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  • Praxismanagerin als leitende MFA (Arzthelferin) und Erstkraft: so funktioniert's


    teramed

    Als Praxismanagerin die Arztpraxis im Griff:

    • das Praxismanagement wird professionell geführt und kann sich weiterentwickeln
    • Ärzte erhalten mehr Zeit für medizinischen Aufgaben
    • die Patientenzufriedenheit und der Praxisgewinn steigen.

    Eine Win-Win-Situation.

    Bis vor ein paar Jahren wurden in den meisten Arztpraxen eine leitende Medizinische Fachangestellte (Arzthelferin) bzw. Erstkraft mit dem Praxismanagement beauftragt. Der Begriff sollte die Aufgaben dieser medizinischen Fachangestellten widerspiegeln, die sich von einer reinen "Sprechstundenhilfe" oder "Arzthelferin" abgrenzt.

    Oft liegt keine konkrete Arbeitsplatzbeschreibung der leitenden MFA vor und gleichzeitig wird viel von dieser Erstkraft, neben dem reinen Sprechstundenalltag, erwartet:

    Es handelt sich also um ein "Mädchen für alles", das nicht selten zusätzlich die persönlichen Angelegenheiten der Chefs erledigen soll, wie z.B. Urlaubsfotos auf den PC übertragen, den privaten Terminkalender überwachen und pflegen, privaten Schriftverkehr schreiben.

    In einem Satz könnte man das Aufgabengebiet auch so beschreiben: "Mache alles, damit der Chef entlastet wird".

    Die Praxismanagerin heute

    Der neue Begriff Praxismanagerin soll zeitgemäßer und gleichzeitig eine Professionalisierung des Berufs wertschätzen.

    Was hat sich geändert?

    Die Aufgaben der Praxismanagerin sind konkretisiert und die Rolle als Führungskraft im Praxisteam gestärkt worden. 

    Wir sprechen also zunehmend von dem Wunsch einer professionellen Management der Arztpraxis, Medizinischen Versorgungszentrums oder Gemeinschaftspraxis (BAG) durch eine Praxismanagerin.

    Die neuen Aufgaben der Praxismanagerin

    betriebswirtschaft_klein.jpg

    Zwei wichtige Details haben sich geändert und führen allerdings schnell zu Problemen zwischen dem Chef und der Praxismanagerin:

    • Hinzugekommen ist der Aspekt der Betriebswirtschaft: die Praxismanagerin sollte die Umsatzzahlen sowie Kosten und Gewinn überblicken und mittels einfachem Controlling diese steuern können.

      Hier gibt es die ersten Reibungspunkte in der Arztpraxis: während der Chef gerne bereit ist, die Kassen- und Privatabrechnung zu delegieren und Kosten zu reduzieren, soll die Praxismanagerin nicht Einsicht in alle betriebswirtschaftlichen Zahlen erhalten. Die Praxisinhaber verlassen sich in der Regel auf die betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) und Einschätzungen des Steuerbüros und vertrauen diesen.

     

    Zitat

    Klären Sie gemeinsam, ob die Praxismanagerin die Aufgabe der betriebswirtschaftlichen Auswertung und Überwachung, mit Einsicht aller Zahlen, übernehmen soll oder nicht.

     

    • Weggefallen ist das Aufgabengebiet "Persönlicher Ansprechpartner für die Ärzte / Chefs (Assistentin der Geschäftsführung)". Dadurch kann sich die Praxismanagerin auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren und aus der Rolle "Mädchen für alles für den Chef" ausbrechen.

      Allerdings wird das nicht jeden Praxisinhaber freuen: die Einsicht, dass hierdurch Personalressourcen (Zeit!) freigesetzt werden, ist nicht weit verbreitet. Es besteht auch die Vorstellung, dass man als Chef das "Führungsruder" einer Praxismanagerin aus der Hand gibt und die Praxis nicht so geführt wird, wie man es möchte.
    Zitat

    Klären Sie, das die Praxisführung die Praxismanagerin übernimmt, allerdings im Sinne des Inhabers: dies geschieht mit der Kommunikation der Wertvorstellungen.

