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Ralph Jäger

Scanner: welchen benutzt Ihr und wie ist euer Ablauf für Befundeingänge?

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Hallo,

scannt ihr die Befunde, die per Post geschickt werden, ein und welchen Scanner benutzt ihr? Habt ihr mehrere Arbeitsplätze an denen eingescannt werden kann?

Bei uns selbst sieht der Ablauf für den Posteingang derzeit so aus:

  • Post inkl. Befunde werden von einer MFA geöffnet und in die "Posteingang"-Ablage gelegt
  • einer der Ärzte sieht die Post und Befunde durch und legt die zu scannenden Befunde nach Durchsicht in die "Scan"-Ablage
  • eine MFA oder Hilfskraft scant im Laufe der Woche die Befunde ein und ordnet diese dem Patienten zu

Faxe werden direkt als PDF in das System gespeichert und von einer MFA den Patienten zugeordnet. Die Liste der eingegangenen Faxe wird im Praxisprogramm oft nicht konsequent von den Ärzten durchgesehen.

Zum Scanner:

Wir haben früher einen Dokumentenscanner von Kodak genutzt, der war sehr schnell und konnte auch Duplex scannen. Allerdings hat er sich schnell verheddert, die Rollen mussten regelmäßig gereinigt werden und ab und zu ist die Software "abgestürzt". Ähnliche Probleme hatten wir mit Scannern von anderern Herstellern in anderern Praxen.

Aus diesem Grunde haben wir unser Multifunktionsgerät von Brother, die wir auch für das Faxen einsetzen, so erweitert, dass dieses gescannte Befunde per PDF direkt in die Praxis-EDV einspielen kann, ohne dass eine zusätzliche Software nötig ist.

Konkret haben wir ein MFC im Büro und an der Anmeldung, dort können Dokumente mit einem Knopfdruck eingescannt werden, ohne dass man erst am Computer "klicken" muss. Das hat sich als zuverlässig bewährt, leider ist der Scanvorgang recht langsam. Dafür läuft das Gerät schon seit 5 Jahren zuverlässig ohne zu "murren".

Wie ist der Ablauf bei euch, nutzt ihr professionelle Dokumentenscanner und wie sind damit eure Erfahrungen im Praxisalltag?

 

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Gast thomas

Gescannt wird bei uns mit einem Fujitsu ScanSnap, ein richtiges Arbeitstier. Der PC muss an sein, ist aber sowieso ständig an.

Klar dürfen keine Büroklammer oder kleine Zettel auf den Befunden liegen, sonst weigert er sich. Aber sonst gibt es wenig Probleme.

Eingehende Befunde werden sofort eingescannt, ich kann in der Praxis-Software sehen, welche Befunde neu sind und entscheiden, was wichtig ist und was nicht.

Die meisten Befunde sind nicht wichtig, und der 10. "Cerumen entfernt" Befund ist anstrengend und einschläfernd. Übertragen will ich diese Aufgabe aber nicht an die MFAs, da kann leicht was übersehen werden.

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Gast Susanne

Der Scanner steht bei uns hinten im Büro / Personalraum. Keine Ahnung, was genau das für ein Gerät ist.

Befunde, die per Post kommen, werden von uns MFA geöffnet und vorsortiert (Werbung und so). Dann schaut die sich ein Arzt an und markiert mit einem Kürzel, das er den gesehen hat.

Eine MFA ist täglich mit dem einscannen von Befunden beschäftigt, das ist schon eine Masse.

Faxe kommen elektronisch rein: eine MFA druckt die aus, wenn sie etwas wichtig findet und legt sie den Ärzten hin.

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Bei uns läuft es folgendermaßen ab: 

Die Post kommt, die MFAs sichten sie und sortieren aus in Werbung, Arztbriefe etc. Dann werden die Briefe im Idealfall sofort an der Anmeldung eingescannt und mit "gescannt" gestempelt und kommen in meine Postmappe, die ich mir jeweils nach der Sprechstunde angucke.

Durch den Stempel weiß ich auch an stressigen Tagen, ob sie bereits im PC hinterlegt sind, dann kann ich sie zu den Akten bzw. zum Datenmüll legen. Fehlt der Stempel kommen sie in unser Scanfach, das die MFAs dann bearbeiten sobald Zeit ist. 

Faxe lassen sich bei uns über den PC im jeweiligen Patienten einfügen. Sie tauchen dann in der Tagesliste für mich auf, die ich täglich durchgehe. Zusätzlich schreiben mir die MFAs die eingegangenen Faxe auf einen Zettel, sodass ich es es nochmal als Blatt für Anmerkungen habe. Darauf könnte man sicher verzichten, ich empfinde es zurzeit aber noch als sehr nützlich.

Generell versuchen die MFAs schon viele Diagnosen, Therapiemassnahmen und weiter Infos einzutragen, das ist für mich eine große Hilfe. 

Wir haben einen Kodak¡30 Scanner, der hält schon viele Jahre und erfüllt seinen  Zweck.

Liebe Grüße 

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Alles wird sofort gescannt (2 Scanner an der Anmeldung) plus einer im Backoffice und landet im "Archie",  ist der Name nicht auf jeder Seite deutlich lesbar kommt oben in die Ecke handschriftlich vorher die interne Patientennummer.
Zugeordnet wird dann, wenn Zeit ist, über Archie in die Profimed Patientenkartei.

