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Ralph Jäger

Magazinbeitrag: QM-Mitarbeiterbefragung - Warum sich der Aufwand lohnt


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Mitarbeiterbefragungen können Ihnen, als Chef Ihres Unternehmens Arztpraxis wertvolle Informationen liefern. Zum Beispiel ist der Grad der Mitarbeiterzufriedenheit ein sehr wichtiger Faktor nicht nur für die gesamten Arbeitsabläufe und sämtliche Beziehungsstrukturen innerhalb Ihres Unternehmens, sondern auch für den Umgang mit der äußeren Umwelt, wie beispielsweise den Kunden, Lieferanten und anderen für Ihr Unternehmen wichtigen Personen. Die Mitarbeiterzufriedenheit ist jedoch eine üblicherweise sehr schwer zu bestimmende Größe, die sich oftmals nur in ihren negativen Auswirkungen zeigt. Dies können zum Beispiel hohe Ausfallzeiten durch Krankentage oder schlechte Arbeitsleistungen sein. Das Qualitätsmanagementinstrument der Mitarbeiterbefragungen kann von daher ein geeignetes Instrument sein, diese Mitarbeiterzufriedenheit annähernd zu messen. Aber nicht nur um Informationen zu sammeln, sondern auch für bestimmte Steuerungsaspekte eines Unternehmens kann das QM-Mitarbeiterbefragung sehr gut eingesetzt werden.

QM-Mitarbeiterbefragung liefert wertvolle Informationen über Mitarbeiter und Kunden

Mit dem QM-Instrument der Mitarbeiterbefragung können Sie zum einen Informationen zum allgemeinen Stimmungsbild Ihrer Mitarbeiter erhalten; Sie können aber auch sehr detaillierte Informationen erhalten. Die Art und Weise der gestellten Fragen bestimmt die Qualität und damit die Genauigkeit der Antworten. So können Sie anhand der Mitarbeiterbefragungen die Bereiche in Ihrem Unternehmen ausmachen, die zum Beispiel für eine Verbesserung der Arbeitsabläufe verändert werden sollten. Ebenso können Sie durch das QM-Mitarbeiterbefragungen auch wertvolle Informationen über bestehende Kundenbeziehungen erfahren. Diese Informationen können zum Beispiel den Umgang Ihrer Mitarbeiter mit den Kunden betreffen, aber auch Informationen über die Kunden selbst sind möglich. So erfahren zum Beispiel Arzthelferinnen an der Rezeption einer Arztpraxis oftmals mehr über die Kundenzufriedenheit bzw. die Zufriedenheit der Patienten als der Arzt vielleicht selbst. Unzufriedene Patienten trauen sich vielleicht nicht den Arzt persönlich auf ein Problem oder Ähnliches anzusprechen und wenden sich entweder direkt oder auch indirekt an das weitere Personal der Arztpraxis. Kein Unternehmen kann es sich leisten, diese Zufriedenheitsaspekte sowohl der Kunden als auch der Mitarbeiter außer Acht zu lassen, bilden doch zufriedene Kunden und Mitarbeiter die wertvollsten Ressourcen für das Unternehmen und seine Überlebensfähigkeit in der Zukunft.

QM-Mitarbeiterbefragung als Steuerungsinstrument des Unternehmens

Wird das QM-Mitarbeiterbefragung als ein vertrauensvolles Instrument eingesetzt kann es auch für bestimmte Steuerungsaspekte innerhalb Ihres Unternehmens eingesetzt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass Ihre Mitarbeiter sich durch die Befragungen nicht "ausgehorcht" fühlen und das QM-Mitarbeiterbefragung als ein positives Instrument für sich selbst und das Unternehmen akzeptieren. Ein QM-Mitarbeiterbefragung das im Nachhinein ohne Wirkung bleibt bzw. ohne positive Veränderung für den Mitarbeiter oder das Unternehmen wird in der Folge als überflüssig angesehen werden und wesentlich an Akzeptanz verlieren. Die dann erhobenen Fragen verlieren durch die weniger vorhandene Bereitwilligkeit zu genauen Aussagen auch deutlich an Wert für das Unternehmen. Nutzen Sie als Chef Ihres Unternehmens durch regelmäßig z.B. alle zwei Jahre stattfindende Mitarbeiterbefragungen und die damit erhobenen sowie vergleichbaren Informationen für deutlich werdende Verbesserungen in Ihrem Unternehmen und werden diese Verbesserungen allen Beteiligten sichtbar, werden auch Ihre Mitarbeiter von der Sinnhaftigkeit dieser Befragungen überzeugt sein. Das QM-Mitarbeiterbefragung als partizipatives Steuerungsinstrument zeigt dann Ihren Mitarbeitern, dass Sie sich als Chef für sie und ihre Belange in Ihrem Unternehmen auch ernsthaft interessieren. Dadurch kann ein vertrauensvolles Verhältnis und eine gute Zusammenarbeit auf allen Ebenen des Unternehmens gefördert werden.

