Jump to content
  • Willkommen

    Willkommen auf Teramed. Bitte melde Dich an, um an der Community teilzunehmen.

  • Bürokratie abbauen: in der eigenen Arztpraxis anfangen!


    teramed

    In vielen Arztpraxen beherrscht die Bürokratie den Arbeitsalltag der Ärzte und medizinische Fachangestellte.

    Das ist sicherlich richtig und eine der unangenehmen Seiten der medizinischen Arbeit. Allerdings sollte man klar und deutlich zwischen den Verursachern unterscheiden: externe oder interne Bürokratie.

    Wir können zwar nicht die Formulare und Anfragen der Kassen oder stetigen EBM-Reformen kurzfristig verhindern, aber wir können die eigenen Praxisabläufe überdenken und Anfangen, Bürokratie bei uns selbst abzubauen.

    Bürokratieabbau in der Arztpraxis

    Viele Arztpraxen sind durch einen Führungsstil geprägt, in der die medizinischen Fachangestellten und angestellte Ärzte nur ihre Arbeit nach direkten Arbeitsanweisungen ausführen dürfen.

    Dies führt zu einem ständigen Rückfragen und gebremsten Abläufen. Konkret sollte man damit anfangen die Interaktion der medizinischen Fachangestellten mit den Ärzten / Praxisinhabern  zu erfassen:

    Wann muss eine medizinische Fachangestellte oder angestellter Arzt mit dem Praxisinhaber(n) persönliche Rücksprache nehmen? 

    Hier ein paar Beispiele von typischen Arbeitsabläufen, die oft nicht selbständig ausgeführt werden können (dürfen):

    • Blutabnahmen für Gesundheitsuntersuchungen, präoperative Eingriffe oder im Rahmen der Medikamentenüberwachung
    • Rezepte/Überweisungen: Physiotherapie, Logopädie, Ergotherapie, Facharztüberweisungen
    • Wundversorgung (auch bei chronischen Wunden), Nahtentfernung
    • Hausbesuche: Entscheidung über die Notwendigkeit und Dringlichkeit
    • Telefonate: Anrufer, welche sofort einen Arzt sprechen möchten
    • Bestellungen für den Praxisbedarf / Bürobedarf
    • Personalmanagement: Lohnverhandlungen / Fortbildungen / Urlaub / Einsatztätigkeiten
    • Abrechnung (KV/HZV/GOÄ)
    • Papierausdruck und Vorlegen aller "wichtigen" Unterlagen, Formulare
    • Medikamentenpläne
    • Termine zur Wiedervorstellung

    Gründe für eine hohe interne Bürokratie

    Gründe für eine interne Bürokratie sind oft hierarchisch geprägte Strukturen und Ängste über Fehlentwicklungen, im Besonderen betriebswirtschaftlicher oder medizinischer Natur:

    • finanzielle Nachteile zum Beispiel durch zu ausgedehnte Laboranforderungen, Praxisbedarf / Büromaterial, Rezeptwünsche, fehlerhafte Abrechnungen, h0he Gehälter
    • falsche medizinische Entscheidungen / Einschätzungen (Hausbesuche / Wundversorgung / Übersehen von wichtigen medizinischen Informationen)
    • Verpassen von wichtigen Nachrichten / Anrufern
    • Verärgerung von Patienten / Kollegen und damit Rückgang der Behandlungsfälle

    Gleichwohl ist der Faktor "Macht" nicht zu unterschätzen: der Praxisinhaber stellt sich dadurch immer an die oberste Stelle in der Organisation "Arztpraxis" und übt damit auch gleichzeitig  einen enormen Druck auf sich selbst aus, sowohl emotional als auch zeitlich.

    Lösungen für einen Bürokratieabbau

    Man sollte sich klar machen, dass Ärzte auf die medizinische Versorgung spezialisiert sind und medizinische Fachangestellte in Ihrer Ausbildung und Berufserfahrung die Praxisorganisation sowie zunehmend auch medizinische Routinetätigkeiten selbständig durchführen können. Die Rückbesinnung und Konzentration auf die Kernaufgaben ist sicherlich nicht nur sinnvoll, sondern wird auch von vielen Ärztinnen / Ärzten gewünscht.

    Um Aufgaben delegieren zu können, sollte der Praxisinhaber also erst einmal lernen, Arbeitsbereiche zu delegieren. Hierzu muss dieser sich klar machen, wie diese Aufgaben ausgeführt werden sollte und welche Werte ihm wichtig sind. Kann der Praxisinhaber diese Führungsaufgabe nicht erfüllen, lohnt sich über die Einstellung einer Praxismanagerin nachzudenken.

