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  • Interview Praxisberatung: Kürzere Wartezeiten, höhere Honorare, zufriedenere Patienten


    teramed

    Optimierung der Praxisabläufe, Einführung eines Qualitätsmanagements oder Krisenintervention: ein Praxisberater kann helfen.

    Doch welche Person(en) stecken hinter einer solchen Praxisberatung und was bewegt sie?

    Wir wollten es genauer wissen und stellten der langjährigen Praxisberaterin Katja Saalfrank ein paar Fragen.

    Bitte stellen Sie sich kurz vor!

    Mein Name ist Katja Saalfrank vom gleichnamigen Unternehmen Katja Saalfrank - Praxismanagement.

    Seit Januar 2007 bin ich selbständig im Bereich Praxismanagement und Praxisberatung tätig

    Die Schwerpunkte meiner Tätigkeit sind:

    • Beratung im Bereich des Praxismanagements und der Organisation
    • Durchführung von Praxisanalysen zur Optimierung von Praxisabläufen und Praxisaufbau
    • Optimierung des Terminplanmanagements und des Zeitmanagements
    • Optimierung von Mitarbeiterführung und Personalmanagement
    • Unterstützung beim Stress- und Konfliktmanagement
    • Durchführung betriebswirtschaftlicher Analysen
    • Hilfe und Beratung im Bereich des internen Qualitätsmanagements bei
      • der Einführung, dem Aufbau und der Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements,
      • der Durchführung von Internen Audits und
      • der Vorbereitung zur externen Zertifizierung
    • Fortbildungsveranstaltungen und Inhouse-Schulungen für Praxisinhaber und Praxispersonal (z.B. Abrechnungsseminare)
    • Referententätigkeit für verschiedene Einrichtungen und Berufsbildungsträger
    • Übernahme der Privatabrechnung für Ärzte und Zahnärzte

    Vor meiner Selbstständigkeit war ich jahrelang als verantwortliche Praxismanagerin in einer Facharztpraxis mit drei Praxisinhabern und 15 Mitarbeiterinnen tätig.

     

    Aus welchen Gründen werden Sie zu einer Praxisberatung engagiert?

    Meist bestehen konkrete Probleme wie

    • Schwierigkeiten bei der Terminplanung
      • nicht ausreichende Termine
      • lange Wartezeiten trotz Terminplanung
      • Einplanung von Akut- oder Notfällen
      • es ist kein reibungsloser Praxisablauf gewährleistet (irgendwo hakt es)
    • Optimierung der allgemeinen Organisation der Praxis
      • Definition der Aufgaben der einzelnen Mitarbeiter (Arbeitsplatzbeschreibung)
      • Konflikte innerhalb des Praxisteams
      • Schwierigkeiten bei der Abrechnung
      • Zeitanalysen

    Wer sind die treibenden Kräfte für eine solche Beratung - die Ärzte oder MFA?

    Vorrangig die Praxisinhaber.

     

    Gibt es manchmal nichts mehr zu retten?

    Leider ja.

    Nicht von ungefähr gibt es auch Praxen, die in die Insolvenz gehen müssen. Hier wurde leider zu spät erkannt, das auch eine Arztpraxis ein Unternehmen ist, das auf gesunden finanziellen Füßen stehen muss, um langfristige Perspektiven entwickeln zu können.

     

    Wie sieht die Motivation der MFA bezüglich einer Neuorganisation der Praxis aus?

    Die Motivation der MFA hängt sehr stark vom Arzt ab.

    Besteht eine grundsätzliche Bereitschaft und Offenheit für die Weiterentwicklung von Praxis und Organisation auch seitens der Praxisinhaber, dann bringen MFA häufig gute Veränderungsvorschläge ein und sind sehr motiviert dabei.

    Im anderen Fall tritt häufig Resignation, Frustration und sogar Gleichgültigkeit auf, weil zum Beispiel häufig Beschwerden seitens der Praxisinhaber über die mangelnde Organisation an die MFA gerichtet werden, aber keinerlei Veränderungen angestrebt werden.

    Im schlimmsten Fall wechseln die MFA die Arbeitsstelle oder steigen ganz aus Ihrem Beruf aus.

     

    Wie sieht die Motivation der Ärzte aus?

    Der Arzt als Praxisinhaber hat vorrangig drei Verantwortlichkeiten:

    • Als Arzt die Verantwortung für die Behandlung seiner Patienten,
    • als Chef die Verantwortung für seine Mitarbeiter und
    • als Unternehmer die Verantwortung für den Betrieb mit der Schaffung und Aufrechterhaltung von Strukturen und Prozessen, um wirtschaftlich am Ende des Jahres einen Gewinn zu erzielen.

