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    Für Medizinische Fachangestellte (MFA / Arzthelferin), Praxismanagerinnen und und niedergelassene Ärzte in der Arztpraxis / MVZ
    Teramed
    Leider ist es häufiger Alltag: Der Patient kommt zu Ihnen in die Praxis, wenn das Kind bereits buchstäblich in den Brunnen gefallen ist. Ob er einfach die Dringlichkeit nicht früher erkannt, die Medikamente falsch eingenommen oder eine andere Therapie eigenmächtig abgebrochen hat - die Gründe sind vielfältig. Das ein oder andere Wehwehchen hält man auch eine Weile aus, schließlich zwickt und zwackt es im Alter ja schon mal... Vieles davon kann durch gezielte Patientenführung und mit ein wenig Organisation sehr gut aufgefangen werden. Sie können in das Management Ihrer Praxis Themen wie Prophylaxe und Weitsicht aufnehmen und so Ihre Patienten proaktiv statt reaktiv betreuen.
    Konsequent und lückenlos
    Gerade bei chronisch Kranken und bei Risikopatienten ist eine lückenlose Vorsorge wichtig. Stimmt die Dosierung der Medikament noch? Haben sich die Beschwerden/Symptome verändert? Sind welche hinzugekommen? Eine ständige Verlaufskontrolle kann Akutsituationen vielleicht nicht verhindern aber stark reduzieren. Vereinbaren sie also bereits im Voraus mehrere Termine in sinnvollen Abständen, um den Zustand des Patienten stets im Auge zu behalten.
    Information und Anleitung
    Statt den Patienten mit Terminzetteln und Infobroschüren zu überschütten, ist es sinnvoll, ihm eine optimale Organisation seiner Behandlung zu bieten. Halten Sie alles auf einem Blatt übersichtlich fest, das kann zum Beispiel der Medikamentenplan sein. Wann sind die Medikamente einzunehmen, wann sind sie bei richtiger Einnahme aufgebraucht? Ein roter Vermerk an der richtige Stelle hält so auf einen Blick auch schon den nächsten Termin in Ihrer Praxis bereit.
    Vorausschauend und effizient
    Wenn es das Medikament zulässt, ist es vor allem für Chroniker sinnvoll, große Packungen zu verschreiben. Sie haben zum einen die Möglichkeit Ihr eigenes Budget oder das Ihrer Patienten durch Preisvorteile zu entlasten und vermeiden zum anderen die Situation, dass Medikamente ausgehen und die Neubeschaffung für den ein oder anderen Patienten problematisch wird. So stellen Sie dessen Versorgung bis zum nächsten Termin sicher.
    Delegieren und Fordern
    Ihre Patienten sind in der Regel Laien, doch mit etwas Anleitung sind bestimmte Parameter den eigenen Körper betreffend wichtige Helfer bei der rechtzeitigen Erkennung möglicher Komplikationen. Ihre durchdachte Patientenführung enthält somit auch Hausaufgaben: regelmäßige Blutdruck- und Blutzuckerbestimmung, genaues Protokollieren von Schmerzen nach Häufigkeit und Stärke, Bewegungsaufgaben oder andere Maßnahmen nehmen den Patienten in die Verantwortung und runden das Management seiner Betreuung ab.
    Entwicklungen einplanen
    Veränderungen im Krankheitsverlauf lassen sich häufig durch eine Regulation der Medikamentendosis auffangen. So kann man mit dem Patienten besprechen, was bei zuvor definierten kleineren Ereignissen an der verordneten Dosis variiert werden darf: Verstärkung der Schmerzen, oder generelle Exazerbationen aber auch Remissionen müssen nicht immer zum Arztbesuch oder einer Notsituation führen und können oft mit einer kleinen Anpassung durch den Patienten selber in den Griff bekommen werden.
    Ralph Jäger
    Eine konsequent umgesetzte Terminsprechstunde scheitert sehr oft an einem Mangel an freien Terminen. Die MFA müssen dann entscheiden, wie dringlich ein Patient gesehen werden muss, und ob das zwischen den regulären Terminen erfolgen kann.
