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    Blog

    Für Medizinische Fachangestellte (MFA / Arzthelferin), Praxismanagerinnen und und niedergelassene Ärzte in der Arztpraxis / MVZ

    teramed
    Es gibt offizielle Definitionen zum Thema Team, ein Beispiel: ein Praxisteam ist eine Gruppe von Medizinischen Fachangestellten und Ärzten, die wechselseitig voneinander abhängig und gemeinsam verantwortlich sind für das Erreichen spezifischer Ziele für die Arztpraxis. Wie sieht es in Ihrer Praxis aus?
    Heißt es da nicht eher: Ihr Praxisteam ist eine individuelle Ansammlung von medizinischen Fachangestellten, die zum Erreichen ihrer eigenen Ziele nebeneinander ihre Tätigkeit verrichten? 
    Aber es gibt tatsächlich einen Weg von einem Nebeneinander zu einem Miteinander.
    Ohne gemeinsame Praxisziele gibt es mit Sicherheit keine Teambildung
    Nicht nur das Qualitätsmanagement verlangt von Ihnen die Festlegung der Praxisziele. Ein gemeinsames und effektives Arbeiten ohne Ziele ist nicht wirklich möglich.
    Jedes Mitglied Ihres Praxisteams muss genau diese Ziele benennen und auch selbst dahinter stehen können. Ziele müssen messbar und realistisch sein.
    Bei jeder Teamsitzung gehören die Praxisziele mit auf die Besprechungsliste. Sie müssen sich regelmäßig die Fragen stellen:
    Wie sieht es bei uns aus, wissen wir alle, was wir erreichen wollen? Haben wir unsere Ziele schon erreicht? Befinden wir uns wenigstens auf einem guten Weg? Sind unsere festgelegten Ziele überhaupt noch aktuell? Ein schriftliche Fixierung kann oft in die Praxisphilosophie einfließen.
    Kommunikation auf der Basis "Ich bin o.k. - Du bist o.k."
    Ihr Team braucht Kommunikationsnormen an die sich alle halten müssen. Diese Normen sollten gemeinsam beschlossen werden und offen an einem hoch frequentierten Ort aushängen. Sinnvolle Beispiele für Ihre Normen sind zum Beispiel:
    "Ich bin o.k. - Du bist o.k.": Der Leitsatz aus der Transaktionsanalyse von Eric Berne ist der Schlüssel zu einem respektvollen und anerkennenden Miteinander. "Du oder Sie": Wenn Sie sich für einen Weg entschieden haben, dann muss dies einheitlich passieren. Wenn sich eine Auszubildende bei ihren Kolleginnen das "Du" erst noch "verdienen" muss, dann ist sie von vornherein kein vollständiges Mitglied in Ihrem Team. Allgemeine Regeln für den gemeinsamen Praxiserfolg
    Alle Aufgaben in der Praxis sollten den Leistungen entsprechend auf wirklich sämtliche Mitglieder verteilt werden. Jeder kann sich dann Einbringen und wird auch bei entsprechender Rückkopplung motiviert ans Werk gehen.
    Wenn es Bereiche gibt, in denen Ihre Teammitglieder eigenverantwortlich arbeiten können, wird "soziales Faulenzen" verhindert und ungeahnte Kräfte geweckt.
    Leider gibt es oft "Nebenschauplätze" die ständig Konflikte heraufbeschwören. Überstunden und Freizeitausgleich kann dabei ein leidiges Thema sein. In vielen Arztpraxen häufen sich die Überstunden von besonders engagierten medizinischen Fachangestellten, ohne dass diese konkret notiert werden. Da sich Überstunden nie ganz verhindern lassen, dann sollten sich das Praxisteam überlegen, eine Zeiterfassung einzuführen und somit diese Konfliktpotential bezüglich der Arbeitszeiten zu reduzieren.
    Praxisausflug für die Teambildung
    Eine feste Regel kann auch sein, dass zumindest einmal im Jahr Ihre Praxis eine gezielte gemeinsame Aktivität als Praxisauflug durchführt.
