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  • Online-Laboranforderung - Aus der Praxis nicht mehr wegzudenken


    teramed

    Auch in der ambulanten Medizin machen uns schon seit geraumer Zeit moderne Technologien und Kommunikationsmittel das Leben leichter. Mehr noch: ohne diese zusätzlichen Hilfen ist es Ärzten und MFA kaum noch möglich, eine effektive und wirtschaftliche Patientenversorgung aufrechtzuerhalten.

    An erster Stelle der Techniken, die den Alltag vereinfachen, stehen die Verfahren für internen und externen Datenaustausch über das Netzwerk - zum Beispiel zur Kommunikation mit dem Labor. Stichwort: Online-Labor. Sowohl der Online-Abruf von Labordaten als auch die Online-Anforderung von Laborbefunden führen zu einer geringeren Fehleranfälligkeit und effektiveren Arbeitsprozessen als bei der herkömmlichen Kommunikation mit den Laboren.

    Klassische Laboranforderung: Nadeldrucker und Kugelschreiber

    Klassischerweise werden die Laboranforderungen aus dem Praxisprogramm direkt auf ein spezielles Formular der KV ausgedruckt: das ist die sogenannte Blankoformularbedruckung. Bei den neuen Selektivverträgen (HZV) ist das Formular von Labor zu Labor unterschiedlich. Gerade die unterschiedlichen Formulare für Teilnehmer der Selektivverträge werden in den EDV-Programmen nicht gepflegt und müssen dann per Nadeldrucker beschriftet werden.

    Außerdem gibt es nicht selten noch die Situation, dass die Praxis-EDV nur die Patientenstammdaten ausdruckt und die Ärzte und medizinischen Fachangestellten die Laboraufträge per Hand ankreuzen müssen!

    Kommen die Proben im Labor an, werden diese manuell ausgefüllten Formulare automatisiert eingescannt. Dabei passieren Fehler, und der Aufwand für die Korrektur über Prüfung der Anforderungen ist unverhältnismäßig hoch.

    Online Laboranforderung: reibungslos im Praxisalltag

    Mittels der Online-Laboranforderung werden aus der Praxis-EDV die Stammdaten des Patienten direkt an ein externes Laborprogramm übermittelt. Hier können dann die gewünschten Untersuchungen ausgewählt werden. Die Etiketten für die Beschriftung der Proben werden auf dem Etikettendrucker ausgegeben - keine manuelle Beschriftung notwendig. Schließlich gibt das Laborprogramm der Praxis-EDV eine Rückmeldung darüber, welche Proben angefordert wurden.

    Die Kommunikation mit dem Labor erfolgt dabei über einen gesicherten privaten Datenkanal, ein sogenanntes VPN. Technisch benötigt man dafür lediglich den normalen Internetanschluss - das VPN kann dann per Software oder fest installiertem Gerät (Router) realisiert werden.

    In der Regel stellt der Laboranbieter die Programme und Geräte (inkl. Etikettendrucker) kostenlos zu Verfügung, denn die Online-Laboranforderung ist auch im Interesse des Labors: die Arbeitsersparnis ist für alle Beteiligten nicht unerheblich.

    Zusammenfassend ermöglicht die Online-Laboranforderung ein deutlich effizienteres und fehlerärmeres Arbeiten in der Praxis, denn:

    • Der Zeitaufwand für die Erstellung eines Laborauftrages reduziert sich von mehreren Minuten auf 10 bis 30 Sekunden.
    • Die Anforderungen können schon im Behandlungs- oder Arztzimmer vorbereitet werden, der Patient muss sich im Labor nur noch Blut abnehmen lassen.
    • Durch Profile, die dynamisch geändert werden können, ist die Erstellung von Regeluntersuchungen (z.B. präoperative Untersuchung, Gesundheitsuntersuchungen), die in der Praxis ca. 80% der Anforderungen ausmachen, eine Sache von zwei Mausklicks. Außerdem werden nicht mehr einzelne Werte im Alltagstrubel vergessen.

    Die Online-Laboranforderung ist also kein Selbstzweck: Vereinfachte Praxisabläufe reduzieren nicht nur die tägliche Arbeitsbelastung der medizinischen Fachangestellten, sondern bringen im Endeffekt auch einen Mehrwert für Deine Patienten: mehr Zeit mit Dir und Deinem Praxisteam.