    Mindestens die Hälfte der Termine sind "Kurztermine": Dringliche Termine für Anlässe, die nur einen kurzen Arzt-Patienten-Kontakt erfordern und zeitnah durch die MFA vergeben werden sollten.
    Je nach Fachgebiet der Arztpraxis und Patientenaufkommen - z.B. in der Grippesaison oder kurz vor den Ferien - kann der Anteil der Kurztermine überhand nehmen, und plötzlich scheitert die klassische Terminsprechstunde
    Ein Ansatz, um dieses Dilemma zu lösen: eine Unterscheidung der Termine in geplante Termine und ungeplante Kurztermine.
    Geplante Termine in der Terminsprechstunde
    gelten für geplante Untersuchungen, Besprechungen und Therapien. müssen medizinisch und organisatorisch nicht zeitnah durch MFA vergeben werden. können zeitlich sehr ausgedehnt sein. Beispiele sind Gesundheitsuntersuchungen, Therapieverlaufsbesprechungen oder spezielle technische Untersuchungen.
    Ungeplante Kurztermine für "Notfälle"
    erfordern nur kurze Arzt-Patient-Kontaktzeiten (in der Regel maximal 5 Minuten). sollten zeitnah durch die MFA (in der Regel am gleichen Tag) vergeben werden. Beispiele für Kurztermine sind Konsultationen wegen Krankmeldungen, Grippesymptomen, akuten Schmerzen oder Laborbesprechungen.
    Puffer für Kurztermine in der Terminsprechstunde
    Klassischerweise werden freie Zeiten in der Terminsprechstunde, sogenannte "Puffer" oder "Blocker", für Kurztermine genutzt. In der Regel wird dieser Rahmen jedoch schnell gesprengt - dann kommt es erneut zu längeren Wartezeiten, zeitlichem Druck und Missmut in der Praxis während der regulären Termine.
    Puffer sollten also tatsächlich nur für ungeplante Verzögerungen in der normalen Terminsprechstunde genutzt werden.
    Kurztermine müssen deshalb von der regulären Terminsprechstunde organisatorisch getrennt werden.
    Offene Sprechstunde zur Vervollständigung der Terminsprechstunde
    Lösen lässt sich dieses Problem mit einem zusätzlichen Serviceangebot:
    Eine tägliche Offene Sprechstunde für Kurztermine und Notfälle zu festgelegten Zeiten.
    Eine einfache Möglichkeit ist es, die reguläre Terminsprechstunde täglich um eine Stunde zu reduzieren und in dieser Zeit eine "Offene Sprechstunde" für Kurztermine anzubieten.
    Dieses Sprechstundenangebot kann dann "Akutsprechstunde" oder "Notfallsprechstunde" genannt werden und zum Beispiel ein- bis zweimal täglich vor Ende der Arbeitszeit angeboten werden.
    Patienten sollten über dieses zusätzliche Serviceangebot z.B. durch Flyer, durch die Website oder mündlich durch die MFA informiert werden. Die Spielregeln sollten dabei klar vermittelt werden:
    Tägliche offene Sprechstunde für Akutfälle zu festgelegten Zeiten, z.B. täglich ab 17:00 Uhr oder eine Stunde vor der Mittagspause, mit kurzen Kontaktzeiten (in der Regel 5 Minuten), ohne Voranmeldung, mit zu erwartenden Wartezeiten. Wichtig: Patienten mit akuten Verletzungen oder potenziell lebensbedohliche Notfälle (z.B. Herzbeschwerden) können natürlich weiterhin jederzeit auch ohne Anmeldung erscheinen Wie sind Deine Erfahrungen mit der offenen Sprechstunde für Akutfälle?
    Teramed
    Braucht meine Arztpraxis eine Arbeitszeiterfassung? Wenn ja - wie setzt man sie um und welche Ziele kann man mit ihr erreichen? Das erfährst Du im folgenden Artikel.