Fazit: Das QM-Mitarbeiterbefragung ist eine lohnende qualitätssichernde Maßnahme

Richtig eingesetzt und in gewissen Zeitabständen wiederholt, liefert das QM-Mitabeiterbefragung nicht nur wichtige Informationen, sondern kann auch als Steuerungsinstrument für Ihr Unternehmen eingesetzt werden. Die Wiederholungen des QM-Mitarbeiterbefragung machen einen Vergleich der erhobenen Größen überhaupt erst möglich und die Veränderungen zeigen, in welchem Umfang bzw. wie gut oder wie schlecht bestimmte Maßnahmen zu Verbesserungen im Unternehmen beigetragen haben. Aber auch als partizipatives Steuerungsinstrument zeigt das QM-Mitarbeiterbefragung Ihren Mitarbeitern Ihr Interesse an ihnen als Ihrem Personal und kann helfen eine gegenseitige vertrauensvolle Atmosphäre in Ihrem Unternehmen zu schaffen.


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    • Von Ralph Jäger
      Hallo,
      scannt ihr die Befunde, die per Post geschickt werden, ein und welchen Scanner benutzt ihr? Habt ihr mehrere Arbeitsplätze an denen eingescannt werden kann?
      Bei uns selbst sieht der Ablauf für den Posteingang derzeit so aus:
      Post inkl. Befunde werden von einer MFA geöffnet und in die "Posteingang"-Ablage gelegt einer der Ärzte sieht die Post und Befunde durch und legt die zu scannenden Befunde nach Durchsicht in die "Scan"-Ablage eine MFA oder Hilfskraft scant im Laufe der Woche die Befunde ein und ordnet diese dem Patienten zu Faxe werden direkt als PDF in das System gespeichert und von einer MFA den Patienten zugeordnet. Die Liste der eingegangenen Faxe wird im Praxisprogramm oft nicht konsequent von den Ärzten durchgesehen.
      Zum Scanner:
      Wir haben früher einen Dokumentenscanner von Kodak genutzt, der war sehr schnell und konnte auch Duplex scannen. Allerdings hat er sich schnell verheddert, die Rollen mussten regelmäßig gereinigt werden und ab und zu ist die Software "abgestürzt". Ähnliche Probleme hatten wir mit Scannern von anderern Herstellern in anderern Praxen.
      Aus diesem Grunde haben wir unser Multifunktionsgerät von Brother, die wir auch für das Faxen einsetzen, so erweitert, dass dieses gescannte Befunde per PDF direkt in die Praxis-EDV einspielen kann, ohne dass eine zusätzliche Software nötig ist.
      Konkret haben wir ein MFC im Büro und an der Anmeldung, dort können Dokumente mit einem Knopfdruck eingescannt werden, ohne dass man erst am Computer "klicken" muss. Das hat sich als zuverlässig bewährt, leider ist der Scanvorgang recht langsam. Dafür läuft das Gerät schon seit 5 Jahren zuverlässig ohne zu "murren".
      Wie ist der Ablauf bei euch, nutzt ihr professionelle Dokumentenscanner und wie sind damit eure Erfahrungen im Praxisalltag?
       
