungen (SDSL) nötig
    • Falls diese Leitung ausfällt, kein Arbeiten möglich
    • Bei Ausfall des zentralen Servers ebenfalls kein Arbeiten möglich
    • Zentraler Server muss sehr ausfallsicher sein (Klimaanlage, geschützter Raum, unabhängige Stromversorgung für Server und Peripherie)
    • Wartung und Betreuung eines solchen Servers sehr kostenintensiv (durch ausreichend qualifizierte IT-Firma)
    • Anbindung der Peripheriegeräte (eingescannte Befunde, Sonographie-Bildübertragung etc.) noch nicht ausgereift

    Alternativ wurde vorgeschlagen, die Abrechnungsdateien erst am Ende des Quartals zusammenzuführen und gleichzeitig an einem Arbeitsplatz pro Standort die Möglichkeit einzurichten, auf die Daten des anderen Standortes zuzugreifen.

    Allerdings läuft dieser Ansatz unserem Plan zuwider, einen gemeinsamen Patientenstamm zu pflegen. Wenn beispielsweise ein Patient in Vertretung an einem anderen Standort eine Blutentnahme durchführen lässt, müssten Daten wieder manuell am ursprünglichen Standort eingepflegt werden.

    Unsere Ausgangssituation

    Praxis A:

    • ca. 2600 Scheine pro Quartal
    • KV/GOÄ/HZV/BG-Abrechnung
    • System Medistar der CompuGroup AG
    • Moviestar als Elektronische Archivakte
    • Blankoformulardruck
    • großer Patientenstamm aus insgesamt 35 Jahren

    Praxis B:

    • ca. 2300 Scheine pro Quartal
    • System Turbomed der CompuGroup AG
    • KV / GOÄ
    • Befunde digitalisiert
    • Blankoformulardruck
    • großer Patientenstamm aus 30 Jahren

    Da wir das System Medistar erfolgreich am Standort A betrieben, war die erste Überlegung, dies auch für Standort B zu übernehmen. Leider konnten unter Medistar keine Daten zwischen den Standorten synchronisiert werden, da Medistar verschiedene Datenbanken einsetzt (z.B. ISAM, Oracle, DB3). Das hat auch den Nachteil, dass für die Datensicherung alle Arbeitsplätze ausgeschaltet werden müssen, damit die Datenintegrität erhalten bleibt.

    Praxis-Software Alternativen für einen Datenaustausch

    • Medical-Office: laut Produktbeschreibung und Anwendererfahrung scheint hier die Synchronisierung gut zu funktionieren. Leider gefiel uns die Benutzeroberfläche einfach nicht.
    • Epikur bot leider keine HZV-Anbindung.
    • Produkte der Medatixx-Gruppe bot keine Synchronisierung der Daten über die Standorte hinweg an.
    • Produkte der CompuGroup bot ebenfalls keine Synchronisierung der Daten über die Standorte hinweg an.

    Ausgewählte Praxis-EDV für die üBAG

    Wir entschieden uns schließlich für das eher unbekannte System Medicus plus von Mednet .

    Hauptgründe für die Auswahl des Systems waren:

    • Permanente Replikation der Daten zwischen den Standorten.
    • Extrem schlankes System, das durch Kopieren der Programmdateien und Daten sofort auf einem anderen Computer oder Server wieder lauffähig aufgespielt werden kann.
    • Datensicherung zuverlässig innerhalb von 30 min mit Aktualisierung nur der geänderten Dateien und Vorhaltung einer Kopie der letzten 7 Tage.
    • Update durch den Hersteller und während des Updates kein Herunterfahren der Arbeitsplätze nötig.
    • Keine weiteren Lizenzen für die Schnittstellen (GDT/NDT-Import, elektronisches Archiv etc.) notwendig.
    • Zugriff auf die Arzneimitteldatenbank schnell und werbefrei.
    • Hohe Flexibilität aufgrund der Konfiguration mittels XML-Dateien.

    Probleme während der Umstellung

    Die Datenübernahme aus Medistar/Moviestar und Turbomed war doch etwas schwieriger als erwartet:

    • Der BDT-Export aus Turbomed war mithin unvollständig.
    • Der Export der Patientenstammdaten aus Medistar führte zu Umlautproblemen.
    • Die Dauerdiagnosen sind in Medistar nicht als ICD-10-Code abgespeichert, sondern mittels Freitext.
    • In den Altdaten von Moviestar (erste Versionen) gab es wohl ein eigenkonstruiertes JPG-Format, welches erst mittels einem externen Tool konvertiert werden konnte.
    • Bei Faxinhalten mit mehreren Seiten (multiple Tiff), die verschiedenen Patienten zugeordnet wurden, wurden in Moviestar für jeden Patienten alle Seiten (das gesamte Tiff) bei allen Patienten archiviert.
    • Es mussten wiederholte Teil-Re-Importe durchgeführt werden, damit die Daten korrekt waren.
    • Das neue Programm erforderte eine ausgeprägte Umlernphase, Medicus hatte zudem noch einige "Kinderkrankheiten".
    • Es mussten alle Brieftexte und Kürzel sowie Patientenlisten neu erarbeitet werden.
    • Es bedurfte auch einer "geistigen" Umstellung: In Medistar suchten wir mit den Patientenlisten nachträglich fehlende Ziffern etc., während dies in Medicus schon bei Aufnahme des Patienten eingetragen wird.