    Ist eine Zeiterfassung überhaupt notwendig?
    Sicherlich nicht zwingend. Es gibt nämlich prinzipiell zwei Arbeitszeitmodelle:
    Die Arbeitszeit und Mehrarbeit der MFA und angestellten Ärzte wird pauschal durch das Gehalt abgegolten Die Arbeitszeit wird dokumentiert und erfasst, Mehrarbeit und Überstunden können per Zeitausgleich oder finanziell ausgeglichen werden Eine Zeiterfassung ist prinzipiell nur im zweiten Fall wirklich notwendig. Aber: bei Beschäftigung von Teilzeitkräften, die nicht nach Tarifvertrag bezahlt werden, ist die Zeiterfassung eventuell für die Dokumentation und Einhaltung des Mindestlohn-Gesetzes notwendig.
    Pauschale Abgeltung der Arbeit inklusive der Überstunden
    Klassischerweise werden die Arbeitszeit und Überstunden mit dem Gehalt abgegolten und nicht erfasst. Es wird vorausgesetzt, dass die MFA und Mitarbeiter der Arztpraxis pünktlich kommen. Anfallende Überstunden werden pauschal als "mit dem Gehalt abgegolten" angesehen.
    Dieses Arbeitszeitmodell wirkt auf den ersten Blick sehr einfach und vermeidet auch tatsächlich einen Mehraufwand durch eine Arbeitszeiterfassung.
    In vielen Fällen führt dieses Vorgehen jedoch bei besonders engagierten MFA und angestellten Ärzten langfristig zu Unzufriedenheit.
    Warum?
    Die Regelarbeit kann oft in der festgelegten Arbeitszeit nicht geleistet werden
    Orientierend wird die Arbeitszeit mit der Praxisöffnungszeit gleich gesetzt. Dies entspricht jedoch nicht der Realität, da in dieser Zeit die Regelarbeit nicht erledigt werden kann.

    Am Tagesanfang: Die MFA sollten in der Regel 15 bis 30 Minuten vor Öffnung der Arztpraxis erscheinen, sich umziehen, die Räume herrichten, die Praxis-EDV hochfahren und die Patienten für die Untersuchung und Behandlung vorbereiten.
    Am Tagesende: Es müssen in der Regel diverse Nacharbeiten durchgeführt werden, z.B. Blutentnahmen vom Nachmittag verarbeiten, Schriftverkehr erledigen, Rückrufe und andere Telefonate tätigen, aufräumen, Praxis-EDV herunterfahren. Unterschiedliche Arbeitseinstellung und Motivation
    Gerade engagierte MFA und angestellte Ärzte, die sich mit der Arztpraxis identifizieren und zu einer stetigen Weiterentwicklung der Praxis beitragen, erledigen zusätzlich anfallende Arbeiten außerhalb der regulären Arbeitszeit und Praxisöffnungszeit. Nur dann existieren Freiräume, in denen man sich auf eine Aufgabe konzentrieren kann. Mit einer pauschalen Abgeltung der Arbeitszeit inklusive der anfallenden Überstunden wird dieses Engagement nicht berücksichtigt. Früher Feierabend wird belohnt
    MFA, die die Arbeitszeit sehr genau nehmen sowie pünktlich kommen und gehen, werden indirekt belohnt: mit mehr Freizeit. Die Unzufriedenheit im Praxisteam der Arztpraxis ist vorprogrammiert. Es gibt eine feste Regel: Mehrarbeit wird nicht vergütet - oder indirekt doch?
    Es wird immer Phasen geben, in der Mehrarbeit nötig wird: in der Grippesaison, während der Erkrankung oder Urlaub von Mitarbeitern oder durch Veränderungen im Abrechnungswesen. In aller Regel versucht der Praxisinhaber, dies durch Einmalzahlungen oder Extra-Urlaub  auszugleichen. Gehaltsforderungen stehen dann schneller einmal auf der Tagesordnung, und es kommt zu emotionalen Spannungen.  