    Weg von der Arbeit, weg von üblichen Aufgaben können Sie sich in einem ganz anderen Rahmen völlig neu kennen lernen. Kleine Launen in der Arbeitswelt verzeihen Sie Ihrem Gegenüber viel schneller, wenn Sie evtl. nachvollziehen können, warum das so ist.
    Konflikte gibt es überall
    Einen Konflikt können Sie nicht verhindern. Wichtiger ist, ihn schnellst möglichst zu erkennen und dann zu beheben. Jedes Mitglied in Ihrem Team geht mit Konflikten anders um. Grundsätzlich aber gibt es zwei Stile: ziel- oder beziehungsorientiert. Im besten Fall ist die Lösung eine Mischung aus beiden.
    Wenn so gar keine Lösung in Sicht ist, bietet sich eine Supervision von einem externen Berater an. Unabhängig von bestehenden Konflikten, wenn regelmäßig Gespräche mit neutralen Mentoren stattfinden, trägt dies zur Teambildung bei, es entsteht ein besseres Verständnis füreinander und brenzlige Situationen werden schon im Keim erstickt.
    Eine Teambildung ist perfekt geglückt, wenn sich ein "Wir" eingestellt hat und jede medizinische Fachangestellte und jeder Arzt sich als volles Mitglied fühlt.

    teramed
    Die Terminvergabe ist einer der wichtigsten Abläufe in der Arztpraxis. Wenn sie gut organisiert ist, trägt sie wesentlich zur Patientenzufriedenheit bei - wenn nicht, führt sie zu Beschwerden und schlimmstenfalls zum Arztwechsel unzufriedener Patienten. Wir geben zehn Tipps dazu, wie man seine Terminvergabe auf Vordermann bringt.
    1. Termine in Stoßzeiten reduzieren
    Montags morgens erleben die meisten Arztpraxen einen Ansturm. Über das Wochenende sind viele Patienten erkrankt, wollten den Notdienst jedoch nicht aufsuchen und stattdessen lieber warten, bis ihr eigener Arzt wieder Sprechstunde hat. Werden diese Patienten dann am Montag zwischen die regulär eingeplanten Termine geschoben, so müssen alle nachfolgenden Patienten warten.
    Notfälle können natürlich immer auftreten. Auch die beste Terminplanung kann diese nicht vorhersehen. Daher hat es sich bewährt, am Montagmorgen weniger feste Termine einzutragen, um genügend Spielraum für unangemeldete Notfallpatienten zu haben.
    2. Patienten müssen bei Verhinderung rechtzeitig absagen
    Leider ist es nicht für alle Patienten selbstverständlich, dass sie den MFA im Voraus Bescheid geben, wenn sie einen Termin nicht einhalten können. Daher sollte man die Patienten bereits bei der Terminvergabe darauf hinweisen, dass notfalls rechtzeitig abgesagt werden muss. Ein entsprechender Hinweis auf dem Terminzettel ist eine Gedächtnisstütze für den Patienten.
    3. Terminlänge von Beratungsanlass abhängig
    Ein verschnupfter Patient benötigt natürlich eine wesentlich kürzere ärztliche Beratung als ein lebensbedrohlich erkrankter Patient. Achten Sie konsequent darauf, dass auch telefonisch von den medizinischen Fachangestellten der Beratungsanlass erfragt wird. Das Qualitätsmanagement der Praxis sollte hierzu klare Richtlinien für die Dauer der Termine bereithalten. Ein Beispiel haben wir für Euch zum Download vorbereitet:
    4. Termine im individuellen Takt der Praxis vergeben
    In vielen Praxen hat sich der 15-Minuten-Takt bewährt. Das heißt, der Arzt kann sich für jeden einbestellten Patienten eine Viertelstunde Zeit nehmen. Je nach Fachrichtung der Arztpraxis kann diese Zeit jedoch auch zu kurz oder zu lang sein. Um dies herauszufinden, muss die Terminplanung der vergangenen Wochen genau analysiert werden.