    Verlauf der Praxis-EDV Umstellung

    Wie auch von anderen Herstellern und Dienstleistern angeboten, konnten wir vorab eine Probe der Daten konvertieren lassen. Leider durften wir auf die Daten der übernommenen Hausarztpraxis erst eine Woche vor Eröffnung zugreifen B). Die Programmierer installierten und konvertierten innerhalb dieser einen Woche die Daten von Turbomed. Gleichzeitig mussten allerdings noch fehlerhafte Festplatten und Komponenten ersetzt werden und Umbaumaßnahmen erfolgen, die die Arbeit etwas erschwerten.

    Positive Aspekte des neuen Systems Medicus plus

    Zentrale Steuerung des Druckers

    Alle Drucker werden per Netzwerk vom Server aus gesteuert. Im Besonderen muss man nicht für jedes Formular noch einmal die Drucker für jeden Arbeitsplatz konfigurieren und dann etwaige Verschiebungen einrichten.

    Einfache Installation der Arbeitsplätze

    Die Installation eines Arbeitsplatzes war ein Kinderspiel: Ein Klick und in 5 Minuten (!) ist der Arbeitsplatz voll funktionstüchtig, inklusive Drucker.

    Erreichbare Ansprechpartner

    Man konnte immer direkt die Programmierer erreichen, ohne in einer Warteschlange ausharren zu müssen. Das Einwählen der Programmierer auf den Servers ist auch schnell und unproblematisch.

    Kompetente Fehlerbehebung

    Wurde ein Fehler im Programm entdeckt, war häufig nach 30 min schon eine neue Programmversion ohne Fehler auf dem Server aufgespielt und startbereit. Im Besonderen gab es nicht erst endlose Diskussionen darüber, dass wir den Server neu starten und Bedienfehler ausschließen sollten.

    Komplikationsfreie Updates

    Wir haben von den Updates der letzten zwei Quartal nur eine leicht veränderte Oberfläche bemerkt, wir mussten keinen Finger krümmen!

    Sonstige Serviceleistungen

    Zwischenzeitlich konnte die Firma uns auch noch bei falsch bzw. schlecht eingestellten Netzwerkkomponenten in unserer Praxis helfen.

    Mail-Server, Fax, Scannen

    Der Medicus-Server beinhaltet einen Mail-Server. Als kleines Extra haben wir einen Brother MFC 7460DN so eingestellt, dass eingehende Faxe per E-Mail über das Praxisnetzwerk direkt zum Medicus-Server gesendet werden. Das Gleiche funktioniert mit einzuscannenden Dokumenten per einfacher Kurzwahltaste. Das erspart eine Menge Arbeit und das Vorhalten und die Wartung eines Dokumentenscanners.

    Integrierter Messenger

    Der integrierte Messenger für Nachrichten zwischen den Mitarbeitern erleichtert uns das tägliche Arbeiten, auch über die Praxisstandorte hinweg

    Abrechnung (HZV und KV)

    Die KV und HZV-Abrechnung läuft jede Nacht im Hintergrund, Fehler werden direkt in eine "Todo"-Liste eingetragen, die dann konsequent abgearbeitet werden kann. Wir haben seitdem zum Quartalsende keinen Aufwand mehr mit der Abrechnung (auch HZV).

    Fazit

    Wir sind mittlerweile sehr glücklich über die Umstellung. Im Besonderen konnten wir ein extrem schlankes und zuverlässiges System etablieren, welches auch das Problem der Standortvernetzung beherrscht. Der Praxisablauf ist sehr schnell und flüssig und ich zittere nicht jedes Quartal vor der aufwändigen HZV- und KV-Abrechnung und dem Einspielen von neuen Updates.

    Im Besonderen konnten wir auch einige Praxisabläufe als nicht zielführend erkennen (bestimmte Recall-Maßnahmen), obwohl wir dachten, diese seien perfekt organisiert. Die Umstellung der Briefvorlagen haben wir zum Anlass genommen, diese gründlich durchzusehen und zu überarbeiten.

    Nebenbei haben wir auch die Online-Labor-Anbindung mit diesem System problemlos etablieren können und sind ebenfalls sehr glücklich über diesen Fortschritt.

    Besonders hervorzuheben ist zum Schluss, dass der Softwarehersteller von Medicus plus sich für sein Produkt verantwortlich zeigt und Probleme nicht auf Dritte abschiebt. Vorbildlich!

    Hast Du selbst schon gute oder schlechte Erfahrungen mit der Umstellung der Praxis-EDV gemacht?




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