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  • Praxismanagerin als leitende MFA (Arzthelferin) und Erstkraft: so funktioniert's


    teramed

    Eine Praxismanagerin kann die Arztpraxis optimal organisieren und führen. Es ergibt sich eine Win-Win-Situation:

    • das Praxismanagement wird professionell geführt und kann sich weiterentwickeln
    • Ärzte erhalten mehr Zeit für medizinischen Aufgaben
    • die Patientenzufriedenheit
    • der wirtschaftliche Erfolg der Praxis verbessert sich

    Bis vor ein paar Jahren wurden in den meisten Arztpraxen eine leitende Medizinische Fachangestellte (Arzthelferin) bzw. Erstkraft mit dem Praxismanagement beauftragt. Der Begriff sollte die Aufgaben dieser medizinischen Fachangestellten widerspiegeln, die sich von einer reinen "Sprechstundenhilfe" oder "Arzthelferin" abgrenzt.

    Oft liegt keine konkrete Arbeitsplatzbeschreibung der leitenden MFA vor und gleichzeitig wird viel von dieser Erstkraft, neben dem reinen Sprechstundenalltag, erwartet:

    Es handelt sich also um ein "Mädchen für alles", das nicht selten zusätzlich die persönlichen Angelegenheiten der Chefs erledigen soll, wie z.B. Urlaubsfotos auf den PC übertragen, den privaten Terminkalender überwachen und pflegen, privaten Schriftverkehr schreiben.

    In einem Satz könnte man das Aufgabengebiet auch so beschreiben: "Mache alles, damit der Chef entlastet wird".

    Die Praxismanagerin heute

    Der neue Begriff Praxismanagerin soll zeitgemäßer und gleichzeitig eine Professionalisierung des Berufs wertschätzen.

    Was hat sich geändert?

    Die Aufgaben der Praxismanagerin sind konkretisiert und die Rolle als Führungskraft im Praxisteam gestärkt worden. 

    Wir sprechen also zunehmend von dem Wunsch einer professionellen Management der Arztpraxis, Medizinischen Versorgungszentrums oder Gemeinschaftspraxis (BAG) durch eine Praxismanagerin.

    Die neuen Aufgaben der Praxismanagerin

    betriebswirtschaft_klein.jpg

    Zwei wichtige Details haben sich geändert und führen allerdings schnell zu Problemen zwischen dem Chef und der Praxismanagerin:

    • Hinzugekommen ist der Aspekt der Betriebswirtschaft: die Praxismanagerin sollte die Umsatzzahlen sowie Kosten und Gewinn überblicken und mittels einfachem Controlling diese steuern können.

      Hier gibt es die ersten Reibungspunkte in der Arztpraxis: während der Chef gerne bereit ist, die Kassen- und Privatabrechnung zu delegieren und Kosten zu reduzieren, soll die Praxismanagerin nicht Einsicht in alle betriebswirtschaftlichen Zahlen erhalten. Die Praxisinhaber verlassen sich in der Regel auf die betriebswirtschaftlichen Auswertungen (BWA) und Einschätzungen des Steuerbüros und vertrauen diesen.
    Zitat

    Klären Sie gemeinsam, ob die Praxismanagerin die Aufgabe der betriebswirtschaftlichen Auswertung und Überwachung, mit Einsicht aller Zahlen, übernehmen soll oder nicht.

     

    • Weggefallen ist das Aufgabengebiet "Persönlicher Ansprechpartner für die Ärzte / Chefs (Assistentin der Geschäftsführung)". Dadurch kann sich die Praxismanagerin auf die eigentlichen Aufgaben konzentrieren und aus der Rolle "Mädchen für alles für den Chef" ausbrechen.

      Allerdings wird das nicht jeden Praxisinhaber freuen: die Einsicht, dass hierdurch Personalressourcen (Zeit!) freigesetzt werden, ist nicht weit verbreitet. Es besteht auch die Vorstellung, dass man als Chef das "Führungsruder" einer Praxismanagerin aus der Hand gibt und die Praxis nicht so geführt wird, wie man es möchte.
    Zitat

    Klären Sie, das die Praxisführung die Praxismanagerin übernimmt, allerdings im Sinne des Inhabers: dies geschieht mit der Kommunikation der Wertvorstellungen.

