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Ralph Jäger

Scanner: welchen benutzt Ihr und wie ist euer Ablauf für Befundeingänge?


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Hallo,

scannt ihr die Befunde, die per Post geschickt werden, ein und welchen Scanner benutzt ihr? Habt ihr mehrere Arbeitsplätze an denen eingescannt werden kann?

Bei uns selbst sieht der Ablauf für den Posteingang derzeit so aus:

  • Post inkl. Befunde werden von einer MFA geöffnet und in die "Posteingang"-Ablage gelegt
  • einer der Ärzte sieht die Post und Befunde durch und legt die zu scannenden Befunde nach Durchsicht in die "Scan"-Ablage
  • eine MFA oder Hilfskraft scant im Laufe der Woche die Befunde ein und ordnet diese dem Patienten zu

Faxe werden direkt als PDF in das System gespeichert und von einer MFA den Patienten zugeordnet. Die Liste der eingegangenen Faxe wird im Praxisprogramm oft nicht konsequent von den Ärzten durchgesehen.

Zum Scanner:

Wir haben früher einen Dokumentenscanner von Kodak genutzt, der war sehr schnell und konnte auch Duplex scannen. Allerdings hat er sich schnell verheddert, die Rollen mussten regelmäßig gereinigt werden und ab und zu ist die Software "abgestürzt". Ähnliche Probleme hatten wir mit Scannern von anderern Herstellern in anderern Praxen.

Aus diesem Grunde haben wir unser Multifunktionsgerät von Brother, die wir auch für das Faxen einsetzen, so erweitert, dass dieses gescannte Befunde per PDF direkt in die Praxis-EDV einspielen kann, ohne dass eine zusätzliche Software nötig ist.

Konkret haben wir ein MFC im Büro und an der Anmeldung, dort können Dokumente mit einem Knopfdruck eingescannt werden, ohne dass man erst am Computer "klicken" muss. Das hat sich als zuverlässig bewährt, leider ist der Scanvorgang recht langsam. Dafür läuft das Gerät schon seit 5 Jahren zuverlässig ohne zu "murren".

Wie ist der Ablauf bei euch, nutzt ihr professionelle Dokumentenscanner und wie sind damit eure Erfahrungen im Praxisalltag?

 

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Gast thomas

Gescannt wird bei uns mit einem Fujitsu ScanSnap, ein richtiges Arbeitstier. Der PC muss an sein, ist aber sowieso ständig an.

Klar dürfen keine Büroklammer oder kleine Zettel auf den Befunden liegen, sonst weigert er sich. Aber sonst gibt es wenig Probleme.

Eingehende Befunde werden sofort eingescannt, ich kann in der Praxis-Software sehen, welche Befunde neu sind und entscheiden, was wichtig ist und was nicht.

Die meisten Befunde sind nicht wichtig, und der 10. "Cerumen entfernt" Befund ist anstrengend und einschläfernd. Übertragen will ich diese Aufgabe aber nicht an die MFAs, da kann leicht was übersehen werden.

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Gast Susanne

Der Scanner steht bei uns hinten im Büro / Personalraum. Keine Ahnung, was genau das für ein Gerät ist.

Befunde, die per Post kommen, werden von uns MFA geöffnet und vorsortiert (Werbung und so). Dann schaut die sich ein Arzt an und markiert mit einem Kürzel, das er den gesehen hat.

Eine MFA ist täglich mit dem einscannen von Befunden beschäftigt, das ist schon eine Masse.

Faxe kommen elektronisch rein: eine MFA druckt die aus, wenn sie etwas wichtig findet und legt sie den Ärzten hin.

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Bei uns läuft es folgendermaßen ab: 

Die Post kommt, die MFAs sichten sie und sortieren aus in Werbung, Arztbriefe etc. Dann werden die Briefe im Idealfall sofort an der Anmeldung eingescannt und mit "gescannt" gestempelt und kommen in meine Postmappe, die ich mir jeweils nach der Sprechstunde angucke.

Durch den Stempel weiß ich auch an stressigen Tagen, ob sie bereits im PC hinterlegt sind, dann kann ich sie zu den Akten bzw. zum Datenmüll legen. Fehlt der Stempel kommen sie in unser Scanfach, das die MFAs dann bearbeiten sobald Zeit ist. 