    Diese drei Aufgabenbereiche in einem Arbeitstag von 8 bis 10 Stunden unterbringen, gestaltet sich oft mehr als schwierig.

    Es ist oft zu beobachten, dass die Organisation der Praxen mit ansteigender Praxisgröße (Patientenanzahl, Mitarbeiter, Ärzte, Technik, etc.) nicht mitgewachsen ist und eher vernachlässigt wurde.

    Organisationsfragen werden häufig als lästig empfunden. Es scheint, dass sie erst mal nur Zeit und Geld kosten. Ein tatsächlicher Mehrwert ist nicht gleich zu erkennen.

    Wenn es aber gelingt, eine positive Veränderung im Bereich der Arbeitsorganisation herbeizuführen, wird es auch den Arzt als Praxisinhaber überzeugen und motivieren, weitere Schritte zur Verbesserung der Praxisorganisation zu unternehmen.

    Umgekehrt liegt es hier auch an der Bereitschaft der Mitarbeiter, sich an diesem Veränderungsprozess zu beteiligen.

     

    Gibt es Einflussfaktoren, die dazu führen, dass keine nachhaltigen Veränderungen stattfinden können?

    Ja, die mangelnde Bereitschaft, liebgewonnene Gewohnheiten abzustellen, sowie die fehlende Einsicht, dass auch kleine Unternehmen von einer guten Organisation profitieren

     

    Muss man eher die Praxisorganisation und -struktur oder die Einstellung von Praxisführung und MFA ändern?

    Beides - wenn sich in der Praxis etwas verändern soll.

    Am Anfang stehen immer die Fragen:

    • Soll sich etwas verändern? Wollen wir etwas verändern?
    • Wollen wir uns immer weiter und immer wieder ärgern?

    Es fehlt manchmal die Erkenntnis das ein Patient auch ein Kunde mit gewissen Ansprüchen ist, der zur Wirtschaftlichkeit der Praxis beiträgt.

    Kunden erwarten eine freundliche Umgebung und klar strukturierte und transparente Abläufe ohne lange Wartezeiten.

     

    Was frustriert Sie bei Ihrer Arbeit am meisten?

    Unentschlossenheit, fehlende Mitarbeit und fehlende Bereitschaft, Änderungen nachhaltig umzusetzen.

     

    Was sind Erfolge, auf die Sie gerne zurückblicken?

    • Praxen, die nach meiner Begleitung ihr Qualitätsmanagement erfolgreich zertifizieren lassen konnten,

    • Veränderungen im Rahmen der Terminkalender-Organisation, die zu einer Verbesserung der Gesamtpraxisssituation geführt haben, wie Verkürzung der Wartezeiten für die Patienten, mehr Freiheit in der Terminorganisation, Reduzierung von Überstunden,

    • Optimierungen im Rahmen der GOÄ-Abrechnung, die Honoraranstiege von 20% und mehr herausarbeiten konnten.

     

    Bitte verraten Sie uns Ihren wichtigsten Tipp jeweils für die MFA an der Anmeldung, die Azubi, die Praxismanagerin und den Arzt.

    • Liebe MFA an der Anmeldung:
      "Sie sind der erste und meist der letzte Ansprechpartner der Patienten und somit die Repräsentantin der Praxis. Zudem hängt an Ihnen auch die Tageskoordination. Das ist eine wichtige und verantwortungsvolle Aufgabe. Versuchen Sie immer ruhig und gelassen zu bleiben und behandeln Sie jeden Patienten so, wie es Ihnen selbst gefallen würde!"

    • Liebe Azubi:
      "Lernen Sie zu verstehen, das ein Patient nicht nur eine Diagnose hat - oft sind mit dieser auch Sorgen und Ängste verbunden!"

    • Liebe Praxismanagerin:
      "Setzen Sie Ihre Prioritäten neu, sie können und müssen nicht mehr alles machen! Konzentrieren Sie Ihr Geschick und Ihre Aufmerksamkeit jetzt vermehrt auf die Praxisorganisation, damit der Betrieb rund läuft!"

    • Lieber Arzt:
      "Bedenken Sie, das motivierte und einsatzbereite Mitarbeiterinnen wertvoll für Sie und Ihre Praxis sind.
      Sie nehmen Ihnen Arbeit ab und gewinnen freie Zeit für Sie, die Sie gewinnbringend investieren können. Zu wenig Delegation und Organisation kosten Sie zuviel Zeit."

    Hast Du noch Fragen an Frau Saalfrank? Dann hinterlasse diese hier als Kommentar!

    bearbeitet von Christina Czeschik




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