     

    Unternehmensführung und Wertvorstellungen der Praxismanagerin vermitteln: Ein Exkurs

    Die Wertvorstellungen bezüglich der Arztpraxis müssen von der Praxisführung bzw. Praxisinhaber an die Praxismanagerin klar kommuniziert werden. Zum Beispiel:

    • "Patienten sollen freundlich behandelt werden."
    • "Es soll eine gute telefonischer Erreichbarkeit gewährleistet werden"
    • "Es soll einer hoher Gewinn angestrebt werden"
    • "Es sollen keine / viele / vereinzelte IGEL-Leistungen angeboten werden"
    • "Patientenservice steht im Vordergrund"

    Da das Qualitätsmanagement nichts anderes darstellt, als der Versuch ein professionelles Praxismanagement einzuführen, lässt sich die Kommunikation der grundlegenden Wertvorstellungen mit Hilfe des Praxisleitbild und der Praxisphilosophie durchführen. Allerdings sind die meisten Ärzte nur am Rande am Aufbau des Qualitätsmanagement selbst beteiligt.

    Zitat

    Stellen Sie für die zufriedenstellende Ausführung der Aufgaben der Praxismanagerin sicher, dass ein schriftliches Praxisleitbild und Praxisphilosophie vorliegt und dies die Wertvorstellungen des Praxisinhabers widerspiegelt.

    Im Besonderen muss in der ersten Zeit zusätzlich regelmäßig ein Austausch zwischen den Praxisinhaber(n) und der Praxismanagerin über die Wertvorstellungen stattfinden. Dies kann im Rahmen von kurzen Einzelbesprechungen stattfinden, als auch direkt als Feedback-Gespräch im Alltag.

    Freiräume für die Praxismanagerin

    In der Regel sind die leitenden medizinischen Fachangestellten vollständig in den Sprechstundenalltag integriert und können keine administrativen Tätigkeiten nebenher erledigen. Diese engagierten MFA "stehlen" sich oft die Zeit aus dem Praxisalltag oder leisten für ihre Funktion als Praxismanagerin Überstunden.

    Zitat

    Planen Sie extra Arbeitszeit für die Tätigkeiten der Praxismanagerin ein: für eine Praxis mit 3 Mitarbeitern (inkl. Ärzte) sollte dies mindestens 4h wöchentlich betragen.

    Für ein konzentriertes Arbeiten der Praxismanagerin sind nicht nur die zeitlichen Freiräume entscheidend, sondern auch die Umgebung: die Aufgaben sollten nicht im "Hinterzimmer" oder Personalraum der Praxis durchgeführt werden, während die Praxismanagerin noch zusätzlich das Telefon annehmen soll.

    Zitat

    Stellen Sie sicher, dass ruhige Räumlichkeiten für die konzentrierte Ausübung der administrativen Aufgaben der Praxismanagerin existieren.

     

    Die Rolle der Praxismanagerin als Führungskraft im Praxisteam

    In der Regel hat die Ärztin / der Arzt immer noch als Praxisinhaber die Rolle des Chefs inne und die leitende Erstkraft - jetzt Praxismanagerin - ist (bedingt) weisungsbefugt.

    Die leitende MFA / Erstkraft kümmert sich zwar auch um „Führungsaufgaben“, neben dem Abrechnungswesen und dem Praxismanagement, dies allerdings in Praxisgrößen mit maximal 1-5 Mitarbeitern und in enger Absprache / Diskussion mit dem Chef als "ausführendes Organ".

    Das Rollenverständnis der Praxismanagerin gegenüber dem Praxisteam könnte als "enge Vertraute des Chefs" dargestellt werden und so sehen die anderen MFAs die Erstkraft oft. Je nach dem welches Selbstbild eine Praxismanagerin von sich hat, führt dies zu

    • Unzufriedenheit in der täglichen Arbeit ("Warum macht niemand, was ich sage?")
    • Missgunst im Praxisteam ("Die kann sich das erlauben")
    • Abwehren und In-Frage-Stellen von direkten Anweisungen ("Ist das so mit dem Chef abgesprochen?")