    Arbeitszeiterfassung für eine gerechte Arbeitsverteilung
    Die Alternative ist die Arbeitszeiterfassung. Mit diesem Instrument kann flexibel auf eine veränderte Arbeitsbelastung in der Arztpraxis reagiert werden. Es dient also zur Steuerung und Kontrolle der geleisteten und notwendigen Personaleinsatzstunden.

    Ziele der Arbeitszeiterfassung
    Flexible Reaktion auf unterschiedliche Arbeitsbelastung ermöglichen Gerechtigkeit zwischen den MFA und angestellten Ärzten im Praxisteam herstellen Personalmangel frühzeitig aufdecken (Warnsignal: Überstunden) Selbstorganisation und Zeitmanagement der MFA und angestellten Ärzte fördern Optimierung der Arbeitsabläufe in der Arztpraxis schaffen Es existiert jedoch eine Stolperfalle in diesem Modell: Die Möglichkeit des Freizeitausgleich oder finanzielle Vergütung der Mehrarbeit verleitet Mitarbeiter unter Umständen dazu, Überstunden zu "sammeln" und nicht darüber nachzudenken
    Wurden die Überstunden, zum Beispiel aufgrund von Notfällen, angeordnet? Ist es nicht möglich, die Regelarbeit in der Regelarbeitszeit zu leisten? Kann das Zeitmanagement der MFA verbessert werden? Gibt es Arbeiten, die nur eine einzige MFA durchführt? Kann sie sie delegieren? Gibt es Probleme in den Praxisabläufen, die gelöst werden sollten? Gibt es womöglich auch überflüssige Tätigkeiten? Möchte die MFA zu anderen Zeiten arbeiten? (Die gleichen Fragen sollten natürlich auch mit angestellten Ärzten besprochen werden, nicht nur mit MFA.)
     
    Stundenzettel war gestern, Online-Zeiterfassung ist heute
    Eine Arbeitszeiterfassung einzuführen bedeutet einen deutlich erhöhten Mehraufwand, der durch Einsatz verschiedener Technologien gemildert werden kann.
    Es gibt eine ganze Reihe unterschiedlicher Zeiterfassungssysteme, die unterschiedlich stark automatisiert sind: von der elektronischen Stempeluhr bis hin zur online Zeiterfassung. Diese sind beispielsweise:
    Manuelle Zeiterfassung per Stundenzettel (Excel-Liste) Zeiterfassung am PC mittels spezieller Software oder im Praxisprogramm Online-Zeiterfassung per Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome) Zeiterfassung per App (Smartphone) Zeiterfassung per Terminal (Identifikation mittels RFID, Benutzername und Passwort oder Fingerabdruck) Für eine konsequente und erfolgreiche Umsetzung der Zeiterfassung sollte die gewählte Technologie folgende Voraussetzungen erfüllen:
    Einfache Bedienung: Die Erfassung von Beginn und Ende einer Tätigkeit muss einfach in den Arbeitsablauf zu integrieren sein. Die Bedienung muss jedem Mitarbeiter möglich sein. Schutz vor Manipulation: Veränderungen an den erfassten Zeiten müssen nachvollziehbar sein. Aussagekräftige Auswertungen: Als Kontrollinstrument müssen aussagekräftige Übersichten und Statistiken einfach abzurufen sein. Zugriffsmöglichkeiten und Datenschutz: Die MFA und die angestellten Ärzte sollten Einsicht in die eigenen Stunden und nur der Praxisinhaber bzw. der Praxismanager in die Stunden aller Mitarbeiter erhalten. Manuelle Zeiterfassung in der Arztpraxis
    Die manuelle Zeiterfassung, z.B. als Excel-Liste, ist sicherlich auf den ersten Blick die günstigste Variante. Tag für Tag Stundenzettel auszufüllen oder Werte im Nachhinein einzupflegen, kostet jedoch nicht nur Zeit, sondern kann auch dazu verleiten, ungenau zu arbeiten - die Dokumentation der exakten Arbeitszeit ist sehr umständlich und erfordert viel Disziplin von MFA und anderen Mitarbeitern. Oft besteht im Nachhinein die Notwendigkeit, die Stundenangaben zu korrigieren.