     



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    • Von teramed
      Trotz optimaler Terminorganisation sind Wartezeiten für das Praxismanagement in der Arztpraxis ein anhaltendes Problem. Diese Situation verschärft sich im Praxisangebot einer "offenen Sprechstunde" oder "Akutsprechstunde" und die Belastung für Medizinische Fachangestellte und das Ärzteteam nimmt zu.
      Eine effiziente Praxisorganisation muss sicherstellen, dass gleichzeitig Patienten optimal in der Praxis geführt und Leerlaufzeiten von Ärzten vermieden werden. Gibt es mehrere Räumlichkeiten oder Ärzte, wird es immer schwieriger den Überblick zu behalten.
      Patientenführung in der Arztpraxis
      Hierfür nutzen viele Arztpraxen eine Übersicht der Patienten in der Praxissoftware: die MFA kann einsehen, welcher Patient sich in der Praxis wo aufhält und welche Untersuchung / Behandlung geplant ist.
      Es fordert allerdings Konzentration, die Patienten durch die Praxis zu führen und gleichzeitig die Patientenübersicht in der Praxis-EDV zu aktualisieren. Der Praxisalltag bringt mit sich, dass
      Patienten nicht pünktlich erscheinen Geräte nicht funktionieren sich Untersuchungen oder Behandlungen verzögern Räume belegt sind Notfälle behandelt werden müssen. Alle Puffer in der Terminplanung helfen nicht, wenn zusätzlich die Ärztin / der Arzt unkoordiniert durch die Praxis läuft und frägt: "Wohin als Nächstes?"
      In der Regel sind die Ärzte gewohnt, sich mit allen erdenklichen Fragen an die Medizinischen Fachangestellten an der Anmeldung zu wenden. Es hat sich einfach eingespielt, dass die MFA ihre Arbeit unterbricht, sobald sich die Tür des Behandlungszimmers öffnet.
      Optimale Praxisorganisation: die Ärzte einbinden
      Den Ärzten ist oft nicht bewusst, dass die MFA ihre eigentliche Aufgabe oder sogar Patientengespräche unterbrechen und in der Praxissoftware nachsehen muss, um dann den Arzt zu führen. Der Streß an der Anmeldung ist für die Medizinischen Fachangestellten vorprogrammiert.
      Der Arzt sieht diesen verursachten Stress nicht. Er ist selbst in seinen Aufgaben vertieft und wendet sich gleich den nächsten Patienten zu.
      Arbeitet ein Praxisteam schon zusammen, so ist der Arzt konditioniert: Wieso sollte der Arzt in der Arztsoftware nach sehen, wenn es so einfacher und schneller geht? Er wird dafür sogar belohnt, dass er die MFA an der Anmeldung unterbricht.
      Für eine Reduktion dieser Unterbrechungen ist es sinnvoll, auf diesen Sachverhalt aufmerksam zu machen. Wichtig hierbei ist, die Schuldfrage außen vor zu lassen und sich auf das sachliche Problem zu konzentrieren: Die Ärzte, als Personen, sind selbst keine Stressfaktoren, sondern die Art der Kommunikation und der Zusammenarbeit.   Eine sinnvolle Lösung besteht darin, dass Ärzte selbst in der Praxis-EDV eine Übersicht der Patienten einsehen können und wissen, welche Behandlung als nächstes ansteht. So können sie sich auch gezielter auf das nächste Patientengespräch vorbereiten.   Aber sogar Ärzte sind Menschen und lassen sich neu konditionieren: Wenn es schneller geht, in der Praxissoftware nach zu sehen, als die MFA an der Anmeldung zu fragen, beginnt der neue Konditionierungsprozess.   Für einen verbesserten Patientenservice und eine optimalere Praxisorganisation sollte sich die MFA an der Anmeldung zuerst um die Patienten kümmern dürfen, dann erst um den Arzt. Telefonate und persönliche Patientengespräche sollten nur in dringenden Notfällen unterbrochen werden.   Der Stresspegel wird schnell nachlassen: Patienten und MFA sind zufriedener und die Umgangsformen werden freundlicher.
    • Von teramed
      E-Health und Telemedizin prägen als Schlagwörter die Digitalisierungsstrategie im Gesundheitswesen. Doch wie kann die Umsetzung in Hausarzt- und Facharztpraxen zu einer echten Entlastung des Praxismanagements und Verbesserung der Patientenversorgung beitragen? Müssen es online Arzttermine sein?