    Bedenken Sie, dass weder die Ärztin / der Arzt als Chef noch die MFA jemals Führungskompetenzen erlernt hat. Kommunikation und Führungsverhalten sind zwar Werkzeuge zur erleichterten Umsetzung der "Rolle Führungskraft". Grundlage hierfür ist jedoch, dass die Praxismanagerin sich als "Führungskraft" versteht.

     

    Zitat

    Stellen Sie klar und kommunizieren Sie, dass die Praxismanagerin eine Führungskraft mit eigenen Entscheidungsfreiheiten und Weisungsbefugnissen ist.

     

    zeitmanagement_klein.jpg

    Die Praxismanagerin muss delegieren und gleichzeitig die Verantwortung für einen Aufgabenbereich tragen

    Die Aufgaben der Praxismanagerin sind umfangreich, dass sie diese nicht alleine bewältigen kann. Hier heißt es "delegieren lernen" und gleichzeitig die Verantwortung für die Aufgaben trotzdem übernehmen. Viele engagierte MFAs, die eine Weiterentwicklung anstreben, sind klassicherweise dadurch überfordert, dass sie alle Arbeiten selbst erledigen möchten.

     

    Zitat

    Die leitenden MFA als Praxismanagerin muss Aufgaben im Praxisteam delegieren, die Ausführung anleiten und später wieder kontrollieren.

     

    Beispiel Anmeldung

    Sieht man sich eine klassische Arztpraxis an, dann sind meistens die erfahrensten MFA, selbst auch die Praxismanagerinnen, an der Patientenanmeldung / Rezeption beschäftigt. Diese kennen alle Arbeitsschritte und Patienten und wissen, was für Wertvorstellungen der Praxisinhaber hat. Die Rezeption wird dann zu einer Zentrale der Arztpraxis mit allen Arbeitsmitteln (Fax, Kopierer, Ordnerschränke) ausgebaut.

    Auf den ersten Blick wirkt die Anmeldung auch als herausfordernde Aufgabe, die nur die MFA mit der meisten Erfahrung durchführen können. Allerdings sind die Vorgänge zu 90% immer gleich und die Ausnahmen bzw. schwierigen Fälle haben in der Regel Zeit. Notfälle können auch, nach Anleitung, Auszubildende erkennen und notfalls Rückfragen stellen.

    Die Aufgabe der Praxismanagerin ist es also, den Arbeitsablauf "Sprechstundenleitung / Patientenannahme" idiotensicher zu dokumentieren und die MFA darin anzuleiten.

    Praxismanagerin Ausbildung

    Sehen wir uns die Inhalte der Fortbildung zur Praxismanagerin genauer an. Neben Tages- und Wochenendkursen, sowie Fernstudien gibt es zum Teil berufsbegleitende intensivere Möglichkeiten zur Weiterbildung. Hier lohnt es sich, genau hinzusehen, damit nicht nur der Aspekt "Praxismanagement" behandelt wird und ein paar Gesetzestexte vermittelt werden.

    Beispiele für die Fortbildungsinhalte sind regelhaft:

    • Betriebswirtschaft: die organisatorischen, planerischen und finanz- und steuertechnischen Überlegungen und Entscheidungen zur Praxisführung. Zudem sollte über ein Controlling ein Überblick der betriebswirtschaftlichen Entwicklungen verschafft werden.
    • PraxismanagementPlanung und Verantwortung der Bereiche Praxisinventar, Räume, Terminmanagement, Sprechstundenablauf, etc.
    • Kassen- und Privatabrechnung: Leistungsdokumentation, Vorbereitung und Durchführung der Kassenabrechnung (EBM), Privatabrechnung (GOÄ), und für weitere Verträge und IGEL-Leistungen
    • Qualitätsmanagement: Dokumentation der Arbeitsprozesse und qualitative Weiterentwicklung der Arztpraxis
    • Kommunikation: Gesprächsführung mit den Patienten und im Arztpraxisteam
    • Personalmanagement: Auswahl, Einstellung, Entlassung und Führung von Medizinischen Fachangestellten sowie anderen Mitarbeitern und die Einsatzplanung. Dies beinhaltet auch Mitarbeitergespräche, in Form von Kritik-, Feedback- und jährlichen Zielvereinbarungsgesprächen.
    • Rechtsvorschriften: Gesetze, Verordnungen und Richtlinien die im ambulanten Gesundheitswesen zu befolgen sind.
    • Praxis-EDV-Anwendungen: Grundsätzlicher Überblick über den Einsatz und die Möglichkeiten der Praxissoftware und weiterer EDV-Anwendungen (PC-EKG etc.)

    Durch diese Weiterbildungsinhalte erwirbt die Praxismanagerin eine hohe Fachkompetenz. Es fehlen jedoch regelmäßig in der Ausbildung die Lehrinhalte der Führungskompetenz, die man sich dann nachträglich während Arbeit mühevoll aneignen muss:

    • Selbstmanagement / Zeitmanagement
    • Delegieren (und kontrollieren)
    • Ziel- und ergebnisorientiertes Arbeiten
    • Stressresistenz
    • Verantwortung tragen

    Ohne die Führungskompetenz entsteht schnell eine Überforderung der leitenden MFA / Praxismanagerin, die sie sich dann selbst auch nicht erklären kann. 

    Zitat

    Es fehlen in der Ausbildung die Lehrinhalte der "Führungskompetenz", die nachträglich erarbeitet werden müssen.

     

    Gehalt PraxismanagerIn 2018

    Die Bezahlung der PraxismanagerIn kann sehr unterschiedlich ausfallen. Wurde früher die leitenden Erstkraft als Arzthelferin einfach angewiesen, das Praxismanagement zu übernehmen, gab es in der Regel hierfür keine finanziellen Extraleistungen. Jedoch waren diese Erstkräfte viel stärker in die Familie des Praxisinhabers integriert.

    Durch die Professionalisierung des Praxismanagements und die erweiterte Ausbildung der Medizinischen Fachangestellten sollte man die Praxismanagerin mindestens in die Tarifgruppe IV nach Tarifvertrag für medizinische Fachangestellte einordnen.

    Dies entspricht 2018 einem Gehalt der PraxismanagerIn von 2.216,34 € ab dem 1. Berufsjahr bis zu 2.970,92 € ab dem 17. Berufsjahr.

    Besser sieht es für MFA aus, die spezielle (aber auch zeitintensive) Weiterbildungen durchgeführt haben:

    • Tarifgruppe V: Fachwirtin für ambulante medizinische Versorgung / Arztfachhelferin (2.449,79€ bis .3218,50 €)
    • Tarifgruppe VI: Betriebswirtin für Management im Gesundheitswesen entsprechend (2.826,68 € bis 3.713,65€)

     

    Fazit

    Eine Praxismanagerin einzustellen oder auszubilden geht mit erhöhten Kosten für die Weiterbildung und initialem hohem Zeitaufwand einher: geht man nur halbherzig an dieses Thema heran, kommt es zu Konflikten und Enttäuschungen.

    Die Praxisführung einer dedizierten Praxismanagerin zu übertragen lohnt sich jedoch: die Arztpraxis wird professionell geführt und kann sich weiterentwickeln. Die Ärzte erhalten mehr Zeit für die eigentlichen medizinischen Aufgaben. Schließlich führt dies zu einer erhöhten Patientenzufriedenheit und spiegelt sich auch betriebswirtschaftlich positiv wieder. Eine Win-Win-Situation.

     

    Welche Erfahrungen mit dem Thema Praxismanagement / Praxismanager hast Du gemacht?



    Rückmeldungen von Benutzern

    Recommended Comments

    Danke für das Lob.