     

    Unternehmensführung und Wertvorstellungen der Praxismanagerin vermitteln: Ein Exkurs

    Die Wertvorstellungen bezüglich der Arztpraxis müssen von der Praxisführung bzw. Praxisinhaber an die Praxismanagerin klar kommuniziert werden. Zum Beispiel:

    • "Patienten sollen freundlich behandelt werden."
    • "Es soll eine gute telefonischer Erreichbarkeit gewährleistet werden"
    • "Es soll einer hoher Gewinn angestrebt werden"
    • "Es sollen keine / viele / vereinzelte IGEL-Leistungen angeboten werden"
    • "Patientenservice steht im Vordergrund"

    Da das Qualitätsmanagement nichts anderes darstellt, als der Versuch ein professionelles Praxismanagement einzuführen, lässt sich die Kommunikation der grundlegenden Wertvorstellungen mit Hilfe des Praxisleitbild und der Praxisphilosophie durchführen. Allerdings sind die meisten Ärzte nur am Rande am Aufbau des Qualitätsmanagement selbst beteiligt.

    Zitat

    Stellen Sie für die zufriedenstellende Ausführung der Aufgaben der Praxismanagerin sicher, dass ein schriftliches Praxisleitbild und Praxisphilosophie vorliegt und dies die Wertvorstellungen des Praxisinhabers widerspiegelt.

    Im Besonderen muss in der ersten Zeit zusätzlich regelmäßig ein Austausch zwischen den Praxisinhaber(n) und der Praxismanagerin über die Wertvorstellungen stattfinden. Dies kann im Rahmen von kurzen Einzelbesprechungen stattfinden, als auch direkt als Feedback-Gespräch im Alltag.

    Freiräume für die Praxismanagerin

    In der Regel sind die leitenden medizinischen Fachangestellten vollständig in den Sprechstundenalltag integriert und können keine administrativen Tätigkeiten nebenher erledigen. Diese engagierten MFA "stehlen" sich oft die Zeit aus dem Praxisalltag oder leisten für ihre Funktion als Praxismanagerin Überstunden.

    Zitat

    Planen Sie extra Arbeitszeit für die Tätigkeiten der Praxismanagerin ein: für eine Praxis mit 3 Mitarbeitern (inkl. Ärzte) sollte dies mindestens 4h wöchentlich betragen.

    Für ein konzentriertes Arbeiten der Praxismanagerin sind nicht nur die zeitlichen Freiräume entscheidend, sondern auch die Umgebung: die Aufgaben sollten nicht im "Hinterzimmer" oder Personalraum der Praxis durchgeführt werden, während die Praxismanagerin noch zusätzlich das Telefon annehmen soll.

    Zitat

    Stellen Sie sicher, dass ruhige Räumlichkeiten für die konzentrierte Ausübung der administrativen Aufgaben der Praxismanagerin existieren.

     

    Die Rolle der Praxismanagerin als Führungskraft im Praxisteam

    In der Regel hat die Ärztin / der Arzt immer noch als Praxisinhaber die Rolle des Chefs inne und die leitende Erstkraft - jetzt Praxismanagerin - ist (bedingt) weisungsbefugt.

    Die leitende MFA / Erstkraft kümmert sich zwar auch um „Führungsaufgaben“, neben dem Abrechnungswesen und dem Praxismanagement, dies allerdings in Praxisgrößen mit maximal 1-5 Mitarbeitern und in enger Absprache / Diskussion mit dem Chef als "ausführendes Organ".

    Das Rollenverständnis der Praxismanagerin gegenüber dem Praxisteam könnte als "enge Vertraute des Chefs" dargestellt werden und so sehen die anderen MFAs die Erstkraft oft. Je nach dem welches Selbstbild eine Praxismanagerin von sich hat, führt dies zu

    • Unzufriedenheit in der täglichen Arbeit ("Warum macht niemand, was ich sage?")
    • Missgunst im Praxisteam ("Die kann sich das erlauben")
    • Abwehren und In-Frage-Stellen von direkten Anweisungen ("Ist das so mit dem Chef abgesprochen?")