    Schließlich wird bei dieser Technik die Auswertung der erfassten Arbeitszeiten oft vernachlässigt. Ohne die Auswertungen der angefallenen Personaleinsatzstunden als Kontrollinstrument muss man die Sinnhaftigkeit einer Arbeitszeiterfassung jedoch ernsthaft in Frage stellen.
    Zeiterfassung mittels Praxis-EDV
    Einige Praxisprogramme bieten eine Arbeitszeiterfassung an, sobald sich die MFA und angestellten Ärzte in der Praxis-Software mit ihrem persönlichen Kürzel anmelden.
    Die Auswertungsmöglichkeiten sind begrenzt: oft wird lediglich eine Übersicht angezeigt und eine Excel-Liste ausgegeben. Diese kann zwar nachträglich bearbeitet werden, jedoch sind hier auch wieder Zeit und einige Kenntnisse in der Tabellenkalkulation (Excel & Co.) nötig.
    Man muss bei dieser Technik auch daran denken, dass die Arbeitszeit in folgenden Fällen nicht erfasst wird:
    Während die EDV-Anlage gestartet wird und die Mitarbeiter sich umziehen und Räume herrichten, während des Einspielens von Programm-Updates und auf Hausbesuchen (VERAH, AGNES, NäPa) Online-Zeiterfassung per Web-Browser
    Es gibt eine Reihe verschiedener Online-Zeiterfassungssysteme, die mit einem herkömmlichen Web-Browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari & Co.) zu benutzen sind. Generell ist die Bedienung recht einfach.
    Die einzelnen Systeme unterscheiden sich einerseits durch die Kosten und andererseits durch den Funktionsumfang:
    Auswertungsmöglichkeiten der Personalstunden Revisionssichere Bearbeitung der Stundeneinträge Vorgabe von Arbeitszeitmodellen (40-Stunden-Woche, freie Mitarbeit etc.) Urlaubs- und Schichtplanung Für eine reine Dokumentation der Stunden mittels Online-Zeiterfassung per Webbrowser sind die Kosten pro MFA oder angestelltem Arzt in der Arztpraxis vergleichsweise hoch: es fallen monatliche Gebühren zwischen 3,50€ und 5€ pro Mitarbeiter an.
    Ein praktischer Nebeneffekt: In vielen Arztpraxen werden die Lohn- und Gehaltsabrechnungen durch ein Steuerbüro erledigt. Wenn dessen Mitarbeiter die Aufzeichnungen der Online-Terminerfassung direkt einsehen können, entfällt das regelmäßige Übermitteln der Arbeitszeiten.
    Akzeptanz der Zeiterfassung verbessern
    Die Akzeptanz einer reinen Online-Zeiterfassung ist bei den Mitarbeitern je nach Internet-Affinität sehr unterschiedlich. Um Widerstände bei der Einführung der Zeiterfassung zu vermeiden, sollten Sie darauf achten, dass die Erfassung der Personalstunden auch ohne Internet-Browser am PC in der Arztpraxis durchgeführt werden kann.
    Es gibt hierfür hauptsächlich zwei zusätzliche Möglichkeiten der Zeiterfassung:
    Zeiterfassung per App auf dem Smartphone: stellen Sie sicher, dass der Anbieter eine kostenlose App bereitstellt Erfassung der Arbeitszeit mittels Zeiterfassungsterminal Zeiterfassung mittels App auf dem Smartphone
    Insbesondere für Hausbesuche oder Heimarbeit lohnt es sich sicherzustellen, dass das Online-Zeiterfassungssystem auch eine App für das Smartphone (iPhone und Android) anbietet. Diese sollte selbstverständlich ebenfalls einfach zu bedienen sein und alle grundlegenden Funktionen zur Dokumentation der Einsatzstunden anbieten.