    Ich sehe ich genauso: nur durch die Unterstützung der MFA in Form von NäPa und VERAH lässt sich eine professionelle ambulante medizinische Versorgung in der Arztpraxis gewährleisten.

    Hierfür müssen wir alle daran arbeiten, dies umzusetzen und die Stolperfallen zu beseitigen.

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    Danke für das Lob.

    Ich sehe ich genauso: nur durch die Unterstützung der MFA in Form von NäPa und VERAH lässt sich eine professionelle ambulante medizinische Versorgung in der Arztpraxis gewährleisten.

    Hierfür müssen wir alle daran arbeiten, dies umzusetzen und die Stolperfallen zu beseitigen.

    Hallo, 

    ich selbst sehe das auch so als Praxismanagerin einer HNO Praxis. Unser Job ist echt hart, aber ohne uns, fallen die Praxen und verlieren anstatt gewinnen.. Heut zutage braucht jede Praxis eine qualifizierte Führungskraft!! Alleine die Patienten Zahl hat sich in Massen entwickelt und dazu braucht man ein gutes Zeitmanagement um dagegen zu steuern. Also mehr Fortbildung für alle  .. und die richtige Anerkennung führt jede Praxis zum Erfolg..

    LG müller 

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    Hallo, 

    ich selbst sehe das auch so als Praxismanagerin einer HNO Praxis. Unser Job ist echt hart, aber ohne uns, fallen die Praxen und verlieren anstatt gewinnen.. Heut zutage braucht jede Praxis eine qualifizierte Führungskraft!! Alleine die Patienten Zahl hat sich in Massen entwickelt und dazu braucht man ein gutes Zeitmanagement um dagegen zu steuern. Also mehr Fortbildung für alle  .. und die richtige Anerkennung führt jede Praxis zum Erfolg..

    LG müller 

    Richtig: nur gemeinsam, also MFA, Praxismanager und Ärzte, können wir in Zukunft eine qualitativ hochwertige ambulante medizinische Versorgung stressfrei meistern.

    Also weg von:

    "was kann die Praxis für mich tun? (Geld/Job/Anerkennung)"

    hin zu

    "Was kann jeder Einzelne für eine verbesserte Praxisstruktur tun?

    Was ist mein Beitrag?"