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IMHO ein wichtiges Thema ... deshalb habe ich an jedem Arbeitsplatz einen Scansnap stehen. Gescannt wird aus dem x.concept-Krankenblatt heraus durch Knopfdruck am Scanner in ein DMS (doc@rchiv, quasi ein an x.concept und Scanner mit SANE-Treiber optimiertes medidok) , die Zuordnung zum Patienten ist damit automatisch bereits erfolgt. Im doc@archiv erfolgt per dropdown eine Kategorisierung und kurz noch ein Eintrag evtl. wichtiger Informationen. So muss ich nicht immer das Originaldokument einsehen, ich habe die Kurzinformation bspw. Rö.-Thorax (per dropdown gewählt) o.B. im Krankenblatt stehen.
Die durch die MFA gescannten Befundeingänge gehen dann im Original zu mir auf den Schreibtisch, ich schau die durch, ergänze evtl. noch im Krankenblatt und gebe sie dann zum shreddern wieder an die Rezeption.
Warum ich an jedem Arbeitsplatz einen Scanner habe? So können ad hoc erstellte Dokumente (Aufklärungsformulare, Teilnahmeerklärungen, Schreiben, die der Patient erst während des Sprechstundenkontaktes herauszaubert etc.) oder erhaltene Befundberichte sofort archiviert und geshreddert werden.

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Hallo Keine-Ahnung,

ein Scanner an jedem Arbeitsplatz ist auch eine Möglichkeit, schnell alle Dokumente zu digitalisieren.

Sortieren die MFA bei Dir die Befunde in irgendeinerweise vor, so dass Du nicht mehr jeden Befund, z.B. Cerumen Kontrolle des HNO o.ä., durchsehen musst?

Werden die Faxe automatisch archiviert und gehst Du diese dann im Praxisprogramm durch?

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Eine Sortierung durch die MFA erfolgt nicht ... allerdings sind die Kollegen im Umkreis auch nicht so offenbar schreibwütig wie die HNO-Ärzte in anderen Regionen :). Hier habe ich eher das Problem, dass zu wenig Informationen ankommen ...
Faxe werden nicht automatisch archiviert, stehen aber in digitalisierter Form ebenfalls an jedem Arbeitsplatz zur Verfügung (ich nutze dazu einen separaten sog. öffentlichen Ordner in unserem MS Exchange, in welchen die TK-Anlage die eingehenden Faxe als *.PDF mailt).
Da ich eh so ziemlich alles als PDF archiviere, werden die patientenbezogenen Faxe durch die MFA manuell ins DMS importiert ... geht aber auch schnell.

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vor 6 Minuten schrieb keine-ahnung:

allerdings sind die Kollegen im Umkreis auch nicht so offenbar schreibwütig wie die HNO-Ärzte in anderen Regionen :).

:1_grinning: Ja, allerdings erhalten wir von einigen Kollegen eben nur diese Standardbriefe mit "Kontrolle nach Cerumen-Entfernung". Bei einigen Fachärzten habe ich selten einen anderen Brief erhalten :( Wahrscheinlich wird der Brief von einer fleißigen MFA geschrieben ....

Wir archivieren zwischenzeitlich auch alles in PDF, das erleichtert den täglichen Umgang. Das einzige Problem, das wir haben, ist, dass "falsch herum" gefaxte Seiten nicht so einfach gedreht und mehrseitige Befunde zu verschiedenen Patienten nicht getrennt werden können.

Ich sehe, Du scheinst technisch versiert: hast Du MS Exchange selbst installiert und administrierst es selbst? Meinst Du mit TK-Anlage eine Fritzbox ?

Wie machst Du das mit den PDFs? Druckt ihr die "falschen" bzw. "mehrseitigen" PDFs noch einmal aus und scannt die dann einzeln und richtig herum erneut ein? Oder hast Du z.B. Adobe Acrobat installiert?

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Ich habe tatsächlich zwei Acrobat-Installationen in der Praxis, um PDF zu bearbeiten ... da ich die Software auch zur Formularerstellung nutze, macht sich das schnell "bezahlt". Alternativen dazu sollte es sogar als freeware geben, z.B. PDFSam (ohne Garantie, habe ich noch nie benutzt).
" hast Du MS Exchange selbst installiert und administrierst es selbst? Meinst Du mit TK-Anlage eine Fritzbox ?"
Ich habe einen SBS 2011 zu laufen, hatte vorher auch einen SBS 2003/2008. Da ist der Exchange "anbei", Installation und Administration sind nach einer gewissen Einlese- und Einarbeitungsphase dann extrem überschaubar. Wie das dann ab 2020 weitergeht, habe ich für mich noch nicht entschieden ... einen Nachfolger des SBS gibt es nicht mehr, und meinen mail-Verkehr ins "Wölkchen" zu verlagern, kommt für mich nicht in Betracht. Wird wohl dann aber eher ein separater Exchange werden ...
Mit TK-Anlage meine ich meine Telefonanlage (eine Auerswald 5020) ... und eine Fritzbox würde ich mir nicht in die Praxis stellen, zu unsicher. Als Router nutze ich sowohl in der Praxis als auch zu Hause LANCOM, hat neben den doch deutlich gründlicher zu justierenden firewalls den Vorteil, dass man völlig relaxt site-to-site-VPN oder halt client-to-site-VPN per Assistenten bauen kann und so jederzeit "in der Praxis" arbeiten kann.

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