    Praxisabläufe strukturieren

    Die Einführung von strukturierten Praxisabläufen ist der einfachere Schritt. Es wird gemeinsam mit den medizinischen Fachangestellten überlegt, ob die Rücksprachen mit der Ärztin/dem Arzt durch vorherige Absprachen reduziert werden kann.

    Beispiele sind:

    • Laborprofile für Blutabnahmen bei Gesundheitsuntersuchungen, Präoperativen Untersuchungen, Medikamentenüberprüfungen
    • Bei welcher Diagnose erhält wer, wie oft Physiotherapie und muss wieder pausieren ? Sind schon Eigenübungsblätter / Patienteninformationen mitgegeben worden ?
    • Facharztüberweisungen: handelt es sich um eine Routinekontrolle oder einen Patientenwunsch ?
    • Chronische Wunden / Nahtentfernung: es gibt Ärzte, die sich bei der Versorgung von chronischen Wunden / Nähten "verkünsteln". Ehrlich, so schwer und kompliziert ist die Wundversorgung nicht, dass ein "studierter Arzt" 5 Minuten überlegen muss, wie diese zu versorgen ist. Klare schriftliche Anweisungen und Fortbildungen helfen hier entscheidend weiter
    • Hausbesuche: ein Formular zur Einschätzung der Dringlichkeit / Notwendigkeit der Hausbesuch reduzierte bei uns 90% der Anforderungen
    • Telefonate: unsere Lösung für das leidige Thema Telefonate wirkt etwas drastisch. Es werden keine Telefonate während der Sprechstunde in das Behandlungszimmer durchgestellt, es sei denn es handelt sich um einen lebensbedrohlichen Notfall. Die MFA müssen bei jedem Anrufer die Rückrufnummer, den vollständigen Namen und den Grund des Anrufes notieren und tragen dies in die EDV in eine spezielle "Warteliste" ein. Die Ärztin/der Arzt kann dann selbst entscheiden, wann sie / er zurückrufen möchte.
    • Papierausdruck: die meisten Praxen arbeiten zwischenzeitlich mit "elektronischen Befunden". Man sollte diese Befunde nicht nur aus reiner "Gewöhnung" zur Vorlage des Arztes wieder ausdrucken. Auch den ärztlichen Befundbericht für einen Reha-Antrag kann man bequem am PC ausfüllen !
    • Termine: es sollten klare Regelungen geben, wie lange Termine dauern (bei uns: Gespräch 15 min, Vorsorgen 30 min, Präop 15 min, Akutbefunde 5 min). Auch sind Dringlichkeiten der Termine vorher festzulegen und mit den Terminzeiten zu koppeln (akute Beschwerden / AU am gleichen Tag allerdings nur 5min, Vorsorgen innerhalb 1-4 Wochen mit 30 min, chronische Beschwerden innerhalb von 1-2 Wochen mit 15 min)
    • Personalmanagement: durch die Einführung des Tarifvertrages der medizinischen Fachangestellten (Arzthelferin) war das "heisse" Thema Lohnforderungen / Ungleichbehandlung schnell vom Tisch. Ausserdem hilfreich ist eine konkrete Anzahl von Fortbildungstagen für alle Mitarbeiter, die schriftliche Erfassung des Arbeitsaufgaben und die selbständige Einteilung des Urlaubs durch eine gemeinsame Absprache der MFA.

    Die Delegation von Aufgaben erfordert dagegen deutlich mehr Vertrauen und eine andere Form der Kontrolle. Hier gibt es wichtige Aspekte zu beachten:

    • es werden immer Fehler gemacht, nur die objektive Besprechung und Beurteilung dieser führt mittelfristig zu weniger Fehlern (kein Fingerzeigen !). Die medizinischen Fachangestellten (Arzthelferin) lernen schnell, dass Sie bei Unsicherheiten ohne Nachteile für sich selbst Rückfragen stellen können.
    • hochwertige Fortbildungen (z.B. Abrechnungen / Wundversorgung / Hausbesuche / Versorgung chronisch Erkrankter) können das praktische Wissen aber auch das Selbstvertrauen der Mitarbeiter stärken. Die finanzielle und zeitliche Investitionen lohnen sich!
    • die Kontrolle muss zwangsläufig indirekt erfolgen: die erste GOÄ-Abrechnung kann vielleicht noch gemeinsam durchgegangen werden, danach sollte man aber die Selbständigkeit fördern und die Kontrolle nur noch über den Vergleich der Abrechnungen führen. Auch Praxis- und Bürobedarf kann nur durch eine Kostenkontrolle im Monatsvergleich erfolgen.

     

    Es würde mich brennend interessieren, welche Praxisabläufe Sie optimieren konnten, oder wo Sie noch Schwierigkeiten in der Umsetzung habe. Hinterlasse einfach einen Kommentar oder schreibe in dazu in den Foren

     

    bearbeitet von Teramed




×