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    • Von teramed
      Trotz optimaler Terminorganisation sind Wartezeiten für das Praxismanagement in der Arztpraxis ein anhaltendes Problem. Diese Situation verschärft sich im Praxisangebot einer "offenen Sprechstunde" oder "Akutsprechstunde" und die Belastung für Medizinische Fachangestellte und das Ärzteteam nimmt zu.
      Eine effiziente Praxisorganisation muss sicherstellen, dass gleichzeitig Patienten optimal in der Praxis geführt und Leerlaufzeiten von Ärzten vermieden werden. Gibt es mehrere Räumlichkeiten oder Ärzte, wird es immer schwieriger den Überblick zu behalten.
      Patientenführung in der Arztpraxis
      Hierfür nutzen viele Arztpraxen eine Übersicht der Patienten in der Praxissoftware: die MFA kann einsehen, welcher Patient sich in der Praxis wo aufhält und welche Untersuchung / Behandlung geplant ist.
      Es fordert allerdings Konzentration, die Patienten durch die Praxis zu führen und gleichzeitig die Patientenübersicht in der Praxis-EDV zu aktualisieren. Der Praxisalltag bringt mit sich, dass
      Patienten nicht pünktlich erscheinen Geräte nicht funktionieren sich Untersuchungen oder Behandlungen verzögern Räume belegt sind Notfälle behandelt werden müssen. Alle Puffer in der Terminplanung helfen nicht, wenn zusätzlich die Ärztin / der Arzt unkoordiniert durch die Praxis läuft und frägt: "Wohin als Nächstes?"
      In der Regel sind die Ärzte gewohnt, sich mit allen erdenklichen Fragen an die Medizinischen Fachangestellten an der Anmeldung zu wenden. Es hat sich einfach eingespielt, dass die MFA ihre Arbeit unterbricht, sobald sich die Tür des Behandlungszimmers öffnet.
      Optimale Praxisorganisation: die Ärzte einbinden
      Den Ärzten ist oft nicht bewusst, dass die MFA ihre eigentliche Aufgabe oder sogar Patientengespräche unterbrechen und in der Praxissoftware nachsehen muss, um dann den Arzt zu führen. Der Streß an der Anmeldung ist für die Medizinischen Fachangestellten vorprogrammiert.
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    • Von teramed
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      Dabei wird selten an das Fernbehandlungsverbot gedacht.
      Quelle: § 7 Absatz 4 der (Muster-)Berufsordnung für die in Deutschland tätigen Ärztinnen und Ärzte (MBO)
      Konkret bedeutet dieser Absatz, dass nur mit Patienten, mit denen bereits ein persönlicher Erstkontakt zustande gekommen ist, eine Behandlung per Telefon oder Online-Medien erfolgen darf. Auf dem 121. Ärztetag Deutschen Ärztetag wurde für eine Lockerung des Fernbehandlungsverbots gestimmt, um das ärztliche Handeln auch telemedizinisch für unbekannte Patienten in Einzelfällen zu ermöglichen.
      Dabei wird oft vergessen, dass, unabhängig der Flexibilisierung dieses Fernbehandlungsverbots, für den Durchbruch in der Telemedizin, diese Vorgabe während der Behandlung eines Patienten fast immer erfüllt wird: sowohl Ärzte als auch Patienten würden eine Erstdiagnose einer Erkrankung, auch bei kleineren Beschwerden, nicht telemedizinisch erheben wollen.
      Vielmehr handelt es sich bei medizinischen Fragen meistens um Rückfragen zu einer aktuellen Behandlung oder Befundauskunft bzw. therapeutische Anweisungen.
      Telemedizinische Fernbehandlung im Praxisalltag
      Eine wirkliche Erleichterung, wäre eine einfache, sichere und schnelle Möglichkeit der Kommunikation zwischen Arztpraxis - Arzt und Patienten. Für den Einsatz im Praxisalltag sollten deshalb folgende Voraussetzung erfüllt werden:
      Zeitversetzte (asynchrone) Kommunikation Sichere Kommunikation zum Schutz der sensiblen Gesundheitsdaten Erfüllung der aktuellen Datenschutzanforderungen nach EU-DSGVO Niedrigschwellige (einfache) Kontaktaufnahme Steuerung der Kommunikation durch die Teilnehmer Zeitversetzte (asynchrone) Kommunikation im Gesundheitswesen
      Medizinische Anfragen und Antworten sollten zeitversetzt (asynchron) möglich sein: in der Regel beschäftigen sich Patienten mit medizinischen Problemen ausserhalb der Praxisöffnungszeiten und Ärzte sind heutzutage an eine enge Zeittaktung durch die Terminvergabe gebunden.
      Sichere Kommunikation zum Schutz der sensiblen Gesundheitsdaten und DSVGO
      Die Sicherheit der sensiblen Gesundheits- und Personendaten nach DSGVO müssen gewährleistet werden. Der Vertrauensanker Arztpraxis darf durch Einsatz technischer Innovationen nicht gestört werden. Durch Einhaltung der aktuellen Datenschutzanforderungen nach DSGVO wird keine juristische Angriffsfläche offengelegt.
      Niedrigschwellige (einfache) Kontaktaufnahme
      Telemedizinische Innovationen scheitern oft an der ersten Kontaktaufnahme. Vor allem Patienten sind lieber zum Telefonhörer zur Klärung von medizinischen Rückfragen, sollte sich der Registrierungsprozess als zu komplex herausstellen. Patienten sollen selbständig die Kontaktaufnahme initiieren können, ohne vorher eine Einladung durch die Arztpraxis / Arzt erhalten und verschiedene juristische Dokumente unterzeichnen zu müssen.
      Steuerung der Kommunikation durch die Teilnehmer
      In einer Arztpraxis erreicht der Patient den Arzt nicht direkt: er wird in der Regel zuerst von einer Medizinischen Fachangestellten telefonisch betreut, die gegebenenfalls das Telefonat weiterleitet. Eine telemedizinische Fernbehandlung muss diesen Praxisprozess digital abbilden und die Möglichkeit zu Verfügung stellen, Nachrichten weiterzuleiten.
      Gleichzeitig müssen, wie bei einem Telefonat, der direkte Austausch zwischen zwei Teilnehmern bei Erhalt einer weitergeleiteten Nachricht ermöglicht werden.