    5. Aufwändigere Untersuchungen an Personaldecke anpassen
    Ist eine medizinische Fachangestellte regelmäßig beispielsweise dienstags alleine in der Praxis, so sollten an diesem Tag keine Untersuchungen oder Behandlungen einbestellt werden, für die sie die Anmeldung verlassen muss. Die beste MFA kann nicht gleichzeitig die Anmeldung organisieren und beispielsweise ein Belastungs-EKG schreiben.
    6. Akutfälle auf offene Notfallsprechstunde verweisen
    Praxen mit vielen Akutpatienten, die als (objektive oder subjektive) Notfälle kommen, bekommen über kurz oder lang Probleme mit ihren Wartezeiten, wenn diese Patienten ständig dazwischengeschoben werden. Besser ist es hier, täglich eine offene Akutsprechstunde einzuführen, in der die Patienten einfach ohne Termin nach telefonischer Absprache einbestellt werden können. Mehr Informationen dazu gibt es hier:
    7. Eine MFA ist alleine zuständig für die Terminvergabe
    Ist die Terminvergabe die alleinige Aufgabe einer MFA, so fallen die Wartezeiten Untersuchungen zufolge geringer aus als wenn alle Helferinnen Termine vergeben. Die verantwortliche Praxismanagerin, wie diese MFA auch genannt wird, weiß genau über die Zeitfenster der einzelnen Termine Bescheid und kann dadurch lange Wartezeiten vermeiden.
    8. Wann ist der Arzt bereit?
    Der erste Termin morgens beim Arzt kann erst dann eingetragen werden, wenn der Arzt auch wirklich in der Praxis bereit für die medizinische Arbeit am Patienten ist. Selbst wenn die Praxis um 8 Uhr öffnet, der Arzt aber grundsätzlich erst um 8:15 Uhr erscheint und dann erst noch einen Kaffee trinkt, dürfen erst ab 8:30 Uhr Termine vergeben werden. Anderenfalls hat man schon früh morgens eine halbe Stunde Wartezeit angesammelt, die absolut vermeidbar wäre.
    9. Sich auf den nächsten Tag vorbereiten
    Damit die Wartezeiten möglichst gering bleiben, empfiehlt es sich, die Praxisräume bereits vor Beginn der Sprechstunde auf die kommenden Termine vorzubereiten. Die MFA sollte dazu bereits am Vortag oder morgens vor den ersten Terminen die Blutabnahmen vorbereiten (Röhrchen beschriften etc.), Instrumente reinigen und sterilisieren und Geräte und Instrumente für eine Untersuchung griffbereit legen. So spart man viel Zeit und kann, wenn der Patient kommt, gleich mit der Untersuchung oder Behandlung beginnen.
    10. Patienten bereits bei der Terminvergabe auf evtl. Wartezeiten hinweisen
    Benötigt ein Patient aufgrund akuter, aber nicht lebensbedrohlicher Beschwerden zeitnah einen Termin, so sollte die MFA ihn bereits bei der Terminvergabe darauf hinweisen, dass er Wartezeit in Kauf nehmen muss. So vermeidet man schon im Vorfeld Unmut beim Patienten.

    teramed
    Fester Verteilungsschlüssel einfach aber nicht immer eine gute Lösung
    Ein fester Gewinnverteilung im Verhältnis von 50:50 oder 75:25 kann eine verlockende Einfachheit der Gewinnbeteilung darstellen. Die Buchhaltung und auch die Partner selbst können mittels einfacher Rechnung den zustehenden Gewinn berechnen. Eine gleichmäßige Gewinnverteilung bietet den Vorteil, dass Sie sich nicht um unnötige Statistiken kümmern oder exakt Ihre Arbeitsleistungen sowie etwaige Überstunden bei der Abrechnung berücksichtigen müssen. Entscheiden Sie sich für einen festen Verteilungsschlüssel, z.B. 50:50, sollten Sie Ihrem oder Ihren Kollegen gegenüber das nötige Vertrauen aufweisen, um diese Abmachung dauerhaft akzeptieren zu können. Ansonsten sind Missgunst und Neiddebatten vorprogrammiert.