    Bedenken Sie, dass weder die Ärztin / der Arzt als Chef noch die MFA jemals Führungskompetenzen erlernt hat. Kommunikation und Führungsverhalten sind zwar Werkzeuge zur erleichterten Umsetzung der "Rolle Führungskraft". Grundlage hierfür ist jedoch, dass die Praxismanagerin sich als "Führungskraft" versteht.

     

    Zitat

    Stellen Sie klar und kommunizieren Sie, dass die Praxismanagerin eine Führungskraft mit eigenen Entscheidungsfreiheiten und Weisungsbefugnissen ist.

     

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    Die Praxismanagerin muss delegieren und gleichzeitig die Verantwortung für einen Aufgabenbereich tragen

    Die Aufgaben der Praxismanagerin sind umfangreich, dass sie diese nicht alleine bewältigen kann. Hier heißt es "delegieren lernen" und gleichzeitig die Verantwortung für die Aufgaben trotzdem übernehmen. Viele engagierte MFAs, die eine Weiterentwicklung anstreben, sind klassicherweise dadurch überfordert, dass sie alle Arbeiten selbst erledigen möchten.

     

    Zitat

    Die leitenden MFA als Praxismanagerin muss Aufgaben im Praxisteam delegieren, die Ausführung anleiten und später wieder kontrollieren.

     

    Beispiel Anmeldung

    Sieht man sich eine klassische Arztpraxis an, dann sind meistens die erfahrensten MFA, selbst auch die Praxismanagerinnen, an der Patientenanmeldung / Rezeption beschäftigt. Diese kennen alle Arbeitsschritte und Patienten und wissen, was für Wertvorstellungen der Praxisinhaber hat. Die Rezeption wird dann zu einer Zentrale der Arztpraxis mit allen Arbeitsmitteln (Fax, Kopierer, Ordnerschränke) ausgebaut.

    Auf den ersten Blick wirkt die Anmeldung auch als herausfordernde Aufgabe, die nur die MFA mit der meisten Erfahrung durchführen können. Allerdings sind die Vorgänge zu 90% immer gleich und die Ausnahmen bzw. schwierigen Fälle haben in der Regel Zeit. Notfälle können auch, nach Anleitung, Auszubildende erkennen und notfalls Rückfragen stellen.

    Die Aufgabe der Praxismanagerin ist es also, den Arbeitsablauf "Sprechstundenleitung / Patientenannahme" idiotensicher zu dokumentieren und die MFA darin anzuleiten.

    Praxismanagerin Ausbildung

    Sehen wir uns die Inhalte der Fortbildung zur Praxismanagerin genauer an. Neben Tages- und Wochenendkursen, sowie Fernstudien gibt es zum Teil berufsbegleitende intensivere Möglichkeiten zur Weiterbildung. Hier lohnt es sich, genau hinzusehen, damit nicht nur der Aspekt "Praxismanagement" behandelt wird und ein paar Gesetzestexte vermittelt werden.

    Beispiele für die Fortbildungsinhalte sind regelhaft:

    • Betriebswirtschaft: die organisatorischen, planerischen und finanz- und steuertechnischen Überlegungen und Entscheidungen zur Praxisführung. Zudem sollte über ein Controlling ein Überblick der betriebswirtschaftlichen Entwicklungen verschafft werden.
    • PraxismanagementPlanung und Verantwortung der Bereiche Praxisinventar, Räume, Terminmanagement, Sprechstundenablauf, etc.
    • Kassen- und Privatabrechnung: Leistungsdokumentation, Vorbereitung und Durchführung der Kassenabrechnung (EBM), Privatabrechnung (GOÄ), und für weitere Verträge und IGEL-Leistungen
    • Qualitätsmanagement: Dokumentation der Arbeitsprozesse und qualitative Weiterentwicklung der Arztpraxis
    • Kommunikation: Gesprächsführung mit den Patienten und im Arztpraxisteam
    • Personalmanagement: Auswahl, Einstellung, Entlassung und Führung von Medizinischen Fachangestellten sowie anderen Mitarbeitern und die Einsatzplanung. Dies beinhaltet auch Mitarbeitergespräche, in Form von Kritik-, Feedback- und jährlichen Zielvereinbarungsgesprächen.
    • Rechtsvorschriften: Gesetze, Verordnungen und Richtlinien die im ambulanten Gesundheitswesen zu befolgen sind.
    • Praxis-EDV-Anwendungen: Grundsätzlicher Überblick über den Einsatz und die Möglichkeiten der Praxissoftware und weiterer EDV-Anwendungen (PC-EKG etc.)

    Durch diese Weiterbildungsinhalte erwirbt die Praxismanagerin eine hohe Fachkompetenz. Es fehlen jedoch regelmäßig in der Ausbildung die Lehrinhalte der Führungskompetenz, die man sich dann nachträglich während Arbeit mühevoll aneignen muss:

    • Selbstmanagement / Zeitmanagement
    • Delegieren (und kontrollieren)
    • Ziel- und ergebnisorientiertes Arbeiten
    • Stressresistenz
    • Verantwortung tragen

    Ohne die Führungskompetenz entsteht schnell eine Überforderung der leitenden MFA / Praxismanagerin, die sie sich dann selbst auch nicht erklären kann. 

    Zitat

    Es fehlen in der Ausbildung die Lehrinhalte der "Führungskompetenz", die nachträglich erarbeitet werden müssen.

     

    Gehalt PraxismanagerIn

    Die Bezahlung der PraxismanagerIn kann sehr unterschiedlich ausfallen. Wurde früher die leitenden Erstkraft als Arzthelferin einfach angewiesen, das Praxismanagement zu übernehmen, gab es in der Regel hierfür keine finanziellen Extraleistungen. Jedoch waren diese Erstkräfte viel stärker in die Familie des Praxisinhabers integriert.

    Durch die Professionalisierung des Praxismanagements und die erweiterte Ausbildung der Medizinischen Fachangestellten sollte man die Praxismanagerin mindestens in die Tarifgruppe IV nach Tarifvertrag für medizinische Fachangestellte einordnen.

    Dies entspricht einem Gehalt der PraxismanagerIn von 2.019,77 € ab dem 1. Berufsjahr bis zu 2.653,54 € ab dem 17. Berufsjahr.

    Besser sieht es für MFA aus, die spezielle (aber auch zeitintensive) Weiterbildungen durchgeführt haben:

    • Tarifgruppe V: Fachwirtin für ambulante medizinische Versorgung / Arztfachhelferin (2.188,09€ bis 2.874,67 €)
    • Tarifgruppe VI: Betriebswirtin für Management im Gesundheitswesen entsprechend (2.524,71 € bis 3.316,93€)

     

    Fazit

    Eine Praxismanagerin einzustellen oder auszubilden geht mit erhöhten Kosten für die Weiterbildung und initialem hohem Zeitaufwand einher: geht man nur halbherzig an dieses Thema heran, kommt es zu Konflikten und Enttäuschungen.

    Die Praxisführung einer dedizierten Praxismanagerin zu übertragen lohnt sich jedoch: die Arztpraxis wird professionell geführt und kann sich weiterentwickeln. Die Ärzte erhalten mehr Zeit für die eigentlichen medizinischen Aufgaben. Schließlich führt dies zu einer erhöhten Patientenzufriedenheit und spiegelt sich auch betriebswirtschaftlich positiv wieder. Eine Win-Win-Situation.

     

    Welche Erfahrungen mit dem Thema Praxismanagement / Praxismanager hast Du gemacht?

     

    bearbeitet von Christina Czeschik




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