    Nützlich ist es auch, wenn es in den Aufzeichnungen vermerkt ist, wenn ein Mitarbeiter per Smartphone seine Arbeitszeit erfasst hat. Hierzu sollte aber die Zustimmung der Mitarbeiter eingeholt werden, um keine Datenschutz-Regeln zu verletzen.
    Zeiterfassungsterminal für den Alltag
    Eine elektronische Stempeluhr in Form eines Zeiterfassungsterminal kann bei einigen Anbietern direkt mit der Online-Zeiterfassung verzahnt werden.
    Konkret benötigt man ein zusätzliches Gerät (zwischen 400€ und 800€) und einen Netzwerkanschluss mit Internet-Verbindung.
    Die Mitarbeiter können sich dann mittels einem kleinen Chip (RFID-Chip) oder sogar per Fingerabdruck (Vorsicht Datenschutz) anmelden, sobald sie kommen und gehen. Die Dokumentation kann dann der Praxismanager wiederum online per Web-Browser einsehen.
    Durch die Einfachheit dieser Arbeitszeitdokumentation lassen sich auch andere Mitarbeiter mit ihren Arbeitszeiten korrekt erfassen:
    Reinigungskräfte Schreibkräfte Hilfskräfte, zum Beispiel für das Scannen oder die EDV-Wartung Sinnvoll ist es, das Terminal an einer zentralen Stelle aufzustellen, zum Beispiel im Personalraum oder am Eingang.

    Online-Zeiterfassung: unsere Lösung
    In unserer eigenen überörtlichen Berufsausübungsgemeinschaft mit drei verteilten Standorten nutzen wir das Online-Zeiterfassungssystem von TimeTac. Die Zeiterfassung erfolgt für Ärzte, MFA und Dienstleistungspersonal (z.B. EDV-Support, Reinigungskräfte, Schreibkräfte) per RFID-Chip an Terminals in jedem Standort. Für Arbeiten außerhalb der Praxis werden die Zeiten entweder per Smartphone (Android- und iPhone-App) oder direkt per Web-Browser erfasst. Die Kontrolle aller Stundenabrechnungen kann durch autorisierte Personen (z.B. Praxisinhaber, Steuerbüro, Praxismanager) von jedem Computer mit Internetanschluss aus über einen gesicherten Zugang durchgeführt werden. Jeder Mitarbeiter kann auch selbst die eigenen erfassten Stunden individuell per Web-Browser überprüfen.
    Ralph Jäger
    Viele Praxen arbeiten mit einem Bestellsystem (Terminsprechstunde), vergeben also - meist telefonisch - Termine an Patienten, die dann zu den vorgemerkten Zeiten erscheinen.
    So einfach das Prinzip ist, so schnell kann es auch seine Tücken offenbaren, denn einige Patienten erscheinen dennoch ohne Termin - wer will diese schon wieder wegschicken? Eine offene Sprechstunde kann eine Lösung sein, hat jedoch auch ihre Vor- und Nachteile, die wir im Folgenden einander gegenüberstellen werden.
    Das Konzept der offenen Sprechstunde
    Bei einer offenen Sprechstunde legen Sie einen bestimmten Zeitraum fest, in welchem Patienten ohne vorherige Terminvergabe oder Anmeldung in der Praxis behandelt werden. Die offene Sprechstunde kann die ganzen Praxisöffnungszeiten umfassen oder nur einzelne Tage oder Stunden. Jeder, der Sie aufsuchen möchte, hat die Möglichkeit, dieses Zeitfenster zu nutzen.
    Vorteile für Arztpraxis und Patienten
    Der Vorteil einer offenen Sprechstunde für Patienten liegt ganz klar darin, dass sie kurzfristig auch akute Beschwerden abklären lassen können, ohne dass Praxis oder Patient den administrativen Aufwand der Terminvergabe tragen müssen. Für Patienten entfällt die "Verhandlung" mit der Sprechstundenhilfe, welcher freie Termin denn noch verfügbar wäre. Für die Arztpraxis reduziert sich die Auslastung des telefonischen Anmeldung deutlich.