    Gewinnverteilung nach abgerechneter Leistung
    Allerdings wird dieser Verteilungsschlüssel nicht in den Fällen gerecht, in denen einer der Partner zumindest subjektiv mehr leistet als andere Kollegen. Dies kann sowohl zeitlich als auch bezüglich der Wertigkeit der Arbeit sein. In diesem Fall ist eine separate Erfassung der abgerechneten Leistungen nötig. Im Bereich der Privatabrechnung nach GOÄ kann dies noch annähernd funktionieren. Mit der Abrechnung nach EBM und den Selektivverträgen müsste allerdings eine fast vollständige Trennung des Patientenstamms aufgrund der hohen Pauschalisierung der Abrechnungsziffern erfolgen. Natürlich sind einzelne medizinische Leistungen gewinnträchtiger als andere und bestimmte Leistungen, wie zum Beispiel IGEL- und Selbstzahlerleistungen, Akkupunktur, Sonographie oder Echokardiographie können korrekt in der Leistungsstatistik erfasst und dementsprechend finanziell zugeordnet werden. Der Aufwand für eine solche nachträgliche Aufschlüsselung der Abrechnungsziffern nach Leistungserbringer kann jedoch enorm sein und in einem schlechten Verhältnis zu einem möglichen höheren Gewinnanteils eines der Praxispartner stehen. Weiterhin müssten die anteiligen Betriebskosten (Leasingkosten, Personalkosten, Raumkosten) korrekt berechnet und zugeordnet werden.
    Experten raten von einem Gewinnverteilungsschlüssel nach Wertigkeit der Tätigkeit ab, da zahlreiche medizinische Leistungen zudem mit Synergieeffekten einhergehen und für jede Arztpraxis unverzichtbar sind.
    Bei regelmäßigen Arbeitszeiten: Erfassung der Arbeitszeiten
    Eine separate Leistungserfassung der absolvierten Arbeitszeit gilt als sinnvoll, falls die Arbeitsleistungen getrennt voneinander erfasst werden können. Falls in Ihrer Gemeinschaftspraxis die Arbeitszeiten konstanten Regeln folgen, können zum Beispiel Halbtagsschichten schriftlich festgehalten werden und der Gewinnverteilung zugrunde liegen. Um dieses Gewinnverteilungsprinzip für Ihre Abrechnung umzusetzen, ordnen Sie den Gewinn Ihrer Arztpraxis samt der dazugehörigen Betriebskosten in dem Umfang zu, in dem die Ärzte zum Umsatz beigetragen haben. Achten Sie auf effektiv absolvierte Halbtagsschichten, die sich auf Zeiträume zwischen drei und fünf Stunden belaufen. Erfassen Sie diese Halbtagsschichten pro Quartal, ohne hierbei die Einnahmen-Überschuss-Rechnung aus den Augen zu verlieren. Stellen Sie nach einem gewissen Zeitraum fest, dass die verschiedenen Arbeitszeiten auch längerfristig stets in einem ähnlichen Verhältnis stehen, ist es ratsam, über eine grundsätzliche Regelung der Gewinnverteilung unter Berücksichtigung der Arbeitszeiten nachzudenken. Im Gesellschaftervertrag sind dann unbedingt Regelungen zu Urlaubs-, Fortbildungs- und Krankheitstage aufzuführen.
    Elektronische Zeiterfassung sinnvoll bei wechselnden Arbeitszeiten
    Wechselt die Anzahl der Arbeitsschichten sehr häufig oder ergeben sich unterschiedliche Fehlzeiten in Form von Urlaub oder Fortbildungen, sollten Sie sich um ein Zeiterfassungssystem für eine gerechte Gewinnverteilung bemühen. Natürlich gestalten Sie die Gewinnverteilung in diesem Fall besonders fair, wenn die zeitliche Mehrarbeit leistenden Partner in höherem Maße an dem Gewinn der Praxis beteiligt werden. Im Gegensatz dazu sollten Sie darauf Acht geben, dass die Partner Regelungen im Krankheitsfall finden und zum Beispiel eine ausreichende Krankentagegeldversicherung abschließen..