    • Von melanie
      Hallo,
      unser Chef zahlt nach Tarifvertrag, was ziemlich wenig ist.
      Wir müssen jetzt zusätzlich noch Hausbesuche machen und uns noch um die Abrechnung kümmern.
      Bekommt Ihr für die Zusatzarbeiten Prämien oder werdet ihr besser eingruppiert?
    • Von teramed
      Gerade wenn man als Praxismanagerin, medizinische Fachangestellte oder Arzt selbstständig in einer Arztpraxis arbeitet oder diese sogar führt, bleibt das Privat- und Beziehungsleben oft auf der Strecke. Dabei gilt es, sich Tag für Tag neue Freiräume zu schaffen, damit Sie neben der Arbeit und Betreuung der Patienten noch Zeit für sich selbst und Ihr privates Leben haben.
      Das Zauberwort lautet Work-Life-Balance, das aus den Begrifflichkeiten moderner Ansprüche des Arbeitsalltags einfach nicht mehr weg zu denken ist.
      Zeit- und Selbstmanagement als Grundvoraussetzung
      Je nach Größe der Arztpraxis obliegt Ihnen nicht nur die Versorgung und fachkundige Betreuung der Patienten, sondern Sie haben auch noch Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg der Praxis. Schließlich bildet diese nicht nur die Grundlage für den Praxisgewinn, sondern auch für die Gehälter der Medizinischen Fachangestellten.
      Ein solides Zeit- und Selbstmanagement ist gefragt, um sich Freiräume zu schaffen, in denen Sie sich Ihrer Familie widmen, Ihren Hobbies nachgehen oder einfach Freizeit genießen. Wichtig ist, dass Sie gut organisieren und auch delegieren können, wobei manchmal auch das eine oder andere auszusitzen, Vorteile haben kann.
      Um bestimmte Aufgaben regelmäßig zu erledigen, sollten diese nicht vom derzeitigen Ausmaß des Praxisalltages abhängig sein. Planen Sie feste Termine für bestimmte Aufgaben ein. Dies kann zum Beispiel sein:
      Mittwochs zwischen 14:00 und 15:30 Uhr: Anträge und Schriftverkehr erledigen Freitags um 16:00 Uhr: Überprüfung und Vorbereitung der Termine der nächsten Woche Monatlich einen Vormittag: Buchungen überprüfen, Rechnungen bezahlen, Kassen- und Privatabrechnung prüfen und vorbereiten Trennung zwischen Arbeitsleben und Nicht-Arbeitsleben
      Auch wenn die moderne Gesellschaft und damit auch die Patienten oder bei Praxismanagerinnen die Praxisführung eine Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit verlangt, ist es für Sie und Ihr Befinden wichtig, zwischen Arbeitsleben und Nicht-Arbeitsleben zu unterscheiden. Ziehen Sie einen großen Strich zwischen Arztpraxis und privaten Leben und beantworten Sie berufliche Telefonate, Emails und SMS nur in der Arbeitszeit. 
      Im Besonderen als Praxischef oder Praxismanagerin gilt: Um so mehr Leitungs- und Führungsaufgaben man übernimmt, wird oft erwartet, dass Sie als Prototyp für dauernde Verfügbarkeit ohne Aus-Zeiten zur Verfügung stehen. Und dann sollte alles sofort erledigt sein und keine Gegenleistung erwartet werden.
      Doch genau die Erholungszeiten sind es, die dazu beitragen, dass Sie geistig und körperlich regenerieren können und die richtige Balance halten. Damit Freizeit auch tatsächlich als solche Regeneration bietet, müssen Sie diese sehr bewusst konsumieren.
      Dies kommt der gesamten Arztpraxis inklusive den Patienten und angestellten Personal zu gute: um so ausgeglichener der Praxischef, die Praxismanagerin und die Medizinischen Fachangestellten sind, um so besser ist die allgemeine Atmosphäre und die gefühlte Patientenversorgung.
      Burnout-Prophylaxe: Belastungskonto nicht überbuchen
      Was für den Leistungssport gilt, hat auch für den Beruf als Arzt, selbständiger Unternehmer und Medizinischen Fachangestellten seine Berechtigung. Die Tatsache nämlich, dass gerade dann Verletzungsrisiko oder entsprechendes Gefahrenpotential vorhanden ist und zunimmt, wenn die Erholungs- und Belastungsfaktoren des Betroffenen quasi aus dem Lot geraten.