    Die offenen Sprechstunden werden daher von Patienten mit dringlichen Anliegen gern angenommen und auch von vielen Praxen gern ins Programm aufgenommen - können jedoch auch für Komplikationen sorgen:
    Nachteile für Arztpraxis und Patienten
    Ein großes Problem offener Sprechstunden ist ihrer Unkalkulierbarkeit. Hier kann es schnell passieren, dass das Angebot zu gut angenommen wird und sehr viele Patienten die Praxis ohne Termin aufsuchen. Dadurch entstehen lange Wartezeiten, ein überfülltes Wartezimmer und nicht zuletzt eine ungeduldige Erwartungshaltung.
    Wenn der Andrang sehr groß ist, kann sogar der eigentlich vorgesehene zeitliche Rahmen gesprengt werden, was zu Missstimmung bei den wartenden Terminpatienten und zu Stress an der Anmeldung führt.
    Auch das andere Extrem ist möglich: Durch zu wenig Interessenten wird eine offene Sprechstunde zu vertaner Zeit.
    Erfahrungswerte nutzen
    Damit das nicht passiert, ist es sinnvoll, offene Sprechstunden zunächst als Testballon zu starten: etwa an einem Nachmittag für wenige Stunden. Dadurch kann man vorsichtig testen, mit welchem Andrang bei Ausweitung der Sprechzeiten zu rechnen wäre.
    Zudem können Sie ein Mischmodell nutzen, bei dem Sie Patienten um eine telefonische Anmeldung zur offenen Sprechstunde bitten, aber innerhalb des vorgesehenen Zeitraumes keinen konkreten Termin vergeben. Dies hilft, die zu erwartende Interessentenzahl im Blick zu behalten.
    Akutsprechstunde zum Ausgleich der Terminsprechstunde
    Um in einer solchen offenen Sprechstunde eine große Anzahl an Patienten ohne lange Wartezeiten zufriedenzustellen, haben sich gewisse Spielregeln bewährt:
    Es sollte nur ein Behandlungsgrund vorgebracht werden. Der Patient darf mit maximal 5 Minuten Gesprächszeit beim Arzt rechnen. Der Patient muss mit Wartezeit rechnen. Für ausführlichere Gespräche und Untersuchungen sollte dann ein Termin vereinbart werden. Hier sollten die Vorteile der Terminsprechstunde dem Patienten auch klar vor Augen geführt werden: Keine bis kurze Wartezeiten (dieses Versprechen sollte dann auch eingehalten werden), ausführliches Gespräch mit der Ärztin oder Arzt und sofortige weitere Untersuchungen bei Bedarf.
     
    Teramed
    In der Arztpraxis spielt die Privatabrechnung nach GOÄ eine wichtige Rolle: Sie beinhaltet wesentlich mehr als nur die Abrechnung bestimmter Gebührenpositionen bei Privatversicherten - auch das immer weiter zunehmende Volumen der Individuellen Gesundheitsleistungen (IGeL) gehört beispielsweise dazu. Deshalb sollte in jeder Praxis zumindest einmal darüber nachgedacht werden, wie diese Privatabrechnung am effizientesten zu bewerkstelligen ist, und ob nicht der Weg über die privatärztliche Verrechnungsstelle (kurz PVS) die Ressourcen der Praxis schonen würde.
    PVS: Günstige Alternative für die Privatabrechnung
    Immer mehr Arztpraxen entschließen sich dazu, die Privatabrechnung zusammen mit einer der örtlichen privatärztlichen Verrechnungsstellen (PVS) durchzuführen. Bei der Verrechnungsstelle handelt es sich um ein Dienstleistungsunternehmen, das sich darauf spezialisiert hat, die Abrechnungsprozesse im Zuge einer Patientenabrechnung in vollem Umfang zu übernehmen.