    Praxisbeispiel
    In unserer hausärztlich orientierten überörtlichen Berufsausübungsgemeinschaft mit 4 Gesellschaftern und 3 Standorten hat sich die online Zeiterfassung mittels dem Internet-basierten System von Timetac bewährt. Hierbei nutzen wir lokale Zeiterfassungsterminals in den Arztpraxen mit kleinen RFID-Chips am Schlüsselanhänger. Zusätzlich werden mit Hilfe einer Smartphone-App für Iphone und Android mobil die Zeiten auf Hausbesuchen eingetragen. Aufgrund der flexiblen Möglichkeiten der Zeiterfassung und Zuordnung können so auch Arbeiten, die nicht direkt am Patienten erfolgen, zum Beispiel Abrechnungsprüfung, Buchhaltung oder Personalmanagement erfasst werden. Zur Vermeidung von übermäßigen Zeitbuchungen außerhalb der Patientenversorgung müssen Notizen zu den erfassten Zeiten eingegeben werden, zum Beispiel "Abrechnungskorrektur Quartal x" oder "Personalgespräch mit MFA, WBA y". Aufgrund der Vorhaltung einer Samstagssprechstunde werden bei uns zur Motivierung der Ärzte die Arbeitszeiten samstags zwischen 8 und 12:00 Uhr mit einem 50-prozentigen Zeitaufschlag als Überstunden automatisch beim Einloggen mit dem RFID-Chip gewertet.
    Für die Überprüfung der Zeitbuchungen und Statistiken nutzen wir die online-Übersicht per Webbrowser und korrigieren unter Umständen Fehlbuchungen oder ergänzen vergessene Zeiten. Alle beteiligten Ärzte können so auf die aktuelle Stundenstatistik transparent zugreifen. Auch die Mitarbeiter der Buchhaltung im Steuerbüro erhalten Einsicht in die aktuellen Zeitbuchungen für die korrekte Berechnung der Gewinnverteilung für die BWA. Seit Einführung eines solchen Zeiterfassungssystem sind Neiddebatten aufgrund der erhöhten Transparenz der ärztlichen Arbeitszeiten deutlich zurückgegangen.
    Alternativ können die Arbeitszeiten auch mittels der Praxissoftware erfasst werden, hauptsächlich dann, wenn fast ausschließlich vor Ort in der Arztpraxis gearbeitet wird. Die Zeiten für weitere Verwaltungsarbeiten oder Hausbesuche müssen dann getrennt schriftlich dokumentiert und in der Zeitbuchungsstatistik nachgetragen werden.

    Ralph Jäger
    Seit Ende 2015 ist eine neue Abrechnungssystematik für den organisierten ärztlichen Notfalldienst (Bereitschaftsdienst) für die vertragsärztliche Versorgung gültig:
    die EBM-Ziffern für die Vergütung der Besuchsbereitschaft wurden gestrichen (GOP 01211, 01215, 01217 und 01219)
    die bisherige Notfallpauschale (GOP 01210) wird in eine Tages- und eine Nachtpauschale (neue GOP 01212) unterteilt und höher bewertet
    der Besuch im organisierten Not(-fall)dienst wird aus der GOP 01411 (Dringender Besuch) ausgegliedert und in eine neue EBM-Ziffer 01418 überführt
    Übersicht der Abrechnungsziffern im organisierten Notdienst als PDF

    Neue Abrechnungsziffern im Notdienst
    So können Sie nach den neuen Bestimmungen abrechnen:
    Findet ein Arzt-Patienten-Kontakt (APK) zwischen 19:00 und 7:00 Uhr, sowie ganztägig an Samstagen, Sonntagen, Feiertagen und am 24. und 31. Dezember statt, muss die EBM-Ziffer 01212 (195 Punkte / 19,50€) abgerechnet werden.
    Für alle anderen Tagen und zwischen 7:00 und 19:00 Uhr sollte die  EBM-Ziffer 01210 (127 Punkte / 12,70€) angesetzt werden.