      Um hier dem vielzitierten Burn-Out vorzubeugen und einfach ein ausgeglichenes Life-Konto zu haben, sollten Sie regelmäßig überprüfen, in welchem Abstand zur Belastungsgrenze Sie sich bewegen. Ist diese bereits erreicht oder gar überschritten, helfen unterschiedliche Faktoren wie etwa ein Trainingstag oder einfach entsprechende Regeneration, die Sie komplett abschalten lässt und dafür sorgt, dass Sie den Kopf wieder frei bekommen für all das, was wirklich wichtig ist im Leben.
      Eine kurze Pause, genau dann wenn der Druck am größten ist, kann bewirken dass die Wiederherstellung der Leistungsfähigkeit einsetzt. Bei hoher Dauerbelastung lassen sowohl die Konzentration als auch die Aufmerksamkeit, aber auch die Teamfähigkeit erheblich nach, womit die Fehleranfälligkeit in Ihrer Tätigkeit enorm ansteigt.
      Abgrenzung vom und im Praxisalltag
      Im Praxisalltag prasseln den ganzen Tag viele unterschiedliche Emotionen auf Sie ein: Patienten ärgern sich über terminliche oder bürokratische Angelegenheiten oder sind frustriert über bestimmte Erkrankungen und/oder mangelnde Behandlungserfolge. Kollegen lassen ihren Ärger zum Beispiel über Arbeitszeiten, eine hohe Arbeitsbelastung oder nicht optimal funktionierende Praxis-EDV freien Lauf oder versuchen einfach nur Aufmerksamkeit durch "Meckern" und "Nörgeln" zu erreichen.
      Grundlegend ist dieser "emotionale Austausch" an Kontakt zu Menschen gebunden und gerade in dem medizinischen Arbeitsumfeld "Arztpraxis" hat jeder Mitarbeiter die meiste Zeit mit Menschen Kontakt.
      Das Ausmaß, wie viel emotionale Übertagung täglich stattfindet, hängt mitunter von der Position in der Arztpraxis ab: Je nach Tätigkeit als Praxischef, Praxismanagerin, angestellter Arzt oder Medizinische Fachangestellte, kann dies mehr oder weniger ausgeprägt sein.
      Zum Anderen lernen Menschen sehr schnell, bei welchen Personen sie "emotionalen Ballast" abladen können. Und hier kommt die emotionale Abgrenzung im Praxisalltag ins Spiel. Lassen Sie dies nicht zu:
      meckert jemand über Dinge, die man nicht ändern kann, z.B. über das Wetter, dann reagieren Sie entweder gar nicht darauf, oder antworten "Es wird auch wieder bessere Tage geben. Jetzt kümmern wir uns erst mal um Sie / die Praxis / die Arbeit". Steigen Sie nicht in die "Nörgelei" ein. beschwert sich jemand über die Arbeit in der Praxis, die Praxis selbst oder die medizinische Behandlung: verweisen Sie konkret auf das Beschwerdemanagement oder machen Sie einen festen Termin, um dieses Problem zu besprechen. Reagieren Sie nicht zwischen "Tür und Angel". entscheiden Sie selbst, wem Sie bezüglicher privater Probleme zuhören möchten: Sie müssen nicht mit jedem befreundet sein und verärgern auch diese Personen nicht, wenn Sie erklären, dass "jetzt" keine Zeit für ein solches privates Gespräch ist. Vorbildwirkung für das gesamte Praxisteam
      Gerade als Führungskraft in der Arztpraxis sollten Sie auf eine entsprechende Work-Life-Balance zum Wohle Ihrer Patienten Wert legen und für Ihre Medizinischen Fachangestellten oder auch angestellten Ärzte ein Vorbild sein.
      Wenn Sie sich selbst gut behandeln, kommt das Ihrem gesamten Team zu gute und diese profitieren in mehrfacher Hinsicht. Machen Sie sich regelmäßig Ihre Ziele und eigentlichen Lebenspläne klar und heben Sie Ihr reales Leben mit Familie und Freunde nicht für die Zeit nach der Pensionierung auf.
    • Von Vanessa
      Hallo Ihr,
      wollte mal fragen, was man als medizinische Fachangestellte in der Ausbildung verdient?
      Ich könnte eine Ausbildung anfangen, wollte aber nicht ewig bei meinen Eltern wohnen.
    • Von teramed
      Anamnesebogen für den Hausbesuch der VERAH oder NÄPA.
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