Faxe lassen sich bei uns über den PC im jeweiligen Patienten einfügen. Sie tauchen dann in der Tagesliste für mich auf, die ich täglich durchgehe. Zusätzlich schreiben mir die MFAs die eingegangenen Faxe auf einen Zettel, sodass ich es es nochmal als Blatt für Anmerkungen habe. Darauf könnte man sicher verzichten, ich empfinde es zurzeit aber noch als sehr nützlich.

Generell versuchen die MFAs schon viele Diagnosen, Therapiemassnahmen und weiter Infos einzutragen, das ist für mich eine große Hilfe. 

Wir haben einen Kodak¡30 Scanner, der hält schon viele Jahre und erfüllt seinen  Zweck.

Liebe Grüße 

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Alles wird sofort gescannt (2 Scanner an der Anmeldung) plus einer im Backoffice und landet im "Archie",  ist der Name nicht auf jeder Seite deutlich lesbar kommt oben in die Ecke handschriftlich vorher die interne Patientennummer.
Zugeordnet wird dann, wenn Zeit ist, über Archie in die Profimed Patientenkartei.

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IMHO ein wichtiges Thema ... deshalb habe ich an jedem Arbeitsplatz einen Scansnap stehen. Gescannt wird aus dem x.concept-Krankenblatt heraus durch Knopfdruck am Scanner in ein DMS (doc@rchiv, quasi ein an x.concept und Scanner mit SANE-Treiber optimiertes medidok) , die Zuordnung zum Patienten ist damit automatisch bereits erfolgt. Im doc@archiv erfolgt per dropdown eine Kategorisierung und kurz noch ein Eintrag evtl. wichtiger Informationen. So muss ich nicht immer das Originaldokument einsehen, ich habe die Kurzinformation bspw. Rö.-Thorax (per dropdown gewählt) o.B. im Krankenblatt stehen.
Die durch die MFA gescannten Befundeingänge gehen dann im Original zu mir auf den Schreibtisch, ich schau die durch, ergänze evtl. noch im Krankenblatt und gebe sie dann zum shreddern wieder an die Rezeption.
Warum ich an jedem Arbeitsplatz einen Scanner habe? So können ad hoc erstellte Dokumente (Aufklärungsformulare, Teilnahmeerklärungen, Schreiben, die der Patient erst während des Sprechstundenkontaktes herauszaubert etc.) oder erhaltene Befundberichte sofort archiviert und geshreddert werden.

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Hallo Keine-Ahnung,

ein Scanner an jedem Arbeitsplatz ist auch eine Möglichkeit, schnell alle Dokumente zu digitalisieren.

Sortieren die MFA bei Dir die Befunde in irgendeinerweise vor, so dass Du nicht mehr jeden Befund, z.B. Cerumen Kontrolle des HNO o.ä., durchsehen musst?

Werden die Faxe automatisch archiviert und gehst Du diese dann im Praxisprogramm durch?

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Eine Sortierung durch die MFA erfolgt nicht ... allerdings sind die Kollegen im Umkreis auch nicht so offenbar schreibwütig wie die HNO-Ärzte in anderen Regionen :). Hier habe ich eher das Problem, dass zu wenig Informationen ankommen ...
Faxe werden nicht automatisch archiviert, stehen aber in digitalisierter Form ebenfalls an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung (ich nutze dazu einen separaten sog. öffentlichen Ordner in unserem MS Exchange, in welchen die TK-Anlage die eingehenden Faxe als *.PDF mailt).
Da ich eh so ziemlich alles als PDF archiviere, werden die patientenbezogenen Faxe durch die MFA manuell ins DMS importiert ... geht aber auch schnell.

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vor 6 Minuten schrieb keine-ahnung:

allerdings sind die Kollegen im Umkreis auch nicht so offenbar schreibwütig wie die HNO-Ärzte in anderen Regionen :).

:1_grinning: Ja, allerdings erhalten wir von einigen Kollegen eben nur diese Standardbriefe mit "Kontrolle nach Cerumen-Entfernung". Bei einigen Fachärzten habe ich selten einen anderen Brief erhalten :( Wahrscheinlich wird der Brief von einer fleißigen MFA geschrieben ....