      Telemedizinische Anwendungen in der ambulanten Medizin
      Die Videosprechstunde hat durch die Einführung von Abrechnungspositionen im EBM viel Aufmerksamkeit und Bekanntheit erreicht. Abseits des Videochats von Ärzten und Patienten sollen telemedizinische Anwendungen mittels Informations- und Kommunikationstechnologien die räumliche und zeitliche Distanz von medizinischen Leistungen überbrücken. Im Praxisalltag erfüllen Ärzte diese Bedingung der Telemedizin regelhaft: die telefonische ärztliche Beratung.
      Dabei wird selten an das Fernbehandlungsverbot gedacht.
      Quelle: § 7 Absatz 4 der (Muster-)Berufsordnung für die in Deutschland tätigen Ärztinnen und Ärzte (MBO)
      Konkret bedeutet dieser Absatz, dass nur mit Patienten, mit denen bereits ein persönlicher Erstkontakt zustande gekommen ist, eine Behandlung per Telefon oder Online-Medien erfolgen darf. Auf dem 121. Ärztetag Deutschen Ärztetag wurde für eine Lockerung des Fernbehandlungsverbots gestimmt, um das ärztliche Handeln auch telemedizinisch für unbekannte Patienten in Einzelfällen zu ermöglichen.
      Dabei wird oft vergessen, dass, unabhängig der Flexibilisierung dieses Fernbehandlungsverbots, für den Durchbruch in der Telemedizin, diese Vorgabe während der Behandlung eines Patienten fast immer erfüllt wird: sowohl Ärzte als auch Patienten würden eine Erstdiagnose einer Erkrankung, auch bei kleineren Beschwerden, nicht telemedizinisch erheben wollen.
      Vielmehr handelt es sich bei medizinischen Fragen meistens um Rückfragen zu einer aktuellen Behandlung oder Befundauskunft bzw. therapeutische Anweisungen.
      Telemedizinische Fernbehandlung im Praxisalltag
      Eine wirkliche Erleichterung, wäre eine einfache, sichere und schnelle Möglichkeit der Kommunikation zwischen Arztpraxis - Arzt und Patienten. Für den Einsatz im Praxisalltag sollten deshalb folgende Voraussetzung erfüllt werden:
      Zeitversetzte (asynchrone) Kommunikation Sichere Kommunikation zum Schutz der sensiblen Gesundheitsdaten Erfüllung der aktuellen Datenschutzanforderungen nach EU-DSGVO Niedrigschwellige (einfache) Kontaktaufnahme Steuerung der Kommunikation durch die Teilnehmer Zeitversetzte (asynchrone) Kommunikation im Gesundheitswesen
      Medizinische Anfragen und Antworten sollten zeitversetzt (asynchron) möglich sein: in der Regel beschäftigen sich Patienten mit medizinischen Problemen ausserhalb der Praxisöffnungszeiten und Ärzte sind heutzutage an eine enge Zeittaktung durch die Terminvergabe gebunden.
      Sichere Kommunikation zum Schutz der sensiblen Gesundheitsdaten und DSVGO
      Die Sicherheit der sensiblen Gesundheits- und Personendaten nach DSGVO müssen gewährleistet werden. Der Vertrauensanker Arztpraxis darf durch Einsatz technischer Innovationen nicht gestört werden. Durch Einhaltung der aktuellen Datenschutzanforderungen nach DSGVO wird keine juristische Angriffsfläche offengelegt.
      Niedrigschwellige (einfache) Kontaktaufnahme
      Telemedizinische Innovationen scheitern oft an der ersten Kontaktaufnahme. Vor allem Patienten sind lieber zum Telefonhörer zur Klärung von medizinischen Rückfragen, sollte sich der Registrierungsprozess als zu komplex herausstellen. Patienten sollen selbständig die Kontaktaufnahme initiieren können, ohne vorher eine Einladung durch die Arztpraxis / Arzt erhalten und verschiedene juristische Dokumente unterzeichnen zu müssen.
      Steuerung der Kommunikation durch die Teilnehmer
      In einer Arztpraxis erreicht der Patient den Arzt nicht direkt: er wird in der Regel zuerst von einer Medizinischen Fachangestellten telefonisch betreut, die gegebenenfalls das Telefonat weiterleitet. Eine telemedizinische Fernbehandlung muss diesen Praxisprozess digital abbilden und die Möglichkeit zu Verfügung stellen, Nachrichten weiterzuleiten.
      Gleichzeitig müssen, wie bei einem Telefonat, der direkte Austausch zwischen zwei Teilnehmern bei Erhalt einer weitergeleiteten Nachricht ermöglicht werden.

