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  • Perfekte Organisation verhindert lange Wartezeiten


    teramed

    Eine optimal funktionierende Arztpraxis beschert nicht nur finanziellen Gewinn, sondern schafft vor allem Zufriedenheit:

    • Zum einen bei den Medizinischen Fachangestellten (MFA) oder Arzthelferinnen, die mit viel Engagement und Freude ihrer Tätigkeit nachgehen können, wenn es wenig Reibung und Konfliktpotenzial gibt,
    • zum anderen bei Patienten, die keine lange Wartezeit vor dem Arztbesuch in Kauf nehmen müssen,
    • und natürlich bei der Ärztin und beim Arzt.

    Um für einen geregelten und ausgewogenen Ablauf in der Arztpraxis zu sorgen, solltest Du eine straffe Organisation und eine genaue Bereichszuständigkeit einführen und einhalten. Damit ist gewährleistet, dass genügend Zeit für den Patienten bleibt, der sich damit gleich ein bisschen besser fühlt.

    Realistische Terminkoordination ist entscheidend

    Eine der wichtigsten Grundlagen für einen geregelten Praxisablauf ist eine optimale Terminkoordination. Dazu ist es wichtig, dass Du die Behandlungsdauer des einzelnen Patienten beim Arzt richtig einschätzst. Dies kann zum einen durch konkrete Fragen bei der Terminvergabe geschehen und zum anderen durch die Einplanung sogenannter Pufferzonen. Damit schaffst Du eine Überbrückungszeit, die verhindert, dass der nachfolgende Patient bereits wartet, wenn es doch einmal länger dauern sollte. Auch für etwaige Akutpatienten, die schneller direkt in die Praxis durchgewunken werden, bleibt so Zeit, ohne dass die regulär Wartenden negative Konsequenzen bemerken. Du solltest auch äußere Einflussfaktoren wie den Busfahrplan, schlechte Wetterbedingungen oder einen in der Nähe stattfindenden Wochenmarkt in die Terminvergabe einplanen.

    Terminvergabe muss den Patientenbedürfnissen gerecht werden

    Bereits bei der Terminvergabe sollte die planbare Verweildauer in der Praxis festgelegt werden. Hier hilft eine sogenannte Patientenfrequenzanalyse, die anhand Deiner bisherigen Erfahrungen gemacht wird.

    Während neue Patienten eher am Ende der Sprechstunde einen Termin erhalten sollten, damit Du genügend Zeit für ein ausführliches Erstgespräch hast, können Personen, die nur ein Rezept benötigen oder eine spezielle Therapieform in der Praxis erhalten, in einer Gruppe zusammen gefasst werden. Diese straffe Einteilung bei der Terminvergabe kann eine deutliche Verringerung der Wartezeit zur Folge haben und führt dazu, dass die Zeitfresser in der Praxis abnehmen.

    Optimale Praxisabläufe erhöhen Effizienz

    Damit die Arbeit in einer Praxis zur Zufriedenheit aller ablaufen kann, muss das Effizienzpotenzial ausgeschöpft werden. Dazu zählt eine Verzahnung der angebotenen Behandlungen, um hier unnütze Pufferzeit zu verhindern und mehr Zeit für den direkten Arzt-Patienten-Kontakt zu schaffen. Mit einer sogenannten Bestellpraxis kannst Du hier optimale Bedingungen schaffen und die Behandlungsabläufe optimal planen.

    Tatsache ist, dass viele Ärzte täglich viel Zeit durch den sogenannten "Thekentourismus" verlieren, das heißt, durch Gespräche, Anweisungen oder kurze Besprechungen direkt an der Empfangstheke der Praxis. Hier hilft eine straffe Organisation, die auch erfordert, dass zu Beginn der Sprechstunde alles für den Betrieb vorbereitet ist. Das heißt: Sämtliche technische Geräte müssen in Betrieb sein, das Wartezimmer sollte aufgeräumt und gelüftet sein. Auch die Behandlungsräume müssen zu diesem Zeitpunkt bereit zum Einsatz und ebenfalls gelüftet sein und alle notwendigen Arbeitsinstrumente zur Verfügung stehen.

    Management in allen Bereichen ist gefragt

    Damit ein reibungsloser Praxisalltag gewährleistet ist, sind Organisation und Management der Arztpraxis in allen Bereichen wichtig. Dazu gehört auch, dass die Eingangspost entsprechend vorsortiert und gemäß Deiner Vorgaben abgelegt wird.

    Sofern Du die Patientenkartei noch nicht elektronisch führst (was jeder modernen Arztpraxis eigentlich zu empfehlen wäre), musst Du auch hier auf eine übersichtliche Struktur und korrekte Beschriftung achten. So wird keine Zeit mit Suchen verschwendet.

    Der wichtigste Managementbereich ist der effiziente Umgang mit den Patienten. Sollte ein Patient mehrere Behandlungen oder Gespräche benötigen, so sollten diese so koordiniert werden, dass er möglichst nur einmal in die Praxis kommen muss. Was die medizinischen Behandlungen betrifft, so sollten diese aufeinander aufbauen und im Anschluss an das umfassende Arzt-Patienten-Gespräch mit allen notwendigen Vorinformationen beginnen.

    Damit ist ein reibungsloser und straffer Ablauf in Ihrer Praxis gewährleistet, der letztendlich zur Zufriedenheit aller Beteiligten nachhaltig beiträgt.

    Wie lauten Deine Tipps zur guten Praxisorganisation? Welche Fehler sind zu vermeiden?

    bearbeitet von Christina Czeschik




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