Wir archivieren zwischenzeitlich auch alles in PDF, das erleichtert den täglichen Umgang. Das einzige Problem, das wir haben, ist, dass "falsch herum" gefaxte Seiten nicht so einfach gedreht und mehrseitige Befunde zu verschiedenen Patienten nicht getrennt werden können.

Ich sehe, Du scheinst technisch versiert: hast Du MS Exchange selbst installiert und administrierst es selbst? Meinst Du mit TK-Anlage eine Fritzbox ?

Wie machst Du das mit den PDFs? Druckt ihr die "falschen" bzw. "mehrseitigen" PDFs noch einmal aus und scannt die dann einzeln und richtig herum erneut ein? Oder hast Du z.B. Adobe Acrobat installiert?

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Ich habe tatsächlich zwei Acrobat-Installationen in der Praxis, um PDF zu bearbeiten ... da ich die Software auch zur Formularerstellung nutze, macht sich das schnell "bezahlt". Alternativen dazu sollte es sogar als freeware geben, z.B. PDFSam (ohne Garantie, habe ich noch nie benutzt).
" hast Du MS Exchange selbst installiert und administrierst es selbst? Meinst Du mit TK-Anlage eine Fritzbox ?"
Ich habe einen SBS 2011 zu laufen, hatte vorher auch einen SBS 2003/2008. Da ist der Exchange "anbei", Installation und Administration sind nach einer gewissen Einlese- und Einarbeitungsphase dann extrem überschaubar. Wie das dann ab 2020 weitergeht, habe ich für mich noch nicht entschieden ... einen Nachfolger des SBS gibt es nicht mehr, und meinen mail-Verkehr ins "Wölkchen" zu verlagern, kommt für mich nicht in Betracht. Wird wohl dann aber eher ein separater Exchange werden ...
Mit TK-Anlage meine ich meine Telefonanlage (eine Auerswald 5020) ... und eine Fritzbox würde ich mir nicht in die Praxis stellen, zu unsicher. Als Router nutze ich sowohl in der Praxis als auch zu Hause LANCOM, hat neben den doch deutlich gründlicher zu justierenden firewalls den Vorteil, dass man völlig relaxt site-to-site-VPN oder halt client-to-site-VPN per Assistenten bauen kann und so jederzeit "in der Praxis" arbeiten kann.

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  • Telematikinfrastruktur - anbinden oder abwarten?