    Fahren Sie zu einem Hausbesuch im Notdienst, dann können Sie die EBM-Ziffer 01418 (778 Punkte / 77,8 €) berechnen. Auffällig ist hier die deutliche höhere Bewertung zur vorherigen Hausbesuchsziffer 01411, die mit 469 Punkte entsprechend 46,9 € vergütet wird.
    Uhrzeitangabe im Notdienst jetzt notwendig
    Leider muss für die Berechnung der Abrechnungsziffern 01210, 01212, 01214, 01216, 01218 und 01418 die Uhrzeit der Inanspruchnahme mit angegeben werden. Das führt zu einem deutlich höheren Verwaltungsaufwand, im Besonderen, wenn nachträglich die Ziffern in das Praxisprogramm einträgt.

    teramed
    Ein Gastbeitrag von Katja Saalfrank
    Seit dem 17. April2014 sind die neuen Änderungen der Qualitätsmanagementrichtlinien des G-BAs (Gemeinsamer Bundesausschuss) für Arztpraxen in Kraft getreten. Die Hauptänderungen betreffen die Themen Risiko- und Fehlermanagement und die Patientensicherheit aus dem Paragraphen 4 - Instrumente des einrichtungsinternen Qualitätsmanagements der Richtlinie. Die Begründungen hierfür liegen in den Neuerungen des Patientenrechtegesetzes, das bereits am 26. Februar 2013 in Kraft getreten ist. Neben dem Fehlermanagement soll durch das Risikomanagement gewährleistet werden, dass mögliche Risiken im Vorfeld erkannt, ausgeschlossen oder verhindert werden.
    Wie lässt sich Risiko- und Fehlermanagement in der Arztpraxis konkret umsetzen?
    Wichtig ist hierzu, dass grundsätzlich eine positive Grundeinstellung zur Thematik besteht und Bereitschaft der Praxis vorhanden ist, sich damit auseinanderzusetzen. Dies kann nur gemeinsam im Team funktionieren. Die Delegation des gesamten Qualitätsmanagement auf eine einzelne Person, meistens eine medizinische Fachangestellte, befreit die restlichen Mitarbeiter nicht von einem aktiven Engagement.
    Alle sitzen in einem Boot (Praxis), von den Ärzten bis zu den Auszubildenden.
    Suche nach einer Lösung anstelle eines Schuldigen
    Die Aufgabenstellung eines Risiko- und Fehlermanagements bedeutet schrittweise vorzugehen:
    Risiko und Fehler identifizieren Ursache dieses Zustandes feststellen Lösungen für die Vermeidung festlegen Die Kür liegt darin, dass man diesen Prozess sachlich betrachtet und nicht Schuldige an den Pranger stellt. Fehler an anderen zu finden ist immer sehr leicht. Fehler und Risiken aber systematisch und sachlich aufzuarbeiten eine andere Grundeinstellung. Überlegen Sie selbst genau, wie mit Fehlern in Ihrer Praxis umgegangen wird.
    Wie gehen die Medizinischen Fachangestellte (Arzthelferin) und Ärzte mit Fehlern um?
    Einen praktischen Hinweis zu der Derzeiting Einstellung der MFA und Ärzte erhalten Sie, indem Sie spontan jemanden auf einen Fehler aufmerksam machen, den sie / er nicht zu verantworten hat:
    "Die Apotheke hat angerufen, das Rezept von Herrn XYZ ist wiederholt unleserlich" "Die Pflanzen in den Behandlungszimmern sind immer staubig" "Die Patienten beschweren sich, dass die Telefonleitung immer besetzt ist" Welche Antwort erhalten Sie:
    "Das habe ich nicht gemacht / Dafür bin ich nicht zuständig / Das kann nicht sein" oder "Soll ich das aufschreiben, so dass wir eine Lösung in der nächsten Teamsitzung finden?" Mustervorlage Fehler- und Risikomangement
    Hier finden Sie als Download eine Mustervorlage zum Thema Fehlermanagement und -dokumentation.
     
     

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