    Daher müssen Arztpraxen, die sich für die Abrechnung per PVS entscheiden, die für die Privatabrechnung benötigten Daten an die PVS übermitteln. Dazu muss eine schriftliche Einverständniserklärung des Patienten vorliegen - so kann man den Patienten beispielsweise vorab darauf hinweisen, dass die Rechnungsstellung durch einen externe Firma durchgeführt wird.
    Diese Form der Privatabrechnung verringert den ansonsten erheblichen Zeitaufwand, der für die Privatabrechnung anfallen würde, und auch die anfallenden Lohnkosten für zusätzliche Arbeitszeit der MFA.
    Keine Zweifelsfälle oder Fehler mehr
    Neben den Mehrkosten für eine eigene Durchführung der Privatabrechnung lassen sich durch die Beauftragung der PVS auch eventuelle Fehler in der Privatabrechnung vermeiden. Die kompetenten Mitarbeiter der PVS kennen sich in allen Bereichen und Bestimmungen der GOÄ sehr genau aus, denn genau hier liegt ihr tägliches Aufgabengebiet - im Gegensatz zu Ärzten und MFAs, die sich nur unregelmäßig mit der GOÄ beschäftigen. Mit Hilfe der PVS vermeidet die Arztpraxis also unnötige Verwaltungsabläufe, Stress und Fehler bei der Abrechnung, was sich allein schon unter betriebswirtschaftlichen Aspekten durchaus rechnen kann.
    Bessere Liquidität durch Anzahlungen
    Eine gute und konstante Liquidität ist ungeheuer wichtig, um das Fortbestehen einer Arztpraxis zu sichern. Auch hier hilft die PVS weiter: durch Auszahlungen von Teilbeträgen an die Arztpraxis bei Rechnungsstellung an den Zahlungspflichtigen. Hierdurch gewinnt man mehr Flexibilität trotz nachlassender Zahlungsmoral der Patienten und muss nicht Monate auf den Forderungsbetrag warten.
    Mehr Effizienz in der Dienstleistung
    Immer wieder erleben Ärzte im Alltag einer Arztpraxis die unterschiedlichsten Reaktionen und Beschwerden von Patienten: Beispielsweise über ständig steigende Kosten oder allgemein die anfallenden Gebühren im Zuge der Behandlung. Durch die Inanspruchnahme eines Dienstleisters für die gesamte Privatabrechnung wird die emotional bei den Patienten die Zahlungsfordeurng von der ärztlichen Behandlung getrennt, was sich insbesondere bei sensiblen Patienten positiv auf die emotionale Haltung gegenüber der Praxis auswirken kann. Die damit verbundenen Zeiteinsparungen kommen ebenfalls den Patienten zugute: Verkürzte Wartezeiten anstelle von Diskussionen.
    Professionelles Forderungsmanagement
    Durch ein professionelles Forderungsmanagement gegenüber Patienten oder auch anderen Institutionen, z.B. bei Gutachten oder Attesten, wird sichergestellt, dass es zu keinen Dissonanzen mit den Zahlungspflichtigen kommt. In allen Punkten bezüglich Rechnungslegung, Zahlungsabwicklung oder eventuelle Überzahlung ist die Verrechnungsstelle der erste Ansprechpartner und für den Zahlungspflichtigen per Telefon oder E-Mail erreichbar. Auch hier wird emotional das Forderungsmanagement von der Arztpraxis und deren Team getrennt, was zu einem deutlichen Imagegewinn der Praxis führen kann.
    Weniger Zahlungsausfall durch die PVS
    Alle Angelegenheiten im Zusammenhang mit Privatabrechnungen obliegen somit in den Händen der Verrechnungsstelle, und sollte es aus irgendeinem Grund zu einem Zahlungsausfall kommen, wird ein sehr gut funktionierendes gerichtliches Mahnverfahren eingesetzt. Vorher bestätigt die Arztpraxis die Einleitung eines solchen Vorgang schriftlich, sodass es nicht zu Missverständnissen kommen kann.
    Wie sind Eure Erfahrungen mit der PVS? Diskutiert mit im Forum!
     

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