      Am Anfang stehen organisatorische Prozesse
      Ein Großteil der Kommunikation mit Patienten betreffen im Praxisalltag organisatorische Prozesse:
      Terminvereinbarung Rezept- und Überweisungsbestellungen reine Befundübermittlung, ohne ärztliche Interpretation Ziel einer Digitalisierungsstrategie im Gesundheitswesen muss es sein, auch diese organisatorischen Prozesse digital abzubilden.
      Für eine hohe Akzeptanz bei Patienten und den Medizinischen Fachangestellten einer Arztpraxis, müssen die jetzt schon bestehenden Anforderungen adäquat berücksichtigt werden.
      Online-Terminvereinbarung beim Arzt muss Besonderheiten berücksichtigen
      Der Prozess der Terminvergabe in der Arztpraxis ist traditionell gewachsen und verfeinert worden. Individuelle Praxisanforderungen erschweren eine schematische Terminvergabe. Es gelten besondere Anforderungen, um die synchrone, telefonische oder persönliche Terminvergabe durch ein technisches System asynchron zu unterstützen:
      Niedrigschwelligkeit: Neupatienten muss es einfach möglich sein, Kontakt mit der Arztpraxis aufzunehmen Datenschutz: Terminanfragen beinhalten selbst schon sensible Personen- und Gesundheitsdaten und sollten nicht z.B. per Email übermittelt werden Intelligenz: eine letztendliche Terminvergabe hängt von vielen Faktoren ab, z.B. subjektive und objektiver Terminanlass sowie dessen Dringlichkeit, Vorbehandlungen und -erkrankungen, erforderliche Voruntersuchungen und -Befunde Für ein effektives Praxismanagement und der Wirtschaftlichkeit einer Arztpraxis ist es entscheidend, diese Anforderungen zu bedienen. Die Patientenzufriedenheit wird letztendlich durch eine optimale Praxisorganisation erhöht.
      Bestehende Telemedizinische Lösungen
      Das bestehende Angebot ist vielfach auf nur einzelne telemedizinische Anwendungsfälle begrenzt: Zum Beispiel existieren vielfältige Lösungen für den Online-Arztbesuch mittels einer Videosprechstunde, die häufiger vorkommenden organisatorischen Prozesse einer Arztpraxis werden nur unzureichend unterstützt. Im Gegenzug leisten System für die organisatorischen Prozesse keine sichere Unterstützung für eine Fernbehandlung.
      Der Datenschutz erschwert die einfache Kontaktaufnahme durch Patienten und der Einsatz von synchronen Kommunikationsmethoden belastet die ärztliche Tätigkeit mehr, als es die Arztpraxis entlastet.
      Eine umfassende Lösung wäre ein sicherer Messenger wie WhatsApp mit einer echten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Bekannte WhatsApp-Alternativen, wie Threema, Signal und Wire sind zwar sicher, allerdings bedienen sie nicht die Anforderungen des ambulanten Gesundheitswesen. Eine Alternative ist der sichere Messenger MediOne, der an die Anforderungen des Gesundheitswesen angepasst ist und DSGVO-konform genutzt werden kann.
       