      Am Anfang stehen organisatorische Prozesse
      Ein Großteil der Kommunikation mit Patienten betreffen im Praxisalltag organisatorische Prozesse:
      Terminvereinbarung Rezept- und Überweisungsbestellungen reine Befundübermittlung, ohne ärztliche Interpretation Ziel einer Digitalisierungsstrategie im Gesundheitswesen muss es sein, auch diese organisatorischen Prozesse digital abzubilden.
      Für eine hohe Akzeptanz bei Patienten und den Medizinischen Fachangestellten einer Arztpraxis, müssen die jetzt schon bestehenden Anforderungen adäquat berücksichtigt werden.
      Online-Terminvereinbarung beim Arzt muss Besonderheiten berücksichtigen
      Der Prozess der Terminvergabe in der Arztpraxis ist traditionell gewachsen und verfeinert worden. Individuelle Praxisanforderungen erschweren eine schematische Terminvergabe. Es gelten besondere Anforderungen, um die synchrone, telefonische oder persönliche Terminvergabe durch ein technisches System asynchron zu unterstützen:
      Niedrigschwelligkeit: Neupatienten muss es einfach möglich sein, Kontakt mit der Arztpraxis aufzunehmen Datenschutz: Terminanfragen beinhalten selbst schon sensible Personen- und Gesundheitsdaten und sollten nicht z.B. per Email übermittelt werden Intelligenz: eine letztendliche Terminvergabe hängt von vielen Faktoren ab, z.B. subjektive und objektiver Terminanlass sowie dessen Dringlichkeit, Vorbehandlungen und -erkrankungen, erforderliche Voruntersuchungen und -Befunde Für ein effektives Praxismanagement und der Wirtschaftlichkeit einer Arztpraxis ist es entscheidend, diese Anforderungen zu bedienen. Die Patientenzufriedenheit wird letztendlich durch eine optimale Praxisorganisation erhöht.
      Bestehende Telemedizinische Lösungen
      Das bestehende Angebot ist vielfach auf nur einzelne telemedizinische Anwendungsfälle begrenzt: Zum Beispiel existieren vielfältige Lösungen für den Online-Arztbesuch mittels einer Videosprechstunde, die häufiger vorkommenden organisatorischen Prozesse einer Arztpraxis werden nur unzureichend unterstützt. Im Gegenzug leisten System für die organisatorischen Prozesse keine sichere Unterstützung für eine Fernbehandlung.
      Der Datenschutz erschwert die einfache Kontaktaufnahme durch Patienten und der Einsatz von synchronen Kommunikationsmethoden belastet die ärztliche Tätigkeit mehr, als es die Arztpraxis entlastet.
      Eine umfassende Lösung wäre ein sicherer Messenger wie WhatsApp mit einer echten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Bekannte WhatsApp-Alternativen, wie Threema, Signal und Wire sind zwar sicher, allerdings bedienen sie nicht die Anforderungen des ambulanten Gesundheitswesen. Eine Alternative ist der sichere Messenger MediOne, der an die Anforderungen des Gesundheitswesen angepasst ist und DSGVO-konform genutzt werden kann.
       