    Da ich hier noch kaum Beiträge zur Telematikinfrastruktur gefunden habe und in mir immer mehr Fragezeichen aufploppen, versuche ich hier mal einen Thread aufzumachen in dem ich alles was man so wissen muss aufgelistet wird. Ich tendiere dazu die Telematikinfrastruktur möglichst lange hinauszuzögern, da zum einen die Kostenübernahme immer noch nicht vollständig erfolgt (die KV-Pauschalen sind nur ein Teil, vor allem auf den laufenden Kosten scheint man sitzen zu bleiben) und da zum anderen mein jetztiger PVS-Provider sich trotz neuer DSGVO (oder vielleicht gerade wegen) komplett aus der Verantwortung stiehlt, sollte durch es durch Online-Anbindung zu einer Datenpanne kommen. Bisher bin ich mit meiner kleinen Allgemeinarztpraxis auch offline ganz gut ausgekommen....
    Abgesehen davon dass das Telematik-Thema generell nicht ganz durchdacht ist und Sicherheitsrisiken beinhaltet (siehe https://www.ccc.de/de/elektronische-gesundheitskarte) birgt schon alleine die dafür notige Online-Anbindung meines Praxis-Server Gefahren, die man nicht so ohne weiteres eindämmen kann. Also, vielleicht gibt es hier auch Leute, die das ganze noch möglichst weit hinauszögern oder aber Leute, die meine Bedenken zerstreuen können?   Mal zum Stand der Dinge: Welche Komponenten braucht man für die Anbindung an die Telematik? Konnektor: im Prinzip ein spezieller VPN-Router) E-Health-Kartenterminals: für manche alten Kartenterminals gibt es kostenpflichtige Firmwareupdates, z.B. Mobile Kartenterminals Praxisausweis (SMC-B) Anpassung PVS VPN-Zugangsdienst und Internetanschluss Optional: elektronischer Heilberufeausweis (eHBA)
    Bis wann ist die (aktuelle) gesetzliche Pflicht? Im Pflegepersonal-Stärkungsgesetz, das am 1. Januar 2019 in Kraft treten soll, steht dass bis zum 30. Juni 2019 keine Honorarkürzungen erfolgen sollen. Ärzte und Psychotherapeuten müssen die notwendigen Komponenten für den Anschluss an die TI allerdings bis spätestens 31. März nächsten Jahres verbindlich bestellen und dies gegenüber ihrer Kassenärztlichen Vereinigung nachweisen. Können sie das nicht, wird Vertragsärzten das Honorar um ein Prozent gekürzt (siehe § 291 Absatz 2b Satz 14 SGB V). Quelle: https://www.kbv.de/html/telematikinfrastruktur.php
      Leider schwingen diverse Anbieter aber schon seit langem die Angstkeule und wollen damit Ärzte zur Vertragsunterzeichnung bewegen, solange es noch keine Konkurrenz gibt.
    Und die mit der Zeit weniger werdende KV-Förderung trägt ihren Teil dazu bei.
    Ich habe schon mit vielen Ärzten gesprochen, die vor Monaten neue Telematik-Verträge abgeschlossen haben, aber diesen noch nicht verwenden konnten und dementsprechend auch noch keine Förderung erhalten haben.   Wie hoch ist die Förderung aktuell ? Quelle: https://www.kbv.de/html/30719.php   Wieviele Konnektoren sind bisher zugelassen? Laut meinem letzten Stand sind es 4 Konnektoren. Ich werde diese demnächst hier verlinken.   Was passiert nach Ablauf der Frist? das weiss so genau leider keiner.... aber es gibt Widerstand:
    Die Frist wurde bereits von Ende 2018 auf März 2019 verlängert auch dank einer Petition (siehe: Petition 83509).
      Was kann man tun? "Was sollten nun Ärzte angesichts der noch immer drohenden Honorarkürzung tun? Dr. Kriedel rät, die nötigen Geräte zu bestellen. In dem Vertrag sollte unbedingt verankert werden, dass der Finanzierungspreis für das Quartal gilt, in dem erstmals die Stammdaten abgeglichen werden. Entscheidend für die GKV-Erstattung ist nämlich das Quartal des ersten Versichertenstammdatenabgleichs und nicht das Datum des Kaufvertrags oder der Konnektorenlieferung." (Quelle: Medical Tribune  Kein Cent zuzahlung! ) Einen Anwalt fragen oder wenn man schon gezahlt hat klagen:
    https://www.medical-tribune.de/praxis-und-wirtschaft/praxismanagement/artikel/wer-prozessiert-wegen-telematikschaeden/
    Eine Musterklage ist von dem Ärztenetz Medi in Vorbereitung:
    https://www.aerztezeitung.de/praxis_wirtschaft/praxis_edv/article/975768/musterklage-medi-laedt-ti-strategietreffen.html   Unbedingt das Kleingedruckte in den Verträge lesen, die man mit dem Anbieter geschlossen hat:
    In den Verträgen, die ich bisher gesehen habe, versuchten die Anbieter jegliche Haftung für Hackerangriffe auszuschließen.   Meine persönlichen Fragen, die mir hier vielleicht jemand beantworten kann? Muss man alle benötigten Komponenten auf einmal bestellen, um die Förderung zu bekommen?
    Oder kann man zum Beispiel erstmal nur das SMC-B-Kartenterminal bestellen und sich erstatten lassen? Ist ohne VSDM - also die Online-Prüfung der Stammdaten - auch kein Einlesen der Gesundheitskarte im PVS (und damit eine Abrechnung) mehr möglich? Welche Nachteile außer der Honorarkürzung hat man sonst noch wenn man offline bleibt? (Arztrbriefe, Medikationsplan sind ja erst noch in Entwicklung) Was passiert wenn ein Konnektor gestohlen wird? Muss man updatefähige Kartenterminal bis 31.12.2018 updaten und gibt es wirklich keine Updates mehr für das ORGA 930 M mehr?
    Laut dieser Anzeige ist das angeblich so: https://www.doccheckshop.de/Angebote/Kartenlesegeraete-OPB1/   Hoffe auf rege Diskussion!
             

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