    • Von teramed
      Viele Praxen arbeiten mit einem Bestellsystem (Terminsprechstunde), vergeben also - meist telefonisch - Termine an Patienten, die dann zu den vorgemerkten Zeiten erscheinen.
      So einfach das Prinzip ist, so schnell kann es auch seine Tücken offenbaren, denn einige Patienten erscheinen dennoch ohne Termin - wer will diese schon wieder wegschicken? Eine offene Sprechstunde kann eine Lösung sein, hat jedoch auch ihre Vor- und Nachteile, die wir im Folgenden einander gegenüberstellen werden.
      Das Konzept der offenen Sprechstunde
      Bei einer offenen Sprechstunde legen Sie einen bestimmten Zeitraum fest, in welchem Patienten ohne vorherige Terminvergabe oder Anmeldung in der Praxis behandelt werden. Die offene Sprechstunde kann die ganzen Praxisöffnungszeiten umfassen oder nur einzelne Tage oder Stunden. Jeder, der Sie aufsuchen möchte, hat die Möglichkeit, dieses Zeitfenster zu nutzen.
      Vorteile für Arztpraxis und Patienten
      Der Vorteil einer offenen Sprechstunde für Patienten liegt ganz klar darin, dass sie kurzfristig auch akute Beschwerden abklären lassen können, ohne dass Praxis oder Patient den administrativen Aufwand der Terminvergabe tragen müssen. Für Patienten entfällt die "Verhandlung" mit der Sprechstundenhilfe, welcher freie Termin denn noch verfügbar wäre. Für die Arztpraxis reduziert sich die Auslastung des telefonischen Anmeldung deutlich.
      Die offenen Sprechstunden werden daher von Patienten mit dringlichen Anliegen gern angenommen und auch von vielen Praxen gern ins Programm aufgenommen - können jedoch auch für Komplikationen sorgen:
      Nachteile für Arztpraxis und Patienten
      Ein großes Problem offener Sprechstunden ist ihrer Unkalkulierbarkeit. Hier kann es schnell passieren, dass das Angebot zu gut angenommen wird und sehr viele Patienten die Praxis ohne Termin aufsuchen. Dadurch entstehen lange Wartezeiten, ein überfülltes Wartezimmer und nicht zuletzt eine ungeduldige Erwartungshaltung.
      Wenn der Andrang sehr groß ist, kann sogar der eigentlich vorgesehene zeitliche Rahmen gesprengt werden, was zu Missstimmung bei den wartenden Terminpatienten und zu Stress an der Anmeldung führt.
      Auch das andere Extrem ist möglich: Durch zu wenig Interessenten wird eine offene Sprechstunde zu vertaner Zeit.
      Erfahrungswerte nutzen
      Damit das nicht passiert, ist es sinnvoll, offene Sprechstunden zunächst als Testballon zu starten: etwa an einem Nachmittag für wenige Stunden. Dadurch kann man vorsichtig testen, mit welchem Andrang bei Ausweitung der Sprechzeiten zu rechnen wäre.
      Zudem können Sie ein Mischmodell nutzen, bei dem Sie Patienten um eine telefonische Anmeldung zur offenen Sprechstunde bitten, aber innerhalb des vorgesehenen Zeitraumes keinen konkreten Termin vergeben. Dies hilft, die zu erwartende Interessentenzahl im Blick zu behalten.
      Akutsprechstunde zum Ausgleich der Terminsprechstunde
      Um in einer solchen offenen Sprechstunde eine große Anzahl an Patienten ohne lange Wartezeiten zufriedenzustellen, haben sich gewisse Spielregeln bewährt:
      Es sollte nur ein Behandlungsgrund vorgebracht werden. Der Patient darf mit maximal 5 Minuten Gesprächszeit beim Arzt rechnen. Der Patient muss mit Wartezeit rechnen. Für ausführlichere Gespräche und Untersuchungen sollte dann ein Termin vereinbart werden. Hier sollten die Vorteile der Terminsprechstunde dem Patienten auch klar vor Augen geführt werden: Keine bis kurze Wartezeiten (dieses Versprechen sollte dann auch eingehalten werden), ausführliches Gespräch mit der Ärztin oder Arzt und sofortige weitere Untersuchungen bei Bedarf.
      Welche Erfahrungen habt Ihr mit der offenen Sprechstunde gemacht?
       
    • Von DocMartin
      GOÄ Abrechnung der Tauchtauglichkeit 1,0 und 2,3 fach
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