    • Von teramed
      Viele Praxen arbeiten mit einem Bestellsystem (Terminsprechstunde), vergeben also - meist telefonisch - Termine an Patienten, die dann zu den vorgemerkten Zeiten erscheinen.
      So einfach das Prinzip ist, so schnell kann es auch seine Tücken offenbaren, denn einige Patienten erscheinen dennoch ohne Termin - wer will diese schon wieder wegschicken? Eine offene Sprechstunde kann eine Lösung sein, hat jedoch auch ihre Vor- und Nachteile, die wir im Folgenden einander gegenüberstellen werden.
      Das Konzept der offenen Sprechstunde
      Bei einer offenen Sprechstunde legen Sie einen bestimmten Zeitraum fest, in welchem Patienten ohne vorherige Terminvergabe oder Anmeldung in der Praxis behandelt werden. Die offene Sprechstunde kann die ganzen Praxisöffnungszeiten umfassen oder nur einzelne Tage oder Stunden. Jeder, der Sie aufsuchen möchte, hat die Möglichkeit, dieses Zeitfenster zu nutzen.
      Vorteile für Arztpraxis und Patienten
      Der Vorteil einer offenen Sprechstunde für Patienten liegt ganz klar darin, dass sie kurzfristig auch akute Beschwerden abklären lassen können, ohne dass Praxis oder Patient den administrativen Aufwand der Terminvergabe tragen müssen. Für Patienten entfällt die "Verhandlung" mit der Sprechstundenhilfe, welcher freie Termin denn noch verfügbar wäre. Für die Arztpraxis reduziert sich die Auslastung des telefonischen Anmeldung deutlich.
      Die offenen Sprechstunden werden daher von Patienten mit dringlichen Anliegen gern angenommen und auch von vielen Praxen gern ins Programm aufgenommen - können jedoch auch für Komplikationen sorgen:
      Nachteile für Arztpraxis und Patienten
      Ein großes Problem offener Sprechstunden ist ihrer Unkalkulierbarkeit. Hier kann es schnell passieren, dass das Angebot zu gut angenommen wird und sehr viele Patienten die Praxis ohne Termin aufsuchen. Dadurch entstehen lange Wartezeiten, ein überfülltes Wartezimmer und nicht zuletzt eine ungeduldige Erwartungshaltung.
      Wenn der Andrang sehr groß ist, kann sogar der eigentlich vorgesehene zeitliche Rahmen gesprengt werden, was zu Missstimmung bei den wartenden Terminpatienten und zu Stress an der Anmeldung führt.
      Auch das andere Extrem ist möglich: Durch zu wenig Interessenten wird eine offene Sprechstunde zu vertaner Zeit.
      Erfahrungswerte nutzen
      Damit das nicht passiert, ist es sinnvoll, offene Sprechstunden zunächst als Testballon zu starten: etwa an einem Nachmittag für wenige Stunden. Dadurch kann man vorsichtig testen, mit welchem Andrang bei Ausweitung der Sprechzeiten zu rechnen wäre.
      Zudem können Sie ein Mischmodell nutzen, bei dem Sie Patienten um eine telefonische Anmeldung zur offenen Sprechstunde bitten, aber innerhalb des vorgesehenen Zeitraumes keinen konkreten Termin vergeben. Dies hilft, die zu erwartende Interessentenzahl im Blick zu behalten.
      Akutsprechstunde zum Ausgleich der Terminsprechstunde
      Um in einer solchen offenen Sprechstunde eine große Anzahl an Patienten ohne lange Wartezeiten zufriedenzustellen, haben sich gewisse Spielregeln bewährt:
      Es sollte nur ein Behandlungsgrund vorgebracht werden. Der Patient darf mit maximal 5 Minuten Gesprächszeit beim Arzt rechnen. Der Patient muss mit Wartezeit rechnen. Für ausführlichere Gespräche und Untersuchungen sollte dann ein Termin vereinbart werden. Hier sollten die Vorteile der Terminsprechstunde dem Patienten auch klar vor Augen geführt werden: Keine bis kurze Wartezeiten (dieses Versprechen sollte dann auch eingehalten werden), ausführliches Gespräch mit der Ärztin oder Arzt und sofortige weitere Untersuchungen bei Bedarf.
      Welche Erfahrungen habt Ihr mit der offenen Sprechstunde gemacht?
       
    • Von DocMartin
      GOÄ Abrechnung der Tauchtauglichkeit 1,0 